Møtested: Avd. for lærerutdanning Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/81-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: organisasjonskonsulent Saksnr: 81-06 Gjelder: Godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll. Innkallingen ble sendt ut 7 dager før møtet. Forslag til vedtak Innkallingen godkjennes AUs forslag til saksliste ligger vedlagt. Forslag til vedtak Sakslisten godkjennes Protokoll fra siste møte ligger vedlagt Forslag til vedtak Protokollene godkjennes
Forslag til saksliste 81-06 INNKALLING, SAKSLISTE, OG PROTOKOLL a) Godkjenning av innkalling b) Godkjenning av saksliste c) Godkjenning av protokoll fra de to forrige møtene ORIENTERINGSSAKER 82-06 ORIENTERINGER a) Leder orienterer b) Arbeidsutvalget orienterer c) Studentrådene orienterer d) Organisasjonskonsulenten orienterer e) Studentsamskipnaden orienterer f) Høgskolestyrerepresentantene orienterer VEDTAKSSAKER 83-06 EVALUERING AV FADDERORDNINGEN 2006 84-06 KVALITETSSIKRING OG KOMMUNIKASJONSLINJER I STUDENTDEMOKRATIET 85-06 EVALUERING AV STUDENTVALGET 2007 86-06 TILRETTELEGGING FOR KOMMUNIKASJON FOR KONTORET 87-06 HØRING VEDR. LOKALISERING DISKUSJONSSAKER 88-06 HØRING VEDRØRENDE SAMMENSLÅING AV STL OG NSU REFERATSAKER 89-06 REFERATER/PROTOKOLLER a) Referat fra studentrådsmøte avd. IR 02.10.06 b) Notat til Studentsamskipnadens kantineledelse fra ressursgruppen for kantinetilbudet 03.11.06 c) Referat fra Studentrådet avd. LU ekstraordinært møte 07.11.06 d) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer e) den 30.10.06 f) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 16.11.06 Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 2
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/82-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: organisasjonskonsulent Saksnr: 82-06 Gjelder: Orienteringssaker Orienteringer a) Leder orienterer b) Arbeidsutvalget orienterer c) Studentrådene orienterer d) Organisasjonskonsulenten orienterer e) Studentsamskipnaden orienterer f) Høgskolestyrerepresentantene orienterer Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 3
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/83-06 Innstilling fra: Overordnet fadderleder Saksbehandler: Kjersti Bruntveit Saksnr: 83-06 Gjelder: FADDEREVALUERING SAKSPAPIRER Saksbakgrunn Med bakgrunn i Studentparlamentets vedtekter pkt. 8 skal alle underutvalg rapportere tilbake til Studentparlamentet. Videre er det ønskelig å kunne forbedre organiseringen og gjennomføringen av fadderordningen for de neste årene, og evalueringsrapporter er derfor et viktig bidrag til dette. Det er også ønskelig å sette opp retningslinjer for fadderordningen ved Høgskolen i Østfold, og en gjennomgang av årets fadderordning er derfor nødvendig i forkant av dette arbeidet. Rapport fra Overordnet fadderutvalg vil bli ettersendt studentparlamentets medlemmer. Forslag til vedtak: Evalueringsrapporten fra årets fadderordning godkjennes Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 4
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/84-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: Arbeidsgruppen SAKSPAPIRER Saksnr: 84-06 Gjelder: Kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer i studentdemokratiet Bakgrunn Det ble på møte den 27.september i år gjort følgende vedtak (65-06) i Studentparlamentet: Studentparlamentet vedtar å nedsette en arbeidsgruppe bestående av studentleder Reneè Dalan, LMU-leder Ida Skjerve, organisasjonskonsulent Lisbeth Sandvik og et medlem av Studentdemokratiet. Arbeidsgruppen skal lage et styringsdokument om kvalitetssikring og kommunikasjonsflyt i studentdemokratiet som skal legges fram for Studentparamentet for vedtak på møtet den 29.11.06. Sak Arbeidsgruppen har i denne perioden hatt tre møter, hvor man blant annet har sett på de ulike styringsdokumentene som foreligger for studentdemokratiet i dag. Dette har vært en nødvendighet for å kunne lage et helhetlig styringsdokument om kvalitetssikring og kommunikasjonsflyt i studentdemokratiet slik mandatet tilsier at gruppen skal lage. Gruppen har derfor satt seg fore å arbeide med følgende dokumenter i prioritert rekkefølge: 1. vedtekter redigeres 2. formålsbeskrivelse/-dokument utfyllende i forhold til formålsparagrafen i vedtektene 3. forretningsorden redigeres 4. arbeidsprogram 4-5 primærpunkter Ev. sekundærpunkter 5. arbeids- og stillingsinstrukser organisasjonskonsulent studentleder AU internverv studentrådene 6. kommunikasjonslinjer beskrivelser 7. valgreglement 8. økonomireglement 9. budsjett Arbeidsgruppen ser det nødvendig med et vedtak i Studentparlamentet av punktene 1-6 før man går i gang med arbeidet med punktene 7-9. Arbeidsgruppen har til nå konsentrert seg spesielt om styringsdokumentene i punkt 1-3. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 5
