Ås kommune MØTEINNKALLING Formannskapet 23.11.2016, F-sak 103/16 Kommunestyret 23.11.2016, K-sak 102/16 Dato: 23.11.2016 Sted: Ås kulturhus Tilleggssak Økonomiske konsekvenser av endret utomhusplan for nye Rustad skole Ås, 21.11.2016 Ola Nordal ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00120
F-103/16 Økonomiske konsekvenser av endret utomhusplan for nye Rustad skole Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00138-33 Saksgang Møtedato 1 Formannskap 103/16 23.11.2016 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Plan og byggekomiteens vedtak i PBK-Sak 18/16 anses å medføre en stor usikkerhet for utbyggingsprosjektets økonomiske og fremdriftsmessige rammer. Utomhusplan/landskapsplan, alternativ 2, legges til grunn for nabovarsling, byggesaksbehandling og tilbuds- og utførelsesfase. 2. Punkt 1-13 i vedtaket i PBK-Sak videreføres ikke. Ås, 21.11.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Etatssjef for teknikk og miljø Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Vedlegg: 16-00138-28 Landskapsplan alternativ 2 16-00076-27 Protokoll Plan- og byggekomiteen 16.11.16 Vedtak i saken sendes til: Prosjektsjef Formannskap 23.11.2016 Side 2 av 11
Saksutredning: Sammendrag: Kommunestyret behandlet detaljreguleringsplan for Rustad skole den 12.10.2016 med følgende vedtak: Med bakgrunn i dette vedtaket fremmet rådmannen en sak for plan og byggekomiteen for å få nødvendige avklaringer om hva som skulle legges til grunn i anbudsbeskrivelse og søknad om rammetillatelse. Plan og byggekomiteen fattet følgende vedtak i PBK-Sak 18/16 «Rustad skole Utomhusplan» i sitt møte den 16.11.2016: Formannskap 23.11.2016 Side 3 av 11
Vedtaket i fra PBK krever etter rådmannens vurdering endringer i vedtatte reguleringsplan, med ny offentlig høring, og vurderes dermed å ligge utenfor åpningen gitt i KS vedtakets punkt 2. PBK-Sak 18/16 sendes derfor direkte videre til kommunestyret for endelig avgjørelse. Rådmannen har i tillegg vurdert de økonomiske konsekvensene av PBK vedtaket og ser at vedtaket ikke kan gjennomføres uten tilleggsbevilgning. Foreliggende sak omhandler derfor de økonomiske konsekvensene av vedtaket. Saken fremmes for formannskapet som innstillende organ til kommunestyret i økonomisaker. Fakta i saken: Rådmannen har i det etterfølgende vurdert hvert enkelt punkt i PBK vedtaket med hensyn til økonomiske og fremdriftsmessige konsekvenser. Det henvises for øvrig til PBK-Sak 18/16 for utfyllende informasjon om de enkelte omtalte punktene. Utomhusplan/landskapsplan, alternativ 2, legges til grunn for nabovarsling, byggesaksbehandling og tilbuds- og utførelsesfase. Følgende endringer søkes innarbeidet i planen. Det anses som uheldig for en forutsigbar byggesaksbehandling og etablering at de foreslåtte endringene som skal søkes innarbeidet, avviker i så stor grad fra alternativ 2 som skal legges til grunn ved nabovarsling og saksbehandling. Dersom endringene kommer til utførelse medfører dette omfattende endringer i forhold til utsendt varsling til berørte parter. Dette er forhold som burde vært avklart og tydeliggjort i forkant av byggesaksbehandlingen. 1. Parkeringsarealet i utomhusplanen tas ut, slik at dette arealet kan inngå som utomhusareal som barn kan benytte til lek. Kostnader for adm. og rådgivere, i forbindelse med korrigering av allerede utarbeidet tilbudsgrunnlag alternativ 1, vil påløpe. Flytting av kiss&ride (KIR) kr. 30.000,- ekskl. mva. Medfører færre parkeringsplasser enn minstekravet i vedtatte reguleringsbestemmelser og det må da søkes om dispensasjon fra dette kravet. 2. Dagens innkjøring til Drottveien beholdes slik den ligger i dag. Denne endring må ses i sammenheng med pkt. nr. 7 - ny innkjøringsvei fra Kroerveien øst for bebyggelsen (Bestefars vei) og pkt. nr. 9 - plassering av KIR. Endringsarbeidet utføres på allerede ferdig utarbeidet utomhusplan alternativ 1, slik at dette legges inn som en opsjon i tilbudsgrunnlaget. Endringen er omfattende da PBK også har ønsket en vurdering av ny KIR inn til høyre fra Drottveien (pkt. 9), noe som utløser omplassering av allerede prosjektert og beskrevet lekeområde for barn, ny gangadkomst til skolen, sykkelparkering Formannskap 23.11.2016 Side 4 av 11
