Referat Møte om: Oppstartsmøte prosjektgruppe Øst-Norge - strukturprosjektet Saksnr.: Tilstede: Bente Bjerknes, Trine Mo Stokstad, Liv Wilson, Jan Fredrik Lockert, Tor Sannerud, Knut Aandal, Morten Mo, Tor Rullestad, Gjøran Sæther, Espen Ettre, Bjørn O. Waage, Bjørn Krag Ingul, Torill Mølmen, Eigil Rian, Dag Holler, Lasse Billington Dato: 21.3.2013 Møteleder: Referent: Kopi (ikke til stede): Dag Holler Lasse Billington Hallstein Bjercke, Maya Nilsen, Tarje Hellebust, Torgeir Silseth, Bjørn Håvard Solli, Hans Christian Wilson Oppstartsmøte prosjektgruppe Øst-Norge 1. Møtet åpnet med en kort presentasjonsrunde av alle til stede samt hvilke forventninger hver enkelt har til prosessen. Av forventninger som kom frem var dette hovedmomentene: Få på plass en organisasjonsstruktur som gir mer effektiv ressursbruk og bidrar til å øke reiselivsnæringens lønnsomhet, og en tydeligere og mer profesjonell rolle- og oppgavefordeling. 2. NHD ved møteleder Dag Holler presenterte fire grunnregler for prosjektgruppemøtene: I. Det er ikke lov å diskutere hvor hovedkontoret for fremtidig landsdelsstruktur skal ligge. II. Det er ikke lov å diskutere hvem som skal være sjef for fremtidige landsdelsstruktur. III. De som sitter i prosjektgruppen skal representere alle, ikke kun seg selv. IV. Lønnsomheten i næringen skal opp, det skal være hovedfokus. Det ble kort orientert om Strukturutvalgets diskusjoner og konklusjon om at de regionale prosjektgruppene bør fokusere på hvilke arbeidsoppgaver den nye strukturen skal utføre først. Det ble understreket fra departementets side at restruktureringen skal bygge videre på det som fungerer i dag. Side 1
3. NHD ved prosjektleder Eigil Rian gikk igjennom bakgrunn, målsetting, planer og status for prosjektet. Vedlagte foilserie ble gjennomgått som utgangspunkt for orienteringen. NHD orienterte om at det nå utarbeides en hovedprosjektplan for restruktureringsprosjektet, samt en delprosjektplan for hver av de seks regionale prosjektgruppene. Prosjektplanen for Øst-Norge vil bli presentert og drøftet på neste møte. Foreløpig milepælsplan med oversikt over alle aktiviteter i prosjektet ble gjennomgått. NHD informerte også om at departementet er i ferd med å utarbeide nærmere kriterier for bruk av de såkalte incentivmidlene, 15 mill. kroner i 2013, i prosjektet. NHD informerte videre om at spørsmål vedrørende eierskapsmodeller og finansiering av selskapene i strukturen er temaer som er felles for alle regionale prosjektgrupper, og at NHD har startet et arbeid med å få utredet ulike løsningsalternativer innenfor de rammer som er satt i prosjektet. Disse vil på et senere tidspunkt bli overlevert de respektive regionale prosjektgruppene for nærmere tilpasning og valg for egen landsdel. Det ble spurt om hvordan helhetsperspektivet blir ivaretatt, og hvem som tar beslutninger på et aggregert nivå (for Norge som reisemål som sådan). NHD kommenterte at det er departementets ansvar å sikre helhetsperspektivet, og viste til at departementet gjør en innledende jobb med problemstillinger av nasjonal karakter (felles for alle gruppene) før de regionale gruppene diskuterer slike (jfr. også om eierskapsmodell og finansiering ovenfor). Likeledes oppretter NHD kommunikasjon mellom lederne for de respektive regionale prosjektgrupper, og sørger for at alle prosjektgrupper diskuterer grensesnitt mot Innovasjon Norge, NCB, Cruise Norway, etc. Prosjektgruppen for Øst-Norge er således en del av et nasjonalt prosjekt, men har selvstendig ansvar for fremdriften i egen landsdel og bestemmer selv egen forretningsplan og struktur. Det ble også spurt om hva det enkelte prosjektgruppemedlem kan si eksternt. NHD kommenterte at det utarbeides et