Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Idrettens Hus Ullevål Stadion søndag 11. mars, kl Til stede: Forfall: Referent: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Hans Eric Prestårhus (HEP) via tlf. til kl.17.00, Dana Meknas (DM), Nicholas Philip (NP) via tlf. til kl og Anya Sødal (AS) fra kl Fra administrasjonen: Silje Særheim (SS), Espen André Johansen (EAJ), Hanne Funder (HF) og Eivind Jensen (EJ) (tilstede på sak 08 a. NBBFs forslag til forbundsstinget, sak 09 Arrangementstildeling og sak 10 Revidert Håndbok KL/BLNO). Josefine C. Stokke Haugom (JCSH) Espen Andre Johansen Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Protokoll fra forrige styremøte(r) (vedtak) 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Statusrapporter o.l. (orientering) 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan b. Status aksjonsliste 7. Økonomi a. Årsregnskap 2017 b. Budsjettjusteringer 2018 c. Evt. vedtakssaker 8. Forberedelse forbundstinget: a. NBBFs forslag til forbundstinget b. Innkomne forslag til forbundstinget (Evt. forslag som har kommet inn da, før fristen.) c. Styrets beretning d. Justeringer i strategiplan e. Navn på toppseriene f. Langtidsbudsjett g. Valgkomité h. Ansvarsfordeling og annet 9. Arrangementstildeling (vedtak). 10. Revidert Håndbok KL/BLNO (vedtak / Utsatt fra ). 11. Rekruttering Hva kan gjøres for å forbedre situasjonen for klubber og regionene. (Orientering - Utsatt fra ) 12. Markedsstrategi (Orientering - Utsatt fra ). 13. Oppfølging at IPD-vedtak om at resultatmål ikke alene skal måles i medaljer. (Ref. IPD 6.3, fotnote 4) (Link til IPD). (Denne saken utsettes hvis det ikke blir tid) 14. Eventuelt 15. Avslutning - 1 -

2 1. Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen. 2. Godkjennelse av dagsorden Ingen saker til eventuelt. Et lovendringsforslag tilhørende sak 08-a. manglet i sakspapirene utarbeideidet av administrasjonen. Den saken blir behandlet på EO styremøte den 2.april. Det ble foreslått at sak 09 og 10 flyttes til etter sak 08-a. slik at sakene EJ er deltagende på behandles etter hverandre. Dagsorden ble godkjent med de foreslåtte endringer. 3. Protokoll fra forrige styremøte (vedtak) Protokoll fra styremøte og EO var gjort tilgjengelig i styreportalen før møtet. Protokollene og EO ble godkjent. 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) Sanksjonskomiteens vedtak , , , AU protokollene , og var gjort tilgjengelig i styreportalen før møte. Grunnet sykdom i administrasjonen manglet to AU protokoller som ble utsatt til styremøte Prototokollene ble tatt til etterretning. 5. Statusrapporter o.l. (orientering) Spørsmål til statusrapporter ble besvart. Rapportene fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) Handlingsplanrapport og aksjonsliste ble gjennomgått av administrasjonen. SS orienterte om at NIF innfører strengere krav for å oppnå beste score på post 2 og post 3 fra og med rapportering på regnskapsåret Virksomhetsrapport ble tatt til etterretning

3 Styret diskuterte NIFs nye krav og kom med innspill til administrasjonen. Når NBBF mottar forslag til nye rapporteringskrav på post 3 fra NIF vil administrasjonen utarbeidete høringssvar/innspill. Styret involveres i denne prosessen og gis mulighet til å komme med innspill før svar sendes til NIF. 7. Økonomi a. Årsregnskap 2017 Årsregnskapet ble gjennomgått og spørsmål fra styret ble besvart av administrasjonen. NBBF har i 2017 gått med i overskudd og egenkapitalen er Sammenlignet med budsjett 2017 er dette kr over budsjett og egenkapitalen er kr høyere enn det som er vedtatt i langtidsbudsjettet. JHP refererte fra møte med Kontrollkomiteen at de var veldig fornøyd med økonomistyringen slik den er p.t. og de som er satt til å håndtere dette. Kontrollkomitéen ønsket noen endringer hva angikk rapportering. Administrasjonen vil gjennomføre disse endringene Styret vedtok årsregnskapet for b. Budsjettjusteringer 2018 Sammenlignet med vedtak fattet på styremøte har administrasjonen gjort justeringer av budsjettet som ble vedtatt der. Disse ble presentert av HF og spørsmål ble besvart i møte. I budsjettgjennomgangen ble beløp avsatt til NBBFs elitedommersamling diskutert, styret diskuterte om man skal se på organiseringen av elitedommersamlingene i fremtiden med tanke på forholdet mellom dommerinntekter, egenandeler og kostnader bl.a. sett hen til at f.eks spillerne på U-landslagene betaler betydelige egenandeler. Styret tok budsjettjusteringer for 2018 til etterretning. Administrasjonen pålegges å se nærmere på organiseringen av elitedommersamlingene. Dette gjøres i dialog med dommerkomiteen, og man skal se på om det skal kreves egenandel fra deltagerne og hvordan man evt. kan kutte kostnader på arrangementet. 8. Forberedelser forbundstinget a. NBBFs forslag til forbundstinget I forkant av styremøte er det kjørt prosesser i styret og administrasjonen for å jobbe frem forslag til endringer i lov og reglement for NBBF, disse ble gjennomgått. Også forslag fra NBBFs sanksjonskomite, dommerkomite og en sak fra Region Vest ble gjennomgått. Styret vedtok lov og regelendringsforslag til Basketballtinget