etc. Konsekvens i forhold til vedtatt reguleringsplan må undersøkes med planmyndigheten i kommunen. Prosjekteringsarbeidet og endring i beskrivelser er omfattende, og kostnad er estimert til min kr. 150.000,- ekskl. mva. I tilbudsgrunnlaget vil endringen bli prissatt som opsjon. Vil de samlede endringene medføre ny reguleringsplan, vil dette kunne medføre tilleggskostnad på nærmere kr. 1,0 mill. ekskl. mva. Medfører at planlagt ny busslomme i Fv 51 (Kroerveien) må flyttes. Ny plassering av busslomme må avklares nærmere med Statens vegvesen. 3. Dagens busslomme i Drottveien fjernes. Å fjerne eksisterende busslomme (benyttes pr i dag som hente/bringe sone for privatbiler) er i tråd med vedtatt reguleringsplan. 4. Parkeringsplassene nordvest for Drottveien retning Rustadtorget beholdes og parkeringsarealet søkes utvidet med en tilsvarende parkering mot arbeidskirka. Kostnader for dette punktet henger også sammen med pkt. nr. 2. Dagens parkeringsplasser vil da bli liggende slik de ligger, men etablering av nye parkeringsplasser inn på arbeidskirkens tomt i syd vil kreve kjøp av eiendom. 18 nye p-plasser pluss eventuelt ny trafikksikker gangvei, som også må anlegges på arbeidskirkens tomt, vil kreve et areal på ca. 400 m2. Grunn må erverves. Tilleggskostnaden for dette er ukjent. Adm. og rådgiverkostnader beløper seg til kr. 250.000,- ekskl. mva (inkluderer flere av kulepunktene). Formannskap 23.11.2016 Side 5 av 11
Tiltaket er ikke i tråd med vedtatte reguleringsplaner. Eksisterende parkeringsplass langs Rustadtorget er anlagt på dispensasjon på et område regulert til park. Området har dermed samme reguleringsformål som området nord for eksisterende parkeringsplass for arbeidskirken jfr. HTM-Sak 60/16 «R-36 Reguleringsplan for Søndre Rustad Søknad om dispensasjon» hvor fylkesmannen hadde sterke motforestillinger til en slik arealbruk. 5. Busslomme med plass til 2-3 busser plasseres øst for kryssende gangvei på nordsiden av Kroerveien. Kostnad for busslomme er medtatt i budsjettsummen for skolen. Adm. og rådgiverkostnad er medtatt i pkt. 4. Ny plassering av busslomme må avklares nærmere med Statens vegvesen. Dersom busslommen legges rett sør for Rustadtun borettslag kan støyvollen påvirkes. Ikke i tråd med vedtatte reguleringsplan. 6. Foreslått ny kjørevei fra Kroerveien til Bestemors vei opprettes som gangvei. Punkt 6 forstås som at ny avkjøring fra Kroerveien for varelevering til skolen skal utgå. Det forstås også som at det anlegges en gang og sykkelvei på skolens tomt parallelt med privat eksisterende adkomstvei til borettslaget. Dette kan medføre omprosjektering av skolebygget da varelevering og hente/bringe mulighet til Rustadtunet (Rustad skole har en egen enhet for Formannskap 23.11.2016 Side 6 av 11
elever med nedsatt funksjonsevne) kan påvirkes, bl.a. ved at det ikke lenger foreligger tilfredsstillende snumuligheter for lastebil syd for skolebygget. Ikke i tråd med nylig vedtatt reguleringsplan. Endringstiltaket krever omprosjektering av allerede prosjektert ny innkjøringsvei og kryss til gangvei frem til skolens inngang. Videre endring av tiltak utført overfor naboer i nabofeltet med ny kjørevei og stikkvei inn til hver enkelt bolig. Adm. og rådgiverkostnad antas til kr. 200.000,- ekskl. mva. Endring på reguleringsplanen er medtatt i kostnad under punkt nr. 2. 