Styreprotokoll Møtedato: 12.12.2016 Møtested: Styrerommet Møtetid: 09:00-14:30 Styremedlemmene Kim Dobrowen og Berit Brørby deltok via telefon. Avdelingsdirektørene Solveig Moen og Erling Moe deltok under hele styremøtet. Under direktøren orienterer ble styremøtet presentert for den nye animasjonsfilmen rettet mot meddommere. Under tema meddommere deltok avdelingsdirektør Kersti Fjørstad og seniorrådgiver Camilla Barø. Under sak 16/88, 16/90, 16/93 og 16/96 deltok Jann Ola Berget. Seniorrådgiver Marit Lie-Nordsjø deltok i sak 16/96. Under sak 16/92 Direktørens resultatkrav forlot direktør og avdelingsdirektører møtet, og saken ble presentert av styresekretær Gunvor Løge. Under sak 16/94 deltok seksjonssjef Bjørn-Are Lyngstad. Tradisjonen tro spiste styret julelunsj med DAs ansatte i DAs kantine. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Forfall Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1
Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 16/084 Godkjenning av innkalling VE 16/085 Godkjenning av protokoll DR 16/086 Direktøren orienterer DR 16/087 Styreleder orienterer VE 16/088 Utredning av fremtidig domstolstruktur Begrensninger i økonomiske disposisjoner VE 16/089 Forslag til høringsuttalelese - Endringer i barneloven mv OR 16/090 Status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020 OR 16/091 Felles ledelse av domstoler DR 16/092 Rapportering Direktørens resultatkrav 2016 OR 16/093 Gebyrinnkreving i domstolene OR 16/094 Status for Lovisa i jordskifterettene DR 16/095 Eventuelt VE 16/096 Forslag til budsjett for domstolene og DA 2017 2
16/084: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 16/085: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøtet 7. november 2016. Protokoll fra styremøtet 7. november 2016 ble godkjent og signert i møtet. 16/086: Direktøren orienterer Direktør Sven Marius Urke orienterte om følgende: Meddommere: 50 000 meddommere skal tjenestegjøre i de norske domstolene i en fireårsperiode fra 1. januar 2017. Norske domstoler har høy tillit. Det store lekdommerinnslaget i domstolene bidrar vesentlig til denne tilliten. Hemsedalssaken viser likevel at denne tilliten er skjør. DA og domstolene har sammen et særskilt ansvar for å sørge for fortsatt tillit til meddommerordningen. Utvikling av informasjon til nye meddommere og samfunnet for øvrig, er viktige tiltak. Det er i 2016 gjort et stort arbeid med å forbedre informasjonen til meddommere, kvalitetssikre kommunens arbeid med valgene, og bedre 3
domstolenes ivaretakelse av meddommerne. Det er fortsatt mye som kan og bør gjøres. Blant annet vil en styrket samhandling mellom DA, kommunene og POD bidra til å kvalitetssikre videre oppfølging av meddommere og gjennomføring av valgprosessene. Det ble vist en animasjonsfilm rettet mot meddommere utviklet av DA. Det ble også lagt frem et notat for styret med en oppsummering av DAs arbeid med meddommere. Domstolledermøte 2017: Det planlegges et samlet domstolledermøte i oktober 2017, et arrangement som vil gå over to dager i Oslo. Dette kommer i stedet for de årlige lederforumene i oktober. Et sentralt tema på domstolledermøtet vil være ny strategisk plan. Fokus på første dag vil være det eksterne, med både eksterne bidragsytere og eksterne deltakere. Det er viktig å trekke inn folk fra utsiden for å se de utfordringer vi har i domstolene med andres blikk. Dato i oktober vil settes raskt, men det blir i tredje eller fjerde uke i oktober. I tillegg til dette domstolledermøtet planlegges også lederfora med domstolledere til våren, men da i mindre grupper. I Prop 1 2016-17 foreslås opprettelse av en ny Domstolkommisjon: "Regjeringen vil starte et arbeid med å utforme et mandat og nedsette et utvalg som skal utrede fremtidig domstolstruktur. Det legges også opp til at utvalget skal utrede ulike tilknytningsformer mellom Domstoladministrasjonen og den utøvende makt. Det skal også vurderes om andre spørsmål knyttet til domstolenes uavhengighet skal inngå i mandatet." Lagdommer Kyrre Grimstad, Borgarting lagmannsrett er frikjøpt