1 av 8 Det humanistiske fakultet Møtereferat Til stede: Dekanus Kathrine Skretting, Prodekanene Annlaug Bjørsnøs og Bjørn Myskja, instituttlederne Asbjørn Dyrendal, Jonathan Knowles, Svein Gladsø, Ingvald Sivertsen, John Brumo, Jacques Koreman og Margrethe Aune. Fra studentene møtte Tina Melfjord. Fra administrasjonen møtte Ivar Østerlie og Unni Rohnes. Ola Furre og Anne Marit Skancke møtte under orienteringssaken om status i forbindelse med ny studieprogramportefølje. Oddny Hansen og Ingrid Vinje møtte under sak HFL 05/2012. Cathrine Grønvik, Margareth Sagen og Anne Lise Larsen møtte under sak HFL05/2012. Kontorsjefene Rune Hansen, Eivind Maråk, Kari Birgitte Berg, Geir Pettersen, Kari Bergheim og Dagny Causse møtte under sak HFL 05/2012. Forfall: Staffan Wahlgren, Trine Knutsen (Kontorsjef Erik Hagtun møtte for Trine Knutsen), Marianne Årvik. Kopi til: Gjelder: Referat fra instituttledermøte 31.01. 2012 Møtetid: tirsdag kl. 12.15 15.00 Møtested: HF møterom 7 Signatur: Det var ingen bemerkninger til innkallingen og ingen ymsesaker ble meldt. Sak HFL 06/2012 ble utsatt til neste møte. Sak HFL 05/2012 ble behandlet før sak HFL 04/2012. HFL 05/2012 PAGA FRAVÆRSMODUL (FERIE/SYKDOM MV.) OPPLÆRING Cathrine Grønvik fra HR-prosessen ved NTNU orienterte instituttledere og kontorsjefer med utgangspunkt i en PP-presentasjon og PAGA-systemet. Ansattopplæring vil bli gitt i februar. Fraværsregistrering er en del av HR-prosessen knyttet til administrasjon av arbeidsforhold. Fraværsregistrering inngår i en elektronisk personalmappe; en del av mappa ligger i Ephorte og en del i PAGA. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå 5 + 47 73 59 65 95 Unni Rohnes hf-fak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks http://www.hf.ntnu.no 7049 Trondheim + 47 73 59 10 30 Tlf: + 47 73596659 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 8 SVT og DMF har vært piloter når det gjelder fraværsregistrering hvor to ulike modeller ble prøvd ut. På grunn lag av pilotperioden valgte man en løsning med et sentralt refusjonssenter for NTNU (sentral oppfølging mot NAV av refusjoner av kostnader knyttet til fravær). Det er etablert et mikronettverk med deltagere fra alle fakulteter ved NTNU som behandler alle innspill når det gjelder de felles rutinene ved fraværsregistrering. NTNU har et stort behov for bedre fraværsregistrering ved sykdom og for oppfølging av ferie. Erfaringer fra pilotfasen har vist at man gjennom denne type registrering av sykdom oppnår å få langt mer korrekte refusjoner fra NAV. Registering av ferie i PAGA vil gi lederne bedre muligheter til å følge opp ferieavviklingen til den enkelte ansatte og til å få et bedre grunnlag for ferieplanlegging ved enheten. Rutiner for godkjenning av fravær, ferie og permisjoner vil måtte avklares på den enkelte enhet. Fravær som skal registreres i PAGA: - Egenmelding, jfr mulighet for refusjon fra NAV, fritak for arbeidsgiverperiode - Barns sykdom - Permisjoner(Ikke FoU) - Ferie - Seniordager Systemet kan ikke brukes til tidsregistrering, dvs. i forbindelse med avspasering eller korttidsfravær (f eks legebesøk). Alle prosesser har prosesskart. Dette er viktig å forholde seg til, f eks er det mange viktige ting som skal skje i forbindelse med første mottak om at en person melder seg syk, som f eks - kontroll i forbindelse med bruk av egenmelding, er antall egenmeldinger overskredet Egenmelding kan gi anledning til refusjon fra NAV f eks i forbindelse med sammenheng med sykemelding, kronisk sykdom etc. NB! Forlater man jobben i løpet av dagen på grunn av sykdom, skal det ikke registreres. Første sykedag = første hele dag men er borte. Særlig viktig er det at egenmelding følges opp der slike meldinger kommer hyppig. Det kan også være uklare grenser mellom sykdom/det å arbeide hjemme; her må man følge fornuften når det gjelder registrering av sykdom. Viktig å registrere sykdom når man jobber på prosjekter, det kan ha økonomiske konsekvenser. Ferie å ta ferie er en plikt og en rett, men det finnes nok holdningsproblemer på dette området. Arbeidsgiver kan bli erstatningsansvarlig dersom det ikke legges til rette for og følges opp at de ansatte tar ferie. Ferielister skal foreligge senest 01.04. All ferie skal registreres i PAGA, men kan endres i ettertid. De som ikke har registrert inn ferie, får automatisk fastsatt ferie fra 01.07., men den kan endres i ettertid etter avtale med arbeidsgiver.
