FOS EN REGIONRÅD Styremedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.:Vidar DERES REF.: DATO: 13.04.12 INNKALLING TIL STYREMØTE I FOSEN REGIONRÅD Vi viser til vedtatt møteplan og innkaller med dett e til styremøte i Fosen Regionråd Fredag 20.04.12 kl 1000, Kommunestyresalen, Osen kommune NB! Kaffe serveres fra kl 0945. Styremøtet vil det bli avviklet umiddelbart etter r epresentantskapsmøtene i Fosen Kommunerevisjon IKS, Fosen Kontrollutvalgssek retariat IKS og Fosen Distriktsmedisinske senter IKS (egne innkallinger sendes til representantskapenes medlemmer) Ordfører Jørn Nordmeland ønsker velkommen til Osen og gir en orientering om dagens begivenheter! Saksliste: Sak 06/12 Oppfølging av styrets vedtak Sak 07/12 ekommunestrategi for Fosen - perioden 2012 til 2020 Sak 08/12 ekommunestrategi for Fosen handlingspla n for perioden 2012 til 2013 Sak 09/12 Døgnåpen forvaltning på Fosen - forprosje kt Sak 10/12 Utviklingsprisen for Fosen 2011 Eventuelt andre saker Drøftingssaker: Ny kampflybase på Ørland Muligheter og utfordring er for kommunene på Fosen Borgerundersøkelsen Orienteringer: Trondheim Turistforening Aktivitet på Fosen Sør-Trøndelag fylkeskommune Felles friluftsråd Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon 72 53 15 10 E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett: www.fosen.net 1
Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan styreleder Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon 72 53 15 10 E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett: www.fosen.net 2
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Styret i Fosen Regionråd SAK FRA: Sekretariatet/VD Møtedato: 20.04.12 Sak 06/12 Oppfølging av styrets vedtak SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 01/12 Oppfølging av styrets vedtak Ingen tiltak påkrevd OK Sak 02/12 Sak 03/12 Sak 04/12 Sak 05/12 Eventuelle saker Samhandlingsreformen, etablering av stilling som regional koordinator Forslag på kandidater til styrene i helseforetak eid av Helse Midt-Norge RHF Uttalelse fra Fosen Regionråd vedrørende plassering av kampflybasen (tilleggssak) Bevilgning av tiltaksmidler til bruk i forbindelse med Annonsekampanje kompetent arbeidskraft (tilleggssak) Forslag på navn på brua som skal binde sammen midt-byen og Brattøra i Trondheim. Lederforum for Helse og omsorg, sammen med sekretariatet, har utarbeidet utlysingstekst, søknadsfrist 27.04 Styrets forslag er i brev av 23.02.12 oversendt til Helse Midt- Norge RHF Uttalelsen fra styret i Fosen Regionråd er i brev av 15.02.12 oversendt til Stortinget: Utenriksog forsvarskomiteen, partienes gruppesekretariat og til representantene fra Trøndelag. Brev om at Fosen Regionråd dekker kommunene sine andeler av annonsekampanjen er oversent til Sør-Trøndelag fylkeskommune den 17. februar. Styret i Fosen Regionråd sitt forslag: Fosenbrua er i brev av 16.02.12 oversendt til Trondheim kommune. OK OK OK OK OK Forslag om økonomisk støtte til nybakt verdensmester i bueskyting, Runa Grydeland. Styret i Fosen Regionråd ber om at Arbeidsutvalget ser på mulighetene for å bevilge det foreslåtte beløp som støtte til Runa Grydeland sin videre satsing frem mot OL. OK Sekretariatets innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. 3
Behandling i styremøte: Styrets vedtak: 4
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 06/12 16.03.12 HSJ Arbeidsutvalget 07/12 10.04.12 HSJ Styret 07/12 20.04.12 HSJ Navn på saken ekommunestrategi for Fosen - perioden 2012 til 2020 Vedlegg: 1. ekommunestrategi for Fosen perioden 2012-2020 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Langsiktig plan for Fosen 2009 til 2012 2. Samhandlingsprogram for Fosen Regionråd - 2011 til 2012 3. Styresak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring 4. Styresak 14/10 Oppsummering av strategiseminar om Regionalt samarbeid 13. og 14. september 2010 5. Styresak 25/10 Oppfølging av styreseminar 2010 6. Styresak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi for Fosen Regionråd 7. Styresak 20/11 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020 - prosjektplan Saksfremstilling: Styret vedtok i sak 20/11 prosjektplan for ekommunestrategi for Fosen. Plana skal gjelde for perioden 2012 til 2020. Prosjektgruppa som ble oppnevnt har hatt fire møter. De legger nå fram forslag til ekommunestrategi for regionen. Det har vært lagt opp til en åpen prosess i prosjektgruppa, der medlemmene er utfordra til å bidra aktivt både med og utforme samt gi plandokumentet innhold. Møtene som prosjektledelsen har hatt i hver av kommunene har vært et viktig grunnlag for arbeidet i prosjektgruppa. Prosjektgruppa har bestått av: Navn: Representant for: Ansatt hvor: Astrid Mathilde Petterson Oppvekstforum Fosen Åfjord Berit Wicklund Lederforum for helse Ørland/Fosen DMS Karsten Bergersen Økonomiforum Leksvik Ogne Undertun Personalforum Åfjord Knut Solstad Faggruppe Kart/GAB Roan Tore Tetliaune Faggruppe Skjema/tjenestebeskrivelser Rissa Fredrik Stene Faggruppe Redaksjonsgruppa Åfjord Robert Karlsen Faggruppe IKT Rissa Sissel Mikalsen Faggruppe Sak/arkiv Osen Sigrund Brødreskift Faggruppe Helse- og omsorgsprogram Rissa Hans Donali Tilseth Fosen DMS IKS Gunn Karin Olsen HTV Fagforbundet Bjugn Kurt Rønning HTV Fagforbundet Rissa Marianne Hosen HTV Sykepleierforbundet Åfjord Harald S. Jensen Prosjektleder Fosen Regionråd Asle Brustad Prosjektrådgiver Sør-Trøndelag fylkeskommune Utvikling av felles E-kommunestrategi for perioden 2012 til 2020 er forankra i Langsiktig plan og konkretisert som et prioritert tiltak i Samhandlingsprogrammet for 2011 til 2012. 5
