FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 06/ HSJ Arbeidsutvalget 07/ HSJ Styret 07/ HSJ Navn på saken ekommunestrategi for Fosen - perioden 2012 til 2020 Vedlegg: 1. ekommunestrategi for Fosen perioden Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Langsiktig plan for Fosen 2009 til Samhandlingsprogram for Fosen Regionråd til Styresak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring 4. Styresak 14/10 Oppsummering av strategiseminar om Regionalt samarbeid 13. og 14. september Styresak 25/10 Oppfølging av styreseminar Styresak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi for Fosen Regionråd 7. Styresak 20/11 ekommunestrategi for Fosen prosjektplan Saksfremstilling: Styret vedtok i sak 20/11 prosjektplan for ekommunestrategi for Fosen. Plana skal gjelde for perioden 2012 til Prosjektgruppa som ble oppnevnt har hatt fire møter. De legger nå fram forslag til ekommunestrategi for regionen. Det har vært lagt opp til en åpen prosess i prosjektgruppa, der medlemmene er utfordra til å bidra aktivt både med og utforme samt gi plandokumentet innhold. Møtene som prosjektledelsen har hatt i hver av kommunene har vært et viktig grunnlag for arbeidet i prosjektgruppa. Prosjektgruppa har bestått av: Navn: Representant for: Ansatt hvor: Astrid Mathilde Petterson Oppvekstforum Fosen Åfjord Berit Wicklund Lederforum for helse Ørland/Fosen DMS Karsten Bergersen Økonomiforum Leksvik Ogne Undertun Personalforum Åfjord Knut Solstad Faggruppe Kart/GAB Roan Tore Tetliaune Faggruppe Skjema/tjenestebeskrivelser Rissa Fredrik Stene Faggruppe Redaksjonsgruppa Åfjord Robert Karlsen Faggruppe IKT Rissa Sissel Mikalsen Faggruppe Sak/arkiv Osen Sigrund Brødreskift Faggruppe Helse- og omsorgsprogram Rissa Hans Donali Tilseth Fosen DMS IKS Gunn Karin Olsen HTV Fagforbundet Bjugn Kurt Rønning HTV Fagforbundet Rissa Marianne Hosen HTV Sykepleierforbundet Åfjord Harald S. Jensen Prosjektleder Fosen Regionråd Asle Brustad Prosjektrådgiver Sør-Trøndelag fylkeskommune Utvikling av felles E-kommunestrategi for perioden 2012 til 2020 er forankra i Langsiktig plan og konkretisert som et prioritert tiltak i Samhandlingsprogrammet for 2011 til Tiltaket er også prioritert i styresakene det er henvist til ovenfor.

2 Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er i sin natur grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum for utviklingen av den digitale kommune. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Den teknologiske utviklingen går raskt. Nye teknologiske løsninger utvikles kontinuerlig, og kapasiteten øker. Sosiale medier er nye kommunikasjonskanaler som åpner for dialog, involvering og brukermedvirkning på en annen måte enn tidligere. Informasjonsmengden som er tilgjengelig elektronisk øker stadig. Samtidig stilles personvernet og kravene til sikker informasjonsbehandling overfor stadig større utfordringer. Offentlige IKT - strategier og handlingsplaner må løpende tilpasses både den teknologiske utviklingen og andre endringsprosesser i samfunnet. Kilde: KS strategidokument ekommune 2012 IKT - løsninger er viktige for kommunenes interne drift samtidig som de er viktige bidrag til god samhandling mellom kommuner, kommuner og innbyggerne, kommuner og næringsliv samt mellom kommuner og andre offentlige etater/organer. IKT kan bidra til en mer helhetlig og samordna offentlig sektor. For Fosen som samarbeidsregion vil det være et must å utvikle en felles E-kommunestrategi. Sekretariatets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) enstemmige innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene.

3 Behandling i møte: Varaordfører Knut Ring, Ørland kommune, foreslo at pkt. 1 i Arbeidsutvalgets innstilling strykes. Med bakgrunn i forslaget fra Knut Ring ble det lagt opp til punktvis avstemming. Styrets vedtak: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. Punktet ble vedtatt mot 1 stemme. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Punktet ble enstemmig vedtatt.

