Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS NORWEGIAN SOCIAL SCIENCE DATA SERVICES Vår ref.: 199800772 BL/LR REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPEN FOR DBH 3.11.2011 Tilstede: Britt Elin Steinveg, UiT(Leder) Beth Linde, HiØ Randi E. Taxt, UiB Monica Bakken, UiO Tore Tungodden, UiB Observatører: Joar Nybo, KD Ole Jacob Skodvin og Pål Bakken, NOKUT Anne Marie Rustad Holseter, SSB Sven Olav Nås, NFR Fra NSD: Bjørn Henrichsen Knut Skjåk Benedicte Løseth Yngve Bersvendsen SAKER: 11/11 - Godkjenning av innkalling og saksliste, og referat fra møtet 26.05.10. Det var to merknader til sakslisten. Godkjenning av referat fra møtet 26.05.2011 og ikke 26.05.2010. Referatet fra forrige møte ble godkjent. Ellers ble det presisert at sak nr 17/11 ikke har saksforelegg, men er en muntlig orientering. Avdelingskontorer / District Offices OSLO: NSD. Universitetet i Oslo, Postboks 1055 Blindern, 0316 Oslo. Tel: +47-22 85 52 11. nsd@uio.no TRONDHEIM: NSD. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, 7491 Trondheim. Tel. + 47-73 59 19 07. kyrre.svarva@svt.ntnu.no TROMSØ: NSD. SVF, Universitetet i Tromsø, 9037 Tromsø. Tel: +47-77 64 43 36. nsdmaa@sv.uit.no
199800772 BL/LR 2 12/11 - Status DBH 1) Webservice ferdigstillelse: Webservicen med DBH-nøkkeltall ble presentert ferdig oppsatt på UiBs nettsider. Det ble fra UiBs side vektlagt å benytte robuste og langsiktige indikatorer. Det er i DBH laget en brukeradministrativ side hvor man kan hente og sette opp webservicen. Der finner man også en oppskrift (som UiB har laget) beregnet for IT-avdelingene som et forslag til hvordan den kan settes opp. Styringsgruppen var positiv til den nye tjenesten og kom med innspill på hvordan denne tjenesten kan tilbys de andre UH-institusjonene. Styringsgruppen anbefalte at dette legges frem for UHR ved administrasjonsutvalget i forkant av et brev om dette til institusjonene. 2) Frafall og flyt - planer for lansering: Styringsgruppen fikk en presentasjon av ulike måter å beregne og presentere frafall og utdanningsflyt på. Styringsgruppa mente at dette er et svært viktig arbeid, og kan være nyttig også for institusjonene, eksempelvis ved utforming av studieporteføljen og for å dimensjonere opptakene. I det videre arbeidet skal det jobbes tettere med SSB for å klargjøre og samordne begrepene. Det er planlagt en lansering av dette i tilknytning til KDs årlige tilstandsrapport om UH-sektoren. 3) Bokprosjektet: Status for arbeidet med bokprosjektet er at den nedsatte arbeidsgruppen nå går inn for at det etableres en ordning med Nasjonalbiblioteket som registrerer av vitenskapelige bøker som kan inngå i finansieringssystemet. Pliktavleveringen til Nasjonalbiblioteket er en ressurs i dette arbeidet, og gjennom at Nasjonalbiblioteket primærregistrerer alle nye bøker i Bibsys vil dette kunne bidra til få i gang bokprosjektet. Vedlagt er Arbeidsgruppens rapport som er sendt til UHRs bibliotekutvalg. 4) Vitenskapelig publiseringsaktivitet og Kanalregisteret: NSD har fått positiv tilbakemelding fra Cristin angående nye dataelementer for rapporteringen i 2012 som gir muligheter for å identifisere utenlandsk medforfatterskap etter samme prinsipp som med kjønnsvariabelen som ble innført for 2009-rapporteringen. Det avventes tilbakemelding angående publiseringsstatstikk for helse- og instituttsektoren i forhold til Kanalregisteret. 5) Samordning SSB: Denne prosessen går videre, og det skal i høst sjekkes for konsistens for de data som SSB og DBH har fått for registrerte studenter, eksamensdata og kandidatdata. Det ble også nevnt et nettopp innkommet dokument fra SSB som omhandlet en forespørsel om enklere måter for SSB å hente ut de økonomidata som de trenger. Det må ses nærmere på hvordan kan løses. Angående institusjoner innen høyere utdanning som ikke ligger under KDs ansvarsområde, så ser KD dette på som et spørsmål om hensiktsmessighet og ressursbruk, men er ikke avvisende til at også disse institusjonene kan rapportere til DBH. For NOKUT vil dette være en stor fordel.
