Selje kommune MØTEBOK MØTEBOK Kommune Styre, råd, utval o.a. Møtedato Møtestad Frå kl. Til kl. Selje Kontrollutvalet 02.05.2016 Kommunehuset 13.00 14.55 TILSTADES PÅ MØTET. Per Egil Hellebust, nestleiar Medlemer Veronica Hatlenes Mirjam Friberg Atle Svein Honningsvåg Leia møtet Varamedlemmer Andre Jostein Støylen (Dagleg leiar Vest kontroll) Markvard Sunde (Dagleg leiar/revisjonssjef i komm.rev.nordfjord) Torill Monsen (Revisor i kommunerevisjonen i Nordfjord) Merknader til innkalling og saklista. Ingen SAKER SOM VAR TIL BEHANDLING Sak nr./år: SAK 10/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 11/16 GODKJENNING AV MØTEBOKA FRÅ SISTE MØTE SAK 12/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 SAK 13/16 MELDINGAR SAK 14/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON: SAMHANDLINGSREFORMA FOLKEHELSEARBEIDET I KOMMUNANE SAK 15/16 OVERORDNA ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON 2016-1019 UNDERSKRIFTER Vi stadfestar med underskriftene våre at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. Per Egil Hellebust Veronica Hatlenes r:\str\ku\framside.doc
SAK 10/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN Samrøystes vedtak 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Veronica Hatlenes. SAK 11/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den 10.03.2016. Samrøystes vedtak Møteprotokollen frå møtet den 10.03.2016 vert godkjent. SAK 12/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret: 14.12, 11.02 Formannskapet: 07.12, 28.01, 17.03 Råd for eldre og funksjonsh.: 24.11, 16.03 Arbeidsmiljøutvalet 14.10 Valstyret 14.09 Samrøystes vedtak Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 13/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Kommunerevisoren, 2 2016: «Bevilgingskontroll og budsjettavvik» 2. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, 2016/10 331.1: «Selje kommune godkjenning av budsjett 2016» 3. Rådmannen i Selje kommune, e-post sendt 19.april 2016, «SV: SE 01-16 SAK 04-16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 UTSKRIFT TIL RÅDMANN OG ORDFØRAR» 4. Rådmannen i Selje kommune, e-post sendt 19.april 2016, «SV: SE 01-16 NYE SAKER SOM KJEM TIL UTSKRIFT TIL RÅDMANN»
Samrøystes vedtak Meldingane 1,2,3 og 4 vert tekne til orientering. SAK 14/16 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON FOLKEHELSEARBEIDET I KOMMUNANE Vedlegg Rapport forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreforma Folkehelsearbeidet i kommunane, utarbeidd av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Saksopplysningar/saksutgreiing Kommunestyret vedtok i sak 79/12 i Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 å utføre eit prosjekt innan samhandlingsreforma. Prosjektet ligg no føre. Viser til rapport forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreforma Folkehelsearbeidet i kommunane, utarbeidd av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Forvaltningsrevisjonen er utført i alle kommunane i Nordfjord og er framstilt i ein fellesrapport. Rådmannen si tilbakemelding ligg kun ved for den aktuelle kommunen. Målsettinga med prosjektet har vore å sjå på korleis dei seks Nordfjordkommunane arbeider for å møte krava om førebygging av helseproblem. Samandraget finn ein på sidene 4, 5 og 6 i rapporten. For betre oversikt og fordjuping er det fordel å lese heile rapporten. Det er fokusert på fylgjande delproblem i rapporten: 1. Har kommunen kartlagt innbyggjarane sin helsetilstand og utarbeidd mål, strategiar og sett i verk tiltak etter kapittel 2 i Folkehelselova? (Side 8 til 13 i rapporten) Vurdering og konklusjonar: Folkehelselova 5 krev at kommunen lagar skriftleg oversikt over helsetilstanden i befolkninga. Skal innehalde negative og positive påverknadsfaktorar, folkehelseutfordringar, årsakstilhøve og konsekvensar. Bør vere ferdig innan hauseten 2016. Selje har utarbeida oversiktsdokument, men dette er ikkje kommunestyrebehandla. Oversikta skal danne grunnlag for kommunen si utarbeiding av overordna mål og strategiar for folkehelsearbeidet, samt plan for folkehelsetiltak. Det kommunale planstrategiarbeidet i Selje er ikkje komen i gong, kommunen oppfyller såleis ikkje krava i Folkehelselova 6 og 7. Selje kommune gir informasjon, råd og rettleiing i samsvar med lov og tilhøyrande merknad. Jf. Folkehelselova 7. 2 lekk. Anbefalingar:
Eid, Hornindal og Vågsøy kommune må følgje Folkehelselova 5 og utarbeide skriftleg oversikt over helsetilstanden i kommunane, slik at denne oversikta kan samordnast og inngå som grunnlag for planstrategi og kommunale planar. Selje kommune har utarbeida oversikt, men den er ikkje endeleg politisk behandla. Kommunane må følgje Folkehelselova 6 og 7 og utarbeide mål, strategiar og tiltaksplan på grunnlag av skriftleg oversikt over helsetilstanden. Dette må då også gjelde Selje kommune. Alle kommunane gir informasjon, råd og rettleiing i samsvar med lov og tilhøyrande forskrift. Revisjonen kjem såleis ikkje med noko anbefaling her. 2. I kor stor grad må kommunen betale for utskrivingsklare pasientar i påvente av kommunalt hese- og omsorgstenestetilbod? (Side 14 i rapporten) Vurdering og konklusjonar: Ingen store variasjonar mellom kommunane, bortsett frå Gloppen og Vågsøy i 2014. Anbefalingar: Gloppen og Vågsøy bør vurdere om dei høge tala på utskrivingsklare pasientar som kommunane ikkje tek i mot skuldast tilfeldige variasjonar, for tidleg utskrivingar frå spesialhelsetenesta eller om det setjast i verk tiltak for å auke personellkapasiteten og/eller tal på sengeplassar. Selje er ikkje spesielt nemnt, såleis ingen anbefaling for kommunen. 3. Kva tiltak har kommunen satt i verk for å bidra til å redusere behovet for sjukehusinnleggingar? (Side 15 til 19 i rapporten, sjå også vedlegget side 32) Vurdering og konklusjonar: Målsetting i samhandlingsreforma er at det skal løne seg å førebygge sjukdom i forkant, i staden for reparere i etterkant. Målsetting å hindre sjukdom og hindre forverring av sjukdom. Revisjonen saknar tiltak som ligg til ansvarsområdet utanfor pleie-, omsorgs- og helsesektoren. M.o.a. skadeforebyggande tiltak og ulykkesrisiko. Det ligg ei utfordring for kommunane å finne ut korleis dei forskjellig sektorane og områda kan bidra i arbeidet med å betre folkehelsa. Anbefalingar: I samband med den komande utarbeidinga av strategiar og tiltaksplanar innanfor helseførebygging bør kommunane vere opne for å hauste erfaringar frå kvarandre med omsyn til avgjersprosessar knytt til tiltaksprioritering og effektevaluering av tiltaksportefølje. Samansettinga av tiltak bør i følgje «Senter for helsefremmende forsking» innehalde ei blanding av tiltak som er innretta mot heile befolkninga, og tiltak som er spesifikt retta mot høgrisikogrupper. Dette må då også gjelde Selje kommune. Ved innføringa av samhandlingsreforma er mange av ansvarstilhøve i helsearbeidet endra. Folkehelsearbeidet skal no virke gjennom eit sektorovergripande samarbeid om