Tiltaket er også prioritert i styresakene det er henvist til ovenfor. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er i sin natur grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum for utviklingen av den digitale kommune. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Den teknologiske utviklingen går raskt. Nye teknologiske løsninger utvikles kontinuerlig, og kapasiteten øker. Sosiale medier er nye kommunikasjonskanaler som åpner for dialog, involvering og brukermedvirkning på en annen måte enn tidligere. Informasjonsmengden som er tilgjengelig elektronisk øker stadig. Samtidig stilles personvernet og kravene til sikker informasjonsbehandling overfor stadig større utfordringer. Offentlige IKT - strategier og handlingsplaner må løpende tilpasses både den teknologiske utviklingen og andre endringsprosesser i samfunnet. Kilde: KS strategidokument ekommune 2012 IKT - løsninger er viktige for kommunenes interne drift samtidig som de er viktige bidrag til god samhandling mellom kommuner, kommuner og innbyggerne, kommuner og næringsliv samt mellom kommuner og andre offentlige etater/organer. IKT kan bidra til en mer helhetlig og samordna offentlig sektor. For Fosen som samarbeidsregion vil det være et must å utvikle en felles E-kommunestrategi. Sekretariatets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) enstemmige innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. 6
Arbeidsutvalgets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Styrets vedtak: 7
Plan til behandling i styringsgruppa 16.03.2012 Oppdatert 29.01.2012 FOSEN REGIONRÅD Nærhet gjennom digital samhandling ekommunestrategi for Fosen Regionråd 2012-2020 8
ekommunestrategi for kommunene på Fosen ekommunestrategien består av to dokument Strategiplana er langsiktig og angir hva som er fel les strategier og satsingsområder i planperioden fram til 2020. Det forutsettes at stra tegiplana gjennomgås og revideres i 2015. Den toårige Handlingsplana konkretiserer strategien e og satsingsområdene. Hvorfor ekommunestrategi for Fosen? En ekommune tilbyr digitale tjenester og dialog eks ternt mot innbyggerne og næringsliv, og internt til sine ansatte og politikere. Hensikten med felles ekommunestrategi for Fosen er å definere langsiktige strategier på tvers av kommunegrenser samt sikre en felles interkommuna l ramme for utvikling av ekommunestrategier. Plana skal bidra til etablering av en regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. ekommune VI SJON for Fosen Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: til innbyggere og næringsliv, internt i egen komm une, mellom kommuner og mellom kommunene og regionnivået Hovedmål Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. Felles strategiområder for perioden 2012 til 2020 Kompetanse Bolyst = bruker- / innbyggerdialog Organisasjon samhandling innovasjon Teknologiutvikling 9
Nærhet gjennom digital samhandling 1 Forord Fosen Regionråd - overordna målsettinger og forutse tninger Medlemmene av Fosen Regionråd har som sitt overordn ede mål å medvirke til utvikling av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, deling av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Gjennom kontinuerlig og målretta arbeid skal region ale utviklingsområder og tiltak som bidrar til at nyskaping, identitet og tilhørighet f or innbyggerne på Fosen løftes fram. Fundamentet for en slik region baseres på selvstend ige kommuner. Ved iverksetting av samarbeidsprosjekter gjennom Fo sen Regionråd skal det legges vekt på ivaretakelse av demokrati og politisk styring med t iltakene. Folkelig og folkevalgt innsyn og medvirkning skal utvikles. Utviklingsstrategi Satsingene i regionen skal preges av utvikling av b ærekraftige lokalsamfunn og miljøhensyn. En bærekraftig utviklingsstrateginnenfor områder som gir vekst og aktivitet, og som samtidig bidrar til opprettholdelse av boseting. Behovene til de som bor på Fosen skal dekkes uten at det svekker grunnlaget for at f ramtidige generasjoner skal få dekket sine behov. Felles ekommunestrategi A. Prosjektmål/mandat Felles ekommunestrategi for Fosen 2012 2020 skal: Være langsiktig og angi hva som er regionens og kom munenes felles strategier og satsingsområder Definere hovedlinjene for tjenesteutvikling og retn inger man skal gå Beskrive hvordan IKT på overordnet nivå skal bidra til å løse utfordringene B. Forankring ekommunestrategien er forankra i mål og strategier som er vedtatt for Fosenregionen: Langsiktig plan for perioden 2009 til 2012 Samhandlingsprogram for perioden 2011 til 2012 C. Organisering av planarbeidet Styret for Fosen Regionråd er oppdragsgiver og pros jekteier. Rådmannsgruppa er styringsgruppe. Prosjektgruppa som sammen med prosjektledelsen har hatt oppgaven med å utarbeide ekommunestrategien har bestått av: 10
en representant for hvert regionale samarbeidsorgan (Oppvekstforum Fosen, Lederforum for helse, Økonomiforum, Personalforum) 11
Nærhet gjennom digital samhandling en representant for hver av disse faggruppene: Kart /GAB, Skjema/tjenestebeskrivelser, Redaksjonsgruppa, IKT, Sak/arkiv, Helse- og omsorgsprogram en representant for Fosen Distriktsmedisinske Sente r IKS tre tillitsvalgte Sør-Trøndelag fylkeskommune ved erådgiver Asle Brus tad har bistått prosjektledelsen i planprosessen. Åfjord, den 16. mars 2012 Vidar Daltveit Daglig leder Harald S. Jensen Seniorrådgiver/prosjektleder 12
Nærhet gjennom di gital samhandling 2 Rammebetingelser Nasjonale føringer Det er mange aktører som legger føringer og stiller krav til kommunenes IKT-utvikling på nasjonalt nivå. KS (Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasj on) utarbeider strategier og veiledere for kommunene. De har en egen ekommunegruppe som hå ndterer IKT-området. Sentralt på dette området står dokumentet ekommune 2012 lokal digital agenda. Denne har trukket opp 18 hovedområder som spenner vidt fra IKT-arkite ktur til lokaldemokrati og deltakelse til strategisk IKT-ledelse, og synliggjør hvor omfatten de og komplekst bildet er for kommunene. DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) utarbeid er bl.a. nasjonale føringer for IKTarkitektur. Sentralt her mht. teknologi står Arkitekturprinsipper. Statlige virksomheter er pålagt å følge disse prinsippene mens kommunene er anbefalt å følge dem. Helse- og omsorgssektoren har for tida et særskilt fokus gjennom Samhandlingsreformen (St.meld. nr. 47 2008-2009) som skal iverksettes fr a 