ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Byggekomitèen

Transkript

1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Byggekomitèen Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 18:00 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet.

2 Saksnr. PS 12/10 PS 13/10 RS 1/10 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE EVALUERINGSRAPPORT FOR PROSJEKT OMLEGGING AV KRYSS FV.155/SAGSTUVEIEN, SAGSTUVEIEN OG KRYSS FV.155/VESTLIVEIEN REFERATSAKER REFERATSAKER EVENTUELT Enebakk, 3. august 2010

3

4 PS 12/10 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte /

5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2005/1532 Arkivkode: Q80 Saksbehandler: Thorleif Sjølie Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/10 Byggekomitèen Evalueringsrapport for prosjekt omlegging av kryss fv.155/sagstuveien, Sagstuveien og kryss fv.155/vestliveien Dokumenter som er vedlagt: Evalueringsrapport for prosjekt omlegging av kryss fv.155/sagstuveien, Sagstuveien og kryss fv.155/vestliveien, datert RÅDMANNENS INNSTILLING: Evalueringsrapporten datert tas til orientering. SAKSUTREDNING: Sammendrag Byggekomiteen tar evalueringstapporten for prosjektet ved Vågsenteret til orientering. Bakgrunn I forbindelse med behandling av sak 7/10 sluttregnskap for omlegging av kryss fv.155/sagstuveien, Sagstuveien og kryss fv.155/vestliveien vedtok kommunestyret i sitt møte at det skulle legges fram en evaluering av prosjektet for byggekomiteen. Evalueringen skulle inneholde alle relevante forhold knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Saksopplysninger Utbyggingen av kryss fv.155/sagstuveien, Sagstuveien og kryss fv.155/vestliveien ble gjennomført i perioden desember 2007 juni Krysset fv.155/sagstuveien var ferdig i hovedsak juni 2008 og deretter ble arbeidene med Sagstuveien gjennomført i perioden høsten 2008 og våren Finansieringen av arbeidene med kryssene fv.155/sagstuveien og fv.155/vestliveien og nedre del av Sagstuveien ble behandlet og godkjent av kommunestyret i sak 70/07 i møte Fullføringen av arbeidene med Sagstuveien med nødvendig infrastruktur og klargjøring av anlegget mot berørte grunneiere ble avsluttet våren/sommeren Finansieringen av de resterende arbeidene ble behandlet og godkjent av kommunestyret i sak 7/10 i dets møte I denne saken vedtok også kommunestyret at det skulle utarbeides en evalueringsrapport for prosjektet.

6 Vurderinger og begrunnelse Der framgår av rapporten hvilke arbeider som ble utført i prosjektet og hva som var innarbeidet i prosjektet opprinnelig. Videre framgår det av rapporten at det sommeren 2008 skulle vært lagt fram sak om tilleggsbevilgning for å fullføre den delen av prosjektet som omfattet Sagstuveien ovenfor øvre innkjøring til Vågsenteret og opp til Tiurveien med vei, fortau, nye vann-, avløps- og overvannledninger og kabelgrøfter m.m. på denne strekningen, slik at kommunestyret kunne ha fått foretatt en vurdering om prosjektet skulle avsluttes der eller om det var mer hensiktsmessig å fullføre arbeidene slik det ble gjort. Ut fra en total kostnadsvurdering var det mest økonomisk å gjennomføre arbeidene som et prosjekt, men det skulle allikevel vært gjenstand for politisk vurdering i forkant. Det vil for framtiden bli sørget for at det legges fram saker for økonomisk inndekning underveis i prosjektet dersom det blir kjent at kostnadsrammene for prosjektene eventuelt ikke holder, og videre vil framtidige sluttregnskap utføres av regnskapsavdelingen i samarbeid med prosjektledelsen. Administrasjonen har med bakgrunn i erfaringene med dette og andre prosjekter vurdert det som nødvendig å styrke prosjektledelsesfunksjonen både ved å innhente tilbud på rammeavtaler for prosjekt- og byggeledelse, og ved å utvide bemanningen innenfor prosjektledelsen. Vi vil i løpet av august 2010 sluttføre evaluering av innkomne tilbud på rammeavtaler for prosjekt- og byggeledelse og inngå avtale med tre firmaer. Rådmannen anbefaler at evalueringsrapporten tas til orientering.