referat som oppsummerer møtet, men at det er opp til den enkelte å kommunisere hva man vil til hvem man vil. Prosjektet er omfattende og involverer mange mennesker over lang tid, så det anses imidlertid som hensiktsmessig å uansett gi uttrykk for at man er i en prosess frem mot et omforent mål. For øvrig oppfordret NHD til at diskusjoner og eventuell uenighet bringes til torgs på møter i prosjektgruppen og overfor gruppens medlemmer ved andre anledninger, fremfor at mediene benyttes som en diskusjonskanal. Det ble kommentert at den såkalte reiselivsmilliarden dekker mange behov, og at den er sammensatt på en måte som både gir spesifikke føringer for bruk av midlene og en lokal/regional råderett over dem. Å få på plass en forutsigbar finansiering for den nye strukturen er viktig, men langt fra en rett frem oppgave dersom det skal skje gjennom omdefinering av deler av reiselivsmilliarden. I forlengelsen av dette ble det pekt på at enkelte kommuner allerede har signalisert at de vil bruke mindre ressurser til reiselivsformål, begrunnet med at den nye strukturen skal gi mulighet for innsparinger. Prosjektgruppen ga uttrykk for at det er Side 2
viktig at også kommuner og fylkeskommuner fortsetter med sine bidrag til reiselivet underveis i restruktureringsprosessen. Det ble fra flere deltakere i prosjektgruppen pekt på at motivasjonsfaktoren vil utgjøre en vesentlig del av arbeidet: Forretningsplanen må vise at den er egnet til å øke lønnsomheten for reiselivsnæringen og effektiviteten til og utbytte fra de offentlige bidrag for kommuner og fylkeskommuner. Ettersom det er frivillig for alle aktører å delta, vil forankring og innsalg underveis i prosessen være helt avgjørende. Det ble videre kommentert at det pågår flere prosesser i landsdelen som er relevante for dette arbeidet, både direkte og indirekte knyttet til reiselivsnæringen. Flere destinasjonsselskaper er i prosess med å slå seg sammen eller har allerede slått seg sammen (eksempelvis i Østfold), og samarbeid på tvers av fylkes- og kommunegrenser er etablert (eksempelvis Akershus og Oslo). I Oslo vurderes det også å se reiselivsselskaper som del av et større næringsutviklingsselskap. På direkte spørsmål ga Oslo uttrykk for at byen er klar for å være lederhund for Øst-Norge i reiselivssammenheng, men at det er et av de spørsmål som forutsetter politisk forankring samt aksept fra resten av landsdelen. Det ble videre pekt på at prosjektgruppen bør definere hvor mange og hvilke selskaper som skal omfattes av restruktureringsprosessen. Det hevdes at det er rundt 250 destinasjonsselskaper i Norge, men ser man nærmere på hva som skjuler seg bak dette tallet er det kan hende bare drøyt 50 selskaper på landsbasis som kan sies å være destinajsonsselskaper som vil bli omfattet av denne prosessen. NHD kommenterte at departementet er i ferd med å fremskaffe en slik oversikt. I forlengelsen av dette ble det kommentert at de endelige geografiske grenser for landsdelen Øst-Norge ikke er fastsatt, og at også dette er et tema for prosjektgruppen. Markedsorientert samarbeid over svenskegrensen utgjør ingen trusler for den nye strukturen. 4. Presentasjon av mandat for og forventninger til prosjektgruppen Mandatet var distribuert på forhånd. Det ble derfor ikke gjennomgått i detalj i møtet, men dannet grunnlaget for møtets videre diskusjoner. NHD redegjorde kort for forventningene til prosjektgruppen: Hovedoppgaven til prosjektgruppedeltakerne er å være til stede med sin kunnskap og kompetanse i møtene. Deltakerne i prosjektgruppen forventes å delta på inntil åtte møter i året, à tre timer. Det ble kommentert at det burde vurderes færre møter av lengre varighet, ettersom de fleste medlemmene i gruppa uansett bruker en full arbeidsdag for å gjennomføre et slikt møte. Oppsatt møteplan, se senere, ivaretar dette innspillet. Deltakelse i prosjektgruppen lønnes ikke av NHD, men det vil bli gitt kompensasjon for reise. NHD utnevner prosjektleder for første år, og kommer tilbake til hvem dette er senere. NHD vil stille med sekretariat, dette kan forventes å være på plass først rundt andre møte. NHD vil også sørge for at alle regionale prosjektledere møtes ved jevne mellomrom. Side 3