4 Vedtatt av styret for Fosen Regionråd den 20. april 2012 sak 07/12 FOSEN REGIONRÅD Nærhet gjennom digital samhandling ekommunestrategi for Fosen Regionråd

5 ekommunestrategi for kommunene på Fosen ekommunestrategien består av to dokument Strategiplana er langsiktig og angir hva som er fel les strategier og satsingsområder i planperioden fram til Det forutsettes at stra tegiplana gjennomgås og revideres i Den toårige Handlingsplana konkretiserer strategien e og satsingsområdene. Hvorfor ekommunestrategi for Fosen? En ekommune tilbyr digitale tjenester og dialog eks ternt mot innbyggerne og næringsliv, og internt til sine ansatte og politikere. Hensikten med felles ekommunestrategi for Fosen er å definere langsiktige strategier på tvers av kommunegrenser samt sikre en felles interkommuna l ramme for utvikling av ekommunestrategier. Plana skal bidra til etablering av en regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. ekommune VI SJON for Fosen Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: til innbyggere og næringsliv, internt i egen komm une, mellom kommuner og mellom kommunene og regionnivået Hovedmål Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. Felles strategiområder for perioden 2012 til 2020 Kompetanse Bolyst = bruker- / innbyggerdialog Organisasjon samhandling innovasjon Teknologiutvikling

6 Nærhet gjennom digital samhandling 1 Forord Fosen Regionråd - overordna målsettinger og forutse tninger Medlemmene av Fosen Regionråd har som sitt overordn ede mål å medvirke til utvikling av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, deling av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Gjennom kontinuerlig og målretta arbeid skal region ale utviklingsområder og tiltak som bidrar til at nyskaping, identitet og tilhørighet f or innbyggerne på Fosen løftes fram. Fundamentet for en slik region baseres på selvstend ige kommuner. Ved iverksetting av samarbeidsprosjekter gjennom Fo sen Regionråd skal det legges vekt på ivaretakelse av demokrati og politisk styring med t iltakene. Folkelig og folkevalgt innsyn og medvirkning skal utvikles. Utviklingsstrategi Satsingene i regionen skal preges av utvikling av b ærekraftige lokalsamfunn og miljøhensyn. En bærekraftig utviklingsstrateginnenfor områder som gir vekst og aktivitet, og som samtidig bidrar til opprettholdelse av boseting. Behovene til de som bor på Fosen skal dekkes uten at det svekker grunnlaget for at f ramtidige generasjoner skal få dekket sine behov. Felles ekommunestrategi A. Prosjektmål/mandat Felles ekommunestrategi for Fosen skal: Være langsiktig og angi hva som er regionens og kom munenes felles strategier og satsingsområder Definere hovedlinjene for tjenesteutvikling og retn inger man skal gå Beskrive hvordan IKT på overordnet nivå skal bidra til å løse utfordringene B. Forankring ekommunestrategien er forankra i mål og strategier som er vedtatt for Fosenregionen: Langsiktig plan for perioden 2009 til 2012 Samhandlingsprogram for perioden 2011 til 2012 C. Organisering av planarbeidet Styret for Fosen Regionråd er oppdragsgiver og pros jekteier. Rådmannsgruppa er styringsgruppe. Prosjektgruppa som sammen med prosjektledelsen har hatt oppgaven med å utarbeide ekommunestrategien har bestått av: en representant for hvert regionale samarbeidsorgan (Oppvekstforum Fosen, Lederforum for helse, Økonomiforum, Personalforum)

7 Nærhet gjennom digital samhandling en representant for hver av disse faggruppene: Kart /GAB, Skjema/tjenestebeskrivelser, Redaksjonsgruppa, IKT, Sak/arkiv, Helse- og omsorgsprogram en representant for Fosen Distriktsmedisinske Sente r IKS tre tillitsvalgte Sør-Trøndelag fylkeskommune ved erådgiver Asle Brus tad har bistått prosjektledelsen i planprosessen. Åfjord, den 1. februar 2012 Vidar Daltveit Daglig leder Harald S. Jensen Seniorrådgiver/prosjektleder

