Prosjekter fangede i sin frihet Fleksibilitet i store prosjekter Nils Olsson Inst. for bygg, anlegg og transport Lillestrøm 19. Oktober 2006 1 23.10.2006 Lillestrøm 2006
Noen smakebiter Hvorfor er prosjekter fangede i sin egen frihet? Om fremtidens prosjekter. Roller i organisasjonen Konsekvenser av tilpasningsdyktighet i prosjekter Hvordan kan prosjekter bli tilpasningsdyktige? 2
Prosjekter fangede i sin frihet Permanent organisasjon Prosjekt Styrke Repetitiv Suksessfaktor Tilpasningsdyktighet Tilpasningsdyktighet Fokus 3
Prosjekter fangede i sin frihet Man kan potensielt gjøre alt med prosjekter Når de er etablert må man bruke all energi på å fokusere prosjektet Samlebånd ( permanente organisasjoner ) kan kun gjøre en sak Man bruker all energi på å gjøre dem fleksible 4
Roller i organisasjonen Drivere Trussel Strategi Dynamikk Bli akterutseilt Prosjekt Fast mål Turbulens Daglig drift Kontinuerlig forbedring Stagnasjon 5
Prosjekter bør støtte strategien behov for dynamikk Drivere Trussel Strategi Dynamikk Bli akterutseilt Prosjekt Fast mål Turbulens Daglig drift Kontinuerlig forbedring Stagnasjon 6
Daglig drift har mer til felles med strategi Drivere Trussel Strategi Dynamikk Bli akterutseilt Prosjekt Fast mål Turbulens Daglig drift Kontinuerlig forbedring Stagnasjon 7
Fremtidens prosjekter. To scenarier. Tilpasningsdyktige prosjekter På sidelinjen Prosjekter bidrar til strategien og strategien blir realisert ved prosjekter Prosjekter tilpasses strategier Tilrettelagt for justeringer Prosjekter kommer sent i strategisyklus Utrulling av det alle tar for gitt Prosjektledelse ikke lenger hot Hvilken ser mest spennende ut? 8
Å oppnå tilpasningsdyktighet Fleksibel prosjektgjennomføring Fleksibilitet i prosjekter er et tveegget sverd Den ene aktørens fleksibilitet er ofte en annen aktør sin risk Gullroten tilpasningsdyktighet Trusselen kostnader og usikkerhet 9
Rammeverk for forståelse av fleksibilitet Kategorier Perspektiver Drivere Muliggjører Planlagt vs. faktisk fleksibilitet Intern vs. ekstern fleksibilitet Prosess vs. produkt 10
DG1 DG2 DG3 DG4 DG5 Business Development Feasibility Study Concept Selection Planning Execution Operation Decision or Toll Gates Decision Support Information Decision Gate Reviews 11
12 Kontorbygninger
Rammeverk for forståelse av fleksibilitet Kategorier Drivere Muliggjører Perspektiver 13
Rammeverk for forståelse av fleksibilitet Kategorier Drivere Muliggjører Perspektiver Planlagt vs. faktisk fleksibilitet Intern vs. ekstern fleksibilitet Prosess vs. produkt 14
Prosess og produkt Fleksibelt produkt Lav Medium Høy = Planlagt fleksibilitet = Faktisk fleksibilitet = Faktisk lik planlagt Lav Medium Høy Fleksibel beslutningsprosess 15
Fleksible beslutningsprosesser koster N=18 Fleksibelt produkt Fleksibel beslutningsprosess Lav Medium Høy Høy 0 0 2 (106%) Medium 1 (0%) 5 (5%) 2 (121%) Lav 1 (1%) 1 (13%) 6 (117%) Antall prosjekter i hver kategori (gjennomsnittlig overskridelse i prosent) 16
Rammeverk for forståelse av fleksibilitet Kategorier Perspektiver Planlagt vs. faktisk fleksibilitet Intern vs. ekstern fleksibilitet Prosess vs. produkt Faser Interessenter Indre vs. ytre effektivitet 17
Aktører og omgivelser Omgivelser Prosjektorganisasjonen/ -ledelse Leverandør Leverandør Leverandør 18
Høy Kostnad Tradisjonell måte å oppnå ytre effektivitet Ekstern fleksibilitet Tradisjonell måte å oppnå indre effektivitet Ny tilnærming til indre effektivitet Lav Intern fleksibilitet Spesifisert i detalj Lav fleksibilitet Foreslått tilnærming for ytre effektivitet Tilpasningsdyktig Høy fleksibilitet 19
Relativ andel Ekstern fleksibilitet Intern fleksibilitet Tidligfase Gjennomføring Tid 20
Rammeverk for forståelse av fleksibilitet Kategorier Drivere Muliggjører Perspektiver Planlagt vs. faktisk fleksibilitet Faser Usikkerhet Varighet Redundans Intern vs. ekstern fleksibilitet Interessenter Indre vs. ytre Konflikter Manglende forberedelser Insentiver Modularitet Prosess vs. produkt effektivitet Muligheter for fleksibilitet 21
Noen måter å oppnå tilpasningsdyktighet 22
Handlefrihet Høy Lav Tid 23
Handlefrihet Høy 1. Sen låsing av hele prosjektet rask gjennomføring Lav Tid 24
Handlefrihet Høy 2. Sen låsing av deler av prosjektet Lav Hoveddelen av prosjektet Tid 25
Handlefrihet Høy 3. Dele opp prosjektet beslutte og utfør en del ad gangen Lav 3a. 3b. 3c. Tid 26
Handlefrihet Høy 4. Ha ressurser til å håndtere tilpasninger Ønsket handlefrihet Lav Tid 27
til sist Sterkere link mellom prosjekter og strategi gir større behov for fleksibilitet Uten tilrettelegging er ekstern fleksibilitet dyrt Går å forberede, men det gjør seg ikke av seg selv Lagom fleksible prosjekt 28