1. januar 2012. Her er hele kapittel 14 viet IKT i helse- og omsorgssektoren. Reformen er f ørst og fremst krevende fordi den oppfordrer til et omfattende interkommunalt samarbe id samtidig som kommunene skal samhandle tett med spesialisthelsetjenesten. Men og så andre plandokumenter beskriver bruk at teknologi som virkemidler. For eksempel sier Omsorgsplan 2015 at «Bruk av IKT, smarthusløsninger, telemedisin og ny omsorgsteknolo gi kan også bidra til å hindre institusjonalisering, gi brukerne større uavhengigh et av hjelpeapparatet og et bedre lokalt medisinsk tilbud.» Trender Utviklingen innen digital teknologi går svært fort, og mye av det vi omgir oss med i dag var det ingen som kunne gjette på for 5 år siden. Samti dig er det mange eksempler på teknologier som fortsatt har stor anvendelse til tross for dyst re spådommer om det motsatte. Vi må derfor anta at dette fortsetter og at det er vanskelig å s i hvordan teknologibildet ser ut om noen år. Vi kan se noen trender, som for eksempel sosiale medie r, skybaserte tjenester og håndholdte enheter. Men teknologiutviklingen er imidlertid mer preget av sprang og retningsskifter enn av trender. For kommunene på Fosen vil det være vik tig å kunne forholde seg til utviklingen på en effektiv og formålstjenlig måte. Dette omfatt er både oppmerksomhet på den teknologiske utviklingen samt oppmerksomhet på nye tjenester og ny arbeidsprosesser som konsekvens av ny teknologi og endret teknologibruk. I dette ligger også en oppmerksomhet forventningene til unge voksne og hva dette innebær er av nye krav til tjenesteleveranser. Regional samhandling roller og ansvar Rådmennene i Fosenregionen har deltatt i et nettver k i regi av KS sentralt som omhandler strategisk bruk av IKT i kommunene. Her er det truk ket opp en del grunnleggende prinsipper som tydeliggjør en rolledeling mellom de som produs erer kommunale tjenester og de som skal levere teknologitjenester som understøtter kom munens tjenesteproduksjon. Ut fra disse prinsippene har man kommet frem til en prinsippski se som vist under. 13
Nærhet gjennom digital samhandling Grunnprinsipper: Fagrådet må ha en (eller flere) koordinator(er) som er tildelt tilstrekkelig definerte ressurser og med tilstrekkelig delegert kompetanse til å drive fagrådet Fagrådet består i tillegg av ansatte fra hvert fago mråde. Disse må ha en posisjon og legitimitet til å opptre på vegne av ansatte i regi onen innenfor sitt fagområde Alle endringer eller innføring av nye IKT-løsninger (etter forslag fra kommunene eller leverandør av teknologitjenester) skal legges frem for fagrådet og behandles etter nærmere bestemte retningslinjer Slike saker skal diskuteres og veies opp mot hveran dre på tvers av fagområder Fagrådet skal utarbeide innstilling til valg og pri oriteringer Innstilling skal legges fram for rådmennene for end elige beslutning før de iverksettes Fosen IKT - dagens rolle Fosen IKT er kommunenes valgte tjenestesenter for f elles IKT-tjenester i Fosen samarbeidet. De har ansvaret for å bygge opp og drifte felles IK T-infrastruktur og felles sentraliserte løsninger. IKT-samarbeidet er forankret i egen ramm eavtale mellom vertskommunen Rissa ved Fosen IKT og samarbeidskommunene Osen, Roan, Åf jord, Bjugn, Ørland og Leksvik. I tillegg til rammeavtalen er det inngått separate tj enesteavtaler omtalt som SLA-avtaler mellom vertskommunen og samarbeidskommunene. Disse utgjør sammen vertskommuneavtalen, og forplikter alle deltakende kommuner i samarbeidsordningen. Fosen IKT framtidig rolle Fosen IKT skal fortsatt være et kompetentjenestes enter innenfor dagens roller og ansvarsområder. Fosen IKT skal i samspill med felle s fagråd innfor hvert fagområde være kompetente til enhver tid å kunne vurdere tilgjenge lig og velprøvd teknologi opp mot de teknologiske utfordringer som kommunene ser behov f or å forbedre eller erstatte med ny tilgjengelig teknologi. Fosen IKT skal kunne bistå alle samarbeidskommunene med komplette løsninger av serverog klientdrift som er i tråd med den teknologiske u tviklingen og ihht gjeldende lover, regler og forskrifter. 14
Fosen IKT skal ha kompetanse innenfor de til en hver tid relevante kompetanseområder, eller knytte nære bånd med eksterne aktører med relevant kompetanse slik at Fosen IKT også skal fungere som en rådgivende part innenfor faget IKT opp i mot fagrådet. 15
3 Det regionale utfordringsbilde Nærhet gjennom digital samhandling Innledning Deltakerkommunene har beskrevet de viktigste utford ringene de står overfor de nærmeste åra. Prosjektgruppa har samordna og system atisert / gruppert de utfordringene som beskrives av kommunene. De fire m est fremtredende utfordringsområdene er: kompetanseutfordringene, bruker/innbyggerutfordrin gene, organisasjonsutfordringene og teknologiutfordringen e. Det vises for øvrig til vedlegg nr. 1 samt til referatene fra hvert av kommunemøtene. Dis se er lagt ut på Fosenportalen Fosenkommunene samarbeider ekommunestrategi. Kompetanseutfordringene Kommunene peker på at den samlede kompetansen som f innes i regionen ikke utnyttes godt nok på tvers av kommunegrenser og på tvers av fagom råder. Noe av årsaken kan ligge i at det i dag ikke finnes gode nok felles digitale samhandl ingsløsninger. Det påpekes også at man ikke stiller krav til digital kompetanse ved ansett else av medarbeidere. En annen utfordring er at man i for liten grad utnytter det potensialet so m ligger i systemer som allerede er i bruk. Det fremheves også at brukerterskelen i mange fagsy stemer er for høy for brukere som ikke bruker dem ofte/daglig. Bruker/innbyggerutfordringene Dagens generasjon av hjemmesider har få muligheter for toveis kommunikasjon mellom eksterne brukere og kommunens tjenesteytere. Det gj ør at man i liten grad kan kommunisere digitalt med kommunene både innenfor og utenfor ord inær åpningstid. Det påpekes også at kommunene i liten grad har tatt i bruk muligheter som ligger i anvendelse av velferdsteknologi for å bedre innbyggernes livsk valitet. Organisasjonsutfordringene