8 Nærhet gjennom digital samhandling 2 Rammebetingelser Nasjonale føringer Det er mange aktører som legger føringer og stiller krav til kommunenes IKT-utvikling på nasjonalt nivå. KS (Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasj on) utarbeider strategier og veiledere for kommunene. De har en egen ekommunegruppe som hå ndterer IKT-området. Sentralt på dette området står dokumentet ekommune 2012 lokal digital agenda. Denne har trukket opp 18 hovedområder som spenner vidt fra IKT-arkite ktur til lokaldemokrati og deltakelse til strategisk IKT-ledelse, og synliggjør hvor omfatten de og komplekst bildet er for kommunene. DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) utarbeid er bl.a. nasjonale føringer for IKTarkitektur. Sentralt her mht. teknologi står Arkitekturprinsipper. Statlige virksomheter er pålagt å følge disse prinsippene mens kommunene er anbefalt å følge dem. Helse- og omsorgssektoren har for tida et særskilt fokus gjennom Samhandlingsreformen (St.meld. nr ) som skal iverksettes fr a 1. januar Her er hele kapittel 14 viet IKT i helse- og omsorgssektoren. Reformen er f ørst og fremst krevende fordi den oppfordrer til et omfattende interkommunalt samarbe id samtidig som kommunene skal samhandle tett med spesialisthelsetjenesten. Men og så andre plandokumenter beskriver bruk at teknologi som virkemidler. For eksempel sier Omsorgsplan 2015 at «Bruk av IKT, smarthusløsninger, telemedisin og ny omsorgsteknolo gi kan også bidra til å hindre institusjonalisering, gi brukerne større uavhengigh et av hjelpeapparatet og et bedre lokalt medisinsk tilbud.» Trender Utviklingen innen digital teknologi går svært fort, og mye av det vi omgir oss med i dag var det ingen som kunne gjette på for 5 år siden. Samti dig er det mange eksempler på teknologier som fortsatt har stor anvendelse til tross for dyst re spådommer om det motsatte. Vi må derfor anta at dette fortsetter og at det er vanskelig å s i hvordan teknologibildet ser ut om noen år. Vi kan se noen trender, som for eksempel sosiale medie r, skybaserte tjenester og håndholdte enheter. Men teknologiutviklingen er imidlertid mer preget av sprang og retningsskifter enn av trender. For kommunene på Fosen vil det være vik tig å kunne forholde seg til utviklingen på en effektiv og formålstjenlig måte. Dette omfatt er både oppmerksomhet på den teknologiske utviklingen samt oppmerksomhet på nye tjenester og ny arbeidsprosesser som konsekvens av ny teknologi og endret teknologibruk. I dette ligger også en oppmerksomhet forventningene til unge voksne og hva dette innebær er av nye krav til tjenesteleveranser. Regional samhandling roller og ansvar Rådmennene i Fosenregionen har deltatt i et nettver k i regi av KS sentralt som omhandler strategisk bruk av IKT i kommunene. Her er det truk ket opp en del grunnleggende prinsipper som tydeliggjør en rolledeling mellom de som produs erer kommunale tjenester og de som skal levere teknologitjenester som understøtter kom munens tjenesteproduksjon. Ut fra disse prinsippene har man kommet frem til en prinsippski se som vist under.