3 av 8 Hovedferien skal avvikles i tidsrommet 01.06. 30.09. Ansatte har rett til tre uker sammenhengende ferie i denne perioden, men når kan arbeidsgiver styre. Seniordager her føres det eget regnskap i PAGA. NTNU gir 8 seniordager pr år fra det året en blir 62 år, men de behøver man ikke planlegge bruk av pr 01.04. Disse kan avtales brukt på mange ulike måter. Hensikten med innføring av seniordager er å få ansatte til å stå lenger i jobb. Velferdspermisjon og andre permisjoner Velferdspermisjon utgjør inntil 12 dager med lønn. Det er foretatt innstramminger i muligheten til å ta ut permisjon ved planlagte hendelser, mens man kan være mer raus når det gjelder uforutsette hendelser. Omsorgspermisjon knyttet til nære pårørende kan gis i inntil 10 dager uten lønn. Permisjon for å prøve annen stilling ulike bestemmelser fra fakultet til fakultet Religiøse høytider åpning for å gi fri med lønn diskuteres Ammepermisjon gir rette til forlengelse av stipendiatperiode. Rapporter i PAGA - Ferierapport - Ferieregnskap - Fraværsrapport /egenmeldt, legemeldt) Andre statistikkrapporter. Ferieplanleggingssystem finnes i PAGA, men er ikke tatt i bruk så langt. Men systemet kan brukes til å registrere forslag som lederne kan godkjenne/ikke godkjenne. Vi ordner interne rutiner. Den ansatte De ansatte går inn gjennom «min mappe». Fravær legges inn til godkjenning. Merknader kan legges inn og er åpen for den ansatte selv, leder og HR-konsulenter. Leder kan starte en fraværsmelding for en ansatte, og dette kan delegeres f eks til de som sitter i ekspedisjonen. Registrererrolle kan opprettes. Legemeldt fravær registreres av HR-konsulentene. Det vil bli sendt ut en bruksanvisning til de ansatte samt at det vil bli avholdt kurs. HFL 04/2011 ORIENTERINGSSAKER Status i forbindelse med høring om ny studieprogramportefølje
4 av 8 Dekanus gikk gjennom en PP-presentasjon med oppsummering av høringsinnspillene fra instituttene. I tillegg til høringssvarene fra instituttene er det kommet innspill fra VM vedr den delen av forslaget som berører arkeologi. En mengde innspill er kommet fra andre universiteter, organisasjoner, tidligere studenter og andre særlig vedr forslag om nedleggelse av tilbudene i japansk og kinesisk, men også vedr nedleggelsen av dagens tilbud i språklig kommunikasjon, samt lingvistikk. I forbindelse med gjennomgangen av høringssvarene fikk de berørte instituttene anledning til å komme med utfyllende kommentarer til sine innspill. I tillegg til den PP-en som Dekanus gjennomgikk, ble det delt ut et mer omfattende sammendrag av høringssvarene. Fra gjennomgangen av høringssvarene: Dekanus påpekte at alle instituttene synes å akseptere at fakultetet har behov for å redusere virksomheten. Gode forslag som er kommet fram gjennom høringen vil bli vurdert opp mot de økonomiske rammebetingelsene. Dekanus refererte også kort fra diskusjon i dekanmøtet vedr revisjon av inntektsfordelingsmodellen (IFM). I det foreløpige forslaget ligger det en liten økning i driftsbevilgningen for HF, og når det sammenlignes med fordelingen fra KD ligger HF s bevilgning litt høyere enn det en automatisk videreføring av KD-bevilgningen ville ha gitt. Det skal regnes videre på dette når tallgrunnlaget foreligger. Fakultetene har fått anledning til å komme med kommentarer til forslaget til revisjon av modellen. Institutt for språk- og kommunikasjonsstudier Dekani innledning: Instituttets innspill er en blanding av prinsipielle og pragmatiske argumenter mot fakultetsledelsens forslag, og legger videre fram andre forslag som etter instituttets mening vil redusere aktiviteten og samtidig øke inntjeningen. Et problem i den henseende er også de mastertilbudene fakultetet har hvor det er få studenter. Instituttlederen fremholdt at fakultetsledelsen overdriver muligheten for å kunne bruke de ansatte, som får «sine» tilbud nedlagt, inn i andre fag. Det er viktig å beholde masterstudiet ettersom det leder inn mot PhD-studiene og doktorgrad. Legges masterstudier ned mister man doktorgradskompetansen. Når det gjelder de økonomiske begrunnelsene som fakultetsledelsen har brukt for å foreslå nedleggelse av lingvistikk og språklig kommunikasjon som egen studietilbud, er disse ikke gode nok. Instituttet ser mange muligheter til å bidra med inntekter knyttet til sin virksomhet, som EVUvirksomhet og doktorgradsrekruttering, og dette er det ikke tatt hensyn til. Hadde instituttet fått mer tid på seg, kunne man satt i gang slike tiltak tidligere. Videre mangler det faglig argumentasjon for nedleggingsforslaget; de tilbudene som foreslås nedlagt ved ISK kunne f.eks. bidratt til å koble sammen breddetilbud og hovedprofil.
