Oslo kommune Rundskriv Vedtatt av: Byrådsavdeling for finans og utvikling Vedtatt: 11.03.2005 Erstatter: Saksnr: 200501019-1 Eier/ Byrådsavdeling for finans og utvikling Ikrafttredelse: 11.03.2005 ansvarlig: Versjon: 1 Bemyndiget: Dok.nr: R-12/2005 IKT-INSTRUKS FOR OSLO KOMMUNE Bakgrunn Arbeidet med ny organisering av IKT-funksjonen er et tiltak for gjennomføring av Strategi for informasjons- og kommunikasjonsteknologi for Oslo kommune for perioden 2002 2005 (Sak 1062/02). Tiltaket inngår i eoslo den digitale kommunen, et delprogram under moderniseringsprogrammet Nye Oslo. Byrådet har vedtatt nye hovedprinsipper for organisering av IKT-funksjonen 01.07.2004 (Sak 1230/04) og ny IKT-instruks for Oslo kommune 03.03.2005 (Sak 1052/05). Helhetlig styring, basert på både virksomhetsfaglige og IKT-faglige premisser, skal sammen med bedre ressursutnyttelse sikre en formåls- og kostnadseffektiv IKT-utnyttelse. IKT-funksjonen skal møte økende krav til et helhetlig publikumsrettet tjenestetilbud der IKT ikke bare understøtter, men er en integrert del av tjenesten. Fokus flyttes fra enkeltsystemer til virksomhetsfaglige samhandlingsprosesser - på tvers av virksomheter og sektorer - som må understøttes av integrerte IKT-løsninger basert på elektronisk samhandling via en helhetlig og standardisert teknisk infrastruktur. Til erstatning for dagens organisasjonsmodell (IT-reglement for Oslo kommune av 29.09.1993) er det vedtatt en ny organisasjonsmodell med tre ansvarsroller; Faglig premissgiver, IKT Strateg og IKT Leverandør som rendyrker ansvaret for hhv. virksomhetsfaglig styring, IKT-faglig styring og operativ utførelse. IKT-funksjonens prosesser skal utføres i et gjensidig forpliktende og formalisert samspill mellom rolle-utøverne. Dagens ansvarsroller; systemeier og systemansvarlig instans, bortfaller, men deres oppgaver ivaretas fordelt på de nye rollene. Rollenes organisatoriske plassering skal sikre at rolleblanding unngås, og at ansvars- og myndighetsutøvelse ligger på riktig nivå i forhold til ivaretagelse av felles, sektorvise og virksomhetsspesifikke interesser. IKT - instruks med merknader følger som vedlegg til rundskrivet. Instruksen vil også være tilgjengelig i regelverksdatabasen. Med hilsen
2 Merete Johnson Kommunaldirektør Helene Solbakken Seksjonssjef ---------------------------------------------------------------------------------------
3 IKT-INSTRUKS FOR OSLO KOMMUNE MED MERKNADER Anvendelsesområde 1 Anvendelsesområde Bestemmelsene fastlegger ansvars- og oppgavefordeling knyttet til informasjons- og kommunikasjonsteknologisk virksomhet (IKT-virksomhet)i Oslo kommune herunder kommunale foretak. Til 1 Anvendelsesområde: Reglene kommer til anvendelse for alle virksomheter som er en del av Oslo kommune som juridisk person. Kommunalt eide aksjeselskap er underlagt aksjelovens regler for styring av virksomheten, og er derfor ikke underlagt disse regler med mindre selskapet i eget vedtak legger reglene til grunn. Politisk og administrativ ansvars- og oppgavefordeling 2 Byrådet Byrådet fastlegger konsernstrategi innen det informasjons- og kommunikasjons-teknologiske området (IKT-området). Til 2 Byrådet: Byrådet vedtar Oslo kommunes IKT-strategi og ivaretar, som kommunens øverste administrative ledelse, derigjennom et helhetlig konsernansvar for IKT-virksomheten. Byrådet har etter byrådsreglementet 3-1 4. ledd myndighet til å vedta administrative regelverk som omhandler støttefunksjoner for administrasjonen. IKT-funksjonen er en slik støttefunksjon. 3 Ansvarsroller a) Faglig premissgiver Faglig premissgiver har virksomhetsfaglig styringsansvar og skal styre IKT-anvendelsen i samsvar med virksomhetsfaglige behov. Faglig premissgiver skal utforme strategier og tiltak for IKT-anvendelse. Faglig premissgiver skal styre gjennomføringen av tiltak og følge opp IKT Leverandørs ( 3 c)) operative oppgaveutførelse innen sitt ansvarsområde. Faglig premissgiver skal videre sørge for at IKT-løsningene implementeres og brukes på en optimal måte, slik at gevinstpotensialet realiseres.