7. Det anlegges ny kjøreadkomst øst for bebyggelsen (Bestefars vei.) Foreslått tiltak er omfattende. Kommunen er ikke grunneier på denne siden. Ny vei må anlegges på annen manns eiendom, enten på Rustad borettslag sin eiendom, eller på naboeiendom som i dag er landbruksareal. Det må også nye avklaringer til med statens veivesen for etablering av ny avkjøring fra Kroerveien og beliggenhet for ny avkjøring. Tiltaket krever ny regulering og kostnad vil være nærmere kr. 1,0 mill. ekskl. mva. Videre vil det være adm. kostnader for møter med naboer, statens veivesen, kjøp av tomt, prosjektering av ny vei for hovedadkomst til skolen, ny gangvei og nytt kryss, Kostnad er høyst usikker og stipuleres til et sted mellom kr. 1,0 mill. til kr 5,0 mill. ekskl. mva. Dette pga. grunnforhold på området pr. dato er ukjente. Ny adkomstvei til skolen fra nord/øst, vil kreve ny snuhammer etter adkomstsone til Rustadtunet for minibusser. Det er her ingen åpenbar god lokalisering av denne siden den ikke bør anlegges på skolens lekeareal. Det naturlige er å søke å legge denne på borettslagets grunn og da må det Formannskap 23.11.2016 Side 7 av 11
erverves nødvendig areal for dette. Adm. og rådgiverkostnader kr 100.000,- ekskl. mva. Tidsomfanget på denne prosessen er ukjent, men er ikke foreslått tiltak realiserbart, må godkjent ny vei fra Kroerveien anlegges. Vei må påbegynnes senhøsten 2017. Ikke i tråd med nylig vedtatte reguleringsbestemmelser for skolen. Krever antatt omregulering av borettslagets eiendom. Krever eiendomserverv både ifm. ny avkjørsel, ny utvidet vei rundt borettslaget og antatt for etablering av snuplass for varebil. 8. Når ny adkomst er bygget, nedlegges dagens vei mellom Nylenda og Bestemors vei og arealet tilføres skolens areal. Kostnad er medtatt i vedtatt budsjettsum. Er i tråd med nylig vedtatt reguleringsplan. 9. Ny busslomme fungerer som «kiss and ride» areal, evt. At KIR legges til høyre ved innkjøring til Drottveien eller øst for ny adkomst. Det påløper ingen kostnad for KIR i busslomme, men forslaget er utfordrende i forhold til trafikksikker avsettingsplass for elever langs en trafikkert Kroer vei. Hvis KIR skal anlegges til høyre for dagens Drottvei, er kostnad medtatt i pkt. nr.2 eller i pkt. nr.7. Ny KIR plassert inn til høyre for innkjøringen til Drottveien vil gå utover nesten samme lekeområde som foreslåtte plassering i rådmannens alternativ 2. Ikke i tråd med nylig vedtatte reguleringsbestemmelser. KIR i LNF området øst for ny adkomstvei krever ny reguleringsprosess og eiendomserverv. Hente/bringe sone kun i ny busslomme vil etter rådmannens vurdering ikke ha tilstrekkelig kapasitet til å fungere etter hensikten. Opprinnelige KIR er tilrettelagt for kortere stopp som muliggjør at foreldrene kan følge barna inn til skole/sfo. Dette vil ikke være mulig i en fungerende busslomme. 10. På arbeidskirkens parkeringsareal opparbeides 18 nye parkeringsplasser til bruk for skolens personale på dagtid, som tilbudt i brev av 04.11.2016 fra Stiftelsen. Kostnad er medtatt i vedtatt budsjettsum. I tråd med intensjonsavtale med Arbeidskirken. Formannskap 23.11.2016 Side 8 av 11
11. Elementer nevnt i k-sak 7/16, punkt 4, innarbeides i utomhusplan. Hovedparten av elementene er medtatt i tilbudsdokumentene og resterende elementer medtas i tilbudsgrunnlag, kostnad adm. og rådgivertjenester kr. 30.000,- ekskl. mva. 12. Nødvendige reguleringsendringer igangsettes umiddelbart. Kostnad er medtatt i tidligere punkter. Fremdriftsmessig må flere av punktene avklares før reguleringsarbeidet kan påstartes. Arbeidet vil antatt kreve minimum ett år. Et nytt veisystem vil medføre omprosjektering av utomhusanlegget, men kan også medføre omprosjektering av skolebygget ift. hensiktsmessig plassering av innganger etc. 13. For å ikke forsinke anbudsinnhenting kan uavklarte endringer legges inn som opsjoner. Adm. og rådgiverkostnader er medtatt i overstående punkter, tilleggsarbeidet med innarbeidelse av opsjoner er igangsatt og tilbudsdokumentene skal utlyses på Doffin innen 15.12.2016. Presise beskrivelser av opsjoner og konsekvenser av innløste opsjoner for eksisterende poster er krevende og usikkerheten i prosjektets økonomiske rammer øker betydelig. Muligheten for uklarheter og avvikende forståelser mellom byggherre og entreprenør øker. Foreliggende vedtak tolkes av rådmannen