Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Orienteringssak Dato: 10.02.12 Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: HS-O-003/12 Oppfølging av elektronisk selvtest om anskaffelser 2011 Saksbehandler/-sted: Vedlegg: Atle Helberg/SØR 1. Sluttrapport fra PwC på oppdrag fra KD 2. Tiltaksplan for oppfølging Bakgrunn for saken: Våren 2011 gjennomførte Kunnskapsdepartementet, med bistand av PwC, en kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser. Kartleggingen ble gjennomført som en elektronisk selvtest av et utvalg ansatte ved alle universitet og høgskoler. Formålet med undersøkelsen var å gi departementet et generelt bilde av utfordringer og risiko knyttet til anskaffelsesområdet i UH-sektoren. I tillegg skulle undersøkelsen generere en sluttrapport med anbefalinger til mulige forbedringstiltak for god praksis for hver institusjon. Undersøkelsen ble utarbeidet med bakgrunn i følgende dimensjoner: - Anskaffelsespolicy - Utvikling og oppfølging av mål - Roller og ansvar - Strategiske anskaffelsesprosesser - Operative anskaffelsesprosesser - Kompetanse og kapasitet - System og teknologi Departementet ba i brev av 09.11.2011, den enkelte institusjon om å foreta en nærmere gjennomgang av egen rapport, og iverksette nødvendige tiltak for å følge opp svakheter og forbedringspunkter som resultatet fra undersøkelsen avdekket. Der det er avdekket svakheter, må det utarbeides en tiltaksplan for oppfølging. En orientering om sluttrapporten og tiltaksplanen skal legges frem for styret til orientering før den sendes til departementet. Svarfrist til departementet er 20.02.2012. 1
Resultater for Høgskolen i Sør-Trøndelag Resultatene for Høgskolen i Sør-Trøndelag er oppsummert i en sluttrapport som følger vedlagt. 13 ansatte ved HiST besvarte selvtesten, som bestod av 18 spørsmål. De ansatte innehar roller som ledere og bestillere. Videre følger en kort beskrivelse av de viktigste funnene i rapporten: Figuren nedenfor viser modenheten i UH-sektoren totalt sett og modenheten ved HiST. Begge figurene måler modenheten på respondentenes besvarelser opp mot ledende innkjøpspraksis. Oppsummering av dimensjonene Anskaffelsespolicy: HiST har en vedtatt anskaffelsespolicy i form av en innkjøpsstrategi og utarbeidede rutiner og retningslinjer for anskaffelsesområdet. Det er ikke utarbeidet en handlingsplan for å følge opp anskaffelsespolicyen, og det rapporteres heller ikke på handlingsplanen til høgskolens ledergruppe. Utvikling og oppfølging av mål: Undersøkelsen slår fast at høgskolen i liten grad har utarbeidet indikatorer for å måle om fastsatte mål og resultatkrav på anskaffelsesområdet nås. Videre mangler HiST et godt system for internkontroll på anskaffelsesområdet. 2
Overordnede roller og ansvar: Undersøkelsen peker på at det i liten grad utarbeidet klare stillingsbeskrivelser for innkjøpsarbeidet i virksomheten og det eksisterer heller ikke en fullmaktstruktur for anskaffelsesprosessene. Det konkluderes med at HiST har for mange ansatte med bestillermyndighet. Strategiske anskaffelsesprosesser: Kartleggingen viser at HiST har utarbeidet retningslinjer som dekker strategiske anskaffelsesprosesser fra behovsindentifisering til konkurransegjennomføring. Informasjon om og oversikt over inngåtte rammeavtaler er tilgjengelig på institusjonens intranett. Innkjøpsavdelingen gjennomfører få strategiske anskaffelser. Høgskolen har fokus på miljøkrav og livssykluskostnader i gjennomføringen av anskaffelser. Operative anskaffelsesprosesser: Oppsummert peker rapporten på at det operative innkjøpsarbeidet ved høgskolen i liten grad er integrert som en enhetlig prosess (bestilling-varemottak-betaling), samtidig som retningslinjer og rutiner er gjort tilgjengelig for institusjonens ansatte gjennom høgskolens intranettsider. Systemer og teknologi: Høgskolen har i stor grad tatt i bruk elektroniske støtteverktøy for konkurransegjennomføring. Samtidig peker rapporten på at organisasjonen benytter det elektroniske bestillingssystemet i liten grad ved bestilling av varer og tjenester. Organisasjons- og kompetanseutvikling: Høgskolen har en ressurs som arbeider med anskaffelser, og mener at denne ressursen har den kompetansen som behøves for å ivareta anskaffelsesområdet ved virksomheten som helhet. Samtidig peker rapporten på at HiST i liten grad har den kapasitet som behøves i forhold til å gjennomføre