9 Nærhet gjennom digital samhandling Grunnprinsipper: Fagrådet må ha en (eller flere) koordinator(er) som er tildelt tilstrekkelig definerte ressurser og med tilstrekkelig delegert kompetanse til å drive fagrådet Fagrådet består i tillegg av ansatte fra hvert fago mråde. Disse må ha en posisjon og legitimitet til å opptre på vegne av ansatte i regi onen innenfor sitt fagområde Alle endringer eller innføring av nye IKT-løsninger (etter forslag fra kommunene eller leverandør av teknologitjenester) skal legges frem for fagrådet og behandles etter nærmere bestemte retningslinjer Slike saker skal diskuteres og veies opp mot hveran dre på tvers av fagområder Fagrådet skal utarbeide innstilling til valg og pri oriteringer Innstilling skal legges fram for rådmennene for end elige beslutning før de iverksettes Fosen I KT - dagens rolle Fosen IKT er kommunenes valgte tjenestesenter for f elles IKT-tjenester i Fosen samarbeidet. De har ansvaret for å bygge opp og drifte felles IK T-infrastruktur og felles sentraliserte løsninger. IKT-samarbeidet er forankret i egen ramm eavtale mellom vertskommunen Rissa ved Fosen IKT og samarbeidskommunene Osen, Roan, Åf jord, Bjugn, Ørland og Leksvik. I tillegg til rammeavtalen er det inngått separate tj enesteavtaler omtalt som SLA-avtaler mellom vertskommunen og samarbeidskommunene. Disse utgjør sammen vertskommuneavtalen, og forplikter alle deltakende kommuner i samarbeidsordningen. Fosen I KT framtidig rolle Fosen IKT skal fortsatt være et kompetentjenestes enter innenfor dagens roller og ansvarsområder. Fosen IKT skal i samspill med felle s fagråd innfor hvert fagområde være kompetente til enhver tid å kunne vurdere tilgjenge lig og velprøvd teknologi opp mot de teknologiske utfordringer som kommunene ser behov f or å forbedre eller erstatte med ny tilgjengelig teknologi. Fosen IKT skal kunne bistå alle samarbeidskommunene med komplette løsninger av serverog klientdrift som er i tråd med den teknologiske u tviklingen og ihht gjeldende lover, regler og forskrifter. Fosen IKT skal ha kompetanse innenfor de til en hve r tid relevante kompetanseområder, eller knytte nære bånd med eksterne aktører med relevant kompetanse slik at Fosen IKT også skal fungere som en rådgivende part innenfor faget IKT o pp i mot fagrådet.

10 3 Det regionale utfordringsbilde Nærhet gjennom digital samhandling Innledning Deltakerkommunene har beskrevet de viktigste utford ringene de står overfor de nærmeste åra. Prosjektgruppa har samordna og systematisert / grup pert de utfordringene som beskrives av kommunene. De fire mest fremtredende utfordringsomr ådene er: kompetanseutfordringene, bruker/innbyggerutfordringene, organisasjonsutfordr ingene og teknologiutfordringene. Det vises for øvrig til vedlegg nr. 1 samt til referatene fra hvert av kommunemøtene. Di sse er lagt ut på Fosenportalen Fosenkommunene samarbeid er ekommunestrategi. Kompetanseutfordringene Kommunene peker på at den samlede kompetansen som f innes i regionen ikke utnyttes godt nok på tvers av kommunegrenser og på tvers av fagom råder. Noe av årsaken kan ligge i at det i dag ikke finnes gode nok felles digitale samhandl ingsløsninger. Det påpekes også at man ikke stiller krav til digital kompetanse ved ansett else av medarbeidere. En annen utfordring er at man i for liten grad utnytter det potensialet so m ligger i systemer som allerede er i bruk. Det fremheves også at brukerterskelen i mange fagsy stemer er for høy for brukere som ikke bruker dem ofte/daglig. Bruker/innbyggerutfordringene Dagens generasjon av hjemmesider har få muligheter for toveis kommunikasjon mellom eksterne brukere og kommunens tjenesteytere. Det gj ør at man i liten grad kan kommunisere digitalt med kommunene både innenfor og utenfor ord inær åpningstid. Det påpekes også at kommunene i liten grad har tatt i bruk muligheter som ligger i anvendelse av velferdsteknologi for å bedre innbyggernes livsk valitet. Organisasjonsutfordringene Hovedutfordringen med dagens organisering er at det er uklare retningslinjer rundt valg av IKT-løsninger. Grenseoppgangen mellom Fosen IKT og de som bestiller og skal ha nytte av systemen er ikke tilstrekkelig beskrevet. Hvem som har ansvar for hva, og hvordan saksgangen skal være fra et behov melder seg og fre m til beslutning om anskaffelse og implementering er pr. i dag for løst definert. Det er også for utydelig struktur på hvilke prosess er som skal gjennomgås ved innføring av nye eller endringer i eksisterende IKT-systemer. Vi dere oppleves det at det er for lite fokus på arbeidsprosessanalyse, arbeidsprosessforbedring og organisasjonsutvikling i denne forbindelse. Teknologiutfordringene Kommunene og Fosen IKT peker på at det er en stor u tfordring å holde seg oppdatert på de teknologiske mulighetene som byr seg i markedetil enhver tid. Det må jobbes videre med integrasjon mellom fagsyst emer. I dag blir ofte samme opplysninger registrert i flere systemer uten at de er koblet sammen. Dette gjelder både internt mellom systemene i kommunen(e) og mellom kommunen(e ) og eksterne systemer. Helse og omsorg pekes på som det området hvor det e r størst behov for sikker og stabil heldøgns tilgang til systemene via sikre og stabile nettverk med tilstrekkelig kapasitet. Dette er en utfordring som det vil være meget krevende fo r enkeltkommuner å ivareta. Videre er det en utfordring å holde seg oppdatert på de mulighete r som finnes mht. praktisk anvendelse av velferdsteknologi.