for å bistå JD i utforming av mandat. DA har nylig sendt ut informasjon om prosessen så langt til alle domstolledere og invitert dem til å komme med innspill til mandat. Ledelsen i DA vil drøfte mandatet med ledelsen i Sivilavdelingen i Justisdepartementet i møte i Bergen 5. januar 2017. Styret ga tilbakemelding på at de ønsket en løpende oppdatering på utkast til mandat, noe administrasjonen kommer tilbake til tidlig i januar. Etter det vi har fått opplysninger om skal mandatet til kommisjonen være ferdig i løpet av medio mars 2017. Frist for innspill til mandat er oppgitt til januar 2017. Ny avtale for IKT-driftstjeneste. Evry Norge AS (Evry) er tildelt avtale om drift av domstolenes IKT-løsninger. Avtalen ble signert 30. november 2016, og omfatter en etableringsperiode etterfulgt av ordinær drift med en varighet på 2+1+1+1 år regnet fra 1. juli 2017. Anskaffelsen er gjennomført som en konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring jf. anskaffelsesforskriftens 14-1 tredje ledd. Direktøren komme tilbake med en grundigere orientering i neste styremøte. Status for grunnsikring av domstolene. Grunnsikring omfatter fysisk sikring som indre og ytre sone/soneskille, overfallsalarm og kikkhull i rettssaler. For de alminnelige domstoler er status på soneskille er at flere mangler dette. Fire domstoler mangler overfallsalarmer, og seks domstoler mangler kikkhull i rettssaler. Jordskifterettene mangler også noe fysisk sikring som vil følges opp over tid fra DA. 4
16/087: Styreleder orienterer Styreleder Bård Tønder orienterte om: Det er ønskelig med ny dato for to styremøter høsten 2017. Styret vedtok å flytte styremøtet 25. -26. september til 2.-3. oktober. Møtet 13. november flyttes til 6. november. De opprinnelige datoer kanselleres. møtet med statsråd Anundsen 1. desember mellom domstolledere i de tolv største domstolene, lagmannsrettene og Høyesterett. Tema for møtet var (1)ABE-reformens innvirkning på den dømmende makt, (2)Digitale domstoler og obligatorisk bruk av Aktørportalen for profesjonelle parter og (3)mandat for ny domstolkommisjon. Statsråden uttalte at ABE - reformen ikke var ment å svekke den dømmende kraft, den var en effektiviseringsreform - ikke en kuttreform. Tilbakemelding på obligatorisk bruk av aktørportalen ble positivt mottatt av statsråden og DA ble bedt om å forberede et utkast til forskrift som oversendes departementet så raskt som mulig. møtet mellom statsråd Anundsen og styret i DA 6. desember. møtet med domstolledere i Vestfold 7. desember om mulig sammenslåing av de fire tingrettene, hvor direktør og styreleder deltok. Domstollederne er positive til en sammenslåing. Direktøren vil følge opp dette møtet med snarlig besøke i disse fire domstolene for å følge opp denne prosessen. Det vil også bli tatt kontakt på lokalpolitisk nivå. 16/088: Utredning av fremtidig domstolstruktur Begrensninger i økonomiske disposisjoner For å redusere omstillingsutgiftene ved eventuelle framtidige strukturendringer har administrasjonen foreslått å iverksette tiltak for redusere mulige fremtidige omstillingsutgifter. I møtet ble styremedlemmene forelagt merknader fra Parat, NTL, Tekna og DnD datert 9. desember og det ble redegjort for disse. Styrets skal sikre forsvarlig drift av domstolene på kort og lang sikt. Dette innebærer også en forpliktelse til å unngå unødvendige omstillingsutgifter som følge av fremtidige strukturendringer. Styret drøftet om forslaget fra administrasjonen innebærer en for tidlig tilpasning, men konkluderte med at dette ikke er tilfelle. Når det gjelder de prinsipielle betraktninger rundt dommeres uavhengighet kommer ikke dette på spissen i denne saken. Embetsvernet skal sikre mot tiltak som truer dommerens uavhengighet. En fremtidig omstrukturering av domstolene som bygger på brede vurderinger og objektive kriterier 5
