Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Frøya Arena, Bergen Søndag 2. september 2018 Kl :00 Til stede: Forfall: Referent: Jan Hendrik Parmann (JHP), Tor Christian Bakken (TCB), Anya Sødal (AS), Nicholas Philip (NP), Astrid H. Gjerde (AHG) og Eirik Petri Vaaja (EPV). Fra administrasjonen: Silje Særheim (SS), Espen André Johansen (EAJ), Hanne Funder (HF) og Brent Hackman BH (sak 13 og sak 15). Tennaz Javid (TJ) og Simen Anker-Olsen (SAO). Hanne Funder Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Protokoll fra forrige styremøte (orientering) 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Beslutninger gjort i perioden (orientering) 6. Statusrapporter o.l. (orientering) 7. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan b. Status aksjonsliste c. Administrative vedtak 8. #ALLE MED 9. Økonomi a. Regnskap pr. august 2018 b. Evt. vedtakssaker i. Revidert budsjett 10. Markedsutvalg (vedtak) 11. Landslagsaktivitet 2019 turneringer (vedtak) 12. Revidert handlingsplan (vedtak) 13. Trenerkrav U-NM (vedtak) 14. Høringssvar NIFs Spillemiddelsøknad (vedtak) 15. Stillingsinstruks generalsekretær (vedtak) 16. Krav fra Fyllingen om ettergivelse av gebyr og bot (vedtak) 17. Lovendring Region Vest (vedtak) 18. Opplæring VISMA (orientering) 19. Agenda ledermøte med regionene (orientering) 20. Regionsgrenser - prosess (orientering) 21. Aktivitetsbundne midler/prosjekter (FIBA etc.) (orientering) 22. Evaluering av Basketballtinget (orientering) 23. Samordnet rapportering (orientering) - 1 -

2 24. Status sesongforberedelser (orientering) 25. Status markedsavtaler (orientering) 26. GDPR (orientering) 27. Eventuelt 28. Avslutning 1. Innledning ved presidenten JHP ønsket alle velkommen, og informerte samtidig om landslagsarrangementet og de parallelle tilstelningene i forbindelse med dette. 2. Godkjennelse av dagsorden JHP orienterte om et ønske fra Region Vest om å få styrebehandlet en sak angående utfordringer rundt spillerutvikling i Region Vest, som JHP avslo å legge inn i agendaen da dette kun var et lite element i en større helhet som sportsjefen senere skal fremlegge for styret. Styret hadde ingen innvendinger mot dette. Dagsorden ble godkjent uten endringer. 3. Protokoll fra forrige styremøte (orientering) Protokoll fra styremøte var gjort tilgjengelig i styreportalen før møtet og er tidligere godkjent av styret pr. e-post. Styreprotokollene ble endelig vedtatt. 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) Appellkomiteens vedtak Dommerkomiteen møtereferat , og Kontrollkomiteen møtereferat AU protokoll og Prototokollene ble tatt til etterretning

3 5. Beslutninger gjort i perioden (vedtak): i) BLNO-logoer for kvinner og menn ble godkjent etter e-postkorrespondanse i styrekollegiet 16/ Bekreftet styrevedtak: Nye logoer for BLNO kvinner og menn ble vedtatt som følger: ii) NBBF Region Vest protesterte den 9/ NBBFs styreavgjørelse Sak 18 a, angående underkjennelse av regionstingvedtak omhandlende samarbeidslag, og anmodet også styret om å gjenoppta saken. I e-postkorrespondanse den 7/ besluttet styret å ikke gjenoppta saken og tilsluttet presidentens uttalelse i saken. Bekreftet styrevedtak: Styresak Sak 18 a) blir ikke gjenopptatt av styret. Saken videresendes, vedlagt styrets uttalelse, for behandling i Appellkomiteen 6. Statusrapporter o.l. (orientering) De enkelte styremedlemmers statusrapporter er gjort tilgjengelig i styreportalen etter hvert som de kommer inn. Rapporter fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. 7. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan Handlingsplanrapport pr var gjort tilgjengelig i styreportalen. b. Status aksjonsliste Aksjonslisten pr var gjort tilgjengelig i styreportalen. c. Administrative vedtak i perioden: - 3 -