Vurdering SAKSPAPIRER Arbeidsgruppen har en meget sammensatt jobb å gjøre i forhold til styringsdokumentene, og mener derfor at fristen Studentparlamentet har satt til 29.november 2006 for å legge fram styringsdokumentet om kvalitetssikring og kommunikasjonsflyt er urealistisk. Spesielt med tanke på at medlemmene i arbeidsgruppen har heltidsforpliktelser i forhold til arbeid, verv og studier. Det er derfor ønskelig at gruppen får mandat til å jobbe videre grundig med alle styringsdokumentene slik at man får en helhetlig styring og styrking av studentdemokratiet ved HiØ. Videre har gruppen ikke prioritert å supplere det siste medlemmet til arbeidsgruppen fordi man som nevnt over har andre heltidsforpliktelser, og tidsfaktoren derfor er veldig begrenset. Dessuten har gruppen selv en sammenfattende forståelse for hvordan studentdemokratiet bør kvalitetssikres. Selv om gruppemedlemmene ikke alltid er enige om hvordan dokumentene bør lages i forhold til innhold, har gruppen en god kommunikasjon som gjør at man raskt kommer fram til en felles forståelse. En ulempe med å ikke supplere gruppen med det siste medlemmet kan være at man ikke får fram alle aspekter ved studentdemokratiets utfordringer i forhold til kvalitetssikring og kommunikasjonsflyt. Det er likevel gruppens intensjon at alle styringsdokumenter skal sendes på høring til alle studentorganer og studentrepresentanter i de berørte styrer, råd og utvalg før en eventuell godkjenning og et vedtak i Studentparlamentet. Vi mener derfor at gruppearbeidet kvalitetssikres gjennom disse høringene, og at en supplering på dette tidspunktet ikke er nødvendig. Vi ønsker derimot at vi skal kunne supplere gruppen med et medlem på et senere tidspunkt dersom vi finner dette nødvendig. På bakgrunn av arbeidsgruppens prosess og vurdering er det derfor ønskelig at Studentparlamentet skal gå til avstemming for et nytt vedtak i denne saken. Forslag til vedtak: Studentparlamentet gir arbeidsgruppen utsatt frist for å fremlegge styringsdokumentet om kvalitetssikring og kommunikasjonsflyt i studentdemokratiet til siste møte før semesterslutt våren 2007, slik at gruppen får tid til å gjennomgå alle studentdemokratiets styringsdokumenter på en tilfredsstillende måte. Studentparlamentet gir videre sin tilslutning til arbeidsgruppens ønske om å selv avgjøre når, og eventuelt om, det er nødvendig å supplere gruppen med ytterligere ett eller flere medlemmer. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 6
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/85-06 Innstilling fra: Studentleder/org.kons Saksbehandler: Studentleder/org.kons Saksnr: 85-06 Gjelder: EVALUERING AV STUDENTVALGET 2007 Sak Kvalitetssikring av studentdemokratiets aktiviteter, herunder også valg, er viktig i bestrebelsen etter å kunne gjøre ting bedre. For å kunne foreta forbedringer av organiseringen og gjennomføringen av studentvalgene, kreves det derfor en gjennomgang og evaluering av årets Studentvalg. Innspillene og diskusjonen rundt evalueringen vil også brukes av arbeidsgruppen for studentdemokratiets kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer i deres videre arbeid. Da man ikke har fått tilsendt evalueringsrapporter fra studentrådene ved utarbeidelsen av dette sakspapiret, vil disse bli ettersendt parlamentets medlemmer ev. deles ut på møtet. Bakgrunn Studentvalget 2007 valg til studentråd og Studentparlamentet ble holdt 7. 13. november 2006. Opprinnelige fastsatte datoer var 7. -10., men valget ble av kontoret bestemt utvidet til å vare over helgen. Dette for at flest mulig studenter skulle ha mulighet til å stemme, og fordi resultatet av valget skal kunngjøres innen 24 timer etter avslutningen av valget. Det siste kan være vanskelig å få til når valget avsluttes en fredag ettermiddag. Organisering I følge Studentorganenes valgreglement ved HiØ 4 pkt 1 er det studentenes valgstyre som har det overordnede ansvaret for å administrere og forberede valg og administrere valg i samarbeid med organisasjonskonsulenten. Videre står det i pkt 7 i samme paragraf at valgstyret fastsetter nærmere regler for gjennomføringen av valget. Arbeidsutvalget i Studentparlamentet er valgstyre jfr. valgreglementets 2 pkt 1. Studentenes valgstyre har hatt ett møte vedrørende valget. Dette fant sted den 11.oktober hvor man hadde innkalt studentrådslederne. Møtet tok opp valgets administrering og organisering. Under følger utdrag fra AUs referat fra møtet. 