5. Diskusjon: Oppgaver - hva skal selskapene gjøre? Første diskusjon for prosjektgruppen ble satt i gang: Oppgaver hva skal selskapene gjøre? Hvem er selskapenes kunder? Under følger en oppsummering av diskusjonen: Flere medlemmer i prosjektgruppen tok til orde for at oppgavene den nye strukturen skal gjøre må bestemmes ut fra en markedsorientering hva er fremtidens reiselivsnæring i landsdelen, og landet for øvrig? Det ble pekt på at ambisjonene som ligger til grunn for den forretningsplan som skal utarbeides må presiseres som første steg i arbeidet med forretningsplanen. Hvilken visjon gjelder for arbeidet, hva er målene, hvem er kundene, hva forventes av ulike aktørers delaktighet inkludert en vurdering av hvilke grenseflater som finnes mot andre eksisterende aktører som vil bli berørt på en eller annen måte (Innovasjon Norge, temabaserte samarbeidsselskaper på tvers (eksempelvis Cruise Norway og NCB)). Det ble pekt på at fylkeskommuner og kommuner i mange områder er de største reiselivsaktørene i dag, både som bidragsytere til den eksisterende strukturen og som kunder til selskapene som er etablert. Reiseliv er en del av de fleste kommuners og fylkeskommuners næringspolitiske planer, og det er viktig at de offentlige aktørene ikke bortdefineres i arbeidet fremover. Også kommunenes og fylkeskommunenes roller og arbeidsoppgaver i relasjon til reiselivsnæringen fremover bør defineres. Det ble understreket at strukturen som skal lages må ha oppgaver som gjør at alle vil være med, både store og små reiselivsaktører, kommuner og fylkeskommuner. Det ble pekt på at det vil bli utfordrende å balansere kommersielle og offentlige aktørers noe ulike behov til en levedyktig organisasjon, og at Øst-Norge er en landsdel med mange store aktører som lett kan drukne de små. Nærheten til aktørene der ute må ivaretas. Det ble kommentert at strukturen må legge til rette for samarbeid om nye produkter som kan bringe flere reisende til regionen. Flere tok til orde for å innrette arbeidet fremover slik at man finner svar på spørsmålet Hva kreves av Øst-Norge regionen på reiselivsfeltet i 2020? Hvilke kundesegmenter er viktige da, og hvilke oppgaver skal fellesskapet gjøre for å komme dit? Fremtidens arbeidsdeling mellom aktører i og i tilknytning til reiselivsnæringen må gås opp. Administrasjon og klare fellesoppgaver som web-utvikling og IT-systemer ble nevnt som konkrete oppgaver som bør løftes opp til et felles nivå. Fokus på å få frem gode produkter, pakketere dem og gjøre dem bookbare er viktig, og det kom flere innspill om at facilitering av samarbeidsnettverk for produktutvikling og pakketering bør være en oppgave for fellesskapet. Diskusjonen ble avrundet med en felles oppfatning om at visjonen et tydelig bilde av ønsket fremtid for Øst-Norge bør defineres. Det var enighet om at gruppas medlemmer kommer med innspill til visjon for Øst-Norge til diskusjon på neste møte, og at gruppa med det som utgangspunkt i neste møte fokuserer på hvilke oppgaver den nye strukturen skal ha. Side 4
6. Møteplan for resten av 2013 ble satt: 1) 6. mai 2) 5. juni 3) 20. august 4) 14. oktober 5) 6. desember Samtlige møter avholdes klokken 12:00 16:00 hos NHD i Oslo. Side 5