Hovedutfordringen med dagens organisering er at det er uklare retningslinjer rundt valg av IKT-løsninger. Grenseoppgangen mellom Fosen IKT og de som bestiller og skal ha nytte av systemen er ikke tilstrekkelig beskrevet. Hvem som har ansvar for hva, og hvordan saksgangen skal være fra et behov melder seg og fre m til beslutning om anskaffelse og implementering er pr. i dag for løst definert. Det er også for utydelig struktur på hvilke prosess er som skal gjennomgås ved innføring av nye eller endringer i eksisterende IKT-systemer. Vi dere oppleves det at det er for lite fokus på arbeidsprosessanalyse, arbeidsprosessforbedring og organisasjonsutvikling i denne forbindelse. Teknologiutfordringene Kommunene og Fosen IKT peker på at det er en stor u tfordring å holde seg oppdatert på de teknologiske mulighetene som byr seg i markedetil enhver tid. Det må jobbes videre med integrasjon mellom fagsyst emer. I dag blir ofte samme opplysninger registrert i flere systemer uten at de er koblet sammen. Dette gjelder både internt mellom systemene i kommunen(e) og mellom kommunen(e ) og eksterne systemer. Helse og omsorg pekes på som det området hvor det e r størst behov for sikker og stabil heldøgns tilgang til systemene via sikre og stabile nettverk med tilstrekkelig kapasitet. Dette er en utfordring som det vil være meget krevende fo r enkeltkommuner å ivareta. Videre er det 16
en utfordring å holde seg oppdatert på de muligheter som finnes mht. praktisk anvendelse av velferdsteknologi. 17
4 Prinsipper som legges til grunn for samarbeidet Nærhet gjennom digital samhandling a) ekommunestrategien forplikter deltakerne i regionsa marbeidet. Felles strategi = felles løsninger. b) Vedtatt strategiplan skal bidra til etablering av r egionalt forankret IKT-plattform 1) og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. Valg av n ye systemer må være forenlig med den plattformen man tidligere har valgt. Samarbeidskomm unene skal bygge på samme infrastruktur. c) Det er aksept for at man fases inn i nye systemer f ra litt ulike tidspunkt. Dette betinger at man på forhånd har et avtalt system for kostnadsfor deling ved inntreden. Dette skal beskrives i Handlingsplana. d) Handlingsplana skal beskrive saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. e) De valgene som tas/strategien som velges må ikke væ re teknologistyrt, men funksjonsstyrt. Teknologien er støtte til tjenesten e. f) Mulighetene som ligger i at noen kjører pilotprosje kt skal utnyttes. Dette gir utviklingsmuligheter og handlefrihet. Saksbehandlin gsregler for oppstart av pilotprosjekt fastsettes i Handlingsplana. 1) IKT-plattform betyr her grunnleggende teknologisk infrastruktur s om må være på plass for å kunne få data ut til brukeren fra både intern e kilder (filsystemer, fagsystemer osv.) og fra eksterne innholdstjenester som Norsk Helsenett, Fronter, ITs Learning, Folkeregisteret, Statens kartverk osv. 18
Nærhet gjennom digital samhandling 5 ekommunevisjon og målsettinger VISJON Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: o Nærhet til innbyggere o Nærhet internt i egen kommune (mellom ansatte, avde linger, enheter og nivåene) o Nærhet mellom kommuner o Nærhet mellom kommunene og regionnivået MÅLSETTING Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. Delmål: Samarbeidet mellom deltakerkommunene skal gi oss so m resultat: kompetansemiljøer som yter gode tjenester et regionsamarbeid som er offensivt og tar i bruk n ye hjelpemidler som resulterer i bedre og ressursbesparende tjenester en åpen og serviceorientert forvaltning med høy bru kertilfredshet synlig gevinstuttak ( økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbar het) etter hvert nytt tiltak god kvalitet på informasjon og beslutningsunderlag for politisk og administrative avgjørelser Forutsetninger: For at vi i felleskap skal oppnå gode og fremtidsre tta resultat kreves det at vi har: organiserte faggrupper innen alle fagområder ansatte og faggrupper med nødvendig kompetanse og tilstrekkelige ressurser til å være med i utviklingen av tjenesteyting og fagprogr am ansatte og faggrupper som stiller krav til program leverandører og til driftssenteret ansatte og faggrupper som har fokus på kompetanse og gevinstrealisering ansatte og faggrupper som kan samarbeide om organis ering, rutineutvikling og valg av teknologi til valgt programløsning 19
6 Felles strategiområder Nærhet gjennom digital samhandling Innledning Hensikten med det regionale samarbeidet er å etable re varige, forpliktende og fleksible samarbeidsformer. Dette er en del av strategien for å medvirke til utviklingen av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, delin g av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Gjennom samarbeid vil kommunene være bedre i stand til å oppfylle krav og utnytte sine ressurser mer koordinert og effektivt. For samarbei dskommunener det viktig å framstå som gode tjenesteleverandører med fokus på leveranse av rett tjeneste til rett tid og til rett pris og med rett kvalitet. Kompetanse Hovedmål: 1. Regionalt samkjørt strategisk kompetansekartlegging / planlegging 2. Felles kompetanseutvikling og kompetanseutveksling på Fosen 3. Opplæring tilpassa brukerne (nivå) 4. Tilstrekkelig tid og ressurser til kompetanseutvikl ing Bolyst = bruker / innbyggerdialog Hovedmål: 1. Utvikle digitale tjenester for å gjøre kommunene at traktive og tilgjengelige gjennom digital dialog med fokus på innbyggerne og næringsliv 2. Samordning av tjenester regionalt for å styrke komp etansen og redusere sårbarheten. Gjennom samordning utvikle interessante fagmiljø 3. Ta i bruk velferdsteknologi for å oppnå økt trygghe t, bedre kommunikasjon med brukerne og raskere flyt av pasientinformasjon Organisasjon samhandling innovasjon Hovedmål: 1. Utvikle lederstrategier med fokus på strategisk bru k av IKT (Digitalt førstevalg både for egne brukere og innbyggerne) 2. Organisere og etablere kunde- / bestillerrollen 3. Avklare roller og ansvar regionalt, kommunene i mel lom og i kommunene 4. Ivareta krav til informasjonssikkerhet, internkontr oll og kvalitetsstyring 5. Utvikle modell for å beskrive gevinstrealisering hv or hovedelementener: økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet 6. En samordna region har som mål å bidra til bedre: tilgang på kvalifisert personell (større og bedre f agmiljø) kapasitet og beredskap effektiv drift kvalitet på tjenestene gjennom standardisering av s ystemer og rutiner 7. Ta i bruk digitale samhandlingsverktøy 20