11 4 Prinsipper som legges til grunn for samarbeidet Nærhet gjennom digital samhandling a) ekommunestrategien forplikter deltakerne i regionsa marbeidet. Felles strategi = felles løsninger. b) Vedtatt strategiplan skal bidra til etablering av r egionalt forankret IKT-plattform 1) og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. Valg av n ye systemer må være forenlig med den plattformen man tidligere har valgt. Samarbeidskomm unene skal bygge på samme infrastruktur. c) Det er aksept for at man fases inn i nye systemer f ra litt ulike tidspunkt. Dette betinger at man på forhånd har et avtalt system for kostnadsfor deling ved inntreden. Dette skal beskrives i Handlingsplana. d) Handlingsplana skal beskrive saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. e) De valgene som tas/strategien som velges må ikke væ re teknologistyrt, men funksjonsstyrt. Teknologien er støtte til tjenesten e. f) Mulighetene som ligger i at noen kjører pilotprosje kt skal utnyttes. Dette gir utviklingsmuligheter og handlefrihet. Saksbehandlin gsregler for oppstart av pilotprosjekt fastsettes i Handlingsplana. 1) IKT-plattform betyr her grunnleggende teknologisk infrastruktur s om må være på plass for å kunne få data ut til brukeren fra både intern e kilder (filsystemer, fagsystemer osv.) og fra eksterne innholdstjenester som Norsk Helsenett, Fronter, ITs Learning, Folkeregisteret, Statens kartverk osv.

12 Nærhet gjennom dig ital samhandling 5 ekommunevisjon og målsettinger VI SJON Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: o Nærhet til innbyggere o Nærhet internt i egen kommune (mellom ansatte, avde linger, enheter og nivåene) o Nærhet mellom kommuner o Nærhet mellom kommunene og regionnivået MÅLSETTI NG Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. Delmål: Samarbeidet mellom deltakerkommunene skal gi oss so m resultat: kompetansemiljøer som yter gode tjenester et regionsamarbeid som er offensivt og tar i bruk n ye hjelpemidler som resulterer i bedre og ressursbesparende tjenester en åpen og serviceorientert forvaltning med høy bru kertilfredshet synlig gevinstuttak ( økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbar het) etter hvert nytt tiltak god kvalitet på informasjon og beslutningsunderlag for politisk og administrative avgjørelser Forutsetninger: For at vi i felleskap skal oppnå gode og fremtidsre tta resultat kreves det at vi har: organiserte faggrupper innen alle fagområder ansatte og faggrupper med nødvendig kompetanse og tilstrekkelige ressurser til å være med i utviklingen av tjenesteyting og fagprogr am ansatte og faggrupper som stiller krav til program leverandører og til driftssenteret ansatte og faggrupper som har fokus på kompetanse og gevinstrealisering ansatte og faggrupper som kan samarbeide om organis ering, rutineutvikling og valg av teknologi til valgt programløsning

