KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 16-11 Oppfølging fra forrige møte Prosjektansvarlig / Adm. leder KLR Orienteringer 1. LEDER Sendt ut innkalling til koordineringsmøte mellom UiB og DAK som avholdes i morgen (04.05). Møte handler i hovedsak om de materielle forbedringene vi håper UiB vil prioritere på kortere og lengre sikt, deriblant gulvet i Stotelogen, utvidelse av kap. i Teglverket og heisen. Forberedelser til generalforsamlingen neste tirsdag. Var innom RS møte på slutten, men møtet var dessverre ikke vedtaksdyktig. Møte med innstilt leder av SK torsdag (28.04). De har blitt tilsendt et forslag til leie og provisjon. Møter leder igjen i morgen (04.05) i forkant av styremøte. Ellers deltatt på internfest, royalt bryllup på storskjerm i Stjernesalen med BT tilstede, samt et ukens navn intervju i Studvest. 2. ØKONOMIANSVARLIG Kulturstøtte april: Håper at denne blir utbetalt i løpet av uken. SK11: Fortløpende og forefallende arbeid om bl.a. leien. KØR: Deltok på KØRs vårparty med grilling fredag. Internfest: Var såvidt innom for å se på kostymene. Glad:..for at bukkene endelig er kommet. Og at de er i bruk! Bistått:..Anne-Lise med juridisk rådgivning. 3. EKSTERNANSVARLIG Møte/omvisning med Bergenskirken 28.4 Viste rundt Sigurd fra Bergenskirken denne torsdagen. De er en ung menighet som er på utkikk etter et lokale i sentrum for å samles på søndager. Her er vi et alternativ. De vil komme tilbake til oss med resultatet av jakten om en liten stund igjen. De er orientert om søknadsfrister, muligheter til lokaler og hva som kreves av arrangører fra vår side. Møte med Jubileumsorganisator NHHS 1.5 Hadde 1.5 omvisning og møte med Frithjov A. Nerby, arrangementansvarlig i jubileumskomitéen til NHHS. De ønsker å bruke oss til sin eksterndag i jubileumsuken (uke

39) ved å arrangere et Helhus tirsdag 29.september. Planen er å flytte kjelleren på NHH til oss for å være et annet sted, og komme litt nærmere "sentrumsstudentene". De vil selv stille med bemanning av skjenkepunktene utenom Stjernesalen og Pub, med vakter og annet det skulle være behov for og som vi ikke kan stille med (selvfølgelig er rydding inkludert i dette arbeidet de skal gjøre). De ønsker også å ha full åpningstid og det er i den forbindelse snakk om å få til en bellønning til de arbeiderene vi stiller med på de relaterte skiftene. Til nå er det kun Studentersamfunnet som skal ha arrangement denne dagen. Jeg har gjort NHHS oppmerksomme på det, og de vil ta kontakt her selv for å ordne dette på best mulig måte. Det virker som et godt opplegg, med gode folk i ledelsen fra NHHS sin side. Dette er også noe vi kan tjene godt på, ikke bare økonomisk, men også ved å få introdusert NHHstudentene for huset vårt på en måte som er nær deres egen organisasjon. Dorgemøte 3.5 Muntlig orientering gis på møtet 4. INTERNANSVARLIG Denne uken har jeg: - laget mal for retningslinjer, som jeg har sendt inn som ad til møtet. - laget personalsaker. - laget program for Kurssøndag, og sendt ut informasjon. OG laget plakat, som jeg har hengt opp 22 av rundt om på huset. Det er også laget en FB-event. Så denne gangen tror jeg folk skal få med seg at det er. - Jeg har også jobbet med GLEM. Som blir superkos. - Høydepunktet var da vi så Royalt bryllup i Stjernesalen. Håper det blir tradsjon å vise slike begivenheter. 5. PR-ANSVARLIG Foreligger ikke 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. DRIFTSANSVARLIG Stilling ikke besatt 8. ADMINISTRASJONEN Ferdigutviklet mal for årsmelding i påvente av innhold. Innhentet tilbud på trykk. Jobbet hovedsakelig med avslutning av april. Gjennomgang av kassedagbok, bilag og tellinger. Hatt møte om trykkavtale med PR og Kulturstyret. Ferdigstilt anbudsutkast som er satt på vent da vi etter samtale med SiB vurderer å slå sammen til en større trykkavtale som også inkluderer SiB. Det skal avholdes møte i morgen i forkant av Kvastmøtet. Avtalt møte med potensiell samarbeidspartner og har dialog med NGT. Bistått leder i forberedelser til koordineringsmøte.

INTERNNOTAT Fra Anne-Lise Breivik, internansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 2.mai.2011 AD: Forslag til mal for retningslinjer til arbeidsgrupper Her er et forslag til mal for retningslinjer. Les i gjennom og kom med innspill: Mal for retningslinjer for arbeidsgrupper ved Det Akademiske Kvarter. Fyll inn der det er rød skrift når du lager retningslinjer for din arbeidsgruppe. RETNINGSLINJER FOR < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> 1 FORMÅL < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> er opprettet av Kvarterstyret, og godkjent av Det Akademiske Kvarters generalforsamling, med det formål <GRUPPENS FORMÅL>. <ET AVSNITT OM GRUPPENS HOVEDOPPGAVER> EKSEMPEL: Eksponeringsetaten er Kvarterets egen fotogruppen. De har som hovedoppgave å finne fotomotiver rundt om på huset. Bildene de tar skal brukes til rullerende utstillinger på huset, samt til publisering både til internt bruk og i form av reklame for Det Akademiske Kvarter. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> retningslinjer er underlagt Det Akademiske Kvarters til en hver tid gjeldende statutter. Eventuelt overskudd fra driften av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> skal benyttes til å finansiere løpende drift av Det Akademiske Kvarter. 2 < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> TING

< NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> tinget er < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> øverste organ og innebefatter alle medlemmer i < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> ting avholdes hvert semester. Ekstraordinært < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> ting avholdes når < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> styret eller 2/3 av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> medlemmer ønsker det. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> tinget er kun beslutningsdyktig når det foreligger en lovlig innkallelse og minst 2/3 av medlemmene er tilstede. I særlige tilfeller kan Kvarterstyret likevel godkjenne < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> tinget. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> tinget avholdes minimum 3 uker før Det Akademiske Kvarters generalforsamling. Innkallelse til < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>tinget skjer ved < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret og må offentliggjøres minimum 32 uker før møtet avholdes. Saker til dagsorden meldes innen 2 uker før < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>tinget avholdes. Endelig dagsorden offentliggjøres senest 1 uke før < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>tinget avholdes. Innkallelse til ekstraordinært < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>ting må offentliggjøres minimum 2 uker før møtet avholdes. Saker til dagsorden meldes innen 1 uke før ekstraordinært < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>ting avholdes. Ordinært < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>ting skal behandle følgende saker: 1. Valg av ordstyrer og referent. 2. Godkjenning av dagsorden og innkallelse. 3. Godkjenning av referat fra forrige < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>ting. 4. Semesterrapport og regnskap. 5. Budsjettforslag til Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 6. Handlingsplan neste semester. 7. Eventuelle forhåndspåmeldte saker. 8. Eventuelle endringsforslag til retningslinjer. 9. a) Valg av styremedlemmer. b) Valg av varamedlemmer til styret. c) Andre valg. Ekstraordinære < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> kan behandle alle saker utenom sak 4 og 8. Alle valg er personvalg. Valg av styremedlemmer og varaer til styret krever simpelt flertall. Alle registrerte medlemmer i < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> har stemmerett ved < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>tinget. 3 < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>STYRET < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> ledes av et < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styre med 4-5 medlemmer som velges av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>tinget. Antall styremedlemmer avgjøres av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret. Det valgte styret skal godkjennes av Kvarterstyret i henhold til 5. 2, 3. ledd. Med valg menes følgelig; innstilling til godkjenning i Kvarterstyret. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret er ansvarlig for å drive gruppen i henhold til Det Akademiske Kvarters statutter, retningslinjer, arbeidsinstruks, og i henhold til offentlige forskrifter/lover og de krav som stilles av bevillingshaver. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret består av følgende faste verv: leder, nestleder og økonomiansvarlig. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret kan i tillegg konstituere seg med andre funksjoner etter behov som for eksempel; personalansvarlig, sosialansvarlig,

