Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 28. oktober 2010 Møtetid: Kl. 1000 Møtested: Namsos Samfunnshus, Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/10 Referatsaker 005/10 Orientering fra revisor 006/10 Kontrollutvalgets årsplan for 2011 007/10 Henvendelse til kontrollutvalget fra innbygger i Namdalseid kommune Eventuelt Steinkjer 20.10.2010 Jørgen Hoffmann Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon 74 11 14 77 / 990 17 981 E-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 004/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 281010 Svein-Arne Myrvold 004/10 413-1703-5.3 De fremlagte referater tas til orientering. Oppslag i Kommunal Rapport 30.9.2010. Referater Oppslag i Kommunal Rapport 30.9.2010 Lukkede dører i kontrollutvalg. SAK 005/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 281010 Svein-Arne Myrvold 005/10 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Orientering om Strategi 2010 regnskapsrevisjon. 2
SAK 006/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2011 Kontrollutvalget 031110 Svein-Arne Myrvold 006/10 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2011 for sin virksomhet i 2011. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2011. Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Samkommuneforskriften (FOR 2009-09-08 nr. 1162). Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets årsplan for 2011 følger vedlagt. Årsplanen for 2011 skal gi uttrykk for kontrollutvalgets virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av utvalgets virksomhet. Det legges opp til 4 møter i 2011. Antallet møter kan endres etter behov. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å ta inn saker som skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Da det foreløpig ikke skal gjennomføres verken forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll i samkommunen, er slike planer ikke med i grunnlaget for kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen skal ikke vedtas av samkommunestyret, men kan sendes samkommunestyret til orientering. Forslaget til årsplan er ikke ment å skulle være fullstendig, så den legges frem for diskusjon i utvalget. 3
SAK 007/10 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET FRA INNBYGGER I NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget 281010 Svein-Arne Myrvold 007/10 413-1703-5.3 Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. (til kontrollutvalgets faste medlemmer og revisor) 1. Brev til kontrollutvalget med vedlegg, datert 14.10.2010, Unntatt offentlighet, offl. 13 og fvl. 13. 2. Søknadsskjema Søknad om etablering av samdrift i melkeproduksjonen. 1. Underliggende dokumentkopier til vedlegg 1, unntatt offentlighet, offl. 13 og fvl. 13. 2. Forskrift om kvoteordningen for melk FOR 2003-01-07 nr. 14. 3. Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket FOR 2002-03-22 nr. 283. Saksopplysninger På vegne av kontrollutvalget i Midtre Namdal Samkommune har KomSek Trøndelag IKS mottatt et brev fra en innbygger i Namdalseid kommune. Brevet gjelder klage på Miljø- og Landbruksetatens saksbehandling i forbindelse med utvidelser av en samdrift i landbruket brudd på forvaltningsloven mv. Brevskriveren ber ikke om at denne spesielle saken behandles av kontrollutvalget. Hans interesse i saken er å få klarlagt om landbrukskontorets saksbehandling er til det beste for gårdbrukerne i Namdalseid kommune, eller om det gjøres feil eller lovbrudd som kan medføre at flere brukere kan komme i en lignende situasjon som han selv. Landbruk er en av de fellesfunksjonene som er underlagt Midte Namdal Samkommune, men har også kontor i den enkelte kommune. I dette tilfellet gjelder det Namdalseid kommune. Saksbehandlers vurdering I merknadene til Forskrift om kontrollutvalg 4 fremgår det at kontrollutvalget ikke er et klageorgan. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og er pålagt å behandle saker det får seg forelagt fra kommunestyret eller revisor. Når det gjelder henvendelser fra andre, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører inn under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken, og på hvilken måte. Det er mange forhold som er nevnt i brevet, men kontrollutvalgets fokus kan utelukkende rette seg mot det kommunale landbrukskontorets rolle, med spørsmål om deres veiledning har vært misvisende eller direkte feil. Har landbrukskontoret blandet veileder- og forvaltningsrollen? 4
Dersom kontrollutvalget ønsker å se nærmere på forholdene knyttet til landbrukskontoret må dette være på et overordnet nivå og ikke knyttet til en enkelt sak/hendelse. I tillegg må kontrollutvalget vurdere om det ønsker å se på forhold knyttet til den enkelte kommune eller til hele samkommunen. Kontrollutvalget kan velge å få forholdene rundt rutiner på landbrukskontoret beskrevet av rådmannen, og vurdert av KomRev Trøndelag IKS gjennom en foranalyse eller en forvaltningsrevisjon. Når det gjelder forvaltningsrevisjon foreligger det ingen plan for forvaltningsrevisjon i MNS og det er heller ikke satt av ressurser til dette. Eventuell forvaltningsrevisjon må da vurderes opp mot de ressursene som ligger til kontrollutvalgene i den enkelte kommune. Henvendelsen legges frem for kontrollutvalget til drøfting. 5