Til leverandører Anskaffelse av eksterne kvalitetssikringstjenester knyttet til PAS/EPJ anskaffelsesprogram og ev. øvrige investeringsprosjekter Rammeavtale Kvalifikasjonsgrunnlag Begrenset anbudskonkurranse (FOA del III) Side 1 av 10
1. Bakgrunn og formål Helse Midt-Norge RHF (heretter HMN) er ett av fire regionale helseforetak i landet og har overordnet ansvar for alle offentlige sykehus og annen spesialisthelsetjeneste for 680 000 innbyggere i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Helseforetaksgruppen Helse Midt-Norge er organisert i 4 helseforetak med rundt 15 000 årsverk, og har et budsjett på rundt 18,9 milliarder kroner. Helseforetakene er egne rettssubjekter. HMN har fått i oppdrag å gjennomføre et regionalt prosjekt for å anskaffe et nytt felles pasientadministrativt system og elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ) for hele regionen. HMN inviterer med dette til begrenset anbudskonkurranse om rammeavtale for eksterne konsulenttjenester knyttet kvalitetssikring av det kommende anskaffelsesprogrammet for et nytt PAS/EPJ, men tjenestene under rammeavtalen kan også omfatte andre investeringsprosjekter i det regionale helseforetaket. Formålet med anskaffelsen av eksterne konsulenttjenester er å etablere en rammeavtale med tre leverandører om leveranse av kvalitetssikringstjenester de neste 2 årene, med mulighet for forlengelse i 1 + 1 år. 2. Generelt om anskaffelsesprosessen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del III. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse mellom kvalifiserte leverandører, jf. FOA 14-1 (1). Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert til å levere tilbud vil få sine tilbud evaluert. Forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som er kvalifisert, vil leverandørene som inviteres til å gi tilbud være minimum 5 og maksimum 8 av de best kvalifiserte leverandørene. Nærmere om utvelgelseskriterier under punkt 7 nedenfor. Rammeavtalen tildeles den leverandøren som inngir det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. FOA 22-2 (2), jf. FOA 15-2. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED. 3. Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) o Vedlegg 1 Mal for forpliktelseserklæring o Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring o Vedlegg 3 Mal for egenerklæring knyttet til interessekonflikter iht. kvalifikasjonskrav 4 o Vedlegg 4 Mal for dokumentasjon av tidligere erfaring iht. kvalifikasjonskrav 6 Side 2 av 10
4. Tentativ tidsplan HMN har utarbeidet følgende tentative tidsplan: Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse 25.06.2015 Frist for å stille spørsmål før innsendelse av kvalifikasjonssøknad Frist for innsendelse av kvalifikasjonssøknad Utsendelse av konkurransegrunnlag og invitasjon til å inngi tilbud til prekvalifiserte leverandører* Frist for å stille spørsmål før innsendelse av tilbud* 29.07.2015 klokken 1530 31.07.2015 klokken 1200 04.08.2015 04.09.2015 Tilbudsfrist* 15.09.2015 klokken 1200 Meddelelse om tildeling* 22.09.2015 Karensfrist utløpt* 07.10.2015 Seneste kontraktsignering* 09.10.2015 *Tentative frister 5. Nærmere om anskaffelsen 5.1 Formål med anskaffelsen 5.2 Forholdet til HMNs øvrige konsulentavtaler Aktuelle leverandører gjøres oppmerksom på at HMN i desember 2013 inngikk generelle parallelle rammeavtaler om kjøp av IKT-konsulenttjenester innenfor delområdene prosjektledelse og teknisk bistand med inntil 4 års varighet. HMN inngikk videre i mai 2014 generelle parallelle rammeavtaler om kjøp av konsulenttjenester innkjøp. I tillegg har HMN inngått en rammeavtale for program- og prosjektkonsulenter til PAS/EPJ anskaffelsesprogrammet. Det er også anskaffet juridisk konsulentbistand til gjennomføringen av anskaffelsesprogrammet. Side 3 av 10
HMNs kompetansebehov til ekstern kvalitetssikring faller i stor grad utenfor nevnte rammeavtalers kunngjorte omfang, ettersom det er et vilkår at kvalitetssikrer er uavhengig av programmet. Denne rammeavtalen for anskaffelse av kvalitetssikringstjenester er ikke eksklusiv. 