Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre: Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/11 SAK NR 065-2011 Budsjett for 2012 Forslag til vedtak: Styret godkjenner drifts- og investeringsbudsjettet for Pasientreiser ANS 2012 som innebærer et samlet driftsbudsjett for 2012 på 103,4 mill kr. og et investeringsbudsjett på 9,9 mill kr fordelt med 5,2 mill kr til NISSY, 4,2 mill kr til PRO og 0,5 mill kr internt. Skien, 1. desember, 2011 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 10
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Driftsbudsjettet 2012 for Pasientreiser ANS har en ramme på 103,4 millioner kroner og reduseres med ca 6,5 millioner kroner sammenlignet med revidert budsjett for 2011. Dette skyldes i hovedsak: Økning i effektivitet i 2012 Helårseffekt kontinuerlig forbedring (KF/LEAN). Innføring av optisk lesning av reiseregninger (OCR). Fjerning av fysisk arkiv av reiseregninger. Reduksjon i leie av NISSY som følge av lavere avskrivninger. Forventer moderat vekst i saksinngang (2 %). Pris-, lønnsjustering og økning pensjonskostnad Antall årsverk vil reduseres med 10, fra 76,5 til 66,5. Reduksjonen skyldes i all hovedsak lavere bemanning i driftsavdelingen som direkte følge av økt effektivitet. Samtidig er det lagt til grunn en videreføring av oppgaveporteføljen fra 2011, en økning i aktiviteten gjennom vekst i saksinngang og nye oppgaver. Administrerende direktør mener det fremlagte budsjett svarer opp selskapets utfordringsbilde i 2012. 2. Hva saken gjelder I styresak 58-2011 ble styret presentert et budsjettestimat på 104,4 millioner kroner. Siden styremøtet har selskapet jobbet videre med innspillene for å sikre god kvalitet, og budsjettet for 2012 er ytterligere redusert med 1 millioner kroner til 103,4 millioner kroner. 3. Budsjett og strategiplan 2012 Budsjettet for 2012 skal legge grunnlaget for gjennomføring av strategi- og virksomhetsplanen slik at Pasientreiser ANS skal kunne nå sine målsetninger. Gjennom en betydelig gevinstrealisering i 2011 er det frigjort driftsmidler og mesteparten av disse midlene tilbakeføres eierne. Noen av midlene foreslås kanalisert tilbake til selskapet for å finansiere tiltak som vil bidra til ytterligere forbedring av selskapets tjenester og bidra til effektive arbeidsprosesser og bedre kvalitet: Ytterligere bedre stabilitet og ytelse i teknologien gjennom økte investeringsmidler til slike tiltak Prosjektmidler skal sikre videreutvikling av systemeieransvaret for det virksomhetskritiske IKT-systemet NISSY Satsning på rapportering og analyse skal bidra til riktige beslutninger gjennom bedre beslutningsgrunnlag I tillegg vil styret bli forelagt businesscase i løpet av 2012 som vil sikre nye gevinstrealiserende tiltak. Side 2 av 10
Kostnad i mll 4. Budsjettforslag 2012: Det totale budsjettet for 2012 er 103,4 millioner kroner. Kostnader Beløp `000 Produksjonskostander kr 5 918 Innleie av personell kr 1 797 Lønnskostnader kr 29 671 Arbeidsgiveravgift og personalkostnader kr 10 405 Andre personalkostnader kr 2 316 Avskrivninger kr 2 774 Trykkeritjenester kr 2 630 NISSY/PRO/05515 kr 32 418 Andre driftskostnader kr 15 500 Total kr 103 429 Budsjett 2012 er redusert med 6,5 millioner kroner sammenlignet med budsjett 2011. Budsjettoppbygging 2012 vs. 2011 112 Budsjettoppbygging 110 109,9 mill. - 5 mill. 108 Økt effektivitet = reduserte årsverk 106 104 102-3,0 mill. Lavere leie NISSY + 1,5 mill. Porto Lønnsvekst Prisjustering = 103,4 mill. 100 Budsjett 2011 Budsjett 2012 Endringene skyldes hovedsakelig: Reduksjon i budsjettert volum fra 830000 til 816000 saker (-1,7 %). Høyere effektivitