srapport pr 30.04. Innherred Samkommune Verdal, 26. mai
Innhold: Innledning og administrasjonssjefens kommentar 3 Økonomisk situasjon pr 30.04.16 3 justering 3 Organisasjonen 4 Sykefravær 4 Årsverk 4 Tiltaksrapportering 5 Gjennomgang av enhetene, økonomisk status 8 Politiske organer 8 Administrasjonssjef 8 Økonomienheten 9 IKT 9 Organisasjonsenheten 10 Kemner 11 Samfunnsutvikling 12 Servicekontoret 13 Dokumentsenteret 13 Brann og redning 14 Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 2 av 15
Innledning og administrasjonssjefens kommentar Samkommunen leverte godt økonomisk i, og holder samme ambisjoner og fokus for kostnadsstyring også i år. Ved første tertial meldes hovedsakelig om balanse ved årsslutt, men IKT varsler et mulig overforbruk. Som i deltakerkommunene er det stramme budsjettrammer uten reserver. Sykefraværet har hele tiden vært svært lavt i samkommunen, men har vist en stigende tendens ved 1. tertial de siste 3 årene. Fra 4,1 i 2013 til 5,9 i og. Økonomisk situasjon pr 30.04.16 Enhet 30.04.16 30.04.15 - Justert budsjett Forbruk i just. budsj og prognose Politiske organer -61 64-125 346-17,7 263 346 0 Administrasjonssjef 3 057 2 252 805 8 231 37,1 6 919 8 231 0 Økonomienheten 2 337 2 661-324 7 384 31,6 6 726 6 907 477 Ikt 11 412 8 826 2 586 16 289 70,1 16 858 17 089-800 Organisasjonsenheten 2 663 2 218 445 7 277 36,6 6 376 7 277 0 Kemner 1 403 1 546-144 2 185 64,2 4 039 2185 0 Samfunnsutvikling 3 573-5 181 8 754 9 907 36,1 8 809 9 907 0 Servicekontor 2 440 2 559-120 8 030 30,4 7 431 8 030 0 Dokumentsenter 2 246 2 382-136 6 082 36,9 5 851 6082 0 Brann og redning 3 607 2 689 918 19 992 18,0 19 422 19 992 0 Overført fra morkommuner -28 941-28 085-856 -85 722 33,8-82 694-85 722 0 Sum 3 734-8 069 11 803 0 0 323-323 Enhetene har stram økonomistyring, og alle unntatt Økonomienheten og IKT melder om balanse 31.12.16. Underforbruket hos Økonomienheten skyldes vakanser og det anslåtte merforbruket hos IKT skyldes arbeidet med innføring av mobil omsorg, med påkrevde nettverkser for bedre trådløst nettverkskvalitet. justering På bakgrunn av regjeringens forslag om statliggjøring av Kemner fra 1. juli ble budsjett lagt for første halvår på denne enheten. I budsjettforliket på Stortinget i desember ble statliggjøringen reversert. Administrasjonssjefen foreslår på bakgrunn av dette å styrke enhetens budsjettramme med 2,5 millioner kroner gjennom økt overføring fra deltakerkommunene. Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 3 av 15
Organisasjonen Sykefravær ENHET 1. tertial 2. tertial 3. tertial 1. tertial Totalt Totalt Totalt Totalt 1-16 >= 17 dager dager Administrasjonssjef/utvikling 0,40 2,20 1,60 4,80 0,10 4,70 Økonomienheten 3,90 6,30 3,90 6,20 2,60 3,60 IKT 4,90 1,50 3,80 7,10 1,00 6,10 Personal og organisasjon 14,80 8,10 7,70 5,90 0,70 5,20 Kemner 2,50 0,70 3,30 6,30 2,50 3,80 Samfunnsutvikling 2,70 1,00 2,20 2,10 1,50 0,60 Servicekontor 18,10 12,10 11,10 16,30 1,90 14,40 Dokumentsenter 3,90 1,80 5,50 9,10 2,80 6,30 Brann og redning 3,10 3,80 5,20 1,80 0,50 1,30 Pr. tertial 5,90 4,10 4,80 5,90 1,50 4,40 Det totale sykefraværet for Innherred Samkommune pr 1. tertial ligger på 5,9, likt som for samme periode i fjor. Sykefraværet ved første tertial har vært stigende de siste årene. Hovedsakelig skyldes dette enkelttilfeller med alvorlig sykdom og skade, og er ikke relatert til forhold på arbeidsplassen. Årsverk Resultatenheter Pr. 30.04.15 