8. Stille krav til basiskompetanse i forbindelse med rekruttering av medarbeidere 9. Utvikle god brukerstøtte Teknologiutvikling Hovedmål: 1. Gevinstrealisering gjennom integrerte løsninger 2. Felles IKT-plattform og avklart IKT-organisering 3. Sikre og stabile løsninger 24/7/365 4. Følge den teknologiske utviklinga 5. Implementere gode digitale samhandlingsverktøy 7 Fra strategi til handling Med forankring i ekommunestrategien skal det hvert andre år utarbeides en felles Handlingsplan. Denne skal beskrive hvilke satsingsområder det skal jobbes med og tiltak som skal iverksettes i planperioden. Videre hvem som har ansvar for gjennomføring samt krav til gevinstrealisering (økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet). I de fleste tilfeller vil det være naturlig at det lages en egen prosjektplan for hvert av de prioriterte tiltakene. Satsingsområdene forutsettes rettet både internt og eksternt, men det er naturlig at det skal legges størst vekt på innbygger- og brukerperspektivet. 21
VEDLEGG NR. 1 OPPSUMMERING FRA KOMMUNEMØTENE: Innledning Deltakerkommunene har beskrevet de viktigste utford ringene de står overfor de nærmeste åra. Prosjektgruppa har samordna og system atisert / gruppert de utfordringene som beskrives av kommunene. De fire m est fremtredende utfordringsområdene er: kompetanseutfordringene, bruker/innbyggerutfordringene, organisasjonsutfordringene og teknologiutfordringene. Kompetanseutfordringene 1. Opplæringskompetanse og ressurser til opplæring, ve dlikehold og videreutvikling av kunnskap. Bruke systemet for kom petansekartlegging aktivt og effektivt. Regionalt må noen gis ansvar for å DRIVE prosessene. 2. Nødvendig teknologisk kompetanse/digital kompetanse til å være i forkant av den teknologiske utviklingen. 3. Kompetansen i regionen må benyttes uavhengig av kom munegrenser, særlig på områder hvor det kreves spisskompetanse. 4. Rekruttere medarbeidere med rett kompetanse. Gode f agmiljø er attraktive å jobbe i og derved enklere å rekruttere til. 5. Krav til lave brukerterskler for å oppnå bedre utny ttelse av systemene. Bruker / innbyggerutfordringene 1. Intern og ekstern informasjon døgnåpen forvaltnin g. Hjemmesidene må forbedres og fornyes. Interaktive tjenester for brukerne tj enester på nett. 2. Skjema og søknadsportaler. Brukervennlige selvbetje ningsløsninger. 3. Innbyggerdialogen invitere til toveis kommunikasj on: Bruk av sosiale medier Digital kommunikasjon mellom innbyggerne / brukerne og kommunene 4. Velferdsteknologi som kan gi økt trygghet, kommunik asjon og raskere pasientinformasjon = bedre tjenester. Organisasjonsutfordringene 1. Bestillerkompetanse etablere felles regional styr ingsplattform. Strategisk ledelse, herunder strategisk IKT-ledelse. 2. Rolleavklaring og modellering av IKT-organisasjonen e på Fosen. 3. Valgt organisering må ikke bli et hinder for utvikl ing av tjenesteproduksjon. 4. Aktive faggruppen er viktige pådrivere for utvikli ng og utnyttelse av eksisterende og nye systemer. Faggruppene må få styrka sin posisjon. De tte vil styrke samholdet på Fosen og spre kunnskap mellom kommunene og brukerne. 5. Standardisering av systemer og rutiner i regionen s om sikrer innbyggerne mest mulig like tjenester. 6. Realistiske IT prosjekter som går målretta på behov og ikke på ambisjoner. 7. Å ta i bruke nye systemer samt vedlikeholde og utvi kle bruken av systemen er ressurskrevende. I mange tilfelle er et godt result at avhengig av at regionen avsetter ressurser til prosjektledelse og prosjektstyring. 8. Tunge reformer som for eksempel samhandlingsreforme n nødvendiggjør samarbeid mellom kommuner for å løse oppgavene. Behov for å b ygge opp kompetente fagmiljø 22
som kan utvikle kapasitet, kompetanse og gode tjenester for innbyggerne. Mange tjenester krever døgnberedskap. Hver kommune kan ikke etablere dette på egen hånd. 9. Skape gode arenaer for samhandling mellom kommunene og mellom kommunene og andre samarbeidspartnere. 10. At regionen samordner seg vil være nødvendig med tanke på: o Tilgang til kvalifisert personell (skape interessante fagmiljø) o Kapasitet og beredskap o Effektiv drift o Kvalitet på tjenestene 11. Regionalt samarbeid om gevinstrealisering med tanke på kostnader, kvalitetsheving, effektivisering og redusert sårbarhet i forhold til tjenesteleveranser. 12. Benytte mulighetene som ligger i systemene til styring og utvikling. 13. Generelle krav til rapportering og registrering. 14. Meldingsutveksling (krav til rutiner og systemer. Eks. ElinK) 15. Ivaretakelse av krav til informasjonssikkerhet, internkontroll og kvalitetsstyring. 16. Etablering av gode og sikre kommunikasjonskanaler: o o o Internt Mellom kommunen og overordna nivå (stikkord: for eksempel mellom primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten) Mellom kommunen og brukerne (spesielt innenfor helse/omsorg) Teknologiutfordringene 1. Nødvendig teknologisk kompetanse til å være i forkant av den teknologiske utviklingen. Desentraliserte løsninger (oppgaveløsning / tjenester) må styrkes og videreutvikles. 2. Integrasjon mellom fagsystemene. Krav til systemene at de kommuniserer med omverdenen. 3. Ta i bruk og utvikle bruken av helse- og velferdsteknologi. 4. Systemene må forenkles og gjøres mer brukervennlige. 5. Hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur med tilstrekkelig kapasitet. 6. ehandel 7. Sikker og stabil tilgang til systemene 24/7/365 særlig innenfor helse- og omsorg. 23
