Møtereferat for sråd Møtedato: 21.05.2014 Møtetid: kl. 19:00 Møtested: Menighetssenteret Tilstede Odd Terje Breimoen, Sigfrid Nordhelle, Espen Isaksen Berg, Preben Grøtteland Jakobsen, Steinar Ness, Åse Paulsen Skiftun, Sigbjørn Risnes, Tone Kvinlaug Beckstrøm, Leiv Gunnar Skiftun Kirkevergen Per Øistein Rogstad Diakon Lene Lovise Holgersen Meldt forfall: Solveig Stokkeland, Espen Isaksen Berg, Diakon Lene Lovise Holgersen ble forhindret på grunn av sjukdom. Lene Lovise spørres om å komme på neste møte 11. juni. Møtet starter med Generalforsamling for Gjestehuset A/S- fra kl 19.00 til 19.40 Åpning: Steinar Ness, «Deg være ære, Herre over dødens makt, evig skal døden være, Kristus underlagt»! En Gud fra evighet til evighet!! Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte. Godkjent Meldingssaker 000015 Forespørsel om kollekt TVaksjon 2014 000016 Referat fra menighetsråd 09.04.14 000017 Referat fra gudstjenesteutvalg 08.05.14 000018 Referat fra Vi over 60 12.05.14 000019 Referat fra Fellesrådsmøte 24.04.14 000020 Takk fra Bispedømmerådets virksomhet kr 3.800 ssaker Sak 020/14 Gudstjenesteforordning (Dok: 14/00026-001) Sak 021/14 Diakoni (Dok: 14/00024-001) Sak 022/14 Trosopplæringsutvalg -nye medlemmer (Dok: 14/00025-001) Sak 023/14 Årsrapport 2013 (Dok: 14/00001-002) Sak 024/14 Årsregnskap korrigerte tall for budsjett (Dok: 14/00012-002) Sak 025/14 Økonomirapport 2014 (Dok: 14/00022-001) Sak 026/14 Prinsipper im fondsavsetning (Dok: 14/00023-001) Sak 027/14 Menighetsrådsdatoer høsten 2014 (Dok: 14/00027-001) Underskrift av leder: Odd Terje Breimoen Utskrift til: sråd, revisor
Dato: 14.05.2014 Arkivsak 14/00026 Dokumentnummer: 14/00026-001 Arkivkode: 312 20/2014 Gudstjenesteforordning 21.05.2014 Vedlegg notat etter møte med lederne av menighetsrådene, 2.mai.2014 Vedlegg- Veiledning til bruk av ny gudstjenesteordning. Gudstjenesteutvalget hadde denne saken oppe i møte 8.mai og gjorde følgende vedtak. 15/14 Ny gudstjenesteordning. Jeg legger ved noen dokumenter om dette. Det har også vært et møte med menighetsrådslederne. Leiv Gunnar informerer Arbeidet med ny gudstjenesteordning er initiert fra bispedømmet ikke lokalt. Det er en følge av stort arbeidspress for prestene, ny fordeling av gudstjenester mellom sognene i prestegjeldet og ønske om samarbeid mellom sognene. Behandling i møtet: GUT hadde en grundig samtale om dette og fattet følgende vedtak: : Gudstjenesteutvalget har gått gjennom papirene med forslag til ny gudstjenesteordning og tar forslagene til etterretning. GUT-utvalget vil likevel påpeke at det er viktig også å ha fokus på menighetenes behov i slike prosesser. Denne saken skal opp i Kirkelig Fellesråd og videre til prost med innstilling til biskop. Leiv Gunnar orienterte. sråd vil følge bispedømmets retningslinjer om at hver av de to prestene i Kvinesdal kommune skal ha 52 gudstjenester. For å få rimelige gudstjenestetall i Netlandsnes kapell kan Kvinesdal redusere antall gudstjenester på søn- og helligdager til 47. I tillegg kommer 12 andre gudstjenester (gudstjenester for skole og barnehager, Tro og Lys m.v.) En vedtar å følge framlagt «veiledning ved bruk at ny gudstjenesteordning».
Dato: 14.05.2014 Arkivsak 14/00024 Dokumentnummer: 14/00024-001 Arkivkode: 34 21/2014 Diakoniplan 21.05.2014 Vedlagt diakoniplan for Feda menighet. I 2007 laget menighetsrådet en diakoni/strategiplan. Menighetsrådet bør revidere denne og lage en oppdatert diakoniplan, gjerne med i samarbeid med diakonen. Diakon Lene Lovise Holgersen vil være med i møte. Det velges noen fra menighetsrådet til å jobbe med diakoniplanen og legge fram forslag for menighetsrådet. Saken utsettes til neste møte. Diakoniplan for Kvinesdal sendes på mail til menighetsrådet.
Dato: 14.05.2014 Arkivsak 14/00025 Dokumentnummer: 14/00025-001 Arkivkode: 330 22/2014 Trosopplæringsutvalget- nye medlemmer 21.05.2014 Det ble i sist møte bestemt å spørre noen til å være med i trosopplæringsutvalget. Kathrine Marie Edvardsen har sagt ja. Medlemmer til trosopplæringsutvalget i Kvinesdal er nå på plass. Følgende medlemmer har sagt ja til å være med i Trosopplæringsutvalget i : Espen Isaksen Berg, Siv Gullestad, Mari Ann Nilsen, Kathrine Marie Edvardsen Moi. Trosopplæringsutvalget tar stilling til valgperioder på den enkelte av medlemmene. I vedtektene står det at medlemmer velges for 2 år, ved begynnelsen av valgperioden og midt i perioden. Det er menighetsrådsvalg i 2015.
Dato: 08.05.2014 Arkivsak 14/00001 Dokumentnummer: 14/00001-002 Arkivkode: 046 PØR 23/2014 Årsrapporten 2013 21.05.2014 Årsrapporten ble fastsatt i møte 5. februar. Nå viser det seg at det ble noen mindre endringer av tallene i økonomikapittelet. Revisor har bedt menighetsrådet gjøre nytt vedtak med korrekte tall. Vi beklager dette. Først er tallene gjengitt som stod i årsrapporten, og så er tallene som er korrekte. 1. Mindreforbruk/overskudd på kr 26.358. 2. sråd hadde 01.01.13 et driftsfond på 55.188 kroner. Mindreforbruket i 2012 var 59.515 og driftsfondet pr. 31.12.13 var derfor på kr 114.703. A. Mindreforbruket for 2013 vil medføre en økning av driftsfondet på kr 56.349. 3. Endringer for driftsåret 2013 for følgende aktiviteter, endring fra 01.01 til 31.12 : A. Fellemøtene : 2129 (0) B. Sang- og musikkmøtene : 2974 økt til 17313 (+ 14.339) C. Relax : 6.265 redusert til 3.985(- 2.380) D. Dispfond for diakonen : 10.000 uendret ( 0 ) E. Treklang : 168909 redusert til kr 149.226 ( -19683) F. Konfirmantarbeidet : 80.472 økt til 85.995( +5.523) G. Alpha : 7217 uendret (0) H. Kirkemusikk : 18.570 økt til 23,149 (+ 4579) I. ssenter: 683.151 redusert til 591.395( -91.756) Nedenfor er de korrekte tallene, og det er også tatt inn noen fond som ikke stod i den opprinnelige oppstillingen, men som står i regnskapet. Dette bør også med i årsrapporten: 1. Mindreforbruk/overskudd på kr 28.124. 2. sråd hadde 01.01.13 et driftsfond på 55.188 kroner. Mindreforbruket i 2012 var 59.515, og i 2013 ble fondet belastet med kr 20.000 til diakonstillingen, og driftsfondet pr. 31.12.13 var derfor på kr 94.703. 3. Endringer for driftsåret 2013 for følgende aktiviteter, endring fra 01.01 til 31.12 : Disposisjonsfond a. Til diakonen : 10000 økt til 28.232 uendret (+18.232 ) b. Treklang : 194.889 redusert til kr 149.227 ( -45.662) c. Relax : 6.265 redusert til 3.885(- 2.380) d. Kirkemusikk : 18.570 økt til 21.718 (+ 3.148) e. Sang- og musikkmøtene : 2.974 økt til 17.313 (+ 14.339) f. Konfirmantarbeidet : 80.472 økt til 89995( +9.523)
g. Eldrearbeid: 1.212 redusert til 0 (-1.212) h. Alpha : 7217 uendret (0) Bundne fond a. ssenter: 683.151 redusert til 649.723( -33.428) b. Fellesmøtene : 2.129 (0) c. Level: 68.331 økt til 105.988 (+ 37.657) En oppdatert årsrapport følger vedlagt. Kvinesdal Menighetsråd vedtar vedlagte årsrapport for 2013 med korrekte tall fra regnskapet. Kirkeverge Per Øistein Rogstad la frem saken. Kvinesdal Menighetsråd vedtar vedlagte årsrapport for 2013 med korrekte tall fra regnskapet.