Pr. 30.08.15 Pr. 31.12.15 Pr. 30.04.16 Administrasjonssjef 7,6 8,5 8,1 8,4 Økonomienheten 15,1 15,1 14,1 14,1 IKT 8,0 8,0 9,6 9,6 Organisasjonsenheten 11,0 9,3 9,5 9,5 Kemner 7,2 7,0 7,0 7,4 Samfunnsutvikling 25,0 23,2 24,2 24,6 Servicekontor 11,5 12,9 12,8 13,0 Dokumentsenter 9,8 12,0 12,0 11,9 Brann/redning (eks deltid) 14,0 15,0 15,0 16,0 TOTALT 109,2 111,0 112,3 114,4 Antall årsverk pr. 30.04.16 er 114,4, en økning med 5 siden 1. tertial. er skyldes naturlige variasjoner ut fra tidspunkt årsverkene telles. Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 4 av 15
Tiltaksrapportering Tiltakene er beskrevet i Økonomiplanen -2019. Tiltak Prioriterte tiltak Utvikling og aktivitets Samkommunens rolle i kommunereformen Forbedring av arbeidsprosesser i ISK IKT-arkitektur og IKT-strategi Utarbeide en felles arbeidsgiverstrategi, strategi og prosedyrer for rekruttering (mill. kr) lagt i ramma Status Alle samkommuneenhetene har bidratt til å beregne konsekvensene av opphør av samkommuneordningen fra senest 1.1.2020. Utviklingsstaben har bidratt relativt tungt i utredningsarbeid og i sekretariat for forhandlinger om intensjonsavtale. Det er tatt i bruk nye elektroniske verktøy for å unngå manuelt arbeid særlig innen personalfeltet, men også i forbindelse med styring av tilganger til ulike verktøy har en kommet betydelig lengre. IKT-Strategi Må sees i sammenheng med digitaliseringsstrategien til deltakerkommunene. IKT arkitektur Det er startet et arbeid med å gå gjennom de forskjellige systemene deltakerkommunene har for å se på forbedringer ihht dagens krav og forventninger til informasjonssikkerheten og de tre dimensjonene tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet. Dog henger arkitekturen sammen med strategien, og det er helt nødvendig å løfte IT strategien opp i deltakerkommunenes strategiarbeid. Tiltaket går over tre år. Med bakgrunn i det som skjer rundt kommunereformen avventes oppstart.
Tiltak Kommunereformen og oppløsning av ISK; ledelse, håndtering av omorganisering, informasjon, involvering og kompetanseplanlegging Planoppgaver i henhold til Planstrategien Kommuneplanens arealdel: Områder for spredt boligbygging. Fastsette områdeavgrensninger mer konkret Kommunedelplan Næring, landbruk og naturforvaltning. (mill. kr) lagt i ramma Status Både administrasjonssjef og personalsjef har bidratt til at ansatte er orientert om reformen og sørger for å trygge den enkelt på hva som blir resultatet av reformen. Det har vært enighet om å vente med konkret arbeid til det er avklart om kommunene skal slå seg sammen, Ikke igangsatt pga lite kapasitet. Vil igangsettes i august når bemanning er på plass. Kommunedelplan Anlegg, infrastruktur, samfunnssikkerhet og miljø. Arbeidet skal igangsettes i løpet av. Kommunedelplan Verdal sentrum Legges fram til politisk behandling i august/september. Kommunedelplan Levanger sentrum Legges ut til høring i august/september. Nye digitale løsninger Digital innbyggerdialog Interne digitale skjema Øvrige tiltak Bekjempelse av arbeidslivskriminalitet og svart økonomi. Gjennomgang og revisjon av systematikk for informasjons- og datasikkerhet Oppslag folkeregister for alle skjema fra Sem&Stenersen er nå på plass. Nye dialoger/skjemaer kommer på plass i samarbeid med fagenhetene kontinuerlig. Det søkes om skjønnsmidler til videreføring av arbeidet. Det jobbes med å få på plass løsninger som skal håndtere ansattes tilgang til digitale systemer. Digitale reiseregninger for ISK er på plass. 0,3 Styrket bemanning på arbeidsgiverkontrollen hos Kemner med 0,4 årsverk. Det er etablert et sikkerhetsutvalg for å ta tak i funn fra Datatilsynets besøk og sørge for bedre styringssystem for informasjonssikkerhet. Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 6 av 15