13 6 Felles strategiområder Nærhet gjennom digital samhandling Innledning Hensikten med det regionale samarbeidet er å etable re varige, forpliktende og fleksible samarbeidsformer. Dette er en del av strategien for å medvirke til utviklingen av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, delin g av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Gjennom samarbeid vil kommunene være bedre i stand til å oppfylle krav og utnytte sine ressurser mer koordinert og effektivt. For samarbei dskommunener det viktig å framstå som gode tjenesteleverandører med fokus på leveranse av rett tjeneste til rett tid og til rett pris og med rett kvalitet. Kompetanse Hovedmål: 1. Regionalt samkjørt strategisk kompetansekartlegging / planlegging 2. Felles kompetanseutvikling og kompetanseutveksling på Fosen 3. Opplæring tilpassa brukerne (nivå) 4. Tilstrekkelig tid og ressurser til kompetanseutvikl ing Bolyst = bruker / innbyggerdialog Hovedmål: 1. Utvikle digitale tjenester for å gjøre kommunene at traktive og tilgjengelige gjennom digital dialog med fokus på innbyggerne og næringsliv 2. Samordning av tjenester regionalt for å styrke komp etansen og redusere sårbarheten. Gjennom samordning utvikle interessante fagmiljø 3. Ta i bruk velferdsteknologi for å oppnå økt trygghe t, bedre kommunikasjon med brukerne og raskere flyt av pasientinformasjon Organisasjon samhandling innovasjon Hovedmål: 1. Utvikle lederstrategier med fokus på strategisk bru k av IKT (Digitalt førstevalg både for egne brukere og innbyggerne) 2. Organisere og etablere kunde- / bestillerrollen 3. Avklare roller og ansvar regionalt, kommunene i mel lom og i kommunene 4. Ivareta krav til informasjonssikkerhet, internkontr oll og kvalitetsstyring 5. Utvikle modell for å beskrive gevinstrealisering hv or hovedelementener: økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet 6. En samordna region har som mål å bidra til bedre: tilgang på kvalifisert personell (større og bedre f agmiljø) kapasitet og beredskap effektiv drift kvalitet på tjenestene gjennom standardisering av s ystemer og rutiner 7. Ta i bruk digitale samhandlingsverktøy 8. Stille krav til basiskompetanse i forbindelse med r ekruttering av medarbeidere 9. Utvikle god brukerstøtte

14 Teknologiutvikling Hovedmål: 1. Gevinstrealisering gjennom integrerte løsninger 2. Felles IKT-plattform og avklart IKT-organisering 3. Sikre og stabile løsninger 24/7/ Følge den teknologiske utviklinga 5. Implementere gode digitale samhandlingsverktøy 7 Fra strategi til handling Med forankring i ekommunestrategien skal det hvert andre år utarbeides en felles Handlingsplan. Denne skal beskrive hvilke satsingsområder det skal jobbes med og tiltak som skal iverksettes i planperioden. Videre hvem som har ansvar for gjennomføring samt krav til gevinstrealisering (økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet). I de fleste tilfeller vil det være naturlig at det lages en egen prosjektplan for hvert av de prioriterte tiltakene. Satsingsområdene forutsettes rettet både internt og eksternt, men det er naturlig at det skal legges størst vekt på innbygger- og brukerperspektivet.