5.3 Nærmere om anskaffelsesprogrammet ny felles PAS/EPJ Det skal anskaffes ny felles løsning for PAS/EPJ i helseregionen i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det nye felles pasientadministrative systemet og pasientjournalsystemet skal erstatte helseforetakenes og, i den grad disse slutter seg til anskaffelsen, andre deler av helsetjenesten i regionens eksisterende pasientjournalsystem og pasientadministrative system. Det nye systemet skal imidlertid gi vesentlig mer og ny funksjonalitet i forhold til dagens system, og blant annet åpne for elektronisk samhandling mellom de ulike aktørene i helse- og omsorgstjenesten i regionen for å understøtte pasientforløpet. Dette inkluderer aktører i kommunehelsetjenesten og i det private. PAS/EPJ-anskaffelsen vil ha en potensiell totalverdi på flere hundre millioner. Anskaffelsesprogrammet er nå i planleggingsfasen og det er behov for kvalitetssikring av de beslutninger som nå tas for programmet. Det er planlagt at anskaffelsesprogrammet og implementeringen vil bli gjennomført i tidsrommet Q3 2015 til Q4 2017, men leverandørene gjøres oppmerksom på at det kan bli betydelige endringer i denne planen. Mer info om HMN og bakgrunnen for programmet finnes på www.helse-midt.no og i Stortingsmelding Meld. St. 9 (2012-2013) én innbygger én journal. 5.4 Oppdragsgivers behov ekstern kvalitetssikring Det ønskes bistand til kvalitetssikring av ulike beslutninger og beslutningsgrunnlag i PAS/EPJprogrammet og i eventuelle andre kommende større investeringsprosjekter der det ikke er etablert egne avtaler som skal benyttes. Innholdet av kvalitetssikringen vil basere seg på den samme modell som ligger til grunn for Finansdepartementets regime for ekstern kvalitetssikring, se http://www.ntnu.no/concept/ks-ordningen. Det er særlig "KS2-fasen" det er aktuelt med bistand i tilknytning til i forbindelse med PAS/EPJ. Det vil være aktuelt for HMN å gjøre tilpasninger, herunder forenklinger, i omfang og innretning på kvalitetssikringen ift. det grunnlag som ligger i Finansdepartementets regime. Leverandøren skal tilby et leveranseteam som kan dekke kompetanseelementene som følger nedenfor og som vil bli ytterligere spesifisert i konkurransegrunnlaget. Kvalitetssikring av konseptvalg Bistand i å gi et faglig og uavhengig grunnlag for beslutningen om konseptvalg. Leverandørs funksjon er i denne sammenheng begrenset til å støtte oppdragsgivers kontrollbehov med den faglige kvalitet på de underliggende dokumenter i beslutningsgrunnlaget. Leverandørens oppgave er å levere et sluttprodukt i form av en rapport til oppdragsgiver. Rapporten skal inneholde en gjennomgang og vurdering av om dokumentene Side 4 av 10
er tilstrekkelige som beslutningsgrunnlag. Gjennomføring av samfunnsøkonomiske analyser vil ikke inngå som element i kvalitetssikring av konseptvalg for PAS/EPJ. Kvalitetssikring av kostnadsoverslag og styringsunderlag Uavhengige analyser av ulike deler av programmet. Kontrollhensynet er det dominerende aspekt som skal dekkes. Vurdering av risikoen knyttet til kostnadene, fremdrift og ytelse vil være sentrale. Også kartlegging av de styringsmessige utfordringer i de gjenstående faser av programmet. Analysen skal understøtte beslutningsgrunnlaget for den endelige investeringsbeslutningen. Dette vil bli nærmere detaljert i konkurransegrunnlaget og er kun til foreløpig informasjon. Det er viktig at leverandør er habil jf. forvaltningsloven 6, og heller ikke har andre former for interessekonflikter som kan reise spørsmål ved uavhengigheten av de råd som blir gitt. Det vil av denne grunn i kontrakten som følger konkurransegrunnlaget bli stilt krav om å ikke ha interessekonflikter som kan begrense utførelsen av oppdraget eller verdien av kvalitetssikringen (se for øvrig også kvalifikasjonskrav nr. 4 nedenfor). Dette retter seg både mot interesser knyttet til leverandører og potensielle leverandører i det prosjekt som skal kvalitetssikres, og knyttet til å ha løpende oppdrag/ et aktivt kundeforhold til HMN, herunder på områder utenfor prosjektet som skal gjennomgå ekstern kvalitetssikring (det skal ikke eksistere økonomiske avhengigheter til HMN som oppdragsgiver). For å sikre at det er tilgang på nødvendig kapasitet på de tidspunkt behovet for kvalitetssikring oppstår, enten det eksisterer en interessekonflikt eller manglende kapasitet på grunn av f.eks. utføring av andre oppdrag, ønskes det å inngå paralelle rammeavtaler med 3 leverandører. Valget av leverandør vil skje på den måten at leverandøren som rangeres som nr. 1 i konkurransen vil bli tildelt oppdraget med mindre denne enten, etter HMNs vurdering, har en interessekonflikt eller manglende kapasitet. Oppdraget vil i så fall tildeles til leverandør rangert som nr. 2 og deretter nr. 3 dersom heller ikke nr. 2 kan gjennomføre oppdraget. 5.5 Anskaffelsens verdi og varighet Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med mulighet for forlengelse i 1 + 1 år Størrelsen på uttak på rammeavtalen er svært vanskelig å anslå. Behovet for kvalitetssikring vil kunne variere svært mye i programperioden. Dette avhenger av bevilgninger og hvor stort behovet for kvalitetssikring til enhver tid vil være. Samlet årlig omfang på kjøp av konsulenttjenester anslås å ligge mellom 2 og 10 millioner kroner eks. mva. Estimatet er gjort på bakgrunn av antatt behov for kvalitetssikringstjenester, men det faktiske uttaket vil kunne bli både høyere og lavere enn estimert. Side 5 av 10