1. IT: Skal ha infostand inne på IT-bygget. Det skal trykkes plaktater av de som stiller. Stemmegivning gjennom dataer. Datoer blir lagt fram på neste parlamentsmøte 2. SF: Skal ha infostand 17.okt samt 23.okt i Vandrehallen. 3. LU: Ikke satt noen dato ennå, Blir satt opp liste som er klar til neste parlamentsmøte. Skal bruke Infotorget til stemming 4. SF & LU: Felles stand? Telt? Sjekke muligheten til å låne høytalere fra Samfundet 5. HS & IR: Ikke tilstede, det bes om at de informerer på neste parlamentsmøte. Renée gir beskjed. 6. Forslag om stands på tirsdager i møtetida. Det viser seg i midlertidig at selv om intensjonen med møtetida er at ingen har forelesning da, så er det langt fra tilfelle. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 7
7. Det er viktig med fokus på 1. klassingene som gjerne er livredde for å påta seg et verv. På den måten skaper man kontinuitet i de ulike utvalgene og minskser behovet hvert år for å skaffe mange nye kandidater. Legge vekt på at det ikke tar så mye tid som mange tror. 8. Usikkert hva som skjer med org- og styrearbeidskurset. Renée sjekker. 9. Det settes opp turnuslister for infotorget der man kan skrive seg på etter først til mølla prinsippet. 10. Plakat med hvilke saker vi har jobba med, finne nasjonale saker som har betydning for HiØ s studenter. Viktig å passe på at det ikke blir for mye tekst på plaktene, da blir de ikke lest. Bruke punkter istedenfor lange setninger 11. Burde gi eksempler på hvilke saker vi har jobba med, hva vi arbeider med nå og hva som er på tapetet. 12. Få så mange som mulig av studentdemokratiet med på stand. Kan være lettere å rekruttere når studentene kjenner noen som står på stand. 13. Finne ut hva folk vet om, og hva de lurer på ang de forskjellige vervene og utvalgene. Presisere at det blir gitt opplæring. 14. Lisbeth lager forslag til plakattekst som legges fram på neste parlamentsmøte. 15. Klare plakater: Eksamensdatoer og klagerett. 16. Flyers lages for alle studentråd og parlament. 17. Info om valget til de klassetillitsvalgte: 18. IT: TV-kurs på tirsdag 19. SF: Phoung snakker med Ole 20. LU & HS: har planer. Studentrådene på HS og IR var ikke representert på møtet. Organisasjonskonsulenten, som har et medansvar for valgets organisering og administrering, var ikke innkalt til møtet, men ble pålagt å lage plakatene i sykemeldingsperioden. Informasjonsarbeid Organisasjonskonsulenten utarbeidet plakater i forkant av valget som ble delt ut til studentrådene på Studentparlamentets møte den 19.oktober. Plakatene ble hengt opp på de ulike avdelingene. Det ble også sendt ut tre ulike e-post til studentmassen med oppfordring om å stille til valg fra organisasjonskonsulenten. Det er i skrivende stund uvisst hvilket informasjonsarbeid som har blitt gjort fra de ulike avdelingene. Organisasjonskonsulenten har også gjort et grundig arbeid på studentdemokratiets nettsider, både i forhold til å legge ut informasjon om valget og kandidatene, rydde opp i valgsidene, og lage 9 nye bilder til banneret på studentliv -sidene. Dessverre var det kun ett av disse bildene som ble tatt i bruk. Kandidater og frister Alle kandidater til studentvalget har i år måtte fylle ut et eget kandidatskjema. Disse skjemaene har organisasjonskonsulenten fått tilsendt av kandidatene selv, eller fra studentrådene. Fristen for å stille til valg var satt til onsdag den 1.november kl. 16.00. Avdelingene hadde når fristen nærmet seg få kandidater som stilte til valg, med unntak av avd. SF som tidlig hadde tilstrekkelig med kandidater. Med litt ekstra innsats klarte man likevel å fylle opp kandidater til vervene. Avd. IR hadde dagen før fristen utløp ingen kandidater, og det ble derfor satt inn et tiltak for dette ved at organisasjonskonsulenten dro til Valaskjold den 1.november og hadde et kvarters informasjonsarbeid i to store forelesningsgrupper. Ved fristens utløp hadde man nok kandidater. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 8