15 VEDLEGG NR. 1 OPPSUMMERING FRA KOMMUNEMØTENE: Innledning Deltakerkommunene har beskrevet de viktigste utford ringene de står overfor de nærmeste åra. Prosjektgruppa har samordna og systematisert / grup pert de utfordringene som beskrives av kommunene. De fire mest fremtredende utfordringsomr ådene er: kompetanseutfordringene, bruker/innbyggerutfordringene, organisasjonsutfordringene og teknologiutfordringene. Kompetanseutfordringene 1. Opplæringskompetanse og ressurser til opplæring, ve dlikehold og videreutvikling av kunnskap. Bruke systemet for kom petansekartlegging aktivt og effektivt. Regionalt må noen gis ansvar for å DRIVE prosessene. 2. Nødvendig teknologisk kompetanse/digital kompetanse til å være i forkant av den teknologiske utviklingen. 3. Kompetansen i regionen må benyttes uavhengig av kom munegrenser, særlig på områder hvor det kreves spisskompetanse. 4. Rekruttere medarbeidere med rett kompetanse. Gode f agmiljø er attraktive å jobbe i og derved enklere å rekruttere til. 5. Krav til lave brukerterskler for å oppnå bedre utny ttelse av systemene. Bruker / innbyggerutfordringene 1. Intern og ekstern informasjon døgnåpen forvaltnin g. Hjemmesidene må forbedres og fornyes. Interaktive tjenester for brukerne tj enester på nett. 2. Skjema og søknadsportaler. Brukervennlige selvbetje ningsløsninger. 3. Innbyggerdialogen invitere til toveis kommunikasj on: Bruk av sosiale medier Digital kommunikasjon mellom innbyggerne / brukerne og kommunene 4. Velferdsteknologi som kan gi økt trygghet, kommunik asjon og raskere pasientinformasjon = bedre tjenester. Organisasjonsutfordringene 1. Bestillerkompetanse etablere felles regional styr ingsplattform. Strategisk ledelse, herunder strategisk IKT-ledelse. 2. Rolleavklaring og modellering av IKT-organisasjonen e på Fosen. 3. Valgt organisering må ikke bli et hinder for utvikl ing av tjenesteproduksjon. 4. Aktive faggruppen er viktige pådrivere for utvikli ng og utnyttelse av eksisterende og nye systemer. Faggruppene må få styrka sin posisjon. De tte vil styrke samholdet på Fosen og spre kunnskap mellom kommunene og brukerne. 5. Standardisering av systemer og rutiner i regionen s om sikrer innbyggerne mest mulig like tjenester. 6. Realistiske IT prosjekter som går målretta på behov og ikke på ambisjoner. 7. Å ta i bruke nye systemer samt vedlikeholde og utvi kle bruken av systemen er ressurskrevende. I mange tilfelle er et godt result at avhengig av at regionen avsetter ressurser til prosjektledelse og prosjektstyring. 8. Tunge reformer som for eksempel samhandlingsreforme n nødvendiggjør samarbeid mellom kommuner for å løse oppgavene. Behov for å b ygge opp kompetente fagmiljø som kan utvikle kapasitet, kompetanse og gode tjene ster for innbyggerne. Mange tjenester krever døgnberedskap. Hver kommune kan ikke etabler e dette på egen hånd.

16 9. Skape gode arenaer for samhandling mellom kommunene og mellom kommunene og andre samarbeidspartnere. 10. At regionen samordner seg vil være nødvendig med tanke på: o Tilgang til kvalifisert personell (skape interessante fagmiljø) o Kapasitet og beredskap o Effektiv drift o Kvalitet på tjenestene 11. Regionalt samarbeid om gevinstrealisering med tanke på kostnader, kvalitetsheving, effektivisering og redusert sårbarhet i forhold til tjenesteleveranser. 12. Benytte mulighetene som ligger i systemene til styring og utvikling. 13. Generelle krav til rapportering og registrering. 14. Meldingsutveksling (krav til rutiner og systemer. Eks. ElinK) 15. Ivaretakelse av krav til informasjonssikkerhet, internkontroll og kvalitetsstyring. 16. Etablering av gode og sikre kommunikasjonskanaler: o o o Internt Mellom kommunen og overordna nivå (stikkord: for eksempel mellom primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten) Mellom kommunen og brukerne (spesielt innenfor helse/omsorg) Teknologiutfordringene 1. Nødvendig teknologisk kompetanse til å være i forkant av den teknologiske utviklingen. Desentraliserte løsninger (oppgaveløsning / tjenester) må styrkes og videreutvikles. 2. Integrasjon mellom fagsystemene. Krav til systemene at de kommuniserer med omverdenen. 3. Ta i bruk og utvikle bruken av helse- og velferdsteknologi. 4. Systemene må forenkles og gjøres mer brukervennlige. 5. Hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur med tilstrekkelig kapasitet. 6. ehandel 7. Sikker og stabil tilgang til systemene 24/7/365 særlig innenfor helse- og omsorg.