STYREPROTOKOLL Sted: Tromsø Tidspunkt: 14.09.11 Kl. 1400-1745 15.09.11 Kl.0830-1230 Deltagere med stemmerett: Espen Igesund (møteleder, forlot etter sak 66/ 11) Wanja Balstad (møteleder fra sak 67/11) Paul Gunnar Jansen (ankom under sak 58/11) Alexander Rindestu Elin Danielsen Medvikende: Kari Lydersen (under sak 59/11) Referent: Irene Nordhaug Hansen (forlot møte under behandling av sak 62/11) SAK 53/11 Innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes. SAK 54/ 11 Referat 1. Referat fra 15.04.11, regodkjennes. Tekst i denne versjonen av referatet er omarbeidet slik at det framstår som vedtaksreferat. 2. Referat fra styremøte 23.06.11 og 04.07.11. godkjennes. SAK 55/11 Informasjonssaker De framlagte informasjonssakene tas til orientering 1. Norsk teaterråd utarbeider rapport om Tromsø Dialog 2011. Administrasjonen i HATS deltar i arbeidet. 2. Norsk teaterråd er strategisk samarbeidspart for Global Dignity. Medlemsorganisasjonene er bedt om å verve veiledere fra egen organisasjon til Dignity day 20. oktober. Det er første klasse
i videregående skole som er mottakere av arrangementet. Veiledere vil få opplæring i forkant av 20. oktober. Global Dignity Norge, har spesielt oppfordret Norsk teaterråds medlemsorganisasjoner om å delta, fordi erfaringen fra sist år er at teaterfolk har god evne til å være i veilederrollen. http://www.globaldignity.no/ 3. Finnmark fylkeskommune er under etablering av nettverket "Frivillig Finnmark". Finnmark fylkeskommune arrangerer ny samling 29. september. Wanja Balstad deltar for HATS 4. Høsten 2011 vil administrasjonen fokusere på å utarbeide prosedyreskriv for administrative oppgaver. 5. Nye begreper for kursvirksomhet og plan for høst 2011 og vår 2012 er klar. 6. Arbeid med "instruktørkatalog" på hjemmesidene til HATS starter opp i høst. Alle godkjente HATS-instruktører skal presenteres der. 7. Suppleringsvalg, Styret vil gi innspill til kandidater for valgkomiteen. Administrasjonen kontakter valgkomiteen med de konkrete forslagene som foreligger og ber om at kandidater forespørres og suppleringsvalg skjer. 8. Norsk teaterråd behandler søknadene til ekstra ordinære midler 22. september. SAK 56/11 Budsjett og regnskap 1. Regnskapsrapport pr 31.08.11 tas til orientering 2. Styret ber om at de månedlige regnskapsrapporter blir sendt til styret 3. Styret ber om at den nye regnskapsføreren inviteres til neste styremøte for å redegjøre for arbeidet med omlegging av regnskapsrutinene og gjennomgang av økonomisk status. 4. Styret støtter administrasjons forslag om deres deltagelse på Radarts økonomikurs. SAK 57/11 Styreprotokoller på hjemmesiden. 1. Styrereferat fra dette møtet utarbeides slik at det kan legges ut på hjemmesidene, og blir da prøvepilot for dette arbeidet. 2. Administrasjonen utprøver publisering innenfor de nåværende tekniske løsningene på hjemmesiden. 3. Styrereferat publiseres når styret har lest gjennom forslag til referat som foreligger, under "forslag til vedtak", og erstattes med "godkjent referat" når dette er formelt behandlet. 4. Medlemmer og samarbeidsparter informeres om denne endringen i det første nyhetsbrev som utkommer etter 16. september.
SAK 58/11 Oppfølging av arbeidsgiveransvar Oppfølging av administrasjonens ansatte skal behandles eksplisitt i styremøter som vedtakssaker, under sakstittel Styrets HMS oppfølging. Disse sakene legges ikke ut på nettet. SAK 59/11 Styrets HMS oppfølging. Saken publiseres ikke på Internett jfr. vedtak i sak 58/11.
