TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 10.9.2013 13.00 14.55 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 46-62/13 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Kari Workinn Fra Tromsø kommune: Kommunaldirektør Stein Vidar Loftås (tilstede i sak 47/13) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Lill Martinsen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Edmund Kristoffersen sign Benedikte Figenschou sign. Utskrifter
Blad 2 Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 3.9.2013 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 46/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 17.6.2013 47/13 Forhold ved kulturskolen orientering 48/13 Rapport attestasjon og anvisning i Tromsø kommune 49/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom orientering 50/13 Svar på revisjonsbrev nr. 18 Tromsø kommunes bundne driftsfond per 31.12.12 51/13 Budsjettoppfølging per 27.8.2013 kontroll og tilsyn 52/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 53/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 54/13 Påløpte kostnader revisjon per 31.12.2013 Tromsø Parkering KF 55/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kroken sykehjem 56/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Mortensnes sykehjem 57/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kvaløysletta sykehjem 58/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Sør-Tromsøya sykehjem 59/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune 60/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Parkering KF 61/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Havn KF 62/13 Referatsaker
Blad 3 46/13 Godkjenning av protokollen fra møtet 17.6.2013 Protokollen fra møtet 17.6.2013 godkjennes. Protokollen fra møtet 17.6.2013 godkjennes. 47/13 Forhold ved kulturskolen - orientering Saken behandles for lukkede dører, jf. offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1. ledd nr. 1. Kommunaldirektøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saken tas opp til behandling i et senere møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saken tas opp til behandling i et senere møte. 48/13 Rapport Attestasjon og anvisning i Tromsø kommune 1. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport Attestasjon og anvisning i Tromsø kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen rapportere til utvalget om kommunens tilbakemelding på rapporten og revisjonens vurdering av denne.
Blad 4 Revisor presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til endring i punkt 2: Ordet kommunens erstattes med byrådets. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport Attestasjon og anvisning i Tromsø kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen rapportere til utvalget om byrådets tilbakemelding på rapporten og revisjonens vurdering av denne. Utskrift av saksprotokoll sendt 13.9.2013 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 49/13 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom - orientering Kontrollutvalget tar notat av 22.7.13, fra KomRev NORD til orientering Kontrollutvalget tar notat av 22.7.13, fra KomRev NORD til orientering 50/13 Svar på revisjonsbrev nr. 18 (2012) Tromsø kommune bundne driftsfond per 31.12.2012 Kontrollutvalget viser til kommunens svar av 20.6.2013 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 19.8.2013 på revisjonsbrev nr. 18, og tar saken til orientering.
Blad 5 Kontrollutvalget viser til kommunens svar av 20.6.2013 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 19.8.2013 på revisjonsbrev nr. 18, og tar saken til orientering. 51/13 Budsjettoppfølging per 27.8.2013 kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 27.8.2013 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 27.8.2013 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. 52/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 5.953.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.
Blad 6 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 5.953.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt 13.9.2013 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 53/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2014 vedtas med en budsjettramme på kr 60.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2014 vedtas med en budsjettramme på kr 60.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.
Blad 7 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt 13.9.2013 til: - Tromsø Havn KF 54/13 Påløpte kostnader revisjon per 31.12.2013 Tromsø Parkering KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for påløpte kostnader til revisjon pr. 31.12.2013 for Tromsø Parkering KF vedtas til kr 50.000. 2. Kontrollutvalget anmoder at kostnader til revisjon, som nevnt i punkt 1, settes av som påløpte kostnader i regnskapet pr. 31.12.2013 til Tromsø Parkering KF. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for påløpte kostnader til revisjon pr. 31.12.2013 for Tromsø Parkering KF vedtas til kr 50.000. 2. Kontrollutvalget anmoder at kostnader til revisjon, som nevnt i punkt 1, settes av som påløpte kostnader i regnskapet pr. 31.12.2013 til Tromsø Parkering KF. Utskrift av saksprotokoll sendt 13.9.2013 til: - Tromsø Parkering KF 55/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2012 til orientering.
Blad 8 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2012 til orientering. 56/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Mortensnes sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2012 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2012 til orientering. 57/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kvaløysletta sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kvaløysletta sykehjem for 2012 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kvaløysletta sykehjem for 2012 til orientering. 58/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Sør-Tromsøya sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2012 til orientering.
Blad 9 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2012 til orientering. 59/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune 60/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Parkering KF
Blad 10 61/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Havn KF 62/13 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 20.6.2013 b) Byrådsmøtet 27.6.2013 c) Byrådsmøtet 8.8.2013 d) Byrådsmøtet 15.8.2013 e) Byrådsmøtet 22.8.2013 f) Byrådsmøtet 29.8.2013 g) Byrådsmøtet 5.9.2013 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 18.6.2013 a) Sak 65/13 Eierskapsmelding 2013 (inkl. Eierskapsmelding 2013) C. VEDRØRENDE TROMS KRAFT AS - HENVENDELSE a) Brev av 18.6.2013 fra K-Sekretariatet IKS D. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2012 a) Brev av 24.6.2013 fra KomRev NORD E. TEMASAMLING 2.-3. DES. -13 I OSLO / FAGKONFERANSE 3.-4. JUNI -14 I HAUGESUND a) E-post av 21.6.2013 fra Forum for Kontroll og Tilsyn
Blad 11 F. BEDRIFTSFORSAMLING OG GENERALFORSAMLING TROMS KRAFT AS a) Innkalling av 21.6.2013 til bedriftsforsamling 28.6.2013 b) Innkalling av 26.6.2013 til generalforsamling 28.6.2013 G. REPRESENTANTSKAPET I K-SEKRETARIATET IKS a) Protokoll fra representantskapet 26.4.2013 H. RUNDSKRIV OM IVERKSETTING AV ENDRINGER I KOMMUNELOVEN M.M. EGENKONTROLL MV. a) Rundskriv datert 21.6.2013 fra Kommunal- og regionaldepartementet I. SKATTEETATENS VURDERING AV MERVERDIAVGIFTSPLIKT PÅ INNTEKTER VED BRANN OG REDNING a) Brev av 26.8.2013 fra KomRev NORD J. ETATSBESØK 8. OKTOBER 2013 - HILLESØYSKOLEN a) Brev av 22.7.2013 fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: Referatsakene A J tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A J tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 11. september 2013 Inger Johansen