Styreprotokoll Møtedato: 15.12.2014 Møtested: Trondheim Møtetid: 09:00-1545 Styremøte avholdt i Domstoladministrasjonens lokaler. Felles julelunsj med de ansatte fra kl 1200-1300. Besøk fra dommerfullmektigforeningen ved Jon S. Efjestad og Lars Marcus Evensen kl 1300-1330 Møtedeltakere Styreleder Bård Tønder Nestleder Magni Elsheim Styremedlem Kristin Lande Styremedlem Rolf Selfors Styremedlem Elisabeth Stenwig Styremedlem Kim Dobrowen Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Carl I. Hagen Fra administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget sak 85 og 86 Avdelingsdirektør KOMP Kari Berget sak 90 Avdelingsdirektør SERV Kersti Fjørstad sak 91 og 92 Avdelingsdirektør OPE Anne Mari Borgersen sak 93 Avdelingsdirektør IKT Olav Berg Aasen sak 94 Seniorrådgiver RETT Terje Karterud sak 87 Seniorrådgiver RETT Klaus Kristiansen sak 88 Rådgiver for direktøren Gunvor Løge sak 89 og 95 Styresekretær Gry Fiksdal Saksliste Saksnr Tittel 14/082 Godkjenning av protokoll 14/083 Direktøren orienterer 14/084 Styreleder orienterer 14/085 Forslag til budsjett og virksomhetsplan for domstolene og DA 2015 14/086 Investeringsplan rettsbygninger 2015-2030 1
14/087 Klage på delvis avslag på innsyn i meddommere 14/088 Offentlighet i styresaker - retningslinjer 14/089 Styresaker 2015 - styrets arbeid fremover 14/090 Framtidig organisering av kompetansearbeidet 14/091 Fremtidige domstolleder- og dommermøter 14/092 Sannhetens øyeblikk 2020 - handlingsplaner for serviceutvikling i domstolene og DA 14/093 Revisjon av retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold i domstolene og DA 14/094 Modell for tjenesteproduksjon IKT 14/095 Delegering av påtalekompetanse 14/096 Eventuelt 2
14/082: Godkjenning av protokoll Godkjenning og underskriving av protokoll fra styremøte 17. november 2014 Protokollen fra styremøtet 17. november 2014 er godkjent ved sirkulasjon 14/083: Direktøren orienterer * Status i prosjektet " Utvikling og implementering av fremtidige kompetanseløp" * KVU for tinghusprosjektene i Bergen og Stavanger. * Møte med stortingsrepresentant Ulf Leirstein fra Justiskomiteen. Sakene ble tatt til orientering. 14/084: Styreleder orienterer Styret behandlet sak vedrørende direktørens lønn. Direktør og ansatte fra administrasjonen var ikke tilstede under behandlingen. Saken er unntatt offentlighet og fremgår av egen protokoll. Unntatt offentlighet. 3
14/085: Forslag til budsjett og virksomhetsplan for domstolene og DA 2015 Styret ble forelagt et forslag til disponering av budsjettrammene på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen, kap. 413 Jordskiftdomstolene for 2015. Det har i flere år vært nødvendig å redusere utgiftsnivået i tingrettene og lagmannsrettene ved bemanningsreduserende tiltak. For 2015 foreslås det å gjennomføre et prosentvis likt kutt i disse domstolenes driftsbudsjetter. Kuttet vil være i størrelsesorden 0,6 pst. og blir i verste fall varig såfremt ikke budsjettkapitlet får generelle økninger kommende budsjettår. Forslaget til kutt i driftsrammene til tingrettene og lagmannsrettene innebærer at vakanseordningen ikke videreføres i 2015. For tingrettene og lagmannsrettene vil det bli gitt nye stillinger innenfor en budsjettramme på 8,5 mill. kroner i 2015. Fordeling av disse stillingene skjer på bakgrunn av analyser basert på ressursfordelingsmodellen og domstolenes saksbehandlingstid. Videre foreslås det å øke midlene til AV-utstyr og sikkerhetstiltak i domstolene. Budsjettrammen for kap. 413 er i 2015 svært stram. Dette skyldes blant annet at budsjettforslaget ikke inneholder økte bevilgninger til forberedelse til ny jordskiftelov (kompetansetiltak, ny rettsmiddelordning og restansenedarbeiding). Ny lov trer i kraft 1.1.2016 og forberedelser planlegges i 2015 innenfor eksisterende rammer. Til orientering ble styret forelagt virksomhetsplan for DA 2015, og planlagte kompetansetiltak 2015. Styret vedtok budsjettene for 2015 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftedomstolene med de endringer som ble vedtatt på styremøte. Vakanseordningen for tingrettene og lagmannsrettene videreføres ikke i 2015. 