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 07/12 16.03.12 HSJ Arbeidsutvalget 08/12 10.04.12 HSJ Styret 08/12 20.04.12 HSJ Navn på saken ekommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden 2012 til 2013 Vedlegg: 2. E-kommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden 2012-2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 8. Sak til Rådmannsgruppa 06/12 ekommunestrategi for Fosen 2012-2020 Saksfremstilling: Saken er oppfølging av sak 06/12 til Rådmannsgruppa ekommunestrategi for Fosen 2012 til 2020. Med forankring i ekommunestrategien skal det hvert andre år utarbeides en felles Handlingsplan. Denne skal beskrive hvilke satsingsområder det skal jobbes med og tiltak som skal iverksettes i planperioden. Videre hvem som har ansvar for gjennomføring samt krav til gevinstrealisering (økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet). I de fleste tilfeller vil det være naturlig at det lages en egen prosjektplan for hvert av de prioriterte tiltakene. Satsingsområdene forutsettes rettet både internt og eksternt, men det er naturlig at det skal legges størst vekt på innbygger- og brukerperspektivet. For ikke å tape tid med hensyn til å komme i gang med tiltak i fortsettelsen av plandokumentet, presenterte prosjektleder avslutningsvis i prosjektgruppemøte den 24. januar 2012 forslag til utforming av Handlingsplan. Etterpå kom prosjektgruppa med innspill til tiltak som bør prioriteres i de første par åra. Etter møte har prosjektleder jobba videre med form og innhold i Handlingsplana, som inkluderer forslag til tiltak som bør prioriteres. Bearbeidet utkast til Handlingsplan ble sendt medlemmene av prosjektgruppa på e-post den 1. mars 2012. De ble her bedt om å gå igjennom forslaget og gi tilbakemelding på utkastet. I e-posten står videre følgende: Hvis dere som prosjektgruppe slutter opp om forslaget fra meg ser jeg ingen grunn til at vi ikke skal kunne legge Handlingsplana fram til behandling i Rådmannsgruppa den 16. mars. Dersom det kommer innsigelser og motforestillinger bør vi samles til et møte i prosjektgruppa. Uansett vil det viktigste nå være at de tiltakene som det er realistisk å starte opp i 2012 er medtatt i Handlingsplana. Vi har fått ganske klare føringer fra Rådmannsgruppa på hva som bør prioriteres, og jeg mener at dette er det tatt hensyn til i planforslaget. Jeg kan se for meg at vi kanskje legger opp til en revisjon og videreutvikling av Handlingsplana allerede etter ett år. Da vil det sannsynligvis være bedre muligheter for å kjøre de tenkte prosessene som vi har skissert i organisasjonsmodellen. Prosjektgruppa ble gitt frist til torsdag den 8. mars med å gi tilbakemelding på utkastet til Handlingsplan samt forslag til måte å behandle dokumentet på. Prosjektleder har ikke mottatt noen avvikende forslag eller innsigelser mot dokumentet eller behandlingsopplegget. 24
Det er forutsatt at Handlingsplana skal beskrive forventa gevinstrealisering knytta til hvert av tiltakene. I og med at vår modell enda ikke er utvikla inngår en slik beskrivelse ikke i utkast til Handlingsplan. Det samme gjelder to punkter som inngår i Prinsipp som legges til grunn for samarbeidet. Se kapittel 2 pkt. c) System for kostnadsfordeling ved senere inntreden og pkt. d) Saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. I forhold til disse anmerkningene vises det til tiltaket i Handlingsplana som foreslås gitt prioritetsnummer 1 utvikling av bestillerfunksjonen og etablering av fagråd. Sekretariatets innstilling: 3. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 4. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) Arbeidsutvalgets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) Styrets vedtak: 25
Plan til behandling i Rådmannsgruppa 16.03.2012 FOSEN REGIONRÅD Nærhet gjennom digital samhandling ekommunestrategi for Fosen HANDLINGSPLAN 2012-2013 26
1 ekommunestrategi for kommunene på Fosen 201 2 til 2020 ekommunestrategien består av to dokument Strategiplana er langsiktig og angir hva som er fel les strategier og satsingsområder i planperioden fram til 2020. Det forutsettes at stra tegiplana gjennomgås og revideres i 2015. Den toårige Handlingsplana konkretiserer strategien e og målsettingene. Hvorfor ekommunestrategi for Fosen? En ekommune tilbyr digitale tjenester og dialog eks ternt mot innbyggerne og næringsliv, og internt til sine ansatte og politikere. Hensikten med felles ekommunestrategi for Fosen er å definere langsiktige strategier på tvers av kommunegrenser samt sikre en felles interkommuna l ramme for utvikling av ekommunestrategier. Plana skal bidra til etablering av en regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. ekommune visjon for Fosen : Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: til innbyggere og næringsliv, internt i egen komm une, mellom kommuner og mellom kommunene og regionnivået Hovedmål: Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre sama rbeidsparter. Felles strategiområder for perioden 2012 til 2020 e r: Kompetanse Bolyst = bruker- / innbyggerdialog Organisasjon samhandling innovasjon Teknologiutvikling 27
2 Prinsipper som legges til grunn for samarbeidet g) ekommunestrategien forplikter deltakerne i regionsamarbeidet. Felles strategi = felles løsninger. h) Vedtatt strategiplan skal bidra til etablering av regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. Valg av nye systemer må være forenlig med den plattformen man tidligere har valgt. Samarbeidskommunene skal bygge på samme infrastruktur. i) Det er aksept for at man fases inn i nye systemer fra litt ulike tidspunkt. Dette betinger at man på forhånd har et avtalt system for kostnadsfordeling ved inntreden. Dette skal beskrives i Handlingsplana. j) Handlingsplana skal beskrive saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. k) De valgene som tas/strategien som velges må ikke være teknologistyrt, men funksjonsstyrt. Teknologien er støtte til tjenestene. l) Mulighetene som ligger i at noen kjører pilotprosjekt skal utnyttes. Dette gir utviklingsmuligheter og handlefrihet. Saksbehandlingsregler for oppstart av pilotprosjekt fastsettes i Handlingsplana. 