Tiltak (mill. kr) lagt i ramma Status Prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging» Prosjektet er i rute. Utarbeide tilsynsplan for byggesaker Dette er en del av prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging», og blir ivaretatt. Kompetansekrav for deltidsbemanning Brann og beredskap 0,25 Kompetanseplan for kommende år er utarbeidet. Utrede videre organisering av brann- og redningstjenesten Utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyse innenfor Brann og redning IKT Arealplanlegging Det blir lagt fram sak for Samkommunestyret for godkjenning av videre utredning. Brann og redning: Igangsatt. IKT: I første del av er det gjort store systemer både på teknologi, funksjonalitet og arkitektur. En overordnet ROS-analyse for IKT er derfor planlagt gjennomført senhøst. Arealplanlegging: ROS er en del av arealplanleggingen, og blir ivaretatt. Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 7 av 15
Gjennomgang av enhetene, økonomisk status Politiske organer - Brutto lønn 3 0 3 244 1,3 234 244 0 Øvrige kostnader 0 120-120 200 0,0 240 200 0 Øvrige inntekter -64-56 -8-98 65,5-211 -98 0 SUM -61 64-125 346-17,7 263 346 0 Lavt forbruk ved 1. tertial skyldes at det ikke har vært utbetalinger til folkevalgte ennå. Det forventes balanse ved årsslutt. Administrasjonssjef - Brutto lønn 2 677 2 573 104 7 295 36,7 6 061 7 295 0 Ref sykelønn/nedkomst -13-105 93 0-124 0 0 Øvrige kostnader 1 548 2 065-517 2 133 72,6 6 480 2 133 0 Øvrige inntekter -1 156-2 281 1 125-1 197 96,6-5 499-1 197 0 SUM 3 057 2 252 805 8 231 37,1 6 919 8 231 0 Virksomhetsområdet er i balanse ved 1. tertial, og det forventes likedan ved årets slutt.
Økonomienheten - Brutto lønn 3 357 3 466-109 10 350 32,4 9 397 10 000 350 Ref sykelønn/nedkomst -69-6 -63 0-215 -200 200 Øvrige kostnader 626 485 141 2 077 30,1 1 841 2 150-73 Øvrige inntekter -1 577-1 283-294 -5 043 31,3-4 297-5 043 0 SUM 2 337 2 661-324 7 384 31,6 6 726 6 907 477 Mindreforbruket på lønn skyldes vakante stillinger. For prognosen anslås et underforbruk på lønn på ca 350.000,-. Det forventes i tillegg refusjon på sykelønn på om lag 200.000,-. På øvrige kostnader anslås et merforbruk på ca 50.000-100.000,-, som skyldes at innkjøpsfunksjonen pr i dag står vakant, og enheten må kjøpe konsulenttjenester. Totalt sett forventes et underforbruk ved årsslutt på ca 500.000,-. IKT IKT-enheten opplever vekst i henvendelsene, både fra ansatte i kommunene men også fra de eksterne aktørene som enheten drifter, slik som Innherred renovasjon. Samtidig skjer det et generasjonsskifte på teknologisiden som er påkrevd for å kunne understøtte digitaliseringen av kommunale tjenester og leveranser. Den store veksten i brukerhenvendelser og teknologiene gir en utfordrende arbeidshverdag og ansatte/kunder som har problemer opplever lang løsningstid. Arbeidsmengden på enheten er slik at det blir «mest brannslukking» og lite tid til å fornye og være den rådgivende for andre kommunale enheter slik at kommunes tjenester totalt sett blir bedre. Utvidelse av kommunenes tjenester for innbyggerne og ansatte, som