14/086: Investeringsplan rettsbygninger 2015-2030 Justisministeren har bedt om et forslag til en langsiktig investeringsplan for rettsbygninger i Norge. Dette var foranlediget av et initiativ fra DA om større forutsigbarhet fra departementet i prioriteringene av nye rettsbygninger i statsbudsjettet. I perioden 2015-2030 vil det være behov for nye tinghus i Molde, Drammen, Bergen og Stavanger. I tillegg vil det være nødvendig med en utvidet lokalkapasitet for domstolene i Osloregionen for å møte den fremtidige sakveksten. 4
Det bør også vurderes alternative planleggings-, byggherre- og finansieringsløsninger for en raskere gjennomføring av nye lokalprosjekter. Styret slutter seg til forslaget til investeringsplan for rettsbygninger i perioden 2015-2030 med de endringer som ble vedtatt på styremøtet. Dette omfatter på kort sikt prioritering av nye tinghus i Molde, Drammen, Bergen og Stavanger, finansiert over statsbudsjettet. DA tar initiativ overfor Justis- og beredskapsdepartementet for å få vurdert alternative planleggings-, byggherre- og finansieringsløsninger for lokalprosjekter. Det gjennomføres kvalitetssikring og endringer i investeringsplanen i samsvar med styrets merknader før oversendelse til Justis- og beredskapsdepartementet. 14/087: Klage på delvis avslag på innsyn i klagesak Bergens Tidende har bedt om innsyn i kven som er valde som meddommarar i 2013-2016. Dei vil gjennomgå dei som er valde for å sjå om ein kan seia at ein blir dømd av likemenn. Administrasjonen meiner tilgang på namn, adresse og fødselsdato er tilstrekkeleg til å identifisera den einskilde i offentlege registre, og at personvernomsyn tilseier at ein ikkje bør levera ut fødsels- og personnummer på ein så stor mengde personer som det her er tale om. Direktøren innstiller på at det gis innsyn i fødselsdato, for øvrig avslås klagen. Kjennskap til fødselsdato vil i dei fleste tilfelle være tilstrekkelig til sikkert å identifisere ein person i eit offentleg register, og personvernomsyn tilseier at ein ikkje bør levera ut personnummer på ein så stor mengde personer som det her er tale om. Saka vart vedteke som innstilt. 14/088: Offentlighet i styresaker - retningslinjer Direktøren har utarbeidet et forslag til retningslinjer for offentlighet i Domstoladministrasjonens styresaker. Forslaget tar utgangspunkt i et ønske om stor grad av åpenhet og innsyn, og bygger på at hjemler for unntatt offentlighet skal brukes med forsiktighet og at det skal praktiseres stor grad av meroffentlighet. Unntak gjelder for taushetspliktige opplysninger. Det samme gjelder tilfellene hvor det er unntakshjemmel, og konkrete og tungtveiende hensyn tilsier unntatt offentlighet. Utsatt offentlighet skal alltid vurderes som et alternativ til unntatt offentlighet. Det skal legges til rette for publisering av sakslister, saksframlegg og protokoller på egne internettsider. 5
Styret opprettet en redaksjonskomite og gav Elisabeth Stenwig, Klaus Kristiansen og Gunvor Løge fullmakt til å skrive om retningslinjene for offentlighet i Domstoladministrasjonens styresaker etter de retningslinjer som fulgte av diskusjonen i styret. Retningslinjene vedtas ved sirkulasjon av forslag til retningslinje ut til styremedlemmene, og de trer i kraft og er virksomme i forkant av styremøtet 23. februar 2015. 