4 Administrasjonen renskriver regelendringsforslagene slik de ble vedtatt på møtet og utarbeider sakspapirer til Basketballtinget 2018 som presenteres for styret på EO styremøte den 2.april. AS ankom under behandlingen av denne saken. NP forlot møtet under behandlingen av denne saken. b. Innkomne forslag til forbundstinget. Ingen forslag er mottatt, frist for forslag er 23.mars. c. Styrets beretning Administrasjonen hadde utarbeidet utkast til beretning som ble fremlagt for styret. HF gir styret instrukser på frister og format for å få inn bidrag til beretningen. Administrasjonen renskriver beretningen med de innspillene styret sender på epost og presenterer nytt forslag til beretning på EO styremøte den 2.april. d. Justeringer i strategiplan Saken ble utsatt til EO styremøte den 2.april. Administrasjonen samler styremedlemmenes forslag til justeringer i strategiplanen i en sammenstilling som blir behandlet på EO styremøte den. 2.april. e. Navn på toppseriene Styret gjennomgikk innspillene fra klubbene på nye navn for toppseriene. Innspillene er sendt inn på forespørsel fra NBBF, utarbeidet av AU og distribuert til klubbene av administrasjonen. Høringen har vært avholdt fra 21.februar til og med 7.mars. På bakgrunn av de innspillene som har kommet inn lager administrasjonen et konkret tingforslag med tre alternativer til navn for eliteseriene som legges frem på EO styremøte den 2. april. f. Langtidsbudsjett HF presenterte forslag til langtidsbudsjett og svarte på spørsmål fra styret. Styret diskuterte om man skal komme med forslag til endring av langtidsbudsjettet på Basketballtinget 2018 sett i lys av NBBFs sunne økonomi og gode økonomistyring. Styret tok orienteringen til etterretning. Det legges opp til å fortsatt styrke egenkapitalen frem til 2020 og administrasjonen justerer langtidsbudsjettet med de innspillene som kom frem i møtet og legger dette frem på EO styremøte den 2.april

5 g. Valgkomité De styremedlemmene som har snakket med aktuelle kandidater presenterte disse. Styret diskuterte videre prosess med forslag til valgkomite for perioden Styremedlemmene jobber videre med aktuelle kandidater til valgkomiteen. Administrasjonen utarbeider forslag til endring i NBBFs lov hva angår valgkomitéens arbeid basert på de innspillene som kom frem i møtet og legger dette frem på EO styremøte den 2.april. h. Ansvarsfordeling og annet Denne saken ble utsatt til EO styremøte den 2.april. 9. Arrangementstildeling (vedtak) Denne saken ble behandlet etter sak 08 a. Administrasjonen presenterer forslag til tildeling med begrunnelser for sesongen 2018/2019. Ved tildeling av arrangement for 2017/2018 ble Bergen Elite innstilt som arrangør av Nasjonal Talentcamp i mai 2018 med forbehold. Bergen Elite klarte ikke å imøtekomme NBBFs arrangementskrav og kunne derfor ikke arrangere NTC TNT fra Tønsberg ble forespurt om de kunne arrangere, noe de sa ja til høsten De har sendt inn budsjett og garantert for at de oppfyller de krav som stilles. Det ble i januar oppdaget at det manglet et formelt styrevedtak på at TNT blir arrangør av NTC våren Styret vedtok at TNT arrangerer Nasjonal Talentcamp U14-U15 i mai Vedtak arrangementstildeling 2018/2019: Nasjonal Talentcamp U14/U15 (høst): Tildeles Ammerud. Habilitetsvurdering: Da Ammerud Basket var en av søkerne meldte EJ seg inhabil og var ikke med på behandlingen av saken i den administrative prosessen. I styremøtet har ikke EJ stemmerett, men styret ba om at han ikke deltok i diskusjonen rundt dette arrangementet. Scania Cup kvalifisering U19: Tildeles Sverresborg Hoops Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer som deltok i behandlingen av denne saken ble ansett som inhabile. Scania Cup kvalifisering U13/U14 (åpen turnering): Ingen søkere. Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer ble ansettfor å være inhabile. Sandvika Basket/Bærum Basket tilbys å kjøre denne som en del av Bærum Open. Styret påla administrasjonen og utarbeider klare kriterier på hvem som blir invitert til denne turneringen. Scania Cup kvalifisering U15/U16 (NBBF inviterer): Tildeles Tromsø Storm Ungdom (TSU) for U16 jenter og U16 gutter. Tildeles Sverresborg Hoops for U15 Gutter. Habilitetsvurdering: Da TSU var en av søkerne anså DM seg inhabil. Styret var enig i dette og DM deltok ikke i behandlingen av saken