8 De viktigste satsingsområdene i starten av planperioden Innledning Basert på hvert strategiområde og tilhørende målsettinger listes det opp i dette kapittelet hvilke satsingsområder som er høyest prioritert i planperioden. Dette skal være styrende for hvilke prosjekter og aktiviteter som skal prioriteres i planperioden 2012 til 2013. Organisering og ledelse Bruk av IKT som verktøy er etter hvert blitt viktig i den kommunale tjenesteproduksjon. Det må fokuseres på utvikling av ledernes strategiske IKT-kompetanse for at de skal kunne planlegge å lede omstillingsprosesser samt realisere gevinster. Gevinstrealisering Kommunene benytter IKT på en omfattende måte. Utvikling av systemer som er i bruk og anskaffelse av ytterligere ny teknologi må preges av fokus på gevinstrealisering, hvor hovedelementene er: økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet 28
Digital kompetanse De ansattes kompetanse og evner til bruk av IKT er avgjørende for effektiv forvaltning og kvalitet på tjenesteyting. Med kompetanse i denne s ammenheng menes bruk av digitale verktøy, og evnen til å ta i bruk og forstå de muli gheter den digitale utviklingen gir. Informasjonssikkerhet Alle virksomheter som behandler personopplysninger har plikt til å sørge for at opplysningene er tilfredsstillende sikret. Dette kontinuerlige og systematiske sikkerhetsarbeidet en del av virksomhetens internkontroll. Informasjonssikkerhet innebærer at virksomheter ska l sikre opplysninger med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Innbyggerperspektiv tjenester på nett Informasjonsteknologi skal utnyttes til å bedre tje nestetilbudet for innbyggerne og næringslivet. De har forventninger til en døgnåpen forvaltning 24 / 7 / 365, og at tjenester gjøres tilgjengelige som selvbetjeningsløsninger på nett. Gjennom interaktive tjenester skal kommunene yte bedre service til brukerne. Folkevalgt og lokaldemokrati Forventinger til digital kommunikasjon med kommunen e er økende, også i forholdet mellom de folkevalgte og innbyggerne. Kommunene skal bruke de elektroniske mulighetene ti l å stimulere utvikling av lokaldemokratiet og øke lokalt engasjement i samfu nsdebatten. 29
ekommunestrategi for Fosen HANDLINGSPLAN 2012 2013 Prosjekt / system / tiltak 1. Bestillerfunksjonen og etablering av felles fagråd inkl. utarbeidelse av: o Stillingsbeskrivelse o Instruks for fagrådet o Saksbehandlingsregler jfr. Strategiplana kap. 4, pkt. c), d) og f) o Utvikle modell for å beskrive gevinstrealisering jfr. Strategiplana Strategisk forankring (strategiområde (-r) o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 2, 3 og 5 Harald S. Jensen, Fosen Regionråd Prosjektgruppe: Rådmann Personalsjef Økonomisjef Repr. for en av faggruppene Tillitsvalgt 2. og 3. kv. 2012 Prioritet Prosjektleder: Tidsplan: Prosjektmidler: 100.000 (Fondsmidler FR regional utvikling) 2. Døgnåpen digital forvaltning - FORPROSJEKT o Bolyst = bruker/ innbyggerdialog: hovedmål nr. 1 Foreslås av Redaksjonsgruppa Medlemmer foreslås av Redaksjonsgruppa 2. 4. kv. 2012 100.000 (Fondsmidler FR regional utvikling) 3. Døgnåpen digital forvaltning - HOVEDPROSJEKT o Bolyst = bruker/ innbyggerdialog: hovedmål nr. 1 4. Personalstyringssystem o Teknologiutvikling: hovedmål nr. 1 o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 1 Foreslås av Redaksjonsgruppa Per O. Johansen, Åfjord kommune Medlemmer foreslås av Redaksjonsgruppa Prosjektleder En repr. for Fosen IKT Personalsjef Arild Risvik 2013 2.500.000 (?) Beregnes i forprosjektet. Budsjett 2013 2. kv. 2012 og ut 2013 1.500.000 (?) Lyses ut på anbud 1. h.å. 2012. (Budsjett 2013) 5. Kompetansekartlegging og kompetanseplanlegging o Kompetanse: hovedmål nr. 1 og 2. o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 1, 6 og 8 Foreslås av Personalforum Medlemmer foreslås av Personalforum Fra 3. kv. 2012 og ut 2013 100.000 (Fondsmidler FR regional utvikling) 6. Introduksjonskurs for nyansatte o Kompetanse: hovedmål nr. 2 og 3. o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 6, 7 og 8 Foreslås av Personalforum Medlemmer foreslås av Personalforum 3. kv. 2012 50.000 (Fondsmidler FR regional utvikling)
Prosjekt / system / tiltak 7. Kompetanseheving for å øke utnyttelsesgraden: o økonomisystemet o sakssystem (Ephorte) o RISK - manager 8. Samhandling / kompetanseoverføring: o Informasjonssikkerhet og personvern inkl. rolleavklaring o VISMA skole o Implementering av nye system med utgangspunkt i erfaringene fra Profil 9. Integrasjon mellom systemene innenfor helse og omsorg og saksbehandling Strategisk forankring (strategiområde (-r) o Kompetanse: hovedmål nr. 2, 3 o Bolyst = bruker/ innbyggder-dialog: hovedmål nr. 4, 7 og 9 o Teknologiutvikling: hovedmål nr. 1 o Kompetanse: hovedmål nr. 2. o Bolyst = bruker/ innbygger-dialog: hovedmål nr. 2. o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 3, 4, 6, 7 og 9 o Teknologiutvuikling: hovedmål nr. 1 10. Papirløse møter o Bolyst = bruker/ innbygger-dialog: hovedmål nr. 1 o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 1, 6 og 7 11. Regionalt samhandlingsverktøy (video, chatt, telefoni, meldinger) o Bolyst = bruker/ innbygger-dialog: hovedmål nr. 1 Foreslås av Personalforum Foreslås av Personalforum Foreslås av Rådmannsgruppa Foreslås av Rådmannsgruppa Foreslås av Redaksjonsgruppa Prosjektgruppe: Medlemmer foreslås av Personalforum Medlemmer foreslås av Personalforum 2 medlemmer fra hver av faggruppene: IKT, sak/arkiv og helse /omsorgsprogram 2 medlemmer fra hver av faggruppene: IKT og sak/arkiv Medlemmer foreslås av Redaksjonsgruppa Prioritet Prosjektleder: Tidsplan: Prosjektmidler: 2013 200.000 (?) (Budsjett 2013) 2013 200.000 (?) (Budsjett 2013) 2013 200.000 (?) (Budsjett 2013) Oppstart 2. h.å. 2012. Ferdig 2013 75.000 (?) (Budsjett 2013) 2013 200.000 (?) (Budsjett 2013) 31
32