7 ENEBAKK KOMMUNE Teknisk avdeling NOTAT Saksnr: 2005/1532 Arkivkode: Q80 Emne Evalueringsrapport for prosjekt omlegging av kryss fv.155/sagstuveien, Sagstuveien og kryss fv.155/vestliveien. Til Byggekomiteen Fra Rådmannen Kopi til Ordføreren Dato Ved kommunestyrets behandling av sak 7/10 Sluttregnskap for omlegging av kryss fv.155/sagstuveien, Sagstuveien og kryss fv.155/vestliveien i dets møte vedtok kommunestyret i pkt. 3: En evaluering av prosjektet legges fram for byggekomiteen. Evalueringen skal inneholde alle relevante forhold knyttet til gjennomføring av prosjektet. Prosjektet var en gjennomføring av reguleringsplan Grendesenter IV Ytre Enebakk, som ble stadfestet av kommunestyret For at de næringsdrivende innenfor reguleringsområdet skulle få gjennomført ytterligere utvikling av sin virksomhet var det nødvendig at dette området ble utviklet i h.h. til stadfestet plan. Det ble inngått en utbyggingsavtale mellom Thorleif Løken (REMA 1000), Bygg og tømmermester Per-Erik Østlie AS (Vågsenteret) og Enebakk kommune. I utbyggingsavtalen forpliktet Thorleif Løken seg til å bidra med inntil kr ,- og Per- Erik Østlie seg til å bidra med inntil kr ,-. Det ble gjennomført en begrenset konkurranse for prosjekteringsoppdrag 4-armet vegkryss grendesenter Ytre Enebakk og prosjekteringsfirma Terma Consult ble valgt ut fra lavest pris. Prosjekteringen omfattet følgende elementer: 1. Kanalisert 4-armet kryss fv.155/sagstuveien 2. Atkomst til Mølla med innfart p-plass 3. Sagstuveien med fortau 4. Kryssutforming fv.155/vestliveien 5. Justering av gang-/sykkelvei forbi banken 6. 2 busslommer Statens vegvesen (Svv) stilte inntil kr ,- til disposisjon for prosjektet i første omgang. Prosjektet ble lagt ut på Doffin sommeren 2006, og kommunen mottok kun et tilbud, og dette var på kr ,- + mva. Kommunen vurderte at det var nødvendig å gjennomføre ny anbudsrunde for prosjektet for å forsøke å få inn flere anbud fra andre entreprenører. Det ble gjennomført ytterligere drøftinger med Svv, og med bakgrunn i det tidligere innkomne anbudet sommeren 2006 aksepterte Svv å øke sitt tilskudd til kr ,-. Ny anbudskonkurranse ble lagt ut på Doffin og det kom inn tre anbud ved anbudsåpningen Laveste anbud fra Askim Entreprenør AS ble valgt. I forbindelse med at REMA 1000 skulle gjennomføre utvidelse av sitt bygg, noe som var årsaken til at de gikk inn i utbyggingsavtalen, ble det fra Svv stilt krav om at følgende tiltak ble gjennomført før kommunen kunne gi midlertidig brukstillatelse for nye REMA 1000:

8 Notat uten oppfølging Side 2 av 1. Vestliveien med trafikkøy opparbeides i h.h. til godkjent plan. 2. Vestliveien asfalteres fra g/s-veg og opp til garasje Tonny Johansen 3. Utkjøring fra parkeringsplass REMA 1000 og ut på Vestliveien ferdigstilles. Disse arbeidene ble dekket av REMA 1000 som en forskuttering av det avtalte tilskuddet til utbyggingsprosjektet for Grendesenteret. REMA 1000 brukte sin graveentreprenør, som de hadde engasjert i forbindelse med sin utbygging, til å gjennomføre denne delen av det vedtatte prosjektet (pkt. 4 i prosjektbeskrivelsen). Kommunestyret behandlet i sitt møte nødvendig finansieringen av kryssene fv.155/sagstuveien og fv.155/vestliveien i sak 70/07 og vedtok der, før arbeidene startet opp, et låneopptak på kr ,-. Det var opprinnelig kun tatt med opprusting av Sagstuveien med tilhørende infrastruktur (vann, avløp, overvann, strøm, kabler for telefon, bredbånd m.m.) opp til øvre innkjøring ved Vågsenteret, men entreprenørene hadde gitt pris på tilvarende arbeider for Sagstuveien opp til Tiurveien. Under anleggets gang ble det besluttet å gjennomføre opprustingen av Sagstuveien helt opp til Tiurveien, da eksisterende infrastruktur ikke var tilfredsstillende og det hadde i flere år vært problemer med overvann i Sagstuveien. Ved anbudsinnhentingen var ikke kostnadene med grunnerverv, kostnader med å erstatte eksisterende gjerder, hekker, planter og eventuelle kostnader med tilbakeføring/istandsetting av adkomster og liknende tilbake til den stand de var før anlegget beregnet. Videre ble det i forbindelse med utbedringen av krysset og Sagstuveien nødvendig å legge om kabelanlegg, gatelys og resterende infrastrukturanlegg. Dette innebar at vann-, avløps- og overvannsledninger ble lagt i ny grøft, videre ble det enighet med kabeleierne at vi i samme grøfta som vann-, avløps- og overvannsledningene ble lagt trekkerør for de ulike kablene mot at kabeleierne dekket en andel av grøftekostnadene med mer. Svv stilte en del endrede krav i løpet av anleggsperioden til kvalitet på deler av anlegget, videre var det under anleggets gang nødvendig å gjøre tilpassninger til utførelsen p.g.a. nye normer. F. eks. ble det stilt krav til annen type kantstein enn det vi hadde forutsatt ved anbudsinnbydelsen selv om vi hadde fått pris på den bedre kvaliteten. Totalkostnadene ble betydelig høyere enn forutsatt og prosjektledelsen skulle allerede i 2008 bedt om tilleggsbevilgning, før arbeidene med Sagstuveien ble gått videre med ovenfor Vågsenteret slik at dersom det ikke ble gitt tilleggsbevilgning hadde arbeidene ovenfor øvre innkjøring ved Vågsenteret blitt utsatt til nødvendig midler var stilt til rådighet. Et annet forhold som ga merkostnader for kommunen var at det ikke forelå bindende avtaler med Kirkebygden og Ytre Enebakk vannverk og med Telenor om full kostnadsdekning for de arbeidene kommunen anså som nødvendige å gjennomføre under anleggets gang, slik at vi ikke fikk dekket alle våre kostnader for de delene vi utført for dem. Telenor ville kun dekke ca. en fjerdedel av kostnadene med kabelomlegging i krysset fv.155/sagstuveien da de mente at deler av kabelanlegget var tilfredsstillende mens det ut fra kommunens (prosjektledelsens) vurderinger var nødvendig med nye kabler og nytt anlegg der både fordi anlegget var over 20 år gammelt (og eldre) og fordi vegen/krysset skulle utvides slik at ledningene og tilhørende skap måtte flyttes ut av kryssområdet, videre vil det ved senere behov for arbeider med kabelanlegg og skap ikke være tilrådelig at dette ligger i trafikkområdet.

9 Notat uten oppfølging Side 3 av På grunn av bemanningsutfordringer ble prosjektet i seg selv en utfordring for teknisk avdeling, og kommunalsjefen fikk ikke fulgt opp prosjektet på ønskelig måte. KONKLUSJON: Prosjektledelsens konklusjon etter dette prosjektet er at det er behov for tettere oppfølging både teknisk og økonomisk av utbyggingsprosjekter, og at når det registreres at prosjekter er ute av kurs økonomisk må det bli varslet om dette til overordnet myndighet, og at det snarest mulig legges fram konsekvensanalyse med alternative løsninger. Erfaringen med dette prosjektet viser videre at det må stilles nødvendige ressurser med prosjekt- og byggeledelse til disposisjon og dette har administrasjonen tatt nødvendige grep for å ivareta ved at prosjektledelsen økt. Videre er det utlyst konkurranse om inngåelse av rammeavtale med firmaer om bistand til prosjekt- og byggeledelse og der vi nå inne i en evalueringsfase, og det forutsettes at det inngås rammeavtale med tre firmaer om prosjekt- og byggeledelse.

10 Eventuelt