HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 13.09. 2010 Møtetid: Kl. 12. 00. Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/10 Orientering fra administrasjonen angående oppfølging av vedtak 014/10 015/10 016/10 017/10 018/10 Referatsaker Revisjonsstrategi 2010 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2010. Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2011 Besøk i kommunale institusjoner / avdelinger Eventuelt Grong 06.09. 2010. Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 013/10 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN ANGÅENDE OPPFØLGING AV VEDTAK Kontrollutvalget 13.09. 2010 Gunnhild Berg 013/10 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen Saksfremstilling Kontrollutvalget ønsker en orientering om hvordan kommunen følger opp vedtak som er fattet i kommunale organ, hvordan disse blir iverksatt, fulgt opp og gjennomført. Orientering imøtekommes den 13. september 2010 SAK 014/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 13.09. 2010 Gunnhild Berg 014/10 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Høylandet kommune 16.04. 2010 Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 2 Høylandet kommune 16.04. 2010 Møteprotokoll Formannskapet 3 Høylandet kommune 30.04. 2010 Møteprotokoll formannskapet 4 Høylandet kommune 03.05. 2010 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 5 Høylandet kommune 03.05. 2010 Møteprotokoll Utvalg for familie, helse og omsorg 6 Høylandet kommune 04.05. 2010 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 7 Høylandet kommune 06.05. 2010 Møteprotokoll Kommunestyret 8 Høylandet kommune 14.06. 2010 Møteprotokoll Utvalg for familie, helse og omsorg
9 Høylandet kommune 14.06. 2010 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 10 Høylandet kommune 03.06. 2010 Møteprotokoll Formannskapet 11 Høylandet kommune 11.06. 2010 Møteprotokoll Formannskapet 12 Høylandet kommune 17.06. 2010 Møteprotokoll Kommunestyret 13 Høylandet kommune 18.06. 2010 Møteprotokoll Formannskapet 14 Høylandet kommune 15.06. 2010 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 15 Høylandet kommune 12.05. 2010 Møteprotokoll Formannskapet 16 Høylandet kommune 19.05. 2010 Kvartalsrapport adm. 1. kvartal 2010 17 Høylandet kommune 14.07. 2010 Revidering av økonomireglement reglement for kommunens finansforvaltning 18 19 KomSek Trøndelag IKS/ KomRev Trøndelag IKSKomSek Trøndelag 30.08. 2010 17.06. 2010 Egenkontroll i kommunene, invitasjon til kurs Tilbakeføring av overskudd 20 21 22 IKS KomSek Trøndelag IKS KomSek Trøndelag IKS KomRev Trøndelag IKS 09.04. 2010 10.05. 2010 10.05. 2010 Innkalling til møte i representantskapet Møteprotokoll fra representantskapet Møteprotokoll fra representantskapet SAK 015/10 REVISJONSSTRATEGI 2010 Kontrollutvalget 13.09.2009 Gunnhild Berg 015/10 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenerklæring til orientering. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Høylandet kommune. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Kommuneloven.
Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2010 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 016/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget 13.09. 2010 Gunnhild Berg 016/10 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2010 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret og henstiller om at saker av økonomisk betydning utover årets budsjett fattes av kommunestyret. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 1. halvår 2010, datert 01.09. 2010 Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden januar til juni 2010 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes.
I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Saksbehandlers vurdering Ved gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2010 viser rapporten at administrasjonen har den oppfatning at de nevnte saker behandlet i formannskapet ikke har økonomiske bindinger. Revisor har den oppfatning at saker som har økonomiske og budsjettmessige konsekvenser for kommunen skal behandles i kommunestyret. Dette jf. kommuneloven. I forhold til saker i kommunestyret viser ikke rapporten til enkelte saker, men revisjonen har stilt spørsmål om hvordan bestemmelser i delegasjonsreglementet skal fortolkes. Revisor tar rådmannens redegjørelse til etterretning. Svar og redegjørelse fra rådmann er vedlagt rapporten i sin helhet. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Revisor vil presentere rapporten i møte den 13. september 2010. SAK 017/10 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2011 Kontrollutvalget 13.09. 2010 Gunnhild Berg 017/10 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr. 424. 800,-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontrollutvalget Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.09.
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets / kommunerådets eller fylkesutvalgets / fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2009-2013 2010 2011 2012 2013 2014 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 27 000 36 800 36 800 36 800 36 800 Kjøp av sekretariatstjenester 95 000 98 000 98 000 98 000 98 000 Kjøp av revisjonstjenester 279 000 290 000 Total ramme kontrollutvalget 401 000 424 800 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3 % i 2010 er alle tall i 2011 kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser etc. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt noe faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Til grunn for budsjettforslaget for 2011 ligger kommunens budsjettramme. Det er lagt opp til samme møteaktivitet i 2011 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3 %. Kurs og oppholdsutgifter overstiger og fremlagte forslag gir kontrollutvalget mulighet til å delta på kurs og konferanser. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets
arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 10. mai budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.) Representantskapet i KomRev Trøndelag IKS (KomRev) vedtok den 10. mai budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Ønsker en derimot å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må en anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for de(t) kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. SAK 018/10 BESØK I KOMMUNAL INSTITUSJONER / AVDELINGER Kontrollutvalget 13.09.2010 Gunnhild Berg 018/10 427-1743-5.3 Saken legges frem uten innstilling Ingen
Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2010, sak 028/09 (møte 16.11.09) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble avklart at kontrollutvalget ønsket å besøke sykeheimen. Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Kontrollutvalget drøfter målsettingen og innholdet i besøket nærmere, samt prosessen fremover mot besøket som gjennomføres i november 2010. Grong 06.09. 2010 Gunnhild Berg Kontrollsekretær