VESTNES KOMMUNE Valstyret Innkalling til møte i Valstyret Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 06.02.2017 Kl.14:30 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til politisk sekretariat på e-post silje.sylte@vestnes.kommune.no,tlf.: 71 18 40 43 eller til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: 71 18 40 05. Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf. 909 84 000. ordførar Side1
Saksliste Saksnr Innhald Lukka PS 1/2017 PS 2/2017 PS 3/2017 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte Stortingsvalet 2017 - innføring av elektronisk avkryssing i manntal og delegering av mynde Side2
PS1/2017Godkjenningavinnkalling PS2/2017Godkjenningavprotokollfråsistemøte Side3
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 2016/636 Saksbehandlar: Hilde Rekdal Dato: 20.01.2017 Stortingsvalet 2017 - innføring av elektronisk avkryssing i manntal og delegering av mynde Utval Møtedato Utvalssak Valstyret 06.02.2017 3/2017 Administrasjonssjefen si innstilling 1. Frå og med stortingsvalet 2017 innfører Vestnes kommune elektronisk avkryssing i manntalet på valdagen. Dette skal også gjelde ved kommune- og fylkesval og blir innført som ei permanent ordning. 2. Administrasjonssjefen blir gitt fullmakt til å avgjere saker av ikkje prinsipiell karakter, samt å gjennomføre den praktiske delen av valet etter lov og regelverk. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Stortinget vedtok i juni 2016 fleire endringar i vallova, sjå vedlegg. Ved møte i valstyret 28.11.2016 blei det i referatsak 1/2016, «Notat vurderingar kring innføring av elektronisk avkryssing i manntal og endringar av stemmekretsar», gitt orientering om endringane i vallova og eventuelle konsekvensar for Vestnes kommune. Valstyret kom med synspunkt til notatet, men ønska at saka blei drøfta med stemmestyreleiarane ute i kretsane, før dei fatta eit vedtak. Stemmestyreleiarane vart invitert til eit drøftingsmøte 16.01.2017. Spørsmål som blei drøfta var praktise forhold kring innføring av elektronisk avkryssing i manntalet på valdagen, kompetanse til stemmestyra, og korleis dei stilte seg til kretsendringar/samanslåing av kretsar. I møtet gjekk det fram at det kan innførast elektronisk avkryssing i manntalet ute kretsane slik dei er organiserte i dag. Ved behov for rekruttering av nye medarbeidarar med PC-kompetanse vil stemmestyra sjølve stå for dette. Kommunen gjev nødvendig opplæring i bruk av valprogrammet EVA. Side4
Stemmestyreleiarane var ikkje positive til å redusere talet på kretsar. Øverås og Fiksdal godtok ikkje koplinga mellom elektronisk avkryssing og kretsreduksjon. Dei var trygge på ei god gjennomføring og meinte det ikkje var talet på stemmelokale som ville velte kommuneøkonomien. Rekdal viste til døme der reduksjon kan ha ført til lågare deltaking, men var usikker på om dette ville gjelde for dei. Ønska i utgangspunktet ikkje reduksjon, men var open for at ressursbruken kunne overstige godane. For Vike var god tilgang viktigast. Det kunne tenkjast at færre kretsar reduserte tilgangen. Tresfjord og Tomrefjord gav ikkje sterke signal i saka. Delegering av mynde Føresegnene i kommunelova om delegering av myndigheit gjeld. Høvet til å delegere omfattar enkeltsaker eller saker som ikkje er av prinsipiell karakter, jf. kommunelova 10 nr 4 og 23 nr 4. Lenke til kommunelova : https://lovdata.no/dokument/nl/lov/1992-09-25-107?q=kommunelova#kapittel_2 Vurdering: Målet med å innføre elektronisk avkryssing i manntalet er at dette vil effektivisere valavviklinga på valdagen både for veljarane og valfunksjonærane. Dette gjeld både i vallokala, under oppteljing og ved valoppgjeret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere feilkryssingar i manntalet, da valfunksjonærane kan nytte strekkoden på valkortet for å slå opp veljaren i manntalet. Bruk av elektronisk avkryssing i manntalet vil vidare føre til ein meir einsarta valhandling for veljaren, uavhengig kvar i kommunen ein avgir stemme, då konvoluttstemmer fell vekk. Dette vil også i større grad sikre prinsippet om hemmeleg val. Ved innføring av elektronisk avkryssing i manntalet på valdagen er det ein føresetnad at