På avd. HS hadde man ved fristens utløp ikke nok kandidater til studentrådet. Valgstyret vedtok derfor per telefonisk kontakt med kontoret å utsette fristen for å stille som kandidat til studentrådet avd. HS til fredag den 3.november kl. 14.00. Studentleder hadde en informasjonsrunde på avdelingen denne fredagen, og ved fristens utløp hadde man 19 kandidater til studentrådet her. Det kom også inn en ekstra kandidat til Studentparlamentet. Valgstyret vedtok per telefonisk kontakt med kontoret at kandidaten fikk stille til valg, selv om man i utgangspunktet kun hadde åpnet for utvidet frist i forhold til studentrådet. Ved fristen(e)s utløp hadde man følgende antall kandidater: Akademi for scenekunst: 3 kandidater til Studentparlamentet (Studentrådet velges på allmøte i løpet av høsten/vinteren) Avd. HS: 6 kandidater til Studentparlamentet, 19 kandidater til studentrådet Avd. IR: 6 kandidater til Studentparlamentet, 13 kandidater til studentrådet (hvorpå en trakk seg før selve valget) Avd. IT: 5 kandidater til Studentparlamentet, 9 kandidater til studentrådet Avd. LU: 5 kandidater til Studentparlamentet, 10 kandidater til studentrådet (hvorpå en trakk seg etter selve valget) Avd. SF: 5 kandidater til Studentparlamentet, 13 kandidater til studentrådet. Etter samtale med tidligere organisasjonskonsulent Bjørnar Wølner kan man fastslå at det ikke har stilt så mange kandidater til studentvalget før. I hvert fall har dette ikke skjedd etter 1996. Organisasjonskonsulenten har hatt løpende kontakt med kandidatene per e-post. To av AUs medlemmer har selv stilt til valg til Studentparlamentet. Jfr. valgreglementets 2 pkt 2 skal medlemmer av valgstyret som stiller til valg til organ tre ut av valgstyret. Valgstyret skal da supplere inn nye medlemmer for disse. Dette har ikke blitt gjort ved årets studentvalg. Valgstands Det ble holdt valgstands på de ulike avdelingene, med unntak av avd. IR. Se også utdraget fra AUs referat over. For Remmen sin del ble det på Studentparlamentets møte den 19.oktober bestemt at man skulle holde felles valgstand under studentvalget, da særlig for avd. LU og avd. SF, med hjelp av avd. IT. Studentparlamentet vedtok å godkjenne lista som alle skrev seg opp på som forpliktende. Det var kun to personer som skrev seg opp på denne lista under møtet, og lista ble ikke fulgt opp i etterkant. Dette resulterte i at man ikke holdt valgstand tirsdag i valguka. Lista ble derfor supplert denne tirsdagen, og fulgt opp av valgstyret onsdag og torsdag. På grunn av en løpende avtale med høgskolen fra forrige år hvor studentorganene fritt kunne bruke fellesarealene under studentvalgene, ble ikke fellesarealene reservert i forkant. Imidlertid har høgskolen laget nye retningslinjer for bruken av fellesarealene, noe man ikke hadde fått beskjed om i forkant av valget. Senteret for fremmedspråk hadde under valguken reservert alle fellesarealer pga en konferanse, noe som resulterte i at man ikke kunne holde valgstand onsdag den 8.november, og valgstandene torsdag og fredag måtte holde utendørs på bibliotekets tak. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 9
Valgavholdelsen Den 7.november ble det oppdaget at fire av studentrådets kandidater ved avd. HS ikke var ført opp på lista hvor man stemte på kandidatene. På bakgrunn av dette bestemte Valgstyret per telefonisk kontakt med kontoret at valget til studentrådet avd. HS skulle utsettes til den 14. 20. november. Altså uken etter det ordinære valget. På tross av en lettfattelig oppskrift på hvordan man skulle avlegge stemmen sin, både per e- post og på nettsidene, var det mange studenter som ikke forsto hvordan man skulle gå fram for å stemme. Dette fremkom bl.a. i en mengde e-posthenvendelser til organisasjonskonsulenten. Imidlertid fikk mange studenter praktisk hjelp til stemmeavgivningen under valgstandene på Remmen. På avdeling IR holdt man som nevnt ikke valgstand under valguka. Det var derfor ønsket at man skulle utsette fristen for stemmeavgivelse til mandag ettermiddag (den 13.), fordi man var redd det var veldig få studenter som ville avgi stemmen sin. Imidlertid viste det seg underveis at en utsettelse ikke var nødvendig, og valgstyret tok derfor ikke noe standpunkt til problemstillingen. Årets studentvalg fikk følgende oppslutning (fjorårets tall i parantes) Akademi for scenekunst o Studentparlamentet: 27 stemmeberettigede. 18 (0) stemmesedler Utgjør 66,67 % oppslutning Avd. HS o Studentparlamentet: stemmeberettigede. 99 (95) stemmesedler. 10 (3) blanke o Studentrådet: stemmeberettigede. (95) stemmesedler. (7) blanke Til sammen 8,2 % oppslutning (9,6 %) Avd. IR o Studentparlamentet stemmeberettigede. 99 (77) stemmesedler. 1 (5) blank o Studentrådet: stemmeberettigede. 99 (77) stemmesedler. 1 (6) blank Til sammen 22,5 % oppslutning (18,2 %) Avd. IT: o Studentparlamentet: stemmeberettigede. 99 (70) stemmesedler. 5 (1) blanke o Studentrådet: stemmeberettigede. 99 (70) stemmesedler. 2 (0) blanke Til sammen 34,1 % oppslutning (24,4 %) Avd. LU: o Studentparlamentet: stemmeberettigede. 137 (98) stemmesedler. 4 (10) blanke o Studentrådet: stemmeberettigede. 137 (98) stemmesedler. 3 (4) blanke Til sammen 10,6 % oppslutning (7,2 %) Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 10
