AS VINMONOPOLET 12-019 Opplæring nytt butikkdatasystem
2 1 Generelt 1.1 Generelt om Vinmonopolet AS Vinmonopolet har enerett på detaljsalg av vin, brennevin og sterkøl til forbruker. Bedriftens virksomhet er regulert gjennom særskilt lovgivning. Vinmonopolet har i dag 273 butikker over hele landet. Ved utgangen av 2012 vil Vinmonopolet ha 283 butikker. Hovedkontoret ligger i Oslo. Mer informasjon om Vinmonopolet finnes på vår hjemmeside: www.vinmonopolet.no 1.2 Hva skal det innhentes tilbud på? Vinmonopolet skal implementere nytt butikkdatasystem (Lindbak POS og SAP). I den forbindelse søker vi bistand fra eksterne konsulenter for å gjennomføre train-the-trainer opplæring av Vinmonopolets interne kursholdere. Kursholderne skal trenes og veiledes, slik at de kan gi butikksjefer og andre butikkansatte nødvendig opplæring i forkant av utrulling va nytt system. Vinmonopolet har lang tradisjon for å bruke interne kursholdere og det vil vi også gjøre i denne sammenhengen. Vinmonopolet rekrutterer disse internt i mai/juni 2012. 1.3 Anbudsbetingelser Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse og skjer i henhold til Lov av 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med endringer, sist ved Lov av 30. juni 2006 nr. 41 (i kraft 1. januar 2007). Det vises også til kunngjøring i Doffin. Enhver kostnad som leverandør måtte pådra seg i forbindelse med denne anbudsinnbydelsen og en eventuell kontraktsinngåelse skal dekkes av leverandør. Anbudsinnbydelsens innhold er i sin helhet å betrakte som konfidensiell. Det samme gjelder all informasjon i forbindelse med anbudsinnbydelsen og informasjon som kan henføres til denne. Tilbud som ikke er fullstendige, ikke i samsvar med anbudsinnbydelsen eller er for sent mottatt kan bli forkastet. Leverandør skal spesifisere eventuelle avvik fra denne anbudsinnbydelsen. Det som ikke er tatt forbehold om anses som akseptert. 1.4 Miljøhensyn Miljøpolicy i Vinmonopolet: Vinmonopolet skal arbeide systematisk for å redusere egne miljøbelastninger, påvirke ansatte og våre leverandører i tilsvarende retning, samt legge til rette for miljøbevisste kunder. Miljø er en sentral del av Vinmonopolets samfunnsansvar. Vinmonopolet har som mål å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det legges vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering så langt dette er praktisk gjennomførbart.
3 2 Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandør Nedenstående er Vinmonopolets kvalifikasjonskrav. Det skal fremlegges følgende dokumentasjon som er obligatorisk og ufravikelig. 2.1 Leverandørens skatteattester og HMS erklæring Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling og at leverandøren har et fungerende HMS-system. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Skatteattest Momsattest HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Firmaattest 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser Følgende dokumentasjon kreves for å bevise at de stilte krav er oppfylt: Krav 1: Foretakets 3 viktigste relevante oppdrag/leveranser de siste 3 årene, inkludert type leveranse, verdi, tidspunkt og kunde. 2.4 Personopplysninger Leverandør skal oppfylle personopplysningslovens krav til sikring, jfr. 13 for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. 2.5 Etiske retningslinjer Vedlagte regler for hvordan ansatte i Vinmonopolet skal forholde seg til selskapets leverandører skal godkjennes av leverandør, jfr. vedlegg 2. Retningslinjene skal returneres med signatur. 2.6 Underleverandører Leverandør kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av tilbudet, men skal i så fall være ansvarlig for disse og fremstå som hovedleverandør for tilbudt løsning. Leverandør skal opplyse hvilke underleverandører de eventuelt kommer til å benytte.