14/089: Styresaker 2015 - styrets arbeid fremover I styremøte 29. september 2014 ble resultatet av spørreundersøkelsen om evaluering av styrets arbeidsform presentert og drøftet. I forlengelsen av dette foreslås konkrete tiltak og endringer i rutiner for å videreutvikle styrets arbeid. Det tas stilling til hvilke organer styret skal møte regelmessig og fremmes forslag på hvor styremøtene for 2015 skal avvikles. Som følge av nye retningslinjer for offentlighet i styresaker må gjeldende styreinstruks 3 revideres. Forslag til ny ordlyd er som følger: 3 Styrets møter er ikke offentlige. Domstoladministrasjonens styresaker offentliggjøres i tråd med retningslinjer for offentlighet i styresaker og gjøres tilgjengelig på Domstoladministrasjonens nettsider. Styret skal møtes 6 ganger i året inkludert studietur. Styrets møtesteder vedtas konkret fra år til år etter behov. Styrets primære møtested er i Domstoladministrasjonens lokaler i Trondheim, men det skal om mulig avholdes ett møte i Oslo og ett møte ute i en av landets domstoler hvert år. Styret i plenum skal ha årlige møter med Justiskomitéen og Den norske dommerforening, og møte med Innstillingsrådet for dommere hvert annet år. Andre interessenter møter styret etter behov. Tidligere avtalt styremøte 1.-2. juni utgår, men vil avholdes under planlagt studietur 15.-16. juni. Dersom det er mulig å få i stand et møte med Justiskomitéen i februar og dato passer for styremedlemmene blir styremøtet avholdt i Oslo på eventuell dato. Hvis dette ikke er mulig avholdes møtet på oppsatt dato i Trondheim. Møteplan for 2015: 23. februar Trondheim 20. april Drammen tingrett i Drammen 15.-16. juni Studietur Nederland kombinert med styremøte 28. -29. september Trondheim felles møte med vararepresentanter 9. november Trondheim 7. desember Trondheim 6
Styreinstruksen 3 endres i tråd med fremsatte forslag og trer i kraft når retningslinjene for offentlighet i styresaker er endelig vedtatt, jf sak 14/088. 14/090: Framtidig organisering av kompetansearbeidet Kompetansearbeidet er i dag organisert i ett råd, seks faggrupper og et varierende antall prosjekt- og arbeidsgrupper. Med iverksettelse og videreutvikling av kompetanseløpene fra 2015, går arbeidet med kompetanseutvikling inn i en ny fase, og DA mener det er grunn for å se på en ny organisering av arbeidet. I tråd med internasjonale anbefalinger må dommerne sikres en særlig formell og reell innflytelse over eget kompetansearbeid. Det foreslås på bakgrunn av dette en omorganisering av kompetansearbeidet som i større grad tydeliggjør dommernes innflytelse. I stedet for et felles råd for alle medarbeidergrupper, foreslås det å etablere to organer; en kompetansekomité for dømmende funksjoner og en kompetansekomité for administrative funksjoner. Direktøren delegeres myndighet til å fastsette mandatene og oppnevnelse av medlemmer i de to komitéene. Utvelgelse og sammensetning av de to organene gjøres etter en søknads- og utvelgelsesprosess der partene i arbeidslivet er involvert. Det opprettes to organer i tråd med saksfremlegget til styret: * En kompetansekomité for dømmende funksjoner (dommere og dommerfullmektiger) * En kompetansekomité for administrative og tekniske funksjoner (saksbehandlere, ingeniører) Direktøren i DA fastsetter mandater og oppnevner medlemmene i de to komitéene og lederne i samråd med de aktuelle organisasjonene. 14/091: Fremtidige domstolleder- og dommermøter Domstoladministrasjonen har med jevne mellomrom evaluert og diskutert fremtidige domstolledermøter og dommermøter, sist gang i 2010 og 2012. Direktøren foreslår at møtefrekvensen på domstolledermøtene, både for de alminnelige domstoler og jordskiftedomstoler, endres fra årlige til annet hvert år, slik at det neste domstolledermøtet blir i 2016. Tidsintervallene mellom dommermøtene endres fra tre til fire år, både for de alminnelige domstoler og jordskiftedomstoler, slik at det neste dommermøtet blir i 2016 for de alminnelige domstolene, og i 2018 for jordskiftedomstolene. Direktøren ønsker en praksis der det i hovedsak er domstolens øverste leder som deltar på domstolledermøtene. Direktøren kan imidlertid utvide domstolledermøtene til også å omfatte andre ledere utover domstolledere. 7