4 i) Rullestolbasketsamlingen som er terminlistefestet til siste helgen i september er flyttet til 6. og 7. oktober. Grunnen til dette er at NBBF ikke fikk tilgang til hallen Amalie Skram på ønskede datoer. ii) Inngått sponsoravtale med Amedia om live streaming av BLNO de neste tre sesongene. Styret utviste sin tilfredshet med administrasjonens arbeid i forbindelse med avtalen som nå er inngått med Amedia, og er fortrolig med implementeringsplanene i forbindelse med dette som er iverksatt. Virksomhetsrapporten og de administrative beslutningene ble tatt til etterretning uten videre kommentarer. 8. #ALLE MED NBBF har tatt imot stafettpinnen ALLEMED og styret gjennomførte en workshop om temaet. Utfordringen er sendes videre til NBBFs regioner. Det rettes ekstra fokus på egenandeler, spillerutviklingsprogrammet og inkludering. NBBF søker eksterne midler til gjennomføring av tiltak som gjør at personer ikke kan delta på grunn av økonomi som barriere. 9. Økonomi a. Regnskap pr. juli 2018 HF gjennomgikk regnskapet og spørsmål ble besvart. Regnskap pr. juli 2018 var tilgjengeliggjort i styreportalen. Prognoser justeres i forhold til realiteten, og distribueres til styret. Frist: Medio september b. Evt. vedtakssaker i. Revidert budsjett Styret vedtok revidert budsjett med de endringer som kom frem i møtet. 10. Markedsutvalg Administrasjonen har sammen med de styremedlemmene som har marked som fokusområde kommet opp med potensielle kandidater til NBBFs markedsutvalg. Kandidatene har blitt forespurt og innstillingen til NBBFs markedsutvalg for 2018/2019 var: - 4 -

5 Johan Dolven var med å utvikle markedsstrategien og er administrerende direktør i Help Forsikring. Johan har hatt en sentral rolle i å sikre NBBFs sponsoravtaler til drift og utvikling av dugnadslandslagene. Jens August Dalsegg jobber som markedsansvarlig i Vålerenga Fotball og har også erfaring i sponsorarbeid fra tidligere jobber. Astrid Hagland Gjerde forbundsstyrets representant. Simen Anker-Olsen forbundsstyrets representant. Espen A. Johansen administrasjonens representant. Markedsutvalgets mandat er basert på NBBFs mal og med bakgrunn i vedtatt markedsstrategi, utviklet av AHG, SAO og EAJ. Styret vedtok innstillingen til markedsutvalg og tilhørende mandat for perioden frem til august Administrasjonen publiserer nyhetssak om markedsutvalget og dets arbeid og igangsetter utvalget. 11. Landslagsaktivitet 2019 (vedtak) Senior Menn og Senior Kvinner På grunn av andelen U23 spillere som er aktuelle for landslagene, og fordi det ikke er Small Countries i 2019, ble det instilt til deltagelse i Universiaden for begge landslagene. Nivåskille mellom U18 og senior er stort og U23 deltagelse vil bidra til å tette dette skillet. Universiaden avholdes i Napoli/Italia juli Veien videre etter 2019 Følgende skisse til langsiktig plan for seniorlandslagene ble lagt frem for styret: Deltakelse i Small Countries (eller lignende vennskapsturneringer) i 2020 EM-kvalifisering frem mot Eurobasket 2025 med påmelding og oppstart i Det ble poengtert at det er viktig å ha et godt fokus på jenter/kvinner NBBF trenger tid til å bygge seg opp økonomisk, endre terminlister og bygge opp det sportslige før deltakelse i kvalifiseringsrundene til EM. - Økonomi: Hver kvalifiseringsrunde har en estimert kostnadsramme pålydende 1 mill., og hvert lag deltar på minst 2 runder i løpet av de tre årene kvalifiseringen varer. - Terminliste: Det må legges inn nye internasjonale kampdatoer i hovedterminlisten for og , samt at det må: Legges inn samlinger på internasjonale kampdatoer (2019) Legges inn treningskamper på internasjonale kampdatoer (2020) - 5 -

6 - Sportslig: Det må bygges opp en bredere grunnstall og et bredere trenerteam, samt at samlingene må forbedres og effektiviseres. U16 og U18 landslagene U-landslagene har prestert bedre i årets turneringer enn tidligere. Dette viser at dagens struktur og organisering gir langsiktige resultater. U15 lagene Aktiviteten for U15, med deltakelse i Cobenhagen Invitational, er med på å forbedre utviklingen og resultatene for U16 påfølgende år. Senior og U23: Senior-/U23-landslagene skal søke om deltakelse i Universiaden i U16 og U18: Styret vedtok å opprettholde aktivitetsnivået i 2019 med deltagelse i Nordisk Mesterskap og B- EM. U15: Styret vedtok å opprettholde dagens turnering (Copenhagen Invitational), eller eventuelt finne en lignende turnering. 12. Revidert handlingsplan (vedtak) Administrasjonen har utarbeidet forslag til revidert handlingsplan. Forslaget har vært på høring hos ansatte sentralt og regionalt. Styret vedtok administrasjonens innstilling med de endringer som kom frem i møtet. Administrasjonen oppdaterer handlingsplanen iht. vedtak og distribuerer denne til ansatte og styrene regionalt. Fokus på anlegg skal intensiveres. 13. Trenerkrav U-NM (vedtak) Prosessen til denne innstillingen er gjennomført av Nicholas Philip, Brent Hackman og Torkild Rødsand. Det henvises til krav for trenerlisens for hovedtrenere i U16NM og U19NM fastsatt av styret i Det ble innført krav til trenerlisen for U16NM i fjor, hvor hovedtrenere i denne turneringen - 6 -