Avd. SF: o Studentparlamentet: stemmeberettigede. 73 (55) stemmesedler. 7 (6) blanke o Studentrådet: stemmeberettigede. 73 (55) stemmesedler. 0 (3) blanke Til sammen 10,2 % oppslutning (7,5 %) Årets valgoppslutning blir da på 13,2 % av alle stemmeberettigede studenter ved høgskolen, mot 11,7 % ved fjorårets valg. Vedlegg: Valgresultatene for de enkelte avdelingene og høgskolen samlet Vurdering Valget gått ganske bra med tanke på antall kandidater og øking i stemmeantallet. Årets vri med at alle kandidatene måtte levere/sende inn utfylt kandidatskjema fungerte bra, og gjorde at alle kandidatene fikk lagt ut lik informasjon om seg selv på valgsidene. Alle kandidatene hadde også anledning til å legge ut bilde av seg selv, og således var det enklere for de som skulle stemme til å ta et standpunkt. Derimot er det en del forbedringspunkter i organiseringen av valget, og dette går særlig mot valgstyrets og studentrådenes/studentparlamentets medlemmer. Først og fremst bør det være et bedre og tettere samarbeid mellom valgstyret og organisasjonskonsulenten, da det er valgstyret som har det øverste ansvaret for valgets organisering og administrering. Organisasjonskonsulenten skal i følge stillingsinstruksens pkt 3.3.2. jobbe med praktisk tilrettelegging og informasjonsvirksomhet i forbindelse med studentvalgene. Det er imidlertid en forutsetning at valgstyret og studentparlamentet tar de avgjørelser på forhånd som er nødvendig for at organisasjonskonsulenten kan utføre sin praktiske del av valget, uten å legge politiske føringer for innholdet i valget. Det er derfor nødvendig at valgstyret er tidligere og mer på banen i forhold til planleggingen. For øvrig var organisasjonskonsulenten sykemeldt f.o.m. 11/10 t.o.m. 17/10, noe AU/valgstyret var gjort oppmerksom på under medarbeidersamtalen den 11.oktober. Likevel valgte AU/valgstyret samme dag å legge oppgaven med utforming og produksjon av plakatene hos organisasjonskonsulenten. Organisasjonskonsulenten skal ikke ha politiske meninger utad, og det virker derfor uheldig at det er denne som skal utforme innholdet i valgplakatene, da dette er direkte politikk. Derimot er det ingen hindringer for at organisasjonskonsulenten lager plakatene når innholdet er lagt. Når det gjelder organiseringen av valgstands er det studentrådenes og studentparlamentets medlemmer som har et felles ansvar for dette. Dessverre var mange av disse studentrepresentantene helt fraværende, noe som førte til stor belastning på de få som stilte opp. På Remmen forsøkte man å hjelpe til med organiseringen av dette gjennom studentleder og organisasjonskonsulent. Alt i alt gikk ikke organiseringen av valgstandene særlig bra fordi listene ikke ble fulgt opp i etterkant av møtet i Studentparlamentet. Her må medlemmene ta mer ansvar og komme tidligere og tydeligere på banen i forhold til organiseringen. Det er også viktig at man drar inn hele studentrådet, gjerne også varamedlemmene, i valgstandarbeidet. Videre bør studentrådene/studentparlamentets medlemmer også ta kontakt med kandidatene om valgstandtider slik at disse får en reell sjanse til å promotere seg selv på stand. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 11
Studentparlamentet bes ta stilling til følgende punkter: 1. Studentparlamentet skal på møte allerede i februar/mars bestemme dato for avholdelse av studentvalget, slik at man i god tid kan reservere fellesarealer til valgstands, og begynne forberedelsene til valget. Dette vil også bidra til en hensiktsmessig arbeidsorganisering for organisasjonskonsulenten gjennom året. 2. Valgstyret er et eget utvalg, og skal derfor føre egne referater fra møtene uavhengig av AUs referater. Valgstyret er et underutvalg av Studentparlamentet, og skal derfor rapportere til Studentparlamentet jfr. vedtektene. 3. Valgstyret skal holde møter jevnlig i forkant av valget, og må også være forberedt på å holde møter under selve valget. Da spesielt i ekstraordinære situasjoner. 4. Valgstyret skal innkalle organisasjonskonsulenten til møtene, da samarbeid er en forutsetning for en god organisering og administrering av valget. 5. Reglene i valgreglementet er vedtatt av Studentparlamentet, og valgstyret skal/bør derfor ikke vike fra disse. 