anskaffelser i hht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det gjennomføres i liten grad systematisk og målrettet utvikling av kompetansen innenfor anskaffelsesområdet. Oppsummering: Rapporten konkluderer med at HiST er over middels moden på 4 av de 7 dimensjonene rapporten vektlegger som kritiske for å ha en velfungerende anskaffelsesfunksjon, men har utfordringer knyttet til å få på plass internkontroll, intern kompetanseheving og å tilpasse en egnet bestillerorganisasjon (dvs. færre bestillere sammenlignet med dagens organisering). Videre fremdrift: Med bakgrunn i rapporten kommentert ovenfor er det utarbeidet en tiltaksplan for oppfølging av anskaffelsesområdet jfr. eget vedlegg. Flere tiltak er allerede i prosess og resten vil bli fulgt opp av SØR fremover. 3
Kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser Tiltaksplan for oppfølging Dimensjon: Status Tiltak Tentativ tidsfrist Ansvarlig Anskaffelsespolicy Det er utarbeidet en anskaffelsesstrategi og interne rutiner Fokus på oppdatering av rutiner og retningslinjer løpende Innkjøpsansvarlig Det er ikke utarbeidet detaljerte handlingsplaner på anskaffelsesområdet Utarbeide årlige handlingsplaner, som viser hvilke aktiviteter som skal gjennomføres, hvem som er ansvarlig og tidspunkt for gjennomføring. Årlig innen 31.01 Innkjøpsansvarlig i samarbeid med økonomidirektør Utvikling og oppfølgning av mål HiST mangler et godt system for internkontroll Utarbeide et tilpasset internkontrollsystem ihht. amibisjonsnivå Innen 31.12.12 Innkjøpsansvarlig Utarbeide et tilpasset mål- og rapporteringssystem HiST mangler et system for jevnlig rapportering om som kan benyttes ovenfor ledergruppe og i status på anskaffelsesområdet styringsdialoger med avdelingene Kvartalsvis fra 01.01.13 Innkjøpsansvarlig /SØR Manglende indikatorer for å måle fastsatte mål og resultatkrav. Utarbeide indikatorer på anskaffelsesområdet. Innen 30.06.12 Innkjøpsansvarlig Overordnede roller og ansvar Det er i liten grad utarbeidet klare stillingsbeskrivelser for innkjøpsarbeidet ved HiST HiST har ikke oversikt over antall bestillere/innkjøpere i organisasjonen Det eksistere ikke en fullmaktsstruktur for anskaffelsesprosessene fra behov til betaling (innenfor organisasjonsnivå og beløp). Utarbeide klare stillingsbeskrivelser for de rollene som er definert innenfor anskaffelsesområdet Innen 31.12.12 SØR / SPO Få en oversikt over organisasjonens bestillere/innkjøpere. Redusere/tilpasse antall bestillere og heve kompetansen. Sertifiserte bestillere Innen 31.12.12 SØR / SPO Oppdatering av en detaljert fullmakststruktur for hele organisasjonen Innen 31.12.12 SØR / SPO Strategiske anskaffelsesprosesser Dette området er godt forankret. Her er det få oppfølgingspunkter. Ved å ha fokus på de øvrige dimensjonene, vil en ivareta denne dimensjonen. Fortsatt fokus på gode anskaffelsesprosesser ihht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser Løpende SØR Operative anskaffelsesprosesser Dette området er godt forankret. Her er det få oppfølgingspunkter. Ved å ha fokus på de øvrige dimensjonene, vil en ivareta denne dimensjonen. Fokus på bestillingssystemet Basware PM. Arbeidet pågår. Opplæring av bestillere og aktivering av leverandører i systemet. Løpende SØR Systemer og teknologi Alle systemer fra behov oppstår til bestilling er gjennomført er implementert, dvs. konkurransegjennomføringsverktøy, bestillingssystem, efakturasystem, regnskapsystem Fokus på økt bruk av systemene og sentral/avdelingsvis opplæring/støttefunksjon Løpende SØR Organisasjons- og kompetanseutvikling Mangler kapasitet i organisasjonen til å ivareta alle dimensjonene innenfor anskaffelsesområdet Mangler kompetanse på seksjons- og avdelingsnivå Mangler en arena for utveksling av informasjon og kompetanse på anskaffelsesområdet Kartlegging av dagens ressurssituasjon, både sentralt og på avdelingsnivå. Innen 30.06.12 SØR Fokus på kompetanseheving. Kurs i offentlige anskaffelser Løpende/årlig Innkjøpsansvarlig Etablere et innkjøpsforum ovenfor våre bestillere/innkjøpere Hvert kvartal Innkjøpsansvarlig Mangelfull kompetanse på anskaffelsesområdet hos ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet Tvungen kompetanseheving Innen 31.12.12 SØR HiST samarbeider med NTNU og HiNT om felles anbudskonkurranser, og utveksling av kompetanse Fortsette det gode samarbeidet Forløpende Innkjøpsansvarlig