4 iii) Organisatorisk plassering Ansvaret for utøvelsen av rollen som Faglig premissgiver for virksomhetsspesifikke anvendelser ligger til den enkelte virksomhet. Det enkelte medlem av byrådet har ansvar for sektor- og fellesanvendelser innen eget fagområde. b) IKT Strateg IKT Strateg har IKT-faglig styringsansvar. IKT Strateg skal sørge for at kommunens IKTteknologi understøtter strategier for IKT-anvendelse, og at IKT-organisasjonen ivaretar krav til effektiv oppgaveløsning. IKT Strateg skal sørge for helhetlig koordinering bl.a. gjennom å utforme en felles konsernstrategi for IKT som forener strategier og tiltak for IKT-anvendelse, IKT-teknologi og IKT-organisering, samt gjennom å fastlegge et felles styringsrammeverk. IKT Strateg skal styre gjennomføringen av tiltak knyttet til IKTteknologi og IKT-organisering, samt koordinere gjennomføringen av konsernstrategien totalt sett. IKT Strateg skal følge opp IKT Leverandørs ( 3c)) operative oppgaveutførelse innen sitt ansvarsområde. ii) Myndighet IKT - Strateg har konsernovergripende myndighet innen rammer gitt av byrådet. iii) Organisatorisk plassering Rollen som IKT Strateg utøves i Utviklings- og kompetanseetaten. c) IKT Leverandør IKT Leverandør har ansvar for den operative utførelsen av oppgaver knyttet til gjennomføring av tiltak forankret i konsernstrategi for IKT. IKT Leverandør kan også yte faglig og prosessuell bistand til Faglig premissgiver og IKT Strateg i forbindelse med strategisk planlegging og utarbeidelse av rammeverk. ii) Organisatorisk plassering Rollen som IKT Leverandør skal primært utøves av eksterne leverandører på oppdrag fra Faglig premissgiver eller IKT Strateg (tjenestekjøp). Intern rolleutøvelse tillegges Utviklings- og kompetanseetaten. Til 3 Ansvarsroller a) Faglig premissgiver
5 IKT-anvendelse omfatter IKT-systemets funksjonalitet (applikasjonslogikk), implementering og bruk. Som ledd i styringsansvaret for gjennomføring av tiltak innen IKT-anvendelse, skal Faglig premissgiver - som bestiller - styre IKT Leverandørs operative utførelse av oppgaver knyttet til etablering, vedlikehold og drift av applikasjoner, samt til utvikling av brukerorganisasjonen i form av nye virksomhetsprosesser, kompetanseutvikling og brukerstøtte.. Krav til servicenivå nedfelles i SLA-avtaler (Service Level Agreements) som legges til grunn for oppfølging av IKT Leverandør. ii) Organisatorisk plassering Faglig premissgivers organisatoriske plassering følger av behovet for å samorganisere ansvaret for det enkelte virksomhetsområde og ansvaret for IKT-anvendelsen innen de respektive områder. b) IKT Strateg IKT-organisasjonen omfatter roller/struktur, prosesser/regimer, kompetanse og metoder. IKT-teknologi innbefatter teknisk plattform, infrastruktur og arkitektur. Konsernstrategi for IKT vedtas av byrådet. Som ledd i styringsansvaret for gjennomføring av tiltak knyttet til IKT-teknologi og IKT-organisasjon, skal IKT Strateg - som bestiller - styre IKT Leverandørs operative utførelse av oppgaver knyttet til etablering, vedlikehold og drift av IKT-løsningens tekniske bestanddeler, samt til utvikling av IKT-organisasjonen. I fastleggelse av felles rammeverk ligger etablering av instrukser, policies og retningslinjer samt tekniske/organisatoriske og avtalemessige standarder. Krav til servicenivå nedfelles i SLA-avtaler (Service Level Agreements) som legges til grunn for oppfølging av IKT Leverandør. ii) Myndighet Gjeldende myndighetsrammer er i henhold til vedtak i sak om opprettelse av Utviklingsog kompetanseetaten (Sak 1295/03): Myndighet etter IKT-reglementet av 29.09.1993 4, 1. ledd, med unntak av vedtakelse av IKT-strategi for Oslo kommune. IT-reglementets 4, 1. ledd lyder: Byrådet har overordnet ansvar for IT-politikkens realisering og fastlegger strategi, retningslinjer og standarder innen det informasjonsteknologiske område (ITområdet). Den myndighet som legges til IKT Strateg er en videreføring av den myndighet som er lagt til Utviklings- og kompetanseetaten i nevnte sak. iii) Organisatorisk plassering Plassering av rolleutøvelsen i Utviklings- og kompetanseetaten følger av de IKT-oppgaver som ble overført ved opprettelsen av etaten. Etaten skal besørge at utøver av IKT Strategrollen er organisatorisk atskilt fra intern utøver av rollen som IKT Leverandør. c) IKT Leverandør