med formål å tilpasse domstolene det moderne samfunnet, er ikke et tiltak som er egnet til å svekke den enkeltes dommers uavhengighet. Styret vedtok følgende tiltak for å redusere omstillingsutgiftene ved eventuelle framtidige strukturendringer: 1. Lokaler Ved forlengelse av eksisterende leiekontrakter og inngåelse av nye kontrakter, skal nødvendig fleksibilitet sikres ved hensiktsmessige fastsettelse av leietiden og klausuler som gjør det mulig å avslutte leieforholdet når det er behov for dette. Dette betyr: Kortsiktige forlengelser av leiekontrakter i eksisterende leieforhold skal prioriteres I den grad nye leiekontrakter må inngås bør disse ha 12 mnd oppsigelse, evt. innarbeidet med 12 mnd oppsigelsesklausul med forbehold for strukturendringer Alternative leieforhold og oppgraderinger/ombygginger av eksisterende lokaler skal vurderes i forhold til muligheten for at strukturendringer kan gjøre investeringene verdiløse. Det kan gjøres unntak for nødvendige tiltak som universell utforming og tiltak som øker sikkerheten for de ansatte i domstolene og aktørene. 2. Bemanning Felles ledelse/felles dommerstillinger og konstitusjoner skal vurderes der dette kan redusere sannsynligheten for fremtidige omstillingsutgifter. Domstoladministrasjonen skal innlede et samarbeid med Justisdepartementet med sikte på en endring av domstolloven som vil tillate konstitusjoner ut over 2 år ved mulige fremtidige strukturendringer/omorganiseringer. 16/089: Forslag til høringsuttalelese - Endringer i barneloven mv Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) har foreslått endringer i barneloven som blant annet innebærer at dommere av eget tiltak (ex officio) skal utrede og treffe avgjørelse om tap av foreldreansvar, tap av samværsrett og rett til å ha barnet boende hos seg der en forelder er domfelt for alvorlige forbrytelser mot eget barn eller barn forelderen har ansvaret for. Enkelte av forslagene reiser særlige problemstillinger knyttet til Endring av dommerrollen med fare for tap av nøytralitet og upartiskhet Svekkelse av kontradiksjon 6
Fare for at saken ikke blir så godt opplyst som mulig Behov for økte ressurser til domstolene Styrkingen av barns rettsvern er et viktig samfunnsansvar. Beskyttelsen av barn må være effektiv og må utføres av dem som er best egnet til oppgaven. Vidtgående inngrep krever imidlertid en prosess som ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn, som retten til kontradiksjon og hensynet til at en sak blir så godt opplyst som mulig før avgjørelse treffes. Norske domstoler nyter svært høy tillit i befolkningen. Avgjørende for denne tilliten er at dommere oppfattes som uavhengige, nøytrale og upartiske. Domstoladministrasjonen vil derfor advare mot en rettsprosess som kan endre dette inntrykket. Dersom forslagene til endringer i barneloven mv blir vedtatt vil det medføre et ikke ubetydelig økt ressursbehov for domstolene. Styret drøftet fremlagte innspill til høringsuttalelse og sluttet seg i det vesentlig til denne. Det ble gitt innspill til endringer, blant annet må det være en tydeligere synliggjøring av hvilke økonomiske og administrative konsekvenser denne endringen vil ha for domstolene. Styremedlem Marianne Abeler bistår administrasjonen i sluttføring av høringsuttalelsen. Under saksopplysninger skal følgende tekst tas inn: Dessuten bygger vår tradisjon på at det å foreta tvangsmessige inngrep overfor foreldre av hensyn til barns omsorg er en forvaltningsoppgave forbeholdt kommunale og/eller statlige forvaltningsorganer. Domstolenes oppgave har som en nøytral og upartisk instans, vært av kontrollerende art. 16/090: Status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020 Direktøren ga en status for gjennomføring av Strategisk plan 2014-2020, fordelt på de seks strategiområdene. Det har vært en løpende rapportering på gjennomføringen av strategisk plan for 2014 og 2015 i tidligere styresaker i tilknytning til rapporteringen for budsjett og virksomhetsplanen for DA. Prosessen for utarbeidelse av ny strategisk plan for domstolene og DA ble behandlet 26.9.2016 i sak 16/070. Etter behandlingen av sak 16/070 er prosessen og fremdriften for strategiarbeidet vurdert på nytt. Det foreslås at sluttbehandlingen av planen i styret gjennomføres i 2017. Involveringen av domstolene bør inkludere et tilbud til alle ansatte ved å utarbeide et opplegg som kan gjennomføres i den enkelte domstol med skriftlig tilbakemelding til DA. Jordskiftefeltets særskilte problemstillinger belyses i en egen arbeidsgruppe som knyttes til strategiarbeidet. 7
