TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 21.1.2014 13.30 18.00 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 01-12/14 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 2/14) Kommunaldirektør Øystein Nermo (d.s.) Fra KomRev NORD: Administrerende direktør Lars-Andrè Hanssen (tilstede t.o.m. sak 6/14) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik (tilstede i sakene 3 6/14) Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Rådgiver Lill Martinsen (tilstede t.o.m. sak 6/14) Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Edmund Kristoffersen sign. Benedikte Figenschou sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 14.1.2014 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 01/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.12.2013 02/14 Sak unntatt offentlighet oppfølging sak 83/13 03/14 Sak unntatt offentlighet ny sak Vedlegg offl. 24, 2.ledd 04/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom 05/14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen orientering 06/14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Barneverntjenesten overordnet prosjektskisse 07/14 Internkontroll «betryggende kontroll» 08/14 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 09/14 Kontrollutvalgets årsplan for 2014 10/14 Fastsettelse tidspunkt for etatsbesøk 11/14 Godtgjørelse i forbindelse med fremmøte på bedriftsforsamlinger, generalforsamlinger og representantskapsmøter 12/14 Referatsaker
Blad 3 01/14 Godkjenning av protokollen fra møtet 10.12.2013 Protokollen fra møtet 10.12.2013 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 10.12.2013 godkjennes. 02/14 Sak unntatt offentlighet Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd nr. 1, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalgets medlemmer orienterte byrådsleder og kommunaldirektøren om den informasjonen utvalgets medlemmer fikk i møtet 10.12.2013. Byrådsleder og kommunaldirektøren orienterte om status i saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om foreløpige kartlegginger fra revisjonens side. Felles forslag til vedtak: 1. Saken tas til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgssak 68/13 vedtakets punkt 2 og 3, og forutsetter at tilbakemelding skjer iht. skissert tidsplan. Ny behandling skjer i kontrollutvalgets møte 25.2.2014.
Blad 4 1. Saken tas til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgssak 68/13 vedtakets punkt 2 og 3, og forutsetter at tilbakemelding skjer iht. skissert tidsplan. Ny behandling skjer i kontrollutvalgets møte 25.2.2014. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.1.2014 pr. e-post til: - Tromsø kommune v/byrådsleder og kommunaldirektør 03/14 Sak unntatt offentlighet Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd og 24, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalgets leder, sekretariatet og revisjonen orienterte om saken. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen ferdigstille saken og gi en rapportering tilbake til utvalget. Kontrollutvalget ber revisjonen ferdigstille saken og gi en rapportering tilbake til utvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.1.2014 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor
Blad 5 04/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjon i rapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. 2. Kommunestyret ber byrådet om å iverksette tiltak for å forbedre de svakheter som synligjøres i rapporten og oppsummeres som følger: Administrasjonen bør utarbeide forslag til mål og prioriteringer for vedlikeholdsarbeidet for perioden fra 2012 og framover og legge dette fram for kommunestyret. Administrasjonen bør utarbeide tilstandsvurderinger for alle og hvert enkelt bygg som kommunen eier. Administrasjonen bør utarbeide oversikt over livssyklus og årskostnader for bygg. Administrasjonen bør lage en samlet oversikt over alle bygg med leietakere/brukere og deres planer. Administrasjonen bør se på sine rutiner knyttet til rapporteringer med hensyn på å forbedre rapporteringens innhold, for å sikre best mulig beslutningsgrunnlag hos de folkevalgte. Administrasjon bør se på sine rutiner knyttet til økonomiplan og årsbudsjett med hensyn til å synliggjøre midler til bygningsvedlikehold. Administrasjon bør vurdere sine rutiner knyttet til rekruttering og vedlikehold av nødvendig kapasitet knyttet til fagfeltet eiendomsforvaltning. 3. Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å følge opp punktene i vedtakets punkt 2. Frist for tilbakemelding fastsettes til 20.6.2014. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten kortfattet for kontrollutvalgets medlemmer. Felles forslag til endring i kulepunktene under punkt 2: Det bør utarbeides forslag til mål og prioriteringer for vedlikeholdsarbeidet for perioden fra 2012 og framover og legge dette fram for kommunestyret. Det bør utarbeides tilstandsvurderinger for alle og hvert enkelt bygg som kommunen eier.