Dato: 13.05.2014 Arkivsak 14/00012 Dokumentnummer: 14/00012-002 Arkivkode: 13 24/2015 Årsregnskap korrigerte tall for budsjett 21.05.2014 Vedlagt følger hovedoversikt for driftsregnskapet til sråd for 2013. Det er helt i tråd med tidligere fastsatte regnskap. Overskuddet er på kr 28124. Grunnen til at regnskapet legges fram for menighetsrådet på nytt, er at det ble fastsatt i forhold til feil budsjettall. Revisjonen har derfor bedt menighetsrådet fatte nytt vedtak sammenstilt med korrekte budsjettall. I den vedlagte hovedoversikten er det to kolonner for budsjett 2013. Den ene står det korrigert budsjett 2013 over, og det er det korrekte budsjettet. sråd vedtar vedlagte regnskap for 2013 med et overskudd på kr 28.124. Kirkeverge Per Øistein Rogstad la frem saken sråd vedtar vedlagte regnskap for 2013 med et overskudd på kr 28.124.
Dato: 13.05.2014 Arkivsak 14/00022 Dokumentnummer: 14/00022-001 Arkivkode: 13 25/2014 Økonomirapport 1-2014 21.05.2014 Vedlagt følger en økonomirapport pr 1.5.2014. Noen korte kommentarer * Under kapitlene om undervisning og kirkemusikk er hele fellesrådstilskuddet for 2014 overført. * Under annet menighetsarbeid er det inntektsført kr 41.000 og utgiftsført samme sum. Dette er tilskudd fra fellesråd for frivillig klokkertjeneste er videresendt til Menighetssenteret. * Under diakoni er inntektsført kr 23226. Av dette kommer 7975 fra giverstjenesten i de fire første månedene. De resterende kr 15251 er tre offer som er tatt opp i Kvinesdal kirke. * Hvilke tiltak kan gjøres for å øke inntektene til diakonstillingen? Dessverre ble det ingen tildeling til diakoniarbeidet fra Opplysningsvesenets Fond i år. Ingen nye søknader fikk tilskudd i år heller. sråd tar økonomirapporten til etterretning. Kirkeverge Per Øistein Rogstad gikk gjennom rapporten. Innsamling til diakon ble kommentert. Det må gjøres tiltak for å få inn mer gaver til diakonstillingen. Mer informasjon i gudstjenester og andre samlinger. Tas til etterretning.
Dato: 13.05.2014 Arkivsak 14/00023 Dokumentnummer: 14/00023-001 Arkivkode: 13 PØR 26/2014 Prinsipper om fondsavsetning 21.05.2014 Vedlagt følger brev fra kirkevergen fra 06.03.2007. som lå til grunn for prinsippvedtak i Kvinesdal menighetsråd. handlet om fondsavsetninger under Menighetsrådets regnskap. et omfattet disse disposisjonsfondene: Treklang Konfirmantarbeidet Relax Eldrearbeid Kirkemusikk Alpha et omfattet disse bundne driftsfondene: ssenter Sang og musikkmøter Diakonstillingen Fellesmøtene Level Prinsipp for fondsavsetning: Ønsker menighetsrådet fortsatt den håndteringen av fond slik at avsetning og bruk av fond gjøres av regnskapsfører? Det vil si å videreføre gjeldende praksis. Alternativt må menighetsrådet gjøre vedtak om fondsavsetninger hvert år. Hvilke fond ønsker menighetsrådet? Et annet spørsmål er hvorvidt menighetsrådene ønsker å ha de fondene man har, og eventuelt om noen skal overføres til fellesrådet? Dette siste kan være fond som Level, konfirmantarbeidet og Treklang. Dette er alle fond som ikke spesifikt er knyttet til alene, men alle soknene i Kvinesdal. I Kirkeloven 14 heter det blant annet: Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen.