5 av 8 Når det gjelder språklig kommunikasjon, er man opptatt av kommunikasjon i arbeidslivet. Kommunikasjon og kultur er en ny satsing i videregående skole hvor dagens kompetanse også kan benyttes, om enn ikke stor i kvantitativ forstand. Innen fagmiljøet finnes det også en viktig kompetanse i skriving som kan benyttes innen skoleforskning. De ansatte knyttet til studietilbudet språklig kommunikasjon ser på etter- og videreutdanning som en måte å bidra til finansiering av studiet på. Samarbeid mellom studieprogram har vært tema i ledermøtene tidligere, med nedleggelse av språklig kommunikasjon kom svært brått på. Swahili er et fag NTNU har ansvar for, og det bør benyttes mer aktivt gjennom SAK-samarbeid eller på initiativ fra Rektor. Institutt for moderne fremmedspråk Dekanus bemerket at også IFS har mastertilbud med få studenter, tilbud som ikke er økonomisk bærekraftige. For bærekraften i lærerutdanningen er det viktig at noe av oppgaveveiledningen utføres av PLU. For de små studietilbudene som italiensk, japansk og kinesisk har vi ingen forskningsaktivitet. Når det gjelder å bevare de små studietilbudene, reiser det seg mange spørsmål: - Hva slags universitet skal vi være; skal vi bevare slike små studietilbud og legge ned forskningsfag som lingvistikk og språklig kommunikasjon? - Hvor mange slike små studietilbud skal vi levere til NTNU; tilbud hvor vi ikke har forskningsambisjoner? Vi kan ikke ekspandere på små fag i dagens situasjon. Vi vet heller ikke hvordan etterspørselen vil bli i framtida. Italiensk som perspektivemne vurderer vi å fase ut, 7,5 sp i kinesisk kan kanskje beholdes. Fakultetet skriver svar til Konfusiusinstituttet og takker for tilbud om «gratis» lærer i en periode, men beklager å måtte svare nei på grunn av dagens økonomiske situasjon hvor man ikke kan forplikte seg til å ta på seg ansvar for et tilbud i kinesisk etter at «gratisperioden» er ute. Fra diskusjonen: Hvor mye japansk eller kinesisk lærer man i et emne på 7,5 sp? Dagens tilbud i japansk språk gir mulighet for opptak ved japanske universiteter Sett i SAK-samarbeidets tegn; Universitetet i Bergen bygger nå opp kinesisk; skal da vi også gjøre det? Dagens vurderinger kan endres når den økonomiske situasjonen for fakultetet bedrer seg. Institutt for arkeologi og religionsvitenskap Instituttlederen meldte tilbake om begrenset entusiasme når det gjelder nærmere samarbeid mellom arkeologi og kulturminneforvaltning. Men man skal prøve.