199800772 BL/LR 3 6) DBH kurstilbud for intern opplæring: Styringsgruppa støttet initiativet til at det lages et eget DBH-kurs beregnet for videre intern opplæring på institusjonene. 7) DBH-fagskolestatistikk: Det ble gitt en kort orientering om status for etablering av nasjonal fagskolestatistikk. Statistikken begynner nå å bli komplett, og det skal lages en rapport med data som skal brukes i KDs tilstandsrapport om fagskolesektoren i november/desember. NOKUT så frem til å få en bedre oversikt over dette feltet. 8) NOKUT-portalen i DBH: Styringsgruppen fikk presentert status på arbeidet med en NOKUT-portal i DBH. NOKUT ser på dette som et utviklingsprosjekt i den hensikt å bidra til effektivisering av sin tilsynsfunksjon og arbeidsoppgaver forøvrig, samt gjøre sin virksomhet mest mulig transparent både for utdanningsinstitusjonene og studenter. I arbeidet med portalen ønsker NOKUT å sette sammen kodesett med organisasjonsenhetene i DBH sammen med NUSkoden (faggruppeenhetene) på studentdataene. NOKUT foreslår å bruke SSBs to første siffer i sin standard for utdanningsgruppering, kalt faggruppe. Et problem som vil oppstå er tverrfagligheten i innholdet i en del av organisasjonsenhetene, men disse kan utelates. NOKUT mente at dette vil kunne bidra til nyttig informasjon, i alle fall for en del av faggruppene. Dette er planlagt å brukes til en variant av KDs blomster som viser profiler for institusjonene, men ved å vise profiler for ulike fagfelt som en del av analysedelen i NOKUTportalen. Styringsgruppen uttrykte en foreløpig skepsis til å innføre et nytt kodeverk for kategorisering. NOKUT presiserer at portalen som sådan ikke er ment å ha noen klassifikasjonsfunksjon i forhold til utdanningsinstitusjonene. Styringsgruppen ble enig om at dette må sees som en mulighetsstudie og vil ikke bli en del av NOKUT-portalens første versjon. Styringsgruppen ønsket å ta stilling til dette når det er foretatt en ferdig mulighetsstudie. I første omgang ser NSD for seg at det tilordnes en faggruppekode på organisasjonsenheter ved universitetene, kople denne opp mot personaldata og sende NOKUT en oversikt over faglig tilsatte aggregert til faggruppe ved organisasjonsenheter ved universitetene. Den første versjonen av NOKUT-portalen vil være bare inneholde indikatorer i tilsynsdelen, og er tenkt lansert i slutten av januar 2012. Styringsgruppen foreslår at det går ut et brev der institusjonene informeres om dette i forkant. 13/11 - DBH i 2012 Statsbudsjettet I statsbudsjettet for 2012 er det gitt en økning i tilskuddet til NSD for driften av DBH, hovedsakelig på grunnlag av etableringen av Database for fagskolestatistikk, samt departementets ønske om å bygge opp økonomikompetansen på DBH. Det skal jobbes med utarbeidelse av økonomimaler og kontrollrutiner, og det skal gis økt fokus på analysearbeid, effektmålinger og trender innen UH-sektoren.
199800772 BL/LR 4 Styringsgruppen så positivt på dette, og presiserte at Styringsgruppa forutsetter at arbeidet med økonomi- og kontrollmaler foregår i et nært samarbeid med Universitets- og høgskolerådets økonomigruppe og UH-sektoren for øvrig. 14/11 - DBH tilgjengelig for mobilversjon Styringsgruppen gikk inn for at det ses nærmere på ulike teknologier for dette, og ser nærmere på arbeidsomfang og muligheter for mobilversjoner av DBH-sidene. 15/11 - Utdanning, forskning, formidling; Biblioteksindikatorer i DBH Det er blitt utarbeidet en innstilling av UHRs biblioteksutvalg med det formål å utvikle et sett indikatorer som beskriver UH-bibliotekenes støttefunksjoner for undervisnings- forsknings- og formidlingsaktiviteter ved institusjonene. Utvalget har et grundig arbeid kommet frem til 4 indikatorer som belyser antall brukere per faglige årsverk, bruk av bibliotekenes ressurser og kostnader til mediekjøp og utlån. Dette er statistikk som lages flere steder, men som ikke er offentlig tilgjengelig. Utvalget anbefaler derfor at indikatorene rapporteres og gjøres tilgjengelig via DBH, men på frivillig grunnlag. Styringsgruppen mente at dersom dette skal gjøres, må det være godt forankret ved institusjonene, i ledelse og styre. Det ble poengtert at dette vil kreve lokale ressurser, og at det kan medføre en økning i rapporteringsbyrden. Det ble stilt spørsmål ved om hvor frivillig rapporteringen i praksis vil bli. Tore Tungodden, som har deltatt i utvalget, la