f.eks utbygging av helsehus med velferdsteknologi og mobil omsorg for helsemedarbeideren, øker arbeidsmengden uten tilførsel av ressurser. Dette gir økt sannsynlighet for arbeidsrelatert sykemelding. Helhetlig identitetsforvaltning er påbegynt, slik at HRM-systemet styrer tilgangene til fagsystemene og brukeropprettelse. Innenfor skole og oppvekst er det satt i gang arbeid for å ta i bruk eksisterende produkter for blant annet å øke samhandlingen mellom ulike roller f.eks lærer og elev. Forventet å være på plass til skolestart 16/17. Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 9 av 15
Oppgradering av sendere for trådløst nettverk viste seg å være påkrevd for å gi elever og lærere gode brukeropplevelser ved oppgradering av ressurskrevende fagapplikasjoner som f.eks CD-ord. En betydelig kostnadsinvestering. De teknologiske ene krever dybdekunnskap og erfaring, slik at bruk av ekstern konsulenthjelp er høyere enn tidligere. Dette gjør at en adopterer og går over til ny teknologi og løsninger raskere og med bedre kvalitet. Fokuset er at ene skal lette hverdagen for ansatte. - Brutto lønn 2 520 2 007 513 6 852 36,8 6 472 6 852 0 Ref sykelønn/nedkomst -78-58 -21 0-64 0 0 Øvrige kostnader 10 511 9 281 1 230 25 158 41,8 29 210 25 958-800 Øvrige inntekter -1 541-2 404 864-15 722 9,8-18 761-15 722 0 SUM 11 412 8 826 2 586 16 289 70,1 16 858 17 089-800 Samlet forbruk på 70 pr 1. tertial skyldes at de største kostnader påløper tidlig på året, mens inntektene i stor grad inntektsføres i siste tertial. I tillegg til pågående prosjekter, er aktiviteter som innføring av mobil omsorg, påkrevde nettverkser for bedre trådløst nettverkskvalitet noe som kan medføre overskridelse av budsjettet. Det understrekes at det styres mot balanse ved årsslutt. De påkrevde nettverksene på trådløst nett kan imidlertid medføre budsjettoverskridelse med ca 5-7. For å redusere risikoen for budsjettoverskridelse skal enheten ha tett økonomioppfølging av igangsatte prosjekter. Eventuelle innsparingstiltak vil ramme andre enheter som er helt avhengig av de tjenestene IKT leverer. Organisasjonsenheten - Brutto lønn 2 631 2 914-283 7 868 33,4 7 255 7 868 0 Ref sykelønn/nedkomst -97-219 122-300 32,4-460 -300 0 Øvrige kostnader 276 362-86 497 55,6 797 497 0 Øvrige inntekter -147-839 692-788 18,7-1 216-788 0 SUM 2 663 2 218 445 7 277 36,6 6 376 7 277 0 Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 10 av 15
Brutto lønn er ved første tertial omtrent som det skal være i forhold til årsbudsjettet. Det forventes ingen avvik ved årets slutt. De høyere lønnsutgiftene ved samme tid i fjor skyldes hovedsakelig lønn til tidligere leder samtidig som det påløpte lønn til ny leder, samt to innleide vikarer for å sikre utbetaling av lønn. For øvrige kostnader er 55,6 av årets budsjett brukt. Dette skyldes i hovedsak periodisering av en større faktura. De høye inntektene 1. tertial skyldes fondsavsetting av tilskudd for prosjektene «Sammen om en bedre kommune» og «Nærværsprosjektet» som administreres av enheten. Disse ble avsluttet i. Det forventes balanse ved årets slutt. Kemner I henhold til skattebetalingsloven av 17.06.2005 nr. 67 2-8 jf. «Instruks for skatteoppkrevere» fastsatt av Skattedirektoratet 8. april 2014 har Kemnerkontoret har følgende hovedoppgaver: Føre, avstemme og avlegge skatteregnskapene for Levanger og Verdal i samsvar med gjeldende instrukser og retningslinjer Sikre og innfordre