SAK 60/11 Informasjonsplan 1. Informasjonsarbeidet i HATS legges i henhold til informasjonsplanen som foreligger. 2. Magasinet skal i større grad være et fagmagasin faglig fokus og organisatoriske spørsmål, og skal komme ut med to eksemplarer pr år 3. Nyheter og annonsering av aktiviteter skjer gjennom nyhetsbrev, disse erstatter HATS egne annonser i HATS- magasinet og e-post utsendelser. SAK 61/ 11 Nye lønnsmodeller HATS 1. Administrasjonen informerte om at prosessen med utarbeidelse av forslag til ny lønnsmodell tar lengre tid en beregnet. Styret tar dette til orientering. 2. Styret ber om at notat om forslag til ny lønnsmodell og ny tariffavtale legges fram med økonomiske konsekvenser for forslaget SAK 62/11 Ansettelse daglig leder Viser til styresak 13/11 (og 24/11 og 37/11) angående tilbud om åremålsstilling som daglig leder til Irene N. Hansen. Åremålsstillingen vil da gjelde fram til 1. sep. 2014. Ny svarfrist er 1. oktober 2011. Det presiseres at det er den tidligere arbeidskontrakt som videreføres. Styreleder formulerer et ansettelsesbrev dersom Irene N. Hansen takker ja til stillingen. SAK 63/11 Programvare og datamaskiner 1. Daglig leder utarbeider et notat over kostnader for å anskaffe ny server, skriver og nytt fakturasystem/ medlemsregister slik at kontoret kan driftes uten tekniske problemer. 2. Notatet oversendes til styret til behandling på e-post.
SAK 64/11 Kursavgift og aktiviteter 1. Styret ber administrasjon lage forslag til og iverksette nye modeller for kursavgift og reisefordelingskasse, slik at behovene for medlemmer som arbeider prosjektbasert også møtes. 2. Tilskudds givere orienteres om omleggingen. 3. Ildsjelene i teaterlag og lokalsamfunn skal være i fokus for innsats i denne styreperioden. Dette gjøres ved utprøving av en pilot i aktiviteter under overskriften "Ildsjels tilskudd/ Ildsjels rehablitering". SAK 65/11 Oppfølging Arbeidsprogram. Oppfølging av arbeidsprogram tas til orientering. SAK 66/11 DRAMAS 1. Styret i HATS er informert om at filialene utreder ny samarbeidsform og innhold i drift av dramasfilialene. 2. Daglig leder sender brev til Norsk teaterråd, der det gis signaler om at HATS ønsker å være aktiv i DRAMAS samarbeidet. I brevet understrekes viktigheten av at utgiftene for drift av DRAMAS tjenester for alle filialene blir dekket sentralt. Dette er en forutsetning for at HATS kan engasjere fagpersonell på fast basis. SAK 67/11 Revy og teater i Nordland Vedtak 1. HATS sender et brev til Nordland fylkeskommune med forslag om at HATS kan tilby instruktørstøtte til teaterlag som ikke tilhører kommuner som inngår i instruktørordningen, det forutsettes da at fylkeskommunen avsetter midler til dette 2. Administrasjonen i HATS skal sørge for at medlemslag i disse kommunene får bistand til å lage budsjett og skrive søknader for instruksjonshjelp. 3. Administrasjonen sender innspill til Nordland fylkeskommunes nye strategi for kultur og miljø. Tillitsvalgte i Nordland involveres i utformingen av dokumentet.
SAK 68/11 Brev til Norsk teaterråd Saken utsettes og behandles i et senere telefonmøte. SAK 69/11 Oppdrag Troms og oppdrag Finnmark Styremedlemmer fra Troms og Finnmark forhører seg i sitt nettverk om instruktør - og kursbehov, og melder dette til teaterfaglig konsulent innen 1. oktober 2011. Dette legges til grunn for å utprøve besøksturne med instruktør hos enkelte medlemslag. SAK 70/ 11 MØTEKALENDER 26. oktober, telefonmøte, kl 1600-1900 29. og 30. november, styremøte Tromsø 20. desember, telefonmøte, kl 1600-1900 3. Februar 2012, styremøte Oslo. 20.- 22. April 2012 årsmøte Lofoten Espen Igesund Wanja Balstad Paul Gunnar Jansen Styreleder Nestleder Styremedlem Alexander Rindestu Styremedlem Elin Danielsen Styremedlem