6 av 8 Når det gjelder eventuelt 5LU- tilbud i religionsvitenskap, vil man kunne ta inn etikk fra Filosofisk institutt, men ikke mer enn det. Ellers ble det påpekt inkonsistens i argumentasjonen i høringsnotatet. Dekanus uttrykte usikkerhet når det gjelder arkeologi. VM vil gjerne ha studiet tilbakeført til seg. HF er lite i inngrep med profesjonsdelen av studiet. Ansatte ved IAR vil helst være på HF. Skal vi overføre arkeologi tilbake til VM, vil de ha alle ressursene. Og hvor mye kan overføres til VM? På forespørsel fra instituttlederen om alle steiner snus når det gjelder innsparing, bekreftet dekanus at vi kan evaluere alle igangsatte tiltak med sikte på å finne om de kan økonomisk forsvares. Et unntak her er POM hvor det kanskje er litt tidlig å foreta en evaluering. Institutt for kunst- og medievitenskap Instituttet er positiv til selve saken, men er skeptisk til en del av forslagene. - 5 LU i estetiske fag «henger» litt enda, ny rammeplan er så langt ikke kjent, og man vil ha nye studieplasser ved en eventuell oppstart - Mastertilbudet i film- og videoproduksjon har hatt relativt få studenter, men instituttet mener at det er ikke mulig å øke på lavere grad ved å legge ned mastertilbudet; det gir ingen besparelse. Instituttet har iverksatt flere tiltak for å begrense ressursbruken, og man vil nå vurdere effekten av de tiltak som er satt i verk. Dekani oppsummering: Premiss for videre utvikling av studieprogramporteføljen: - Antallet fast ansatte skal ikke økes utover dagens bemanning - Omfanget av timemidler skal ikke økes Institutt for musikk Dekanus innledet med å understreke at instituttet må utnytte kompetansen på tvers av egne program. Å bygge sammen ulike kulturer tar tid, men dette arbeidet må intensiveres. Instituttet er i en situasjon hvor man skal redusere timeverksbehovet samtidig som fastlønnskostnaden vil øke på grunn av nødvendig reduksjon av bruken av midlertidige tilsatte.
7 av 8 Institutt for tverrfaglige kulturstudier Mastertilbudet i kultur- og kjønnsstudier får en periode på to år (to opptak) med POM-innretning for å se om studentantallet øker. Kan den nedadgående trenden snus? Instituttet meldte at den historiske kandidatberegningen så langt har vært feil (feil fordeling mellom STS og KKS); rette tall er på vei. Dekani oppsummering av saken: - Forslag til komitémedlemmer og mandat for prosjektet Organisering av språk- og litteraturfagene ved HF er snart klar, jfr PP. - Nedlegging av studietilbud; saksframlegg i instituttledermøtet før saken legges inn i fakultetsstyret - Komitéen får alle innspill i saken etter at fakultetsstyret har gjort vedtak 23.02. - Komitéen skal legge fram sitt forslag til ny struktur til 10.03. - Andre faglig ansatte enn de som sitter i komitéen kan trekkes inn - Fakultetsledelsen skal ha møter med ISK og andre institutter. Vi leser høringsuttalelsene, og vi vil arbeide videre med lingvistikk og språklig kommunikasjon men under en annen hatt? - Vi har ikke god tid, komitéen skal være ferdig med sitt arbeid 11.06.2012, men det tar sin tid å gjennomføre prosesser! Fra diskusjonen: - Dette er en uryddig prosess hvor komitéen arbeider ut fra et forslag, og ikke et vedtak i fakultetsstyret. - Overlapping er mulig; komitéen kan jobbe med andre vurderinger fram til vedtak er fattet. Komitéen skal jobbe med den overordnede strukturen og er i første omgang ikke avhengig av beslutninger knyttet til konkrete program. - Innholdet i struktursaken drøftes etter 23.02.; f.eks. skal vi ha en disiplinbasert eller fagbasert struktur? - SVT valgte en disiplinbasert struktur og lyktes? PBO-prosessen 2011 orientering om årsresultatet Årsregnskapet skal vedtas av fakultetsstyret og legges fram for instituttledermøte som orienteringssak. Regnskapet er satt opp i tråd med det regnskapssystemet viser, og viktige forutsetninger er forsøkt lagt inn i teksten. Når det gjelder ISK viser regnskapet underskudd, men det skyldes at merkostnaden ved utvidelse av norskkursene dekkes i ettertid, dvs i neste regnskapsår. På grunn av
8 av 8 egenskaper ved NTNUs budsjettmodell vil kostnad og inntekt ikke føres i samme regnskapsår før i 2013. Regnskapsresultatet for ISK vil altså vise et teknisk begrunnet underskudd i to år. Bevilgningen fra NTNU sentralt og overheadsinntektene ses i sammenheng ettersom overheadsinntekter skal benyttes til å dekke driftskostnader. Om finansieringen av lærerutdanningen Dekanus skal spørre Rektor om hvordan den forbedrede finansieringen av lærerutdanningen fra KDs side vil komme lærerutdanningsfakultetene til gode.