de krav Kemnerkontoret har til innkreving Kontrollere at arbeidsgiverne i Levanger og Verdal etterlever sine plikter etter ligningsloven, skattebetalingsloven og folketrygdloven og forskrifter gitt med hjemmel i disse lovene (arbeidsgiverkontrollen) Resultatkrav vedrørende innfordringen (fastsatt av Skatteetaten v/skatt Midt- Norge): Styringsparameter Skatteart Res. krav Andel totalt innbetalt skatt og avgift av sum krav: Res. pr. 30.04. Restskatt personlige skattytere, 2014: 95,0 95,32 Forskuddsskatt personlige skattytere, 99,2 99,05 Forskuddstrekk, 100,0 99,97 Arbeidsgiveravgift, 99,9 99,94 Restskatt upersonlige skattytere, 2014 99,4 99,41 Forskuddsskatt upersonlige skattytere : 99,9 99,07 Andel innfordret restskatt for personlige skattytere av sum krav til innfordring siste år, 2014 59,0 56,17 Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 11 av 15
Resultatkrav vedrørende arbeidsgiverkontrollen (fastsatt av Skatteetaten v/skatt Midt-Norge): Styringsparameter Resultatkrav Res. pr. 30.04. Antall arbeidsgivere i kommunen som har vært gjenstand for kontroll: 63 (5,0) 12 (1,0) Personallistekontroller 10 0 Andel avdekkingskontroller med avdekket beløp: 50 60 - Brutto lønn 1 592 1 674-82 4 958 32,1 4 431 4 958 0 Ref sykelønn/nedkomst -42 0-42 0-15 0 0 Øvrige kostnader 45 46-1 -2 232-2,0 144-2 232 0 Øvrige inntekter -192-174 -19-541 35,5-520 -541 0 SUM 1 403 1 546-144 2 185 64,2 4 039 2185 0 Ingen vesentlig avvik i forhold til regnskapstallene for samme periode i. På bakgrunn av regjeringens forslag om statliggjøring av Kemner fra 1. juli ble budsjett lagt for første halvår på denne enheten. I budsjettforliket på Stortinget i desember ble statliggjøringen reversert. Administrasjonssjefen foreslår på bakgrunn av dette å styrke enhetens budsjettramme med 2,5 millioner kroner gjennom økt overføring fra deltakerkommunene. stallene for 1. tertial er i tråd med budsjett, og det forventes ikke avvik ved årets slutt. Samfunnsutvikling - Brutto lønn 7 026 6 401 625 19 142 36,7 17 968 19 142 0 Ref sykelønn/nedkomst -42-225 184-15 277,9-426 -15 0 Øvrige kostnader 2 137 1 943 194 6 197 34,5 14 484 6 197 0 Øvrige inntekter -5 549-13 299 7 751-15 416 36,0-23 217-15 416 0 SUM 3 573-5 181 8 754 9 907 36,1 8 809 9 907 0 De store forskjellene fra -tallene skyldes ulik praksis vedrørende fondsmidler. I ble fondene inntektsført i april, størrelsesorden rundt 6 millioner kroner, mens Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 12 av 15
de i år ikke er inntektsførte. De to største fondene har det ikke vært vesentlige bevegelse på de siste årene, og disse blir holdt utenfor ordinært driftsregnskap inntil videre. Normal drift på enheten anses å være i tråd med budsjettet pr 1. tertial, og det forventes balanse ved årsslutt. Servicekontoret - Brutto lønn 2 642 2 556 86 7 598 34,8 7 251 7 598 0 Ref sykelønn/nedkomst -196-212 16-70 280,3-600 -70 0 Øvrige kostnader 536 667-131 2 159 24,8 2 069 2 159 0 Øvrige inntekter -542-451 -91-1 657 32,7-1 289-1 657 0 SUM 2 440 2 559-120 8 030 30,4 7 431 8 030 0 Pr 1. tertial har enheten et noe lavt forbruk på brutto lønn. Dette skyldes vakanse. Det er stram økonomistyring ved enheten og det forventes ingen overskridelser ved årets slutt. Dokumentsenteret Dokumentsenteret er i en hektisk periode med å få på plass flere digitale tjenester og integrering mot fagsystemer. Programvarer er oppgradert for å komme i gang med Svar Ut/Inn som