ELEKTRONISK HR ARKIV Elin H Madell HR System Eier

Prosjektmandat Implementere et elektronisk personalarkiv herunder foreslå struktur og rutiner for arkivhåndtering, fasilitere innlasting av aktive filer samt forberede for ordinær drift av systemet

Prosjektbakgrunn HR håndterer ca 5.000 ansatt papir mapper på alle lokasjoner Aibel har HR ressurser, disse er ikke arkivert i brannsikreskap. Intern omorganisering av HR organisasjonen Standardisering av prosesser Effektivisere arbeidsprosessen Forbedre kvaliteten ved at dokumenter opprettes et sted etter standardiserte maler Kurs Admistrasjonsavdelingen håndterer en stor mengde kurs og sertifikat dokumenter på egne ansatte og innleid personnel Utfordringer Til enhver tid ha oppdaterte arkiver Dele arkiverte dokumenter på tvers av organisasjonen Dele arkiverte dokumenter med personal ansvarlige leder Ledere har egne arkiver på sine kontorer HR resssurs har ledere og ansatte på forskjellige kontorer enn de selv sitter på

Gevinster Ett ensartet arkiv for hele selskapet Sikrere og bedre kvalitet på arkivet Ensartet arkivhåndtering Tilgang til arkivet 24/7 Oppdatert arkiv til enhver tid Tilgangstyring Dele dokumenter på tvers av lokasjoner Eliminere arkiv duplikater Ingen papirdistribusjon Eliminere manuell distribusjon av ansatt mapper Frigjøre arkiv rom til andre formål

System løsning Vi valgte Open Text Employee File Management for SAP solutions fordi Integrert med SAP HR Satt opp i MSS Implementerte MSS parallelt med EFM Muligheter å gi tilganger til ansatte gjennom: Gjestebruker ESS Arkiv server Allerede på plass og i bruk av andre avdelinger enn HR Oppgradert til siste versjon Lisens kost pr mappe Vedlikeholdskost

Historisk arkiv Gjennomsnitlig 80 ark pr. ansattmappe Estimert 300.000 ark som skal skannes Klargjøring til skanning Regler på hva som skal beholdes Sortering etter dokumentype Ta vekk dokumenter som er utgått Ta vekk binders, bretter, stifter etc Dobbeltsidig, A3 Estimert tid for sortering og skanning 15-20 minutter Vurdert å outsource jobben med å skanne historisk arkiv Utforme en policy for arkivhåndtering

Autorisasjoner Hvem skal ha tilgang Hvem skal kunne laste inn dokumenter Hvilke dokumenter skal de enkelte rollene ha tilgang til Inngående Utgående Hensyn Personvernloven Ikke ha tilgang til mer data enn det man trenger for å utføre jobben. Har man tilgang til en ansatt har man også tilgang til arkivet Satt opp en matrise på alle dokumenter HR arkiverer

Roller Egne roller satt opp til EFM løsningen. Ha kontroll på hvem som har tilgang til enhver tid Lettere å vedlikeholde og ha oversikt med egne EFM roller Splitte tilgangene til dokumentene på et mer detaljert nivå Knytte enkelte roller opp automatisk ut i fra HR SAP roller Følgende roller er blitt satt opp HR Business partnere og Service center HR Direktører Ledere Lønn Forberedende lønn Kurs og kompetanse Ansatt gjeste tilgang

Dokument matrise Det er blitt satt opp en dokument matrise som er inndelt i Dokumentmappe Dokumentsubfolder Dokumenttyper Tilgangstyring på hvem som skal kunne Lese dokumenter Laste inn dokumenter Flytte dokumenter Slette dokumenter Printe dokumenter

Employment Pension & Insurance Education Training Absence Leaving Confidential Director Agreement Additional Agreement Change in working time Regular Agreement Temporary Agreement Hiring Hiring Mobility Expats Inpat Utstasjon ert innland Personnel Information Personnel Information Salary Salary increase Refunds and Settlements Insurance Insurance Work related Injury Pension Education Certificates Lift/Truck Certificate of apprentiship Rigger Certificate Courses and Qualifications Courses and Qualifications Mandatory courses Documented Training Documented Training AT 555 (documented training hired in) Instructor E-learning E-learning Aibel Training Portal E-learning External Portal Mandatory Courses with Expiration date HSE with expiration GSK Basic Safety Training Tubing & Fitting Flange First Aid FSE EX Other Courses with Expiration date Health Certificate Health Certificate (hot work) Confirmation Leave of Absence Confirmation Paid Leave Confirmation Parental Leave Confirmation Unpaid Leave Leave of Absence Paid Leave of Absence Unpaid Leave of Absence Parental Leave of Absence Sickleave Sickleave Temporary Layoff Temporary Layoff Confirmation Leaving Leving Work Documents Appraisal Personnel Matters Personnel Matters Warning Director agreements Director agreements Director Pension & Insurance Director Pension & Insurance

Training Courses and qualifications Mandatory courses with expiration date Certificates E -learning Documented training Courses and qualification s Mandatory Courses HSE with expiration GSK Basic safety training GSK basic safety training refrehser Tubing & fitting Flange First Aid FSE EX Various course with expiration date Health certificate Lift/truck Certificate of apprentiship Rigger Certificate E learning Aibel training portal E learning external portal Documented training AT 555 (documented training hire in) Instructor

Eks Autorisasjoner - lesetilgang Orange Beige Green Yellow Blue Pink Purple Brown HRBU, HRIR, HR Dir X X X X X X X HRSC X X X X X X Supervisor X X X X X Payroll X X X X Payroll light (Timefangst) Training, Rotation X X Hanne L, Per, Gunnar X

Ansettelse (Subfolder og document kategori) Agreement Hiring Mobility Personnel Information Salary Regular Agreement Additional Agreements Hiring Internal Hiring Inpats Expats Personnel Information Salary Increase Refunds and Settlements Temporary Agreements External Assignments in Norway Change in Working Time

Slutter (Subfolder og dokument kategori) Leaving Confirmation Leaving Work Documents Leaving Confirmation Leaving Work Documents

Hva har fungert bra i prosjektet Engasjerte prosjektemedlemmer som har tatt eierskap til sine ansvarsområder Kompetanseheving av personnel internt Prosjektteam med ressurser fra relevante fagområder som skal bruke systemet Brukt aktivet referanse gruppe til å bidra med beslutninger rundt løsningen. Jevnlige statusmøter internt og med leverandør

Utfordringer i prosjektet Få fokus fra leverandøren til rett tid i implementeringsfasen Tilgjengelige ressurser internt Prioriterte prosesser i selskapet som ikke var kjent ved prosjektoppstart Finne referanse bedrifter Norge som hadde innført løsningen Tilgangstyring ihht lovverk Prosjektteam sitter desantralisert

Overføring mellom systemer Satt opp overføring av dokumenter fra eksterne systemer Proarc Trainingportal Automatisk lagring av dokumenter Rett dokumentmappe Rett dokumenttype Ett arkiv Rutinen blir utført likt på tvers av organisasjonen Til enhver tid oppdatert arkiv Anbefalt å overføre documenter i PDFA format Grunnet andre systemer vil på sikt kunne ha versjoner som ikke kan åpne et dokument lengre Muligheter å søke på ord i dokumentene. Tilpasset andre systemer med lik dokumentmatrise som i EFM

Åpne Employee File Management Kan også bruke egen transaksjonskode: J6NY

Søke funksjon

Browse Display funksjon

Flytting av dokument

Follow Up

Delete

Historikk

Rapport