På bakgrunn av dette, kan det være en tanke å legge fellestiltak inn under fellesrådet. Dette er et annet prinsipp enn det som har vært i bruk tidligere i Kvinesdal, der det største menighetsrådet har forvaltet fellesoppgaver for de andre menighetene. Her er det ikke snakk om hva som er mest riktig eller galt, men å ha ordninger som er tjenlige og oversiktlige for alle parter. Fellesrådet har representanter for alle menighetene, og vil dermed også kunne tale på vegne av de ulike menighetene. Fra den andre siden kan det påpekes at konfirmantarbeidet eller Treklang, er en så viktig del av menighetsrådets virksomhet at de ikke ønsker å overlate det til fellesrådet. I første omgang kan det være aktuelt å flytte Level og konfirmantarbeidet, og la Treklang stå som en del av sråds regnskap. Level er nok det kapittelet i regnskapet som menighetsrådet har minst eierskap til. Vi har vært i kontakt med Level Kvinesdal, og de vil være takknemlige om vi fortsatt kan ha Level Kvinesdal under ett av kirkens regnskaper. Det vil være mulig for menighetsrådet fortsatt å ha ansvaret for budsjett og regnskap for konfirmantarbeidet, men overføre ansvaret for Kvinesdal Level til fellesrådet. 1. sråd ønsker fortsatt at fondene skal gjøres i tråd med prinsippvedtak i 2007 om at overskudd/underskudd på enkeltaktiviteter belastes/tilføres det enkelte aktivitetsfond i regnskapet til sråd 2. sråd ber Kvinesdal kirkelig fellesråd overta regnskaps- og budsjettansvar for Level Kvinesdal og konfirmantarbeidet, slik at det inngår i regnskapet for Kvinesdal kirkelige fellesråd fra 01.01.2015. Kirkeverge Per Øistein Rogstad la frem saken. 1. sråd ønsker fortsatt at fondene skal gjøres i tråd med prinsippvedtak i 2007 om at overskudd/underskudd på enkeltaktiviteter belastes/tilføres det enkelte aktivitetsfond i regnskapet til sråd 2. sråd ber Kvinesdal kirkelig fellesråd overta regnskaps- og budsjettansvar for Level Kvinesdal og konfirmantarbeidet, slik at det inngår i regnskapet for Kvinesdal kirkelige fellesråd fra 01.01.2015..
Dato: 14.05.2014 Arkivsak 14/00027 Dokumentnummer: 14/00027-001 Arkivkode: 012.1 27/2014 Menighetsrådsdatoer høsten 2014 21.05.2014 Det er tid for å legge plan for menighetsrådsmøter høsten 2014. Forslag til datoer: Møtedato Tidspunkt Sted Åpning Onsdag 13. august Kl. 19.00 Menighetssenteret Sigbjørn Onsdag 03. september Kl. 19.00 Menighetssenteret Sigfrid Onsdag 08. oktober Kl. 19.00 Menighetssenteret Odd Terje Onsdag 12. november Kl. 19.00 Menighetssenteret Espen Onsdag 17. desember Kl. 19.00 Menighetssenteret Tone Første møtet er for tidlig etter sommeren, dette møtet strykes. Møtedato Tidspunkt Sted Åpning Drøftinger/saker Onsdag 03.sept. Kl. 19.00 Menighetssenter Sigfrid Onsdag 08. okt. Kl. 19.00 Menighetssenter Odd Terje Menighetsrådsvalg 2015 Onsdag 12. nov. Kl. 19.00 Menighetssenter Espen Onsdag 17. des. Kl. 19.00 Menighetssenter Tone