regjeringen har pålagt kommunene å igangsette. Dette medfører besparelser av porto på lang sikt, men det vil medføre utgifter for å få løsningen på plass. Enheten opplever nå at fagenhetene i kommunene rapporterer om stort etterslep på avlevering av papirarkiv, noe som vil påføre Dokumentsenteret en stor arbeidsmengde i forhold til tilgjengelig ressurser. I tillegg er arbeidsmengden på enheten slik at det blir «mest drift» og lite tid til å bistå enhetene i det arkivfaglige arbeidet. Regjeringens krav om digitalisering av kommuner vil medføre større behov for integrering mellom fagsystem og sak- arkivsystemet. Blant annet er det et ønske om å utvikle «Min side» for å forenkle dialogen med innbyggerne, noe som vil kreve at Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 13 av 15
det tilrettelegges for digital signatur internt og i søknadsprosesser mv. Dette fører til behov om bistand fra våre leverandører og kan medføre økte konsulentutgifter. Det er også et stort behov for å svare ut Datatilsynets krav om bedre personvern i hele organisasjonen. Det er ressurskrevende og følge opp de pålegg deltakerkommunene har fått. Blant annet skal det utarbeides en sikkerhetshåndbok, hvor kommunenes sikkerhetsstrategi og sikkerhetsrutiner beskrives. Det skal gjennomføres ros-analyser mv. og opplæring innenfor fagområdet personvern. Mest aktuelt er det å investere i enkelt elæringsløsning. Innføring av sikker sone i ephorte; leverandøren har nå kommet med en ny løsning, og behovet for å få bl.a. elevarkiv over i sikker sone er stort for nettopp å ivareta personvernet. Utgifter vedrørende dette er i dag ikke kjent. - Regnska p Brutto lønn 2 562 2 117 445 7 041 36,4 6 475 7 041 0 Ref sykelønn/nedkomst -85-28 -57-50 169,4-78 -50 0 Øvrige kostnader 295 890-595 1 315 22,5 1 207 1 315 0 Øvrige inntekter -527-597 70-2 224 23,7-1 754-2 224 0 SUM 2 246 2 382-136 6 082 36,9 5 851 6 082 0 Enheten er i balanse ved 1. tertial, og det forventes likedan ved årets slutt. Brann og redning - Regnska p Brutto lønn 7 549 6 574 975 21 687 34,8 20 000 21 687 0 Ref sykelønn/nedkomst -83-26 -57 0-266 0 0 Øvrige kostnader 1 193 1 181 12 5 293 22,5 6 315 5 293 0 Øvrige inntekter -5 053-5 041-12 -6 987 72,3-6 626-6 987 0 SUM 3 607 2 689 918 19 992 18,0 19 422 19 992 0 Brutto lønn er i tråd med årsbudsjettet pr 1. tertial. Forbruket på både øvrige kostnader og øvrige inntekter avviker fra budsjett pr 1. tertial, men skyldes periodisering. Hovedsakelig gjelder dette feieravgifter som faktureres for hele året i 1. tertial. Det er streng budsjettdisiplin og det styres mot balanse ved årsslutt, men noen faktorer gjør at det er vanskelig pr nå å si hva resultatet blir. Det er allerede kommet Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 14 av 15
en del ekstrautgifter for bl.a. nødnettet og det er først i løpet av Brann- og redning vil få oversikt over kostnadene til dette. Det vil bl.a. komme ekstra utgift på utskifting og montering av enheter i en del av bilene som vil beløpe seg til totalt ca. 280.000,-. Dette må gjøres for å ha kontakt med 110-sentralen under aksjoner. Videre har det kommet en del ekstra utgifter i forbindelse med oljeutslippet i Levangersundet. Et foreløpig estimat på hva dette har medført av kostnader pr nå er ca kr 100.000,-. Det vil etter hvert også komme kostnader med utskifting av en del pc er, anslått til ca kr 65.000,-. Innherred samkommune - srapport pr 30.04.16 15 av 15