Styret tok saken til orientering med noen kommentarer til utforming av ny strategisk plan. 16/091: Felles ledelse av domstoler I løpet av de to siste årene er det etablert flere prøveordninger med felles ledelse mellom tingretter og mellom jordskifteretter. Etablering av prøveordning med felles ledelse fra 1. desember 2016 mellom to av jordskifterettene i Sogn og Fjordane, har skapt debatt lokalt. En jordskifterettsleder har vært aktiv i mediene og kritisert ordningen og lokal presse har gått ut mot den i to lederartikler. I tillegg er det tatt et initiativ for å få saken opp i Kontrollkomiteen i Stortinget. Det ble redegjort for status i saken. Styret tok saken til orientering. 16/092: Rapportering Direktørens resultatkrav 2016 Direktøren la frem rapportering på resultatkrav for 2016. Direktøren har i all hovedsak oppfylt de resultatkrav som ble stilt for 2016. I tillegg har det kommet til arbeidsoppgaver i løpet av året som det ikke var tatt høyde for ved inngåelse av resultatkrav for 2016. Resultatkrav for 2017 vil bli besluttet i styremøte i februar 2017. Styret tok Direktørens rapportering på resultatkrav for 2016 til orientering og konkluderte med at disse var oppfylt. Det ble gitt innspill til direktørens resultatkrav for 2017. 8
16/093: Gebyrinnkreving i domstolene For å sikre DA og domstolene overordnet internkontroll av gebyrinntekter, etableres en enhetlig praksis for domstolene knyttet til saksflyten i Lovisa ved gebyrinnkreving. Styret drøftet ulike effekter av en enhetlig praksis i domstolene, og framholdt særlig den betydelige effektiviseringsgevinst dette vil ha. Direktørens redegjørelsen om gebyrinnkreving ble tatt til orientering. 16/094: Status for Lovisa i jordskifterettene I styresak 16/062 ble det fattet vedtak om at administrasjonen la ned en ekstra innsats for å forbedre det som foreligger av påviste feil og mangler, samt en ytterligere satsing på opplæring i LOVISA jordskifte. Videre ba styret om at administrasjonen gjennomgikk og eventuelt endret rutiner for innmeldte feil og mangler generelt i Lovisa. Samtidig ble det bedt om en orientering om status for fremdriften på vedtaket som ble fattet. Styret ble orientert om hvilke tiltak som planlegges gjennomført/som er gjennomført som en ekstra innsats for å forbedre LOVISA jordskifte, samt en beskrivelse av hvordan prosjektet behandler brukernes opplevde feil og mangler. De fire aktuelle tiltakene er: 1. gjennomgang av brukeropplevelsen: eksterne konsulenter gjennomgår utviklingsarbeidet og ser samtidig på hvordan LOVISA brukes av brukerne i hverdagen. 2. ekstra kvalitetssikring fra jordskifterettene: to ansatte er tatt inn i testing og evalutering av leveransen før tiltak implementeres. Dette har vist seg svært nyttig. 3. prioritering av ny funksjonalitet i LOVISA for jordskifterettene: ny versjon 5.9 kommer i april og inneholder mesteparten av det som har vært uforløst frem til nå. 4. informasjons- og opplæringsarbeid rettet mot jordskifterettene: dette er gjennomført i alle unntatt to domstoler med veldig gode tilbakemeldinger. Disse tiltakene beløper seg til i overkant av 500 000 kroner, noe som ligger over det beløp styret ga som et minimum. Styret tok redegjørelsen til orientering og kom med innspill, og ba om en ny status i styremøtet i april. Styremedlemmene Kristin Lande og Bente Fanavoll trekkes inn i forkant av styremøtet i april. 9