Avrop vil kunne ha varighet utover rammeavtalens varighet for å sikre sluttføring av konkrete leveranser. 6. KVALIFIKASJONSKRAV OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Under følger de kvalifikasjonskrav som leverandøren minimum må oppfylle for å bli prekvalifisert og få tilbudet evaluert i konkurransen. Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet knyttet til finansielle og økonomiske krav og tekniske og faglige krav for å bli kvalifisert. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom leverandøren og foretaket. I så fall må leverandøren dokumentere at han råder over nødvendige ressurser og kapasitet hos dette foretaket. Se vedlegg 1, forpliktelseserklæring. Kravnr. KVALIFIKASJONSKRAV LOVBESTEMTE KRAV DOKUMENTASJONSKRAV 1) 2) 3) 4) Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling (kun norske leverandører). For arbeid som skal utføres i Norge kreves at leverandøren oppfyller lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. ORGANISASJON Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren eller eventuelle underleverandører skal ikke, med unntak av andre oppdrag som ekstern kvalitetssikrer, ha oppdrag for HMN. Skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for forespørsel om deltagelse. HMS-egenerklæring vedlagt som vedlegg 2, underskrevet av person med myndighet til å binde leverandøren og ansattrepresentant. Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. Det må legges frem en erklæring om at leverandøren er en uavhengig rådgiver ved kvalitetssikringen. Eventuelle underleverandører må også inngi slik erklæring. Se mal i vedlegg 3. FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KRAV 5) Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. - Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetning for siste tilgjengelige regnskapsår for leverandøren. Dersom leverandøren har gyldige Side 6 av 10
TEKNISKE OG FAGLIGE KRAV grunner til ikke å kunne fremlegge dokumentasjon om økonomisk og finansiell stilling som HMN har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som HMN finner egnet. 6) 7) 8) Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring til å gjennomføre oppdraget. For å kunne oppfylle kravet til tilstrekkelig erfaring kreves det at leverandøren har minimum 3 tilsvarende oppdrag med kvalitetssikring av prosjekter over 200 millioner kroner, hvorav minst to IKT- /transformasjonsprosjekt eller-program. Det må kunne vises til erfaring med konseptvurdering, estimering og usikkerhetsanalyse, samt styring av store prosjekter. Med "tilsvarende oppdrag" knyttet til leveransenes verdi er det tilstrekkelig at leverandørens oppdrag har en verdi som overstiger 500 000 kroner over en periode på ett år eller mindre. Leverandøren må ha gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandøren må ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Liste over leverandørens viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 år med beskrivelse av leverandørens rolle og oppdraget, opplysninger om verdi, tidspunkt, varighet og kunde. Leverandøren skal dokumentere sin erfaring som spesifisert i vedlegg 4. En kortfattet beskrivelse av antall og hvilken type personell leverandøren disponerer over innenfor bransjeområder "helse", "offentlig sektor" og "teknologi" til oppfyllelse av kontrakten (NB! CV'er skal ikke leveres i denne forbindelse, kun en oversikt). Redegjørelse for foretakets kvalitetssikring-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte. 7. Utvelgelse av kvalifiserte leverandører som inviteres til å inngi tilbud Side 7 av 10
Forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som er kvalifisert, vil leverandørene som inviteres til å gi tilbud være minimum 5 og maksimum 6 av de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelsen vil kun basere seg på leverandørenes besvarelse av kvalifikasjonskrav 6 (erfaring) og 7 (kapasitet) i tabellen under kapittel 6 ovenfor. Med henvisning til FOA 19-7 vil det bli fastsatt en frist på minst 15 dager for fremsettelse av begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurranse, jf. FOA 20-12 (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren). 8. Instruksjoner til Leverandører om utforming og levering av kvalifikasjonssøknad 8.1 Kontaktperson Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Helse Midt-Norge RHF. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Mads Einar Berg Programleder Anskaffelsesprogrammet ny PAS/EPJ Helse Midt-Norge Postadresse: E-post: Strandvegen 1, 7501 Stjørdal mads.einar.berg@helse-midt.no Ev. spørsmål knyttet til kvalifikasjonsgrunnlaget/konkurransegrunnlaget kan rettes til kontaktperson skriftlig per e-post innen 29. juli 2015 klokken 1530. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos HMN hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 8.2 Feil og oppdateringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Ev. rettelser suppleringer eller endringer kvalifikasjonsgrunnlaget samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandør umiddelbart å varsle HMN om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 8.3 Frist Frist for levering av kvalifikasjonssøknad er 31.07.2015 kl. 12.00. Side 8 av 10
HMN vil avvise kvalifikasjonssøknader som ikke er HMN i hende innen fristen. 8.4 Innlevering og utforming av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknad skal leveres fysisk eller sendes per post til postadressen angitt under pkt. 8.1 ovenfor. Byggets åpningstid er fra kl. 08.00-15.30. Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad - eksterne kvalitetssikringstjenester knyttet til PAS/EPJ anskaffelsesprogram og øvrige investeringsprosjekter v/ Mads Einar Berg åpnes kun av adressat". Kvalifikasjonssøknad skal være utformet på norsk og inneholde et brev som bekrefter leverandørens deltagelse i konkurransen. Kvalifikasjonssøknad skal leveres i ett (1) papireksemplar. I tillegg skal kvalifikasjonssøknad leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Kvalifikasjonssøknad kan ikke avgis med elektronisk kommunikasjonsmiddel, herunder epost. Kvalifikasjonssøknaden utformes med denne disposisjonen: 1. Et brev signert av person som kan binde leverandøren og som bekrefter leverandørens søknad om deltagelse i konkurransen. Navn, tittel og kontaktopplysninger skal fremgå. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk. 2. Ev. ferdig utfylte forpliktelseserklæringer i henhold til vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlaget dersom leverandørene støtter seg på andre foretaks kompetanse for å oppfylle noen av kvalifikasjonskravene 3. Attest for betalt skatt og mva fra skatteetaten (kan nå bestilles via Altinn). 4. Ferdig utfylt HMS-egenerklæring, se mal i vedlegg 2 5. Firmaattest 6. Egenerklæring knyttet til interessekonflikter iht. mal i vedlegg 3 7. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap. 8. Liste over viktigste leveranser siste 3 år iht. mal for utfylling i vedlegg 4 9. En kortfattet oversikt over antall og hvilken type personell leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten 10. Redegjørelse for foretakets kvalitetssikringssystem 9.7 Åpning Side 9 av 10
Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene 9.8 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandør(er). Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Dersom leverandørene støtter seg på andre foretaks kapasitet eller kompetanse for å oppfylle kvalifikasjonskravene må leverandøren dokumentere at han råder over de aktuelle ressurser og kapasitet hos dette foretak. Se vedlegg 1, forpliktelseserklæring.. 9.9 Deltilbud og alternative tilbud Det vil ikke bli adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen eller inngi alternative tilbud. 9.10 Retur av kvalifikasjonssøknad/tilbud HMN vil ikke returnere mottatte kvalifikasjonssøknader/tilbud. 9.11 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknad og tilbud, vil ikke bli refundert av HMN. 9.12 Taushetsplikt HMN og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 9.13 Begrunnelse Valg av leverandør De leverandører som ikke blir prekvalifisert vil motta en meddelelse med en begrunnelse for dette, jf. FOA 20-16 (2). Samtlige leverandører som blir invitert til å inngi tilbud i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakten, jf. FOA 22-3. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperiodens varighet. 9.14 Avlysning og avvisning HMN tar forbehold om hel eller delvis avlysning av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering eller endringer i behov. Eventuelle spørsmål om avvisning av leverandøren vil bli vurdert i samsvar med FOA 20-12. HMN har ifølge denne bestemmelsen bl.a. plikt til å avvise leverandører som ikke dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Side 10 av 10