6. Det er valgstyrets ansvar å bestemme valgplakatenes/-flyersenes innhold 7. Det er studentrådene og studentparlamentets medlemmer som har ansvaret for den praktiske gjennomføringen av valget. 8. Evalueringsrapporter fra valget skal utarbeides av studentrådene og sendes Studentenes valgstyre før evalueringen i Studentparlamentet. Dette saksdokumentet er ikke ment som en fullstendig evaluering av Studentvalget 2007, da det avdelingsvis nok er en del punkter som man ikke har tatt med i verken bakgrunnen eller vurderingen av valget. Det henstilles derfor til Studentparlamentets medlemmer om å komme med innspill til årets studentvalg på møtet, slik at man har konkrete holdepunkter for hva som bør endres og gjøres bedre ved neste valg. Både negative og positive sider ved organisering og gjennomføring bør belyses, og det er også ønskelig med konkrete forslag til endringer. Forslag til vedtak: Studentparlamentets leder skal utarbeide en fullstendig evalueringsrapport med bakgrunn i saksdokumentet, studentrådenes evalueringsrapporter og de innspill som framkom på møtet. Rapporten skal fremlegges for godkjenning på neste møte i Studentparlamentet. Rapporten skal brukes som innspill til jobben som gjøres i arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer i studentdemokratiet. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 12
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/86-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: Renée Dalan Saksnr: 86-06 Gjelder: Tilrettelegging for kommunikasjon for kontoret SAKSPAPIRER Sak Studentparlamentet bes ta stilling til hvorvidt organisasjonskonsulentens, studentleders og ikke minst studentrådsledernes fleksibilitet i forhold til studentmassens henvendelser skal ta utgangspunkt i disses private økonomi. Bakgrunn Arbeidsgruppens rapport. Se eget vedlegg. Bakgrunnen for saken er at det krever en viss fleksibilitet i å kunne svare på studentmassens og studentrepresentantenes henvendelser når man innehar så sentrale verv som studentleder og studentrådslederne er, eller innehar stillingen som organisasjonskonsulent. Ofte kreves det raske svar og oppringninger tilbake til studentene, og siden mange av disse henvendelsene kommer både før og etter arbeidstid, under møter og lignende, på kvelder og i helger har det vært nødvendig å bruke privat mobiltelefon for å kunne ta kontakt. Det er nødvendigvis ikke slik at man kun kan ta denne delen av arbeidet innen arbeidstiden, og studentrådslederne har som kjent heller ingen fast kontortid. Enten man sitter i møter eller av andre grunner ikke kan svare på telefoniske henvendelser der og da, bør det være en selvfølge at man i disse posisjonene har en mulighet til å rakst ringe opp igjen studenter som har forsøkt å få tak i en. Videre er det mange studenter som kommer med henvendelser og spørsmål per sms. Videre har man gjentatte ganger sett at disse sentrale personene i studentdemokratiet ikke har vært tilgjengelige på mobiltelefon fordi man av økonomiske årsaker har fått stengt sitt private abonnement pga økte utgifter. Disse økte utgiftene stammer fra økt bruk av privat mobiltelefon i forbindelse med vervene/stillingen. Vurdering Ved å gå til innkjøp av mobiltelefoner til organisasjonskonsulentstillingen, studentlederstillingen og studentrådsledervervene vil man øke muligheten for disse personene til å ha en bedre kommunikasjon seg i mellom, og ikke minst med studentmassen og studentrepresentantene. Dette vil føre til økt produktivitet og tilgjengelighet i studentdemokratiet, noe som er en forutsetning for å kunne gi kvalitet og for å yte service i det studentdemokratiske arbeidet. Videre vil faste telefonnumre til disse sentrale vervene og organisasjonskonsulentstillingen bidra til at studentene tar kontakt med studentdemokratiets fremste representanter, fordi det ikke vil bli skifte av kontaktinformasjonen selv om det blir skifte av hvem som innehar posisjonene. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 13
Det er likevel viktig å påpeke at dersom Studentparlamentet vedtar å gå til anskaffelse av mobiltelefonene vil dette ha innvirkning på budsjettet og de disponeringer man til nå har hatt muligheten til å gjøre. Det tyngste argumentet for å gjøre denne type disponering må likevel være at de som ønsker å bidra i studentenes demokratiske arbeid, og derigjennom påtar seg stort ansvar gjennom sentrale verv, ikke skal lide økonomisk fordi de gjør en frivillig innsats for studentenes ve og vel. Forslag til vedtak: Studentparlamentet anskaffer mobiltelefon og bedriftsabonnement gjennom høgskolens avtale til studentleder og organisasjonskonsulenten, og 6 mobiltelefoner med kontantkort til studentrådslederne. Telefonene, telefonnumrene/abonnementene følger stillingene/vervene, og skal kun brukes i forbindelse med det studentdemokratiske arbeidet stillingen/vervene fører med seg. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 14