6 Sverresborg Hoops oppfordres til å arrangere U15 Jenter, hvis de svarer nei utlyses arrangementet på nytt. U19NM kvalifisering Øst/Vest: Tildeles Ammerud Basket (Øst) og Frøya (vest). Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer som deltok i behandlingen av denne saken ble ansett for å være inhabile. U16NM kvalifisering Øst/Vest/Midt: Tildeles Sandvika (Øst), Fyllingen (Vest) og Singsaker (Midt). Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer ble ansett for å være inhabile. Den Store Trenerhelgen/Det Store Klubbledermøte: Tildeles Bøler Basket. Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer ble ansett for å være inhabile. BLNO kvalifisering: Ingen søkere. Arrangementet lyses ut på nytt. Kvinneliga-kvalifisering: Ingen søkere. Arrangement linkes opp mot tilsvarende turnering for menn hvis det blir aktuelt. Har ikke vært aktuelt å gjennomføre dette de siste 15 årene. NM-sluttspill senior kvinner: Tildeles Sandvika. Habilitetsvurdering: JF, som mulig spiller i denne turneringen, reiste spørsmål ved sin egen habilitet. Styret anså henne ikke for å være inhabil. Ingen av styrets medlemmer øvrige ble ansett for å være inhabile Ved neste års utlysning oppfordres administrasjonen til å kontakte kvinneligaklubbene med en oppføring om å søke på dette arrangementet. Styret ser det som viktig at det er en klubb med lag i kvinneligaen som er arrangør, spesielt nå når dette er et separat arrangement uten samarbeid med BLNO klubbene. U19NM finalespill: Tildeles Kongsberg. Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer ble ansett for å være inhabile. U16NM finalespill: Tildeles Ulriken. Habilitetsvurdering: Ingen av styrets medlemmer ble ansett for å være inhabile. Nasjonal Talentcamp U14/U15 (vår 2019): Ingen søkere. Ettersom arrangementet er lagt såpass sent på sesongen er pågangen på hallene langt mindre. Ny utlysning utsettes derfor til etter årets Nasjonal Talentcamp - vår slik at NBBF kan tilegne seg erfaringer fra gjennomføringen av denne. Administrasjonen lyser ut de arrangementene som ikke har fått søkere på nytt og kontakter TNT for planlegging av NTC i mai Revidert håndbok KL/BLNO (vedtak) Denne saken ble behandlet etter sak 08 a. og sak 09 Administrasjonen er i en prosess med å se på endringer i arrangementskrav, både for KL og BLNO, knyttet til streaming og live stats. Dette arbeidet er påstartet etter innspill fra klubbene og var - 6 -

7 ikke klart til styremøte. Administrasjonen presenterte forslag til endringer for deler av håndbøkene, men ba styret utsette vedtaket av arrangementskravene. Styret vedtok reviderte KL og BLNO håndbøker med forbehold om at endringer kan komme som følge av den pågående prosessen rundt streaming og livestats. Ved vesentlig endringer må det innhentes samtykke fra KL og BLNO klubbene innen avmeldingsfristen for KL og BLNO deltagelse 1.mai. Administrasjonen jobber videre med klubbenes ønske om en digital omlegging ift. streaming og livestats. Om denne prosessen gjør at det blir vesentlige endringer i kravene som stilles KL og BLNO klubbene må dette foreligge i god tid før 1.mai slik at klubbene kan vurdere sin deltagelse i KL og BLNO 2018/2019. Nedenstående saker ble utsatt: 11. Rekruttering hva kan gjøres for å bedre situasjonen for klubber og regionene (orientering) Saken ble utsatt. 12. Markedsstrategi (orientering) Saken ble utsatt. 13. Oppfølging av IPD-vedtak om at resultatmål ikke alene skal måles i medaljer Saken ble utsatt. 14. Eventuelt Ingens saker meldt til eventuelt. 15. Avslutning Møtet ble hevet klokka

8 Oslo, 16. mars 2018 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Dana Meknas Nicholas Phillip Hans Eric Prestårhus Styremedlem Styremedlem Styremedlem Anya Sødal Varamedlem Silje Særheim Generalsekretær - 8 -