6 Intern utøver av IKT Leverandør-rollen skal ikke konkurrere med markedet, men kun utføre oppgaver som det (a) i et strategisk perspektiv vil være uklokt å overlate til eksterne aktører, (b) ikke eksisterer et marked for eller som (c) på bakgrunn av kost/nyttebetraktninger eller andre særskilte forhold ikke bør utkontrakteres. Ekstern utøver av IKT Leverandør-rollen kan også yte faglig og prosessuell bistand til Faglig premissgiver og IKT Strateg i forbindelse med strategisk planlegging og utarbeidelse av rammeverk. ii) Organisatorisk plassering Plassering av intern rolleutøvelse i Utviklings- og kompetanseetaten følger av de IKToppgaver som ble overført ved opprettelsen av etaten. Etaten skal besørge at intern utøver av IKT Leverandør-rollen er organisatorisk atskilt fra utøver av rollen som IKT Strateg. Samhandling og koordinering 4 Prosesser, rutiner og fora Rolleutøverne har et felles ansvar for å utarbeide samhandlingsrutiner og prosessbeskrivelser, samt etablere ulike samarbeidsfora for ivaretakelse av de ulike koordineringsbehov. Hver byrådsavdeling skal etablere et forum for samarbeid med underliggende virksomheter bl.a. for å avdekke behov for IKT-anvendelse som kan realiseres gjennom sektor- og fellessystemer eller integrasjon mellom virksomhetssystemer, etablere strategier og tiltak, samt for å avklare behov for tverrsektorielt samarbeid og særskilte satsningsområder. IKT Strateg bør delta på forumets møter etter behov. IKT Strateg skal etablere et forum med fast deltakelse fra samtlige byrådsavdelinger foruten IKT Strateg selv for bl.a. å avstemme behov for virksomhetsfaglig utvikling gjennom effektiv IKTanvendelse og teknologiske veivalg, avdekke behov for integrasjon mellom virksomhets- og sektorsystemer på tvers av sektorgrensene og sikre at strategier, tiltaksplaner og budsjetter blir til i en omforent prosess. Til 4 Prosesser, rutiner og fora En helhetlig og koordinert ivaretakelse av IKT-funksjonens oppgaver forutsetter gjensidig forpliktende og formalisert samhandling mellom de ulike rolleutøverne. De instruksfestede foraene skal sikre en samordnet tilnærming til behovet for IKT-støtte knyttet til sektorspesifikke og tverrsektorielle prosesser, samt en helhetlig utvikling innen IKT-anvendelse og teknologi. Det vil være behov for mer situasjonsbestemt samhandling i form av rutiner og fora, men det er ikke grunnlag for å instruksfeste disse. Kommunerevisjonen 5 Kommunerevisjonen
7 Ved planlegging, anskaffelse, innføring eller større endring av IKT-systemer, i kategoriene fellesog sektorsystemer, samt av virksomhetssystemer som vedrører regnskap og kontroll, skal kommunerevisjonen underrettes og gis anledning til å delta i innføringsprosessen, samt gis anledning til å gi sin uttalelse før systemet settes i operativ drift. Utarbeidet materiale tilknyttet IKT-systemer som nevnt i første avsnitt, skal løpende tilflyte kommunerevisjonen. I grensetilfeller tilknyttet denne bestemmelse skal kommune-revisjonen avgjøre. Til 5 Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen har, i tillegg til tradisjonell regnskapsrevisjon, oppgaver tilknyttet forvaltningsrevisjon (jfr. kommunelovens 60 nr. 7). Dette vil eksempelvis omfatte vurderinger tilknyttet kommunens og virksomhetenes investeringer i og bruk av informasjonsteknologiske hjelpemidler og systemer. Kommuneadvokaten 6 Kommuneadvokaten Ved inngåelse av kontrakter/avtaler skal disse på forhånd forelegges kommuneadvokaten i de sammenhenger som fremgår av bestemmelsene i Rettsinstruks for Oslo kommune, pkt 5. Kommuneadvokaten bør konsulteres i konfliktsituasjoner mellom kontraktspartene hvor konflikten berører kommunens økonomi, vesentlige kontraktsmessige forhold eller forhold av betydelig prinsipiell karakter. Til 6 Kommuneadvokaten Kontrakter/avtaler innen IKT området er ofte av stor økonomisk verdi, der er derfor viktig at disse kvalitetssikres hos kommuneadvokaten i henhold til Rettsinstruksens bestemmelser.