dette blir innført i alle stemmekretsane i kommunen. Det må vere stabil nettilgang i alle vallokala, og det må vere gode backupløysingar i tilfelle tilgangen er ustabil. Ikkje alle vallokala vi nyttar i dag har faste nettverk og vi må derfor finne andre løysingar med mobile nettverk. Dersom vi opplever å miste tilgang til nettet i løpet av valdagen, og ikkje får kopla til backupløysingar, skal kommunen nytte ei beredskapsrutine. Kommunal og moderniseringsdepartementet arbeider med ei forskrift for ei slik beredskapsprosedyre. Beredskapsstemmene må behandlast sentralt i kommunen etter at vallokala er stengt. Det må vere tilstrekkeleg tal på PC ar til å handtere veljarmassen i vallokala. Helland krets vil ha behov for fleire PC ar for å handtere veljarane og unngå kødanning, medan det i dei andre kretsane vil vere tilstrekkeleg med ein PC til elektronisk avkryssing i manntalet. Kommunen har 9 stemmekretsar og 8 teljekretsar. Innføring av elektronisk avkryssing i manntalet vil krevje ein del investeringar i datautstyr, ressursar frå IKT personell til oppsett, igangkøyring og nedrigging av datautstyr, og ekstra ressursar til opplæring av stemmestyremedarbeidarar. Ved innkjøp av nødvendig datautstyr må kommunen sjå på gjenbruk av m.a. PC ar og skrivarar etter at valet er ferdig, slik at utstyret ikkje blir ståande ubrukt. Sidan stemmestyreleiarane meiner at dei kan gjennomføre elektronisk avkryssing på valdagen slik kretsane er i dag, finn ikkje administrasjonssjefen det aktuelt å foreslå kretsreduksjonar til stortingsvalet 2017. Delegering av mynde Leiaren for valstyret eller administrasjonssjefen kan få delegert vedtaksmyndigheita som ligg til valstyret etter lova. Det er likevel avgrensingar når det gjeld omfang og sakstype. Konkrete Side5
enkeltsaker kan delegerast. I tillegg er det høve til å delegere i «typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning». Det er ikkje mogleg å gi nøyaktige svar på kva som er rekna for å vere av prinsipiell karakter slik at myndigheita ikkje kan delegerast. Som ei rettleiing kan ein seie at saker som er av rein praktisk art, sjeldan vil vere av prinsipiell karakter. I Valhandboka pkt.3.3 er det opplyst kva som kan delegerast og eksempel på kva som er av prinsipiell og ikkje-prinsipiell karakter, opprekninga er ikkje meint å vere uttømmande. (https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/krd/kampanjer/valgportal/valgmedarbeidere/va lghandbok/valghaandbok_2013_nn.pdf ). Særutskrift til: Vedlegg: 1 Orientering om endringer i valgloven 2 Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen Side6
Side7
Valgstyrene Deresref.: Vår ref.: 2016/126 Dato: 01.09.2016 Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Valgdirektoratetvisertil brevfra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 17.06.2016 angåend endringeri valgloven.blant endringeneble dettilføyd enny bestemmelsei 9-5 a om elektroniskavkryssingi manntalletpåvalgdagen.med dettebrevetønskerdirektoratetå gi valgstyrenei kommunenenoe utfyllendeinformasjonom hvaenovergangtil elektronisk avkryssingvil innebære. Elektroniskavkryssingi manntalletharblitt gjennomførtsomet forsøkveddetre siste valgene.evalueringeneharvist at kommunenesomhardeltatti forsøketharværtsvært fornøyde,og ønskerikke å gåtilbaketil rutinenmedpapirmanntall.hensiktenmedå innføre elektroniskavkryssingi manntalletsomenpermanentfrivillig ordning,er at dettevil effektiviserevalgavviklingenpåvalgdagenbådefor velgereog valgfunksjonærer.dettegjelder bådei valglokalet,underopptellingenog vedvalgoppgjøret.i tillegg vil elektroniskavkryssing redusereantalletfeilavkrysningeri manntallet,davalgfunksjonærengjernebenytterstrekkoden påvalgkortetfor å slåoppvelgereni manntallet.bruk av elektroniskavkryssingi manntallet vil videreføretil enmerensartetvalghandlingfor velgeren,uavhengigav hvor i kommunen manstemmer.dettefordi manvil fjernebrukenav konvolutterfor velgeresomstemmeri en annenkretsennvedkommend er manntallsført.dettevil ogsåi størregradsikreprinsippetom hemmelige valg. Dersomkommunenvelgerå benyttesegav denneordningen,er detenkeltehensynsommåtas i planleggingenav valggjennomføringen.valgdirektoratetønskerå skisseredisse,slik at kommuneni bestmulig gradkanforberedesegtil nesteårsvalg. Utstyr/nettilgang Dersomkommunenønskerå innføreelektroniskavkrysningi manntalletpåvalgdagen,er det Postadresse Postboks2080 NO-3101Tønsberg post@valg.no Kontoradresse Rambergveien9 3115Tønsberg Telefon 33 4129 40 Org no. 916132727 Side8 Saksbehandler Lise Merkesdal Tlf. 92 69 46 29