16/095: Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 16/096: Forslag til budsjett for domstolene og DA 2017 Styret er forelagt forslag til disponering av budsjettrammene på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. I møtet ble styremedlemmene forelagt merknader fra Parat, NTL, Tekna, DnD og Dommerfullmektigforeningen på fremlagte budsjettforslag. Det ble også lagt fram utdrag fra Innst. 6S 2016-2017 med justiskomiteens merknader til domstolenes og DAs kapitler (midlertidig versjon). ABE-reform og nedbemanning Etter siste styremøte har regjeringspartiene inngått en budsjettavtale med Venstre og Kristelig Folkeparti som innebærer at budsjettreduksjonen har økt fra o,5% til 0,8 % i budsjettene til Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene og DA. Budsjettreduksjonen begrunnes med den såkalte ABE-reformen (Avbyråkratisering- og effektivitetsreformen). Stortingsbehandlingen gir budsjettreduksjoner på til sammen 18,5 mill kroner. Reduksjonen i 2017 vil komme i tillegg til de 18 mill som er trukket ut av domstolenes budsjetter som følge av ABE-reformen i 2016. Det er ingen politiske signaler som gir styret grunn til å anta at ABE-reformen vil bli redusert eller falle bort de nærmeste årene. Tvert imot, i Justiskomitéens generelle flertallsmerknad til kap 400 vises det til at offentlig forvaltning har et potensial for å bli mer effektiv, og at regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform legger til rette for dette. Til tross for at DA har argumentert for at domstolene bør unntas fra ABE-reformen er det heller ingen politiske signaler som tyder på at det vil bli gjort unntak. Styret mener at investering og drift relatert til utvikling av domstolene, IKT og kompetanse skal skjermes, og kutt må derfor tas i lønnsutgifter, gjennom redusert bemanning/vakanser i domstolene 10
og i DA. Tilsettingsstoppen i 2016 har vært et akuttiltak som har gitt lite forutsigbarhet og som rammer tilfeldig, til tross for dispensasjonsordninger. Mange domstolledere har påpekt dette. Ordningen er også beheftet med svært mye saksbehandling i domstolene og DA. Dagens ordning skal derfor erstattes av en mer forutsigbar løsning basert på prinsipper som fordeler nedbemanning på en mer optimal måte. Tallene som ligger til grunn for fordelingen av nedbemanningen skal løpende revideres, og man skal gradvis legge større vekt på en fordeling basert på ressursfordelingsmodellens resultater. Dette innebærer at domstolene etter hvert får et bemanningsnivå justert i forhold til hverandre og i forhold til den saksmengden de står overfor. Det understrekes at uten tilførsel av friske midler er nedbemanninger som fortas å anse som varige. Dette må kommuniseres tydelig ut til domstolene. I en situasjon med nedbemanning understreker styret viktigheten av fleksible løsninger mellom domstoler, med deling av dommerressurser i et helt annet omfang enn det man ser i norske domstoler i dag. DA skal fortsette sitt arbeid for å bedre de økonomiske rammene for domstolene, både gjennom et helt eller delvis unntak fra ABE-reformen og gjennom en økning av budsjettrammen for domstolene. I dette arbeidet skal DA søke et tett samarbeid med domstollederne, de ansattes organisasjoner og andre naturlige samarbeidspartnere. Digitale domstoler Digitalisering av domstolene vil være en høyt prioritert oppgave for DA og domstolene i de nærmeste årene. Ambisjoner og aktivitetsnivået på andre utviklingsområder må avpasses i forhold til dette. I budsjettforslaget for 2018 er det avsatt 28 mill. kroner til prosjektet Digitale Domstoler. Basert på de foreløpige planene er budsjettarbeidet igangsatt for disse midlene. Styret vil bli forelagt budsjettet sammen med prosjekt- og fremdriftsplan til orientering i februarmøtet. Med forbehold om Stortingets endelige behandling av budsjettet 16.12.2016, vedtar styret budsjetter for 2017 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Tilsettingsstoppen som ble vedtatt 16.11.2015 oppheves fra 2.1.2017, og erstattes med prinsipper for bemanningsreduserende tiltak slik disse er beskrevet i kap. 4.2 i saksframlegget og med de endringer som ble besluttet i styremøtet. Direktøren gis fullmakt til å utarbeide detaljerte retningslinjer for praktisering av bemanningsreduserende tiltak i 2017. 11
Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Kristin Lande leder nestleder Marianne Abeler Bente F. Elverum Carl I. Hagen Berit Brørby Rolf Selfors Kim Dobrowen 12