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 04/12 20.01.12 FS Rådmannsgruppa 08/12 16.03.12 FS/HSJ Arbeidsutvalget 09/12 10.04.12 Styret 09/12 10.09.12 Navn på saken Døgnåpen forvaltning på Fosen - forprosjekt Vedlegg: prosjektbeskrivelse Saksfremstilling: Saken ble drøfta i Rådmannsgruppa den 20. januar 2012. Konklusjonen ble at Redaksjonsgruppa ble anmodet om å komme med en nærmere beskrivelse av forprosjektet. Det foreligger nå en prosjektbeskrivelse fra Redaksjonsgruppa. Denne vedlegges saken. Bakgrunn: Møte i redaksjonsgruppen avholdt 29/4-2011 uttrykte ønske om å se på ny løsning for hjemmesiden. Temadag i Åfjord om elektroniske kommunale tjenester Redaksjonsgruppen fikk i etterkant av dette møtet klarsignal fra de oppmøtte, deriblant regionrådet om å jobbe videre med denne saken. Dagens leverandør, Bennet, uttaler at de ikke har mulighet for å videreutvikle dagens hjemmesider. I Direktoratet for forvaltning og ikts (DIFIs) kvalitetsundersøkelse på offentlige nettsteder får ikke Fosenkommunene optimal score. Lavere score skyldes blant annet de standardene som er lagt inn i sideløsningen, og som vi ikke får endret selv. Vurdering, Redaksjonsgruppens betraktninger: Redaksjonsgruppen har en tid snakket internt om at dagens løsning er noe tungvint i bruk, både for publikum og for redaksjonsgruppen. Ved bytte av leverandør på hjemmesideløsning, bør en se på en mer omfattende løsning som betyr en større og mer aktiv bruk av hjemmesida, for eksempel til toveis elektronisk kommunikasjon. Det vil si at vi ikke kun ser på hjemmesiden, men også hvilke muligheter som finnes i forhold til nye elektroniske løsninger i forhold til publikum og internt i organisasjonen. Dagens hjemmesideløsning har ikke nødvendig funksjonalitet for å dekke målsettinger om fremtidige løsninger rundt døgnåpen forvaltning. I tillegg mangler dagens hjemmesideløsning flere av Difis kvalitetskriterier for offentlige hjemmesider. (Ref: http://kvalitet.difi.no/wp-content/uploads/2011/08/difikriteriesett2011.pdf ) Prosjektet Døgnåpen forvaltning er godt forankra i alle strategiområdene i ekommunestrategien for Fosen, og må oppfattes som et tiltak med høy prioritet i samarbeidskommunene. Det vises til referatene fra kommunemøtene som ble avviklet i forbindelse med utvikling av ekommunestrategien. 33
Innstilling fra Redaksjonsgruppen og sekretariatet: 1. Det oppnevnes ei prosjektgruppe som får i mandat å utarbeide forprosjekt for Døgnåpen forvaltning på Fosen slik det er beskrevet i vedlagte prosjektplan. Prosjektgruppas medlemmer oppnevnes av Rådmannsgruppa etter forslag fra aktuell faggruppe eller samarbeidsforum), og skal være sammensatt slik: o 2 representanter fra Redaksjonsgruppa (som også dekker skjema/ tjenestebeskrivelser og kommunale servicekontor) o 1 representant for sak/arkivgruppa o 1 representant for Økonomiforum o 1 representant for Fosen IKT o Leder av Bjugn/Ørland IKT 2. Videre skal prosjektet ha ei referansegruppe som skal være diskusjonspartner og informasjonsformidler til prosjektgruppa. Denne skal ha slik sammensetning: o En representant for hvert regionalt samarbeidsorgan (Oppvekstforum Fosen, Lederforum for helse, Økonomiforum, Personalforum, Teknisk) o En representant for hver av disse faggruppene: Kart/GAB, Skjema/tjenestebeskrivelser, Redaksjonsgruppa, IKT, Sak/arkiv, helse- og omsorgsprogram, Proaktiv o To tillitsvalgte Hver faggruppe / samarbeidsforum oppnevner en representant hver. 3. Prosjektleder rekrutteres og frikjøpes fortrinnsvis fra en av medlemskommunene. Daglig leder i Fosen Regionråd foretar utvelgelse av prosjektleder. Prosjektleder har i samarbeid med prosjektgruppa ansvar for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for etablering av et hovedprosjekt. Seniorrådgiver Harald S. Jensen stilles til disposisjon som rådgiver for prosjektleder og prosjektgruppa. 4. Budsjett: Frikjøp av prosjektleder inntil 150 timer à kr. 400 kr. 60 000 Innformasjonsinnhenting / kartlegging kr. 35 000 Møtekostnader og uforutsette kostnader kr. 5 000 SUM kr. 100 000 Utredningskostnaden finansieres av Fosen Regionråd ved bruk av bundet driftsfond 25100010 Regional utvikling. Rådmannsgruppas enstemmige innstilling: 1. Det oppnevnes ei prosjektgruppe som får i mandat å utarbeide forprosjekt for Døgnåpen forvaltning på Fosen slik det er beskrevet i vedlagte prosjektplan. Prosjektgruppas medlemmer oppnevnes av Rådmannsgruppa etter forslag fra aktuell faggruppe eller samarbeidsforum), og skal være sammensatt slik: 34
o 2 representanter fra Redaksjonsgruppa (som også dekker skjema/ tjenestebeskrivelser og kommunale servicekontor) o Fredrik Stene og Erik Jakobsen o 1 representant for sak/arkivgruppa o Solfrid Lund o 1 representant for Økonomiforum o Gaute Krogfjord o 1 representant for Fosen IKT o Robert Karlsen o Leder Info-Torget Ørland o Britt Brevik 2. Videre skal prosjektet ha ei referansegruppe som skal være diskusjonspartner og informasjonsformidler til prosjektgruppa. Denne skal ha slik sammensetning: o En representant for hvert regionalt samarbeidsorgan (Oppvekstforum Fosen, Lederforum for helse, Økonomiforum, Personalforum, Teknisk) o En representant for hver av disse faggruppene: Kart/GAB, Skjema/tjenestebeskrivelser, Redaksjonsgruppa, IKT, Sak/arkiv, helse- og omsorgsprogram, Proaktiv o To tillitsvalgte Hver faggruppe / samarbeidsforum oppnevner en representant hver. 3. Prosjektleder rekrutteres og frikjøpes fortrinnsvis fra en av medlemskommunene. Daglig leder i Fosen Regionråd foretar utvelgelse av prosjektleder. Prosjektleder har i samarbeid med prosjektgruppa ansvar for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for etablering av et hovedprosjekt. Seniorrådgiver Harald S. Jensen stilles til disposisjon som rådgiver for prosjektleder og prosjektgruppa. 4. Budsjett: Frikjøp av prosjektleder inntil 150 timer à kr. 400 kr. 60 000 Innformasjonsinnhenting / kartlegging kr. 35 000 Møtekostnader og uforutsette kostnader kr. 5 000 SUM kr. 100 000 Utredningskostnaden finansieres av Fosen Regionråd ved bruk av bundet driftsfond 25100010 Regional utvikling. Arbeidsutvalgets innstilling: Styret slutter seg til rådmannsgruppens innstilling. Styrets vedtak: 35