dit hen at man fra politisk hold ikke er fornøyd med utført reguleringsarbeid av kontrahert reguleringsarkitekt Rambøll AS. Rådmannen vil fortsatt anbefale punkt 1, men med foreliggende vedtak endres mange av de grunnleggende forutsetningene som er lagt til grunn av gjeldende reguleringsarkitekt. Rådmannen vil derfor anbefale at det kontraheres en ny arkitekt til å gjennomføre arbeidet. Kontrahering av ny reguleringsarkitekt vil beløpe seg til kr. 250.000,- ekskl. mva. for utarbeidelse av tilbudsgrunnlag, utlysning på Doffin, evaluering, innstilling og kontrahering. Fremdriftsmessig vil ny reguleringsarkitekt tidligst være kontrahert innen 15.02.2017. Vurdering: Punktene 1-13 er krevende å få avklart på kort tid. Tilbudsfrist for totalentreprenør er satt til feb/mars 2017. Etter kontrahering vil totalentreprenør planlegge disponering på byggeplass for plassering brakkerigg, lagerområde, veiadkomst etc. Dette må anlegges på området mellom Kroerveien og nytt bygg. Brakkerigg kan ikke plasseres Formannskap 23.11.2016 Side 9 av 11
på andre siden av nybygget, da det her er planlagt etablering av energibrønner. Det er også planlagt noen energibrønner på området ved planlagt hovedatkomst til skolen. Derved er det meget begrenset med tid til å beslutte plassering av rigg til skolen. Oppstart etablering av brakkerigg og riving av skolen er planlagt fra 01.07.2017. Ivaretagelse av trafikksikkerhetstiltak for elevene: Det må påpekes fra rådmannens side at PBK sine 13 tiltakspunkter som ønskes utført ikke har vært til trafikksikkerhets vurdering hos bestiller som er skole og oppvekstetaten i kommunen, Rustad skoles administrasjon, FAU og Statens veivesen. Direkte berørte naboer Arbeidskirken og Rustad borettslag er pr dato ikke orientert om tiltakene. Risiko: Stor usikkerhet i utomhusanlegget som omfatter hovedatkomst, p-plasser, KIR, busslomme etc. vil medføre en betydelig økonomisk og fremdriftsmessig usikkerhet i prosjektet. Så mange endringer på utomhusplanen kan medføre taktisk prising fra totalentreprenørene. Prosjektledelsen må sette opp deadliner for politiske beslutningstidspunkter, slik at det ikke vil bli rom for tillegg eller krav om forseringstillegg fra valgt totalentreprenør. Endringer av veier vil også medføre endringer for grøfter for teknisk infrastruktur til bygget, som vann, avløp, overvann, sterkstrøm, svakstrøm og fiber. Derved er det etter rådmannens vurdering langt på overtid for endringer av et allerede godkjent forprosjekt vedtatt 25.05.2016 i K-sak 33/16 og en nylig godkjent reguleringsplan vedtatt 12.10.2016 i K-sak 74/16. Økonomiske konsekvenser: Det er meget krevende å anslå en økonomisk konsekvens da det her foreligger mange usikkerhetsmomenter. Det er imidlertid rimelig å forvente at merkostnaden vil ligge i størrelsesorden 4 8 mill.kr. Konsekvensene knyttet til økt usikkerhet i anbudskonkurranse og uklarheter i grunnlaget er ikke medtatt. Alternativer: 1. Til prosjektet Rustad skole tilleggbevilges kr. 8 mill. til eksisterende ramme for å ivareta ønskede endringer på utomhus og infrastruktur i tråd med vedtak i PBK-Sak 18/16. 2. Byggeprosjektet utsettes med inntil 1 år for å sikre en god prosess rundt nødvendige reguleringsendringer og byggesaksbehandling. Konklusjon med begrunnelse: Det er alltid økonomisk og fremdriftsmessig risiko forbundet med byggeprosjekter, men ønskene om gjennomføring av PBK sine 13 punkter, øker risikoen i prosjektet betydelig. Tilleggspunktene 1-13 medfører en høy risiko for en uklar anbudskonkurranse og medfører uryddige forhold knyttet til rammetillatelsen. Formannskap 23.11.2016 Side 10 av 11
Samlet anser rådmannen den økte usikkerheten i prosjektet som lite akseptabel og vil derfor anbefale at dersom PBK vedtaket skal gjennomføres, bør byggeprosjektet utsettes slik at det kan foretas en forsvarlig saksbehandling av både regulering og byggesak. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Formannskap 23.11.2016 Side 11 av 11