innkjøpsansvarlig, infoansvarlig og sekretær. Hvert enkelt styremedlems stillingsinstruks kan forandres av Ekspostyret ved behov, med unntak av de faste vervene. Det kan i tillegg være 3 løse varamedlemmer med møterett, talerett og forslagsrett i < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret. Valg av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret skjer på < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>tinget 2 ganger i året, og styremedlemmer velges for 1 år. Halvparten av styret står på valg hver gang. Nye styremedlemmer tiltrer henholdsvis 1. juni og 1. desember, stemmeretten trer umiddelbart i kraft etter denne dato. Ved ekstraordinært valg tiltrer nye styremedlemmer 2 uker etter avholdt valg, denne/disse overtar da stemmeretten etter avtroppende styremedlem(mer). < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret skal hvert semester legge frem semestermelding, regnskap/budsjett og handlingsplan for Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styrets kontakt med Kvarterstyret skal være i henhold til de regler som er vedtatt av Kvarterstyret. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret er vedtaksdyktig når minst 2/3 av styremedlemmene er til stede. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet avgjøres saken med leders dobbeltstemme. Leders dobbeltstemme overføres til nestleder i leders fravær. 4 < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>MEDLEMMER < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>-medlemmene fungerer som deltakere i drift av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> ved Det Akademiske Kvarter, og deltar i organisasjonsarbeid knyttet til dette. < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>medlemmer er de som til enhver tid er tilknyttet < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>, jfr. bindingskontrakt. Alle medlemmer i < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> skal følge gjeldende stillingsinstrukser/bindingskontrakter. Ved unnlatelse av dette skal < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret handle i forhold til gjeldende sanksjoner vedtatt av Kvarterstyret. En slik avgjørelse kan ankes inn for Kvarterstyret, deretter eventuelt Representantskapet.

5 ANSVAR OG PLIKTER Medlemmer av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> plikter å kjenne innholdet av og overholde: - skjenkebestemmelsene og offentlige forskrifter/lover - branninstruks - Kvarterets statutter - < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> retningslinjer og instrukser. 6 ØKONOMI < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE>styret har ansvar for å utrede og budsjettere < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> behov for drifts- og investeringsmidler i samråd med Kvartestyret. Ekspostyrets leder er ansvarlig overfor Kvarterstyret. 7 RETTIGHETER < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> medlemmer har rett til enhver tid gjeldende forpleining som er vedtatt av Kvarterstyret, Generalforsamlingen og Det Akademiske Kvarters statutter. 8 ENDRINGER AV RETNINGSLINJENE Retningslinjene kan med minimum 2/3 flertall endres på ordinært < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> ting. Endringer kan og foretas etter forslag av Kvarterstyret. Endringer skal godkjennes av Kvarterstyret. Endringer trer i kraft umiddelbart etter at slik godkjennelse foreligger, hvis ikke annet bestemmes. 9 OPPLØSNING Oppløsning av < NAVN PÅ ARBEIDSGRUPPE> kan kun gjennomføres av Generalforsamlingen i henhold til statuttenes 5.1, 4. ledd.

INTERNNOTAT Fra Anders Endresen, Prosjektansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 02.05.2010 Vedtak: Jobbmat Sender inn sak på grunnlag av møte om jobbmat med representanter fra Skjenkegruppen (inkludert GA), Kraftetaten og vaktetaten (fraværende). Representantene ble enige om at jobbmat skal ordnes mest mulig av styrene selv innenfor rammene som er satt. Et medlem fra hver gruppe skal samarbeide om tilberedningen hver torsdag. Maten skal lages etter kjøkkenet har stengt (kl.19.15). Det må lages nok mat til å dekke kveldsskiftene på torsdag, fredag, lørdag. Kjøkkenet skal forlates i den stand det blir tatt i bruk og godkjennes av kjøkkensjef. Standardbemmaning fra gruppene: Kraft: 10 Vakt: 9 Skjenke: 7 Etter beregning på matretter foreslått på møte er kostnaden satt til kr 20 per capita. Totalkostnad på 1560 kr per helg. Det er også et kriterie at maten blir handlet på grossister hvor DAK har fakturakonto. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å gi arbeidsgruppene muligheten for å tilberede jobbmat til kveldsskift torsdag, fredag og lørdag med en ramme på 20 kr per medlem på jobb.