4 3 Krav til tilbud 3.1 Kontraktsbetingelser En eventuell avtale om leveranse vil være basert på Bistandsavtalen (SSA-B) med veiledende bilag. Se vedlegg 3. Kontrakten anses som akseptert av leverandør med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Dersom det tas forbehold, skal dette angis spesielt. Ved forbehold skal også den konkrete formulering som leverandør ønsker anføres. Vinmonopolet forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke baserer seg på vedlagte kontrakt. 3.2 Avtalens varighet Avtalen vil være gyldig fra det tidspunkt den underskrives av begge parter. Partenes rettigheter og plikter etter avtalen løper fra kontraktsinngåelse. 3.3 Tildelingskriterier for løsning Valg av tilbud vil ikke skje utelukkende på grunnlag av laveste pris. Tildeling baseres på det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud for Vinmonopolet. Følgende kriterier og vektning vil legges til grunn: Kriterier Beskrive pedagogisk modell /opplegg Kvalitet på leveranseteam/-personer Pris Forklaring Forslag til tentativ plan for fremgangsmåte og tidsestimat. Det skal dokumenteres med CV på definert person(ell). Oppgi også minst to relevante referanser med telefonnummer og firmanavn. Referanseleveransene må ha funnet sted i løpet av de to siste årene. Oppgi totalpris og timepris 3.4 Tilbudets form og besvarelse Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal gi presise svar på alle krav som stilles i anbudsinnbydelse. Det skal klart fremgå hvilke krav som ikke blir tilfredsstilt. Tilbud som er upresise kan bli avvist. 3.5 Tilbudsfrist og adresser Tilbudet skal være mottatt av AS Vinmonopolet innen dato 22.06.12 kl. 12.00. Tilbudets gyldighet skal være 6 måneder. Tilbudet skal merkes med «12-019 Opplæring nytt butikkdatasystem», og originalen leveres i et kopieringsvennlig format som er datert og undertegnet. Originalen sendes/leveres i lukket konvolutt til: AS Vinmonopolet Postboks 6953 St. Olavs plass (Akersgt. 51)
5 0130 Oslo Att.: Jasenko Redzic I tillegg skal det leveres en kopi av tilbudet på egnet elektronisk medium. 3.6 Kontaktperson og henvendelser til Vinmonopolet Alle henvendelser om tilbudet skal skje skriftlig og bes sendt til: e-post: jasenko.redzic@vinmonopolet.no med kopi til bard-einar.heggelund@vinmonopolet.no Svar på spørsmål og andre meddelelser som er relevante for alle leverandører vil bli oversendt samtlige som har fått tilsendt anbudsinnbydelsen.
6 4 Kravspesifikasjon Planlegging og gjennomføring av opplæring i nytt butikkdatasystem Vinmonopolet skal implementere nytt butikkdatasystem (Lindbak POS og SAP). I den forbindelse søker vi bistand fra eksterne konsulenter. Vinmonopolet har lang tradisjon for å bruke interne kursholdere og det vil vi også gjøre i denne sammenhengen. Vinmonopolet rekrutterer disse på egenhånd i mai/juni 2012. Vinmonopolet ønsker bistand til: Planlegging og gjennomføring av train-the-trainer opplegg for interne kursholdere (maks 10-12 personer), primært i løpet av august / september / oktober 2012. Å klargjøre kursholdere til å lære opp butikksjefer. Forslag til innhold: o Presentasjonsteknikk o Lære å lære bort systemet Individuell veiledning av den enkelte kursholder ved behov Planlegging og utforming av kursopplegg som butikksjefer selv skal gjennomføre i egen butikk. Herunder også relevant materiell som for eksempel brukerveiledninger, forelesningsmaler, etc. i samarbeid med kursholderne. Sikre bred forankring i bedriften Jobbe mot konkrete, målbare mål. For eksempel at butikkene skal opprettholde produktivitetsmål, kundetilfredshet, etc. Sikre trygge og motiverte kursholdere og butikksjefer Tid: opplæring skal testes i uke 38/39 (testbutikker), med forbehold. Eksterne konsulenter skal være til stede og observere dette. Opplæring alle butikker starter primo januar 2013, med forbehold. Eksterne konsulenter skal i utgangspunktet ikke delta på dette, men må være tilgjengelige ved behov for evtentuelle endringer / revideringer etter utrulling. Ferdigstilling av hele prosjektet må være klart til 15. desember, med forbehold. Mulighet for opsjon ved behov for oppfriskning. Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Etiske retningslinjer Bistandsavtalen (SSA-B)