Blad 6 Det bør utarbeides oversikt over livssyklus og årskostnader for bygg. Det bør lages en samlet oversikt over alle bygg med leietakere/brukere og deres planer. Det bør sees på rutiner vedrørende rapporteringer i den hensikt å sikre best mulig beslutningsgrunnlag hos de folkevalgte. Det bør sees på rutiner og praksis knyttet til økonomiplan og årsbudsjett med hensyn til å synliggjøre midler til bygningsvedlikehold. Det bør gjøres en gjennomgang av rutiner og tiltak knyttet til rekruttering og vedlikehold av nødvendig kompetanse på fagfeltet eiendomsforvaltning, med tanke på nødvendig kapasitet i enheten. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjon i rapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. 2. Kommunestyret ber byrådet om å iverksette tiltak for å forbedre de svakheter som synligjøres i rapporten og oppsummeres som følger: Det bør utarbeides forslag til mål og prioriteringer for vedlikeholdsarbeidet for perioden fra 2012 og framover og legge dette fram for kommunestyret. Det bør utarbeides tilstandsvurderinger for alle og hvert enkelt bygg som kommunen eier. Det bør utarbeides oversikt over livssyklus og årskostnader for bygg. Det bør lages en samlet oversikt over alle bygg med leietakere/brukere og deres planer. Det bør sees på rutiner vedrørende rapporteringer i den hensikt å sikre best mulig beslutningsgrunnlag hos de folkevalgte. Det bør sees på rutiner og praksis knyttet til økonomiplan og årsbudsjett med hensyn til å synliggjøre midler til bygningsvedlikehold. Det bør gjøres en gjennomgang av rutiner og tiltak knyttet til rekruttering og vedlikehold av nødvendig kompetanse på fagfeltet eiendomsforvaltning, med tanke på nødvendig kapasitet i enheten. 3. Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å følge opp punktene i vedtakets punkt 2. Frist for tilbakemelding fastsettes til 20.6.2014. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 27.1.2014 (svarfrist 17.2.2014) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder
Blad 7 Utskrift av saksprotokoll sendt 26.2.2014 til: - Tromsø kommune v/ordfører 05/14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning - orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsen i notat av 9.1.2014 fra KomRev NORD angående forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen, til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen i notat av 9.1.2014 fra KomRev NORD angående forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen, til orientering. 06/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebyggende arbeid og saksbehandling i barneverntjenesten overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.1.2014 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 8 07/14 Internkontroll «betryggende kontroll» Kontrollutvalget ber om skriftlig redegjørelse fra byrådsleder for de tiltak som er iverksatt og/eller planlegges iverksatt for å sikre «betryggende kontroll» i virksomheten. Svarfrist 21.2.2014. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om skriftlig redegjørelse fra byrådsleder for de tiltak som er iverksatt og/eller planlegges iverksatt for å sikre «betryggende kontroll» i virksomheten. Svarfrist 21.2.2014. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.1.2014 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 08/14 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.1.2014 til: - Tromsø kommune v/ ordfører
Blad 9 09/14 Kontrollutvalgets årsplan for 2014 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2014 med de tilføyelser som fremkom i møtet. Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2014 med de tilføyelser som fremkom i møtet. 10/14 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk Felles forslag til vedtak: Forslag til tidspunktene er som følger: Bydrift: 8. april Omsorgstjenesten sentrum: 7. oktober K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enhetene for å fastslå hvorvidt tidspunktene passer. Forslag til tidspunktene er som følger: Bydrift: 8. april Omsorgstjenesten sentrum: 7. oktober K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enhetene for å fastslå hvorvidt tidspunktene passer.
Blad 10 11/14 Godtgjørelse for fremmøte på bedriftsforsamlinger, generalforsamlinger og representantskapsmøter Alternativ 1: Da det ikke ytes møtegodtgjørelse for fremmøte i bedriftsforsamlinger m.v. for kontrollutvalgets medlemmer, orienteres kommunestyret om at kontrollutvalget ikke vil møte i bedriftsforsamlinger m.v. inntil godtgjøringsreglementet er endret. Alternativ 2: Saken tas til orientering. Felles forslag til vedtak (alternativ 1): Da det ikke ytes møtegodtgjørelse for fremmøte i bedriftsforsamlinger m.v. for kontrollutvalgets medlemmer, orienteres kommunestyret om at kontrollutvalget ikke vil møte i bedriftsforsamlinger m.v. inntil godtgjøringsreglementet er endret. Da det ikke ytes møtegodtgjørelse for fremmøte i bedriftsforsamlinger m.v. for kontrollutvalgets medlemmer, orienteres kommunestyret om at kontrollutvalget ikke vil møte i bedriftsforsamlinger m.v. inntil godtgjøringsreglementet er endret. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.1.2014 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 12/14 Referatsaker Referater: Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 11.12.2013 b) Byrådsmøtet 19.12.2013 c) Byrådsmøtet 9.1.2014
Blad 11 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 11.12.2013 a) Sak 153/13 Vedtekter Tromsø Havn KF b) Sak 155/13 Tromsø Parkering KF omdanning til aksjeselskap c) Sak 157/13 Eierskapsmelding 2014 d) Sak 158/13 Tromsø kommunes gjennomføring av byggeprosjektet Tromstun skole kostnadsoverskridelser og tapte spillemidler e) Sak 159/13 Tromstun skole, kostnadsoverskridelser og bortfall av eksterne finansieringsinntekter C. KJØP AV TJENESTER FRA NÆRINGSDRIVENDE a) Brev av 10.1.2014 fra KomRev NORD (purring) b) Brev av 10.1.2014 fra Tromsø kommune (svar) D. INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 13.1.2014 a) Innkalling av 10.1.2014 fra Troms Kraft AS Felles forslag til vedtak: Referatsakene A D tas til orientering. Referatsakene A D tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 27. januar 2014 Inger Johansen