7 må ha trener 1-status. Hovedtrenere til U19 lag må i år ha trener 2-status for å lede laget i U19NM. For trenere som skal delta i kommende U16NM eller U19NM og mangler nødvendig krav trenerutdanning eller trenerlisens, vil det være mulig å oppfylle kravene gjennom at treneren melder seg på kurs eller lisensgivende trenersamling for kommende sesong før turneringen starter. Tingets beslutning skal ivaretas, men det skal gis amnesti for trenere som har meldt seg på pålagt kompetansehevende tiltak for kommende sesong. Påmelding må være gjort før turneringen starter. NBBF skal legge til rette for at personer uten norsk som morsmål skal kunne delta på trenerutdanningen. 14. Høringssvar NIFs Spillemiddelsøknad NIFs spillemiddelsøknad med tilhørende høringssvar tas til etterretning. 15. Stillingsbeskrivelse generalsekretær Saken ble utsatt. Generalsekretærens ansvar og myndigheter er imidlertid også beskrevet i NBBFs lov, reglement og styrehåndbok. 16. Krav fra Fyllingen om ettergivelse av gebyr og bot Fyllingen BBK har reagert på vedtak i NBBF/AU i sak I brev datert 16/ anfører klubben at NBBFs regeltolkning om spill på mer enn ett lag i samme turnering ikke har vært bekjentgjort tydelig nok, og krever derfor at bot, protestgebyr og appellgebyr refunderes. Klubben appellerte imidlertid ikke AUs vedtak. Styret fastholder at uenighet om spilleberettigelse ikke kan forsvare at et lag trekker seg fra videre spill etter én periode. Boten må derfor opprettholdes. Hva gjelder striden om spilleberettigelse, er Fyllingen å klandre for at klubben reagerte lenge etter fristen for protester på spilleberettigelse. På den annen side er NBBF å klandre for urimelig lang saksbehandlingstid, og at AUs tolkning i 2015 om å tillate spill på mer enn ett lag i samme turnering etter overgang et vedtak som i realiteten hadde samme konsekvens som et tingvedtak i 2018 burde vært bekjentgjort bedre i hele organisasjonen. Fyllingens innbetalte protest- og appellgebyr ettergis, men den idømte boten opprettholdes

8 17. Lovendring Region Vest (vedtak) Regionstinget i Vest vedtok følgende endring i deres kampreglement 21, som NBBFs lovkomite har innstilt på å godkjenne. «Hjemmelaget plikter å betale dommernes honorar kontant, via Vipps eller bankoverføring seinest i halvtidspausen. Klubber som ikke betaler ut dommerhonorar i halvtidspausen ilegges et gebyr pr kamp, i henhold til gjeldende sats. Ved flere kamper i samme hall, der samme klubb står med hjemmelag og samme dommere dømmer alle kampene, plikter hjemmelaget å betale dommernes samlede honorar kontant, senest i halvtidspausen av siste kamp uavhengig av om betalingen gjøres kontant, via Vipps eller bankoverføring. Dersom dommere og klubb ikke enes om betalingsform skal honorar utbetales kontant.» Endringen i Region Vests kampreglement 21 godkjennes. 18. Opplæring VISMA (orientering) HF informerte styret om at de som eventuelt hadde problemer med gjennomføringen eller bruk av VISMA Attach for å effektivisere behandlingen av utlegg og reiseregninger kun kontakte henne. 19. Agenda ledermøte med regionene (orientering) Det skal avholdes et politisk møte lørdag 27. oktober Deltagende: Styreleder region, DL region og styret i NBBF, med unntak av EV og NP som er i Tromsø på Scania Cup kvalifisering. Forslag til innhold på møtet: - SPU - «Alle med» - Innspill fra regionen - Budsjett og Post 3 tildeling og krav - Regionsgrenser Innkalling til møtet blir sent ut så raskt som mulig. Agenda utarbeides sammen med president med de innspillene som kom frem i møtet