vekt på at metadata om biblioteksaktiviten er et manglende felt på nasjonalt nivå og i DBH. Slike indikatorer vil kunne bidra til bedre analysemuligheter av bibliotekenes funksjon og aktivitet i UH-sektoren. Ved å gjøre de foreslåtte indikatorene tilgjengelig i DBH så vil man også kunne forenkle og standardisere rapporteringen siden det allerede foregår mye internrapportering på dette feltet. Kunnskapsdepartementet ser dette slik at dersom institusjonene ser seg tjent med denne tjenesten, så stiller de seg positiv til dette. Samt at det eventuelt blir fremmet en anbefaling om at dette bør inn i DBH. Styringsgruppen mente at saken må sendes til UHR på et nivå som informerer ledelsene ved UH-institusjonene for å sikre tilstrekkelig forankring av dette. UHR kan gjerne så ta dette videre direkte opp med Kunnskapsdepartementet. 16/11 - Mandat og oppnevning av arbeidsgruppe for Personaldata i DBH Tidligere har styringsgruppen støttet forslaget om å opprette en arbeidsgruppe innenfor personaldata. Nytt siden forrige gang er at en arbeidsgruppe under UHR har jobbet med en veiledningsrapport for aktivitets- og redegjørelsesplikten for likestilling, der hovedfokus er å få etablert og fremskaffet personaldata som kan dekke behovet for rapportering på aktivitets- og redegjørelsesplikten i UH-sektoren. De kvantitative indikatorene for dette anbefales innrapportert til DBH. Dette innebærer mer detaljert kjønnsdifferensiering, lønn, sykefravær, foreldrefravær, deltidsstillinger, rekruttering, faglig opprykk. Det generelle inntrykket er at personaldata er dårligere organisert, og er i mindre grad benyttet i styringsdiskusjonen enn studentdata, forskningsdata og økonomidata. Det er derfor viktig at deltakere i gruppen evner å se personaldata i sammenheng med de øvrige data, samt ha fokus på
199800772 BL/LR 5 datakvalitet. Det ble poengtert at for eksempel at ansatte i en stilling blir rapportert dobbelt dersom en person har permisjon og en annen fyller samme stillingen midlertidig. Styringsgruppen mente at det foreslåtte mandatet var dekkende, men at mandatet med fordel kunne kvalitetssikres via et formøte med personer som har særlig kompetanse på dette feltet før gruppen formelt oppnevnes. Det er viktig å gå nøye gjennom begreps- og kategoridefinisjoner. I tillegg til å dra inn andre instanser som får innrapportert eller benytter personaldata. Videre vil det være viktig at systemleverandørene inkluderes etter behov(ssø, Bluegarden, og de som har egne personalsystemer.) Det ble anbefalt at medlemmene i arbeidsgruppen bør ha et overordnet ansvar for personalområdet som for eksempel personaldirektør og andre som kjenner godt til grunnlagsdata, systemet og har et overordnet blikk. 17/11 - Ny struktur for ITAR-referansegruppen Styringsgruppen fikk en muntlig orientering om endringer i referansegruppens sammensetning som følge av overgang til Cristin fra Frida og Forskdok, og om det eventuelt kunne være behov for å inkludere andre aktører inn i denne gruppen. 18/11 - Innspill fra brukergruppen for DBH Problemstillingen rundt hvor tilgjengelig tilgang det skal være på grunnlagsdata ble spesielt diskutert. De fleste i styringsgruppen så det som uriktig og vanskelig å holde igjen bruken, men at det må diskuteres frem juridiske formuleringer som sikrer Kunnskapsdepartementet og NSD i forhold til misvisende/misbruk av bruk av data, samt forholdet til kommersielle aktører. Fra NSDs side er hvordan man stiller data til disposisjon viktig, siden det også ligger et ansvar på de som tilbyr tjenesten. Grunnholdningen er at dersom det juridiske er på plass, kvalitetssikringen ligger i bunn, og at data er godt dokumentert, så kan grunnlagsdata legges ut. I tillegg reguleres et eventuelt misbruk av personvernloven. Styringsgruppen foreslo at denne problemstillingen blir utredet juridisk og økonomisk. 19/11 - DBH-konferanse i 2013 Styringsgruppen støttet ideen med å arrangere en DBH-konferanse i 2013. Det bør opprettes en egen programkomité som involverer personer fra UH-sektoren, sammen med andre sentrale aktører og arenaer som driver innenfor dette feltet. Et av temaene kan være et kritisk blikk på statistikk. 20/11 - Aktivitet ved DBH i perioden NSD orienterte kort om aktiviteter ved DBH i perioden som har vært, og i kommende periode. 21/11 - Eventuelt Ingen saker ble tatt opp under eventuelt. 30.11.11 NSD/YB/BL