Til dommermøtene i de alminnelige domstolene inviteres domstolledere, samtlige dommere, direktører og administrasjonssjefer. Til dommermøtene for jordskiftedomstolene inviteres domstolledere og samtlige dommere. Hovedtillitsvalgte i domstolene inviteres som observatører til alle møtene. Som innstilt. I år med dommermøte arrangeres de regionale dommermøtene sammen med dommermøtet. I år med domstolledermøter er det opp til direktøren å bestemme hvorvidt det er behov for å avholde L1 og L2 i samme år. 14/092: Sannhetens øyeblikk 2020 - handlingsplaner for serviceutvikling i domstolene og DA Styret ble presentert en nærmere beskrivelse av tiltaket Sannhetens øyeblikk handlingsplaner for serviceutvikling i domstolene og DA. Gjennom arbeidet med handlingsplanene ønsker direktøren å kartlegge brukernes forventninger og finne ut hvilke servicetjenester domstolene og DA bør tilby ut fra disse forventningene. Målet er at tiltakene i handlingsplanene skal føre til økt brukertilfredshet og bedret tillit og omdømme. DA må bidra til at domstolene når sine mål, og må utvikle sine tjenester deretter. Handlingsplanene skal være praksisnære punktplaner som beskriver konkrete og behovsprøvde servicetiltak for å sikre et godt servicenivå og tilpassede tjenester i domstolene og DA. Det legges opp til gode prosesser med god involvering av domstolenes og DAs ansatte, brukere og samarbeidspartnere. Til orientering 8
14/093: Revisjon av retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold i domstolene og DA Det er i samråd med arbeidstakerorganisasjonene foretatt en gjennomgang av gjeldende retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold i domstolene og DA. Konklusjonen er at dagens retningslinjer er dekkende, men det er foretatt mindre justeringer og presiseringer. Retningslinjene er behandlet og stadfestet av Samarbeidsrådet for domstolene, Hovedarbeidsmiljøutvalget samt Arbeidsmiljøutvalget og Samarbeidsrådet i DA. Til orientering. 14/094: Modell for tjenesteproduksjon IKT Administrasjonen arbeider med en revisjon av modellen for tjenesteproduksjon, tidligere kalt sourcingstrategien, på IKT-området. Det handler i hovedsak om å ta stilling til hvilke oppgaver som skal kjøpes som tjenester av leverandører i markedet og hvilke oppgaver som skal utføres i DA. I den sammenheng er det identifisert tre alternative modeller som vurderes opp i mot et sett med mål og hensyn. Arbeidet skal munne ut i en anbefalt modell for tjenesteproduksjon som så legges til grunn for anskaffelsene som skal gjøres de nærmeste årene, og for utviklingen av IKT-organisasjonen. Så langt ligger det an til bare mindre justeringer i måten tjenestene produseres på. IKTorganisasjonen må imidlertid styrkes. Direktøren ga en foreløpig orientering om arbeidet, og ba om innspill på de forutsetninger, mål og hensyn som er lagt til grunn i vurderingen. Til orientering. 14/095: Delegering av påtalekompetanse Straffeloven 79 fjerde ledd regulerer hvem som har rett til å begjære påtale på statens vegne. Ved opprettelse av Domstoladministrasjonen ble påtalekompetanse lagt til styret i Domstoladministrasjonen, herunder til styrets leder. Dette omfatter rett til å fremme borgerlige rettskrav etter straffeprosessloven 3. Denne påtalekompetansen er blitt delegert videre til de to foregående direktører i deres respektive perioder, og foreslås nå delegert til direktør Sven Marius Urke i den perioden han sitter som direktør i DA. 9
Delegeringen omfatter rett til å delegere påtalekompetanse inkludert å fremme borgerlige rettskrav i straffesaker videre til domstolledere ved landets domstoler. Styret i Domstoladministrasjonen, ved styrets leder, delegerer til Direktøren i Domstoladministrasjonen å begjære påtale i medhold av straffeloven 79 fjerde ledd, samt å fremme borgerlige rettskrav i straffesak, jf straffeprosessloven 3. Delegeringen omfatter rett til å delegere ovennevnte kompetanse videre til domstolledere ved landets domstoler. 14/096: Eventuelt Ingen saker Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Kristin Lande styreleder nestleder Rolf Selfors Elisabeth Stenwig Kim Dobrowen Ove Einar Engen Berit Brørby Carl I. Hagen 10