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/87-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: Renée Dalan Saksnr: 87-06 Gjelder: Høring om lokaliseringssaken HiØ SAKSPAPIRER På Høgskolestyrets møte den 29. januar 2007 vil styret fatte beslutning i saken om lokalisering av Høgskolen i Østfold. Det har i etterkant av Høgskolestyrets møte den 19. juni 2006 blitt nedsatt en arbeidsgruppe som har jobbet med å fremlegge faktarapport til underlag for den beslutningen som skal vedtas 29. januar 2007. Gruppen ( sammensatt av en representant fra hver avdeling) har nå ferdigstilt sitt arbeide og har rapporten ute til høring, en av høringsinstansene er studentparlamentet. Frist for innsendelse av hørings svar er 15. desember. Studentleder ber parlamentet lese grundig igjennom rapporten og fremmlegge sine innpill og kommentarer under diskusjonen på studentparlamentets møte den 29. november. Studentleder vil i etterkant av møtet, med bakgrunn i parlamentets synspunkter og innspill, utforme et høringssvar. Dette oversendes Høgskolen i Østfold som studentenes innspill og mening om denne saken. Litt om faktarapporten Denne rapporten tar mål av seg til å frembringe fakta som Høgskolestyret trenger for å treffe en beslutning om fremtidig lokalisering av Høgskolen, på ett, to eller tre steder. Noe av materialet er hentet fra utredningen som ble gjennomført av NIFU STEP tidligere i år. Selv om deler av stoffet som er sakset derfra er både vurderinger og fakta, har en valgt å ta det med, siden det tross alt er en uhildet institusjon som har gjort disse vurderingene. I de fire hovedkapitlene i rapporten har en prøvd å trekke frem det en mener har betydning for lokaliseringsspørsmålet. 1. Når det gjelder betydning for faglig samarbeid innenfor undervisning og FoU, har en trukket frem momenter som har betydning for både internt og eksternt samarbeid. Høgskolens to største eksterne samarbeidspartnere i regionen er UMB og Sykehuset i Østfold HF. Det er et svært tett og fint samarbeid med begge disse institusjonene. 2. For å få synspunkter på betydningen for samarbeid med næringslivet og kommunene i Østfold, er Østfold fylkeskommune, fylkesmannen i Østfold, Kommunenes sentralforbund (KS) og NHO Østfold invitert til å uttale seg i lokaliseringsspørsmålet. KS har valgt å ikke uttale seg i lokaliseringssaker. Fra Fylkeskommunen foreligger pr. 17.11 2006 bare administrasjonens innstilling til vedtak. I innstillingen argumenteres det for at man bør vurdere å ha mer enn ett lokaliseringssted. Fylkesmannen uttaler at en ikke kan se at valget mellom de tre lokaliseringsalternativer vil være avgjørende for å utvikle samarbeidet mellom Fylkesmannen, kommunesektor og Høgskolen. NHOs synspunkter var ikke mottatt 17.11 2006. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 15
3. Betydning for driftskostnader: For ett studiested så får en de laveste årlige driftskostnader ved en utbygging av Remmen i vest, dvs. eksisterende Remmen og en utbygging for HS og IR på vestsiden av BRA-veien. De tre andre alternativene for ett studiested har ca. 15% høyere driftskostnader. For to studiesteder gir flytting av IR til Remmen eller Fredrikstad de laveste driftskostnadene, forutsatt at en samtidig beholder det som er på Remmen i dag. De dyreste alternativene er å etablere nybygg for HS i Sarpsborg, med eller uten IR, samtidig som Halden/Remmen ikke endres. Dyreste alternativ gir ca. 17% høyere driftskostnader enn det rimeligste. For tre studiesteder, dvs. ingen endring evt. en ombygging av IR på Valaskjold, vil driftskostnadene ligge omtrent på dagens nivå. Høgskolen i Østfold har i dagens situasjon iht. beregningsmodellen en relativt høy andel (26.6 %) av sitt totalbudsjett knyttet til drift av bygninger. De forskjellige Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 16