tiltaksutforming. I revisjonen sin gjennomgang av dei tiltaka som kommunane har oppgitt, saknar revisjonen tiltak som ligg til ansvarsområdet utanfor pleie-, omsorg- og helsesektoren. Forskrift om miljøretta helsevern nemner mellom anna kommunen si plikt til å vurdere og legge til rette tiltak for å unngå helseskadelige tilhøve, mellom annan ulykkesrisiko. Eit døme kan vere skadeforebyggande tiltak knytt til trafikktryggleik. Dette må då også gjelde Selje kommune. 4. Kva har kommunen gjort for å førebygge fråfall i vidaregåande skule? (Side 20 til 26 i rapporten) Vurdering og konklusjonar: Det er kartlagt tiltak som kommunane har etablert i sitt arbeid for å førebygge at elevar fell frå i den vidaregåande skulen. Opplista tiltak (sjå rapporten side 33 og 34) er no tiltak. Det er å håpe at den samanliknande oppstillinga av tiltak per kommune kan nyttast som døme på korleis dei einskilde kommunane i undersøkinga arbeider for å redusere fråfallet i vidaregåande skulen. Anbefalingar: I stortingsmelding nr 47 «Samhandlingsreforma» (2008-2009) heiter det: «Kapasiteten i skolehelsetenesten er ikke tilstrekkelig utbygd i mange kommuner. Det gjelder særlig tilbudet i videregåande skoler, jf. St.meld. nr 20 (2006-2007), Nasjonal strategi for å utjevne sosiale helseforskjeller. Skolehelsetenesten er en sentral aktør i det forebyggende arbeidet fordi den gjennom skolen har en kontaktflate mot alle barn som gir en helt spesiell mulighet til å fange opp de som trenger hjelp». Revisjonen vil med dette anbefale kommunane å vurdere om tilbodet er tilstrekkelig dimensjonert i høve behovet. Dette må då også gjelde Selje kommune. Rådmannen sin høyringsuttale: «Har sett på denne og meiner den gjev eit bra bilde av Selje kommune sin situasjon innan feltet. Har ingen kommentar til rapporten.» Samrøystes innstilling: 1. Kommunestyret tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av samhandlingsreforma - Folkehelsearbeidet til vitande. 2. Kommunestyret vedtek at innhaldet i rapporten og særleg tilrådingane vert teke med som grunnlag for vidare folkehelsearbeid i kommunen. Jf. anbefalingane i saksutgreiinga/rapporten og spesielt pkt. 7 i rapporten, Totalkonklusjonar og tilråding, side 27: o Kommunen må fullføre og politisk behandle oversiktsdokumentet over helsetilstand i kommunen i samsvar med Folkehelselova 5. o Kommunen må oppfylle krava i Folkehelselova 6 og 7 om Planstrategidokumentet (mål, strategi og tiltaksplan) i 2016. o Kommunen må finne ut om dei høge tala på utskrivingsklare pasientar som kommunen ikkje tek i mot skuldast tilfeldige variasjonar eller om det bør setjast i verk tiltak for å auke kapasiteten.
o Kommunen må, jf. Forskrift om miljøretta helsevern, vurdere og legge til rette tiltak for å unngå helseskadeleg tilhøve, mellom anna ulykkesrisiko. o Kommunen bør bruke den samanliknbare oppstillinga i rapporten for å sjå om det er tiltak som kan gjennomførast i kommunen for å redusere fråfallet i den vidaregåande skulen. o Kommunen må vurdere om kapasiteten i skulehelsetenesta er tilstrekkeleg dimensjonert i høve behovet. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer til kontrollutvalet om status for vidare folkehelsearbeid, særleg for gjennomføring av tilrådingane, innan 17.10.2016. SAK 15/16 OVERORDNA ANALYSE FORVALTNINGSREVISJONEN 2016-2019 Vedlegg Overordna analyse 2016 2019. Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Saksutgreiing Det er eit krav etter lov/forskrift at det skal utarbeidast plan for forvaltningsrevisjonen seinast innan utgangen av året etter kommunestyret si konstituering. Planen skal bygge på ei overordna analyse av kommunen. Kommunerevisjonen i Nordfjord har utarbeida den overordna analysen som også inneheld overordna analyse for selskapskontroll. Etter at kontrollutvalet har gått igjennom den overordna analysen og prioritert forvaltningsrevisjonsprosjekt vil det verte lagt fram to saker: Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Det er ein fordel for revisjonen si utføring om fleire kommunar vel same forvaltningsrevisjonsprosjekt. Samordning av like prosjekt i kommunane må kome i ettertid, dvs. at revisjonen kan utføre like prosjekt samtidig. Det er viktig at ein vel dei prosjekta som har best effekt på si kommune. Den «Overordna analysa for Selje kommune» er godt forståeleg, og det anbefalast på det sterkaste å lese gjennom rapporten for å få eit betre overblikk i kvifor ein utfører ei overordna analyse. Frå sjølve analysen vert det trekt fram dei aktuelle prosjekta som revisjonen peikar på til vidare drøftingar og prioriteringar i kontrollutvalet. Sjølv om revisjonen har foreslått prosjekt ut frå det dei har kome fram til i analysen, står kontrollutvalet fritt til å leggje inn eller foreslå andre prosjekt innan rimelegheitenes grenser. Revisjonen har komen fram til, ut ifrå den overordna analysa, at følgjande prosjekt bør vurderast opp mot kvarandre (jf. rapporten side 24 og 25): 2.1 Politisk styring/administrativ saksbehandling (side 13 i rapporten)
Praktisering av dokumentoffentligheit og møteoffentligheit Val av modell for utarbeiding av planstrategi 2016 2019 sett i høve til eventuell kommunesamanslåing 2.2 Administrativ styring og leiing (side 14 i rapporten) Arbeid med etikk i kommunen Melding og handtering av avvik i kommunens kvalitetssikringssystem Utforming og evaluering av tildelingskriterium ved offentlige innkjøp Bruk av indikatorar ved styring og evaluering i tenesteproduksjonen Organisering innan administrasjon og støttetenester (jf. spørsmål 9, side 22) Leiing og administrasjon innan helse- og sosial (jf. spørsmål 9 side 22) 2.3 Økonomistyring (side 16 i rapporten) Offentlege innkjøp (regeletterleving) Økonomistyring og rutinar for økonomisk rapportering til folkevalde organ (jf. spørsmål 9, side 22 Økonomi innan helse- og sosial (jf. sidene 21-22) 2.4 Berekraftig utvikling (side 18 i rapporten) Evaluering av målrealisering knytt til klima- og energiplanen 2.5 Tenesteproduksjon (side 19 i rapporten) Sjukefråvær i helse- og omsorgstenesta )jf. spørsmål 9, side 22 Bustadsosial handlingsplan Måling av tenestekvalitet Selskapskontroll (side 25 i rapporten) Korleis fører kommunen kontroll med sine eigarinteresser? Kontroll av spesifikt selskap (eigarskap eller forvaltningsrevisjon) Planen og ulike forvaltningsprosjekt vart diskuterte i møtet. Samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet meiner at flg. forvaltningsprosjekt bør prioriterast (ikkje prioritert rekkefølgje): Arbeidet med etikk i kommunen. Utforming og handtering av avvik av tildelingskriterium ved offentlige innkjøp/etterleving av regelverket. Sjukefråvær i helse- og omsorgsteneste / etikk. Praktisering av dokumentoffentligheit og møteoffentligheit, e-post og postjournal. 2. Kontrollutvalet meiner at ein må ha kontroll på korleis kommunen fører kontroll med eigarinteresser og kontroll av eigarskap. Flg. selskap bør i alle høve vurderast kontrollert: NoMil IKS inkl. forvaltningsrevisjon av kryssubsidiering mellom hushaldning og næring. Nordfjord Vekst IKS.
3. Kontrollutvalet ber Vest kontroll å ta med seg synspunkta jf. pkt. 1 og 2 framom i sitt arbeid med saka plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. Møtet slutt. Hovedutskrifter er sendt til: Medlemane og varamedlemene i kontrollutvalet Kommunestyret som melding Ordføraren Rådmannen Kommunerevisjonen i Nordfjord