en forutsetning at dette innføres i samtlige av kommunens kretser. Kommunen må forsikre seg om at det er stabil nettilgang i alle valglokalene på valgdagen. Direktoratet vurderer at det kan være hensiktsmessig å undersøke dette i forkant av valgdagen. Valgdirektoratet vil anbefale en kablet nettløsning, da dette er den sikreste måten å sørge for stabil nettilgang. Videre er det viktig å sørge for gode back-up løsninger på nettilgangen, i tilfelle tilgangen er ustabil. Mulige back-up løsninger vil kunne være trådløst nett, eller kjøpte rutere med 4Gnettilgang. Det kan være fordelaktig å få bistand fra eventuelle IT-ansvarlige i kommunen til dette arbeidet. Merk at det ikke er anledning til å benytte papirmanntall som en back-up løsning. Dersom kommunen velger å benytte seg av elektronisk avkryssing i manntallet, er dette det eneste manntallet som skal benyttes for avkryssinger. Ved en innføring av elektronisk avkrysning i manntallet, vil kommunen måtte benytte PC-er i alle valglokalene. Kommunen må derfor sørge for at det finnes tilstrekkelig antall PC-er til å håndtere velgermassen i valglokalene. Dersom kommunen må kjøpe inn nye PC er til dette formålet, er det viktig at det settes av midler i valgbudsjettet til dette. Betydning for rutiner Fremmede stemmer Elektronisk avkryssing i manntallet vil bety en rutineendring for kommunene. For kommuner med flere kretser, vil man ikke lenger motta fremmede stemmer. Dette skyldes at et elektronisk manntall vil gi tilgang til manntallet for hele kommunen. Velgeren kan da gå til hvilken som helst valglokale i kommunen, avgi stemmen rett i urnen og bli krysset av i manntallet. Denne rutineendringen innebærer dermed at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter at valglokalene er stengt. Kommunene må imidlertid forholde seg til en ny stemmetype, kalt beredskapsstemmer. Beredskap Dersom kommunen opplever å miste tilgang til nettet i løpet av valgdagen, og ikke greier å få koblet til back-up løsningen, må kommunen benytte en beredskapsrutine. Ved en eventuell beredskapssituasjon, må stemmegivninger avlegges i konvolutt. Det vil foreligge spesifikke oransje beredskapskonvolutter som skal benyttes i dette tilfellet. Beredskapsstemmene må behandles sentralt i kommunen etter at valglokalene er stengt. Det er ikke anledning for kommunen å benytte beredskapsrutinen i stedet for elektronisk avkryssing. Dersom kommunen velger å benytte elektronisk manntall, skal dette være tilgjengelig i alle kommunens valglokaler. Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med en forskrift for en beredskapsprosedyre. Denne vil være mye tilsvarende den som allerede benyttes under 2 Side9
forhåndsstemmeperioden. Kretsvise resultater Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Velgeren kan imidlertid stemme hvor som helst i kommunen. Når velgeren slipper stemmeseddelen rett i urnen, vil det ikke være mulig å spore denne tilbake til vedkommende. Stemmeseddelen må derfor telles opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme. Dette innebærer at kretsvise resultater og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fra tidligere år. Det er viktig å merke at resultater og oppmøteprosent ikke blir feil, men de vil gjelde for faktisk oppmøte og resultat i den aktuelle kretsen. Videre så vil det ikke bli noe forskjell i resultater og oppmøteprosent totalt for hele kommunen. Mer informasjon om elektronisk avkryssing i manntallet vil komme på Valgmedarbeiderportalen. Det vil også bli gitt innføring i bruken av elektronisk avkryssing under opplæringen for valgmedarbeiderne våren 2017. Ved eventuelle spørsmål, kan dette rettes til post@valg.no Med hilsen Elin Olderlund avdelingsleder Lise Merkesdal rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: fylkesvalgstyrene 3 Side10