lokaliseringsalternativene kan endre denne faktoren ned til 25.9% eller opp til 30.5%. Tilsvarende kronebeløp blir ned 2.5 mill. kr. og opp 14.7 mill. kr. Forskjellen mellom alternativene ligger innenfor 2.5% ned og 15% opp i forhold til dagens situasjon. 4. Betydningen for fremtidig rekruttering av studenter og ansatte har en ikke funnet fullgode svar på. Avdelingene ved IR og HS/Bioingeniørutdanningen har imidlertid tidligere foretatt spørreundersøkelser om lokalisering blant dagens studenter. Resultatene fra undersøkelsene gjenspeiler i stor grad de ansattes synspunkter på de to stedene. Se nedenfor og vedlegg 3 og 4. Selv om det ikke gir noe svar på fremtidig rekruttering av studenter, har en valgt å vise hvordan søkerne til HiØ fordeler seg geografisk i Østfold, både totalt og for hver fagavdeling. I tillegg er det presentert data som viser søknadslekkasjen fra Østfold til andre studiesteder. Dataene viser at det er større søknadslekkasje fra kommunene i indre Østfold og fra mosseregionen enn fra de øvrige deler av Østfold fylke. Utdrag fra NIFU STEP-rapporten gir også noen betraktninger som det er mulig å forholde seg til. Når det gjelder fremtidig rekruttering av ansatte, er det bare spørreundersøkelser blant dagens ansatte som er tilgjengelige. Da en undersøkte ansattes syn på organisering og lokalisering av høgskolen samlede realfagsatsing, kom det frem at et flertall av de ansatte i Halden er positive til en samlokalisering i Halden. Flertallet av ansatte på HS i Fredrikstad og IR i Sarpsborg er også positive til en samlokalisering, men bare så lenge den ikke skjer i Halden. Det intet som tyder på at disse synspunktene har endret seg. Begrensninger i rapporten Det er ikke foretatt vurdering av effektene av kostnader forbundet med evt. organisatoriske endringer. Dvs. det er dagens avdelingsstruktur som er lagt til grunn. Det er ikke foretatt vurdering av effektene av sentralisering av administrasjonen. Det er ikke tatt høyde for økning i studentmåltallet i kostnadsberegningene. Det er likevel lagt til 15 % for å ta høyde for bl.a. kursvirksomhet og deltidsstudenter. En har ikke sett på lokalisering av Akademiet for scenekunst. Det er innhentet kostnadsestimater fra fire potensielle utbyggere av høgskolefasiliteter. Når en beslutning om lokalisering foreligger, vil Høgskolestyret ta stilling til den videre prosessen i arbeidet. Forslag til vedtak: Studentparlamentet vedtar de innspill som fremkommer i møtet, som studentenes innspill og mening i denne saken. Studentparlamentet godkjenner at studentleder, med bakgrunn i ovennevnte innspill, utformer høringssvar på vegne av studentparlamentet
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/88-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: organisasjonskonsulent Saksnr: 88-06 Gjelder: Høring om sammenslåing av StL og NSU Forhandlingsutvalget for sammenslåing begynner nå å nærme seg slutten på sitt arbeide så langt. De resultatene som foreligger per dags dato ble i helgen fremlagt for StL`s landstyre for innformasjon og innspill. Det ferdige resultatet vil i desember bli sendt ut på høring til de lokale studentdemokrati, høringsfrist er satt til 01. februar. Dette er imidlertid helt i begynnelsen av en ny parlamentsperiode og med et helt nytt parlament. Denne saken blir nå fremlagt sittende parlament for å sikre innspill også fra dere med lang erfaring som sitter nå. Det vil i tillegg fungere som en forberedelse for det nye parlamentet da de også vil være tilstede på møtet. Mandat for forhandlingsutvalgene: Underliggende slide er mandatene for StL og NSU`s forhandlingsutvalg, vedtatt av Landsmøte og Landsting 2006.» 2. forsøk på sammenslåing» StLs Landsmøte 2006: StL går inn i forhandlinger om en eventuell sammenslåing med Norsk Studentunion. Det nedsettes en samarbeidsgruppe som fører forhandlingene. Forhandlingsutvalget skal utrede og fremme et helhetlig forslag til ny nasjonal studentorganisasjon.» NSUs Landsting 2006: Norsk Studentunion nedsetter et utvalg bestående av xxx, yyy, zzz og aaa som har som mandat å inngå i forhandlinger med Studentenes Landsforbund om sammenslåing. Det felles forhandlingsutvalget skal fremme et helhetlig forslag til ny nasjonal studentorganisasjon til LT-07. Ytterligere informasjon om denne saken vil bli fremlagt på møtet. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 18
Møtedato: 29.11.06 Arkivref: lms/89-06 Innstilling fra: Studentleder Saksbehandler: organisasjonskonsulent Saksnr: 89-06 Gjelder: REFERATSAKER Referatsaker a) Referat fra studentrådsmøte avd. IR 02.10.06 b) Notat til Studentsamskipnadens kantineledelse fra ressursgruppen for kantinetilbudet 03.11.06 c) Referat fra Studentrådet avd. LU ekstraordinært møte 07.11.06 d) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer e) den 30.10.06 f) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 16.11.06 Forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - sakspapirer Side: 19