9 20. Regionsgrenser prosess Ifm. regionstinget i Øst 2018 ble det meldt inn en sak til AU som senere ble trukket. Saken omhandlet hvilken region Skien Ghost tilhører. Skien Ghost ble informert om at forbundsstyret skulle se på regionsgrensene for basket-norge, hvorpå de trakk saken i påvente av denne prosessen. Administrasjonen innstiller til følgende prosess: - Ledermøtet med regionene i oktober: Regionsgrenser settes opp som egen sak. - Forbundsstyretmøte : Styret behandler de innspillene som har kommet inn fra ledermøtet, samt historisk dokumentasjon fremskaffet av NBBFs administrasjon. Om innspillene og saksunderlaget er tydelige fatter forbundsstyret vedtak i forhold til regionsgrensene. - Alternativt gjøres det videre arbeid frem mot styremøte Aktivitetsbundne midler/prosjekter (FIBA etc.) NBBF har mottatt følgene midler fra FIBA, Basket i skolen klubb/jets (FIBA 1) på kr, og Euro til NTC jente prosjektet, disse pengene mottar vi ikke før sluttrapport for FIBA 1 er sent de. Vi har i tillegg prosjekt FIBA 3 Jente trenere og/eller trenere for jenter som vi ikke har mottatt svar på enda. NBBF/Inklu har mottatt kr. fra Sparebankstiftelsen DNB til inkluderingsprosjekter i samarbeid med våre BLNO klubber. Vi har i tillegg 3MOT3, om avsluttes i 2019, og så søker vi i om midler til et nasjonalt prosjekt som er utvikling: klubber, trenere og spillere. NBBF søker også om midler til et lokalt prosjekt «Hoop Dreams», som er støtte til enkeltpersoner og klubber som ønsker økonomisk bistand. Klubbene skal søke støtte for sine medlemmer. Vi søker i tillegg om støtte fra Gjensidigestiftelsen, mill. over 3 år til klubbutvikling og hjelp i saker som har med økonomiske barrierer å gjøre. Ved slike søknadsprosesser anbefaler styret at adm tar i bruk resurspersoner i basketballmiljøet. 22. Evaluering av Basketballtinget Basketballtinget 2018 har blitt evaluert via et online spørreskjema sendt til deltagerne. På grunnlag av dette er det utarbeidet et forslag til tiltaksplan. Evalueringen og forslag til tiltaksplan var tilgjengeliggjort i styreportalen

10 Administrasjonen oppdaterer tiltaksplanen med de innspill som kom frem i møte vedrørende hvordan regnskap og budsjettforslag skal presentes på Basketballtinget. 23. Samordnet rapportering NBBF opplever økning i medlemstall, fra 2016 til 2017 er det registrert en økning på 10%, og nærmere 16% vekst siden Presentasjon med en enkel analyse var tilgjengeliggjort i styreportsalen i forkant av møtet. 24. Status sesongforberedelser Administrasjonen rapporterer om at august og september som vanlig er hektiske måneder, men at forberedelsene er under kontroll. Nytt av året er at det innføres LIVE streaming med kommentator fra alle BLNO kamper. Opplæring av klubbene er iverksatt. Det innføres også live kampskjema for BLNO, noe som betyr at man nå skal kunne følge kampene LIVE i MinBasket Appen. 25. Status markedsavtaler Iht. markedsstrategien skal det rapporteres på forbundets markedsarbeid til styret. En presentasjon av markedsavtalene/markedssituasjonen i NBBF var tilgjengeliggjort i styreportalen i forkant av møtet. EAJ gjennomgikk denne og besvarte spørsmål. 26. GDPR NBBF har gjennomført en online evaluering for å avdekke GDPR statusen til forbundet som viser tydelig at grep må gjøres. Det er påstartet et arbeid med å registrere alle hendelser i NBBF gjør som omhandler personvern. Dette er første steg for å imøtekomme de kravene som stilles. Denne prosessen er tidkrevende og vil på sikt involvere alle ansatte i NBBF som er i befatning med personalsensitive opplysninger

11 27. Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. 28. Avslutning JHP takket for oppmøtet og ønsket alle en flott landskampopplevelse. Møtet ble hevet klokka Oslo, Jan Hendrik Parmann Tor Christian Bakken Anya Sødal President 1. Visepresident 2. Visepresident Astrid Hagland Gjerde Tennaz Javid (til etterretning) Nicholas A.E. Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Erik Petri Vaaja Simen Anker-Olsen (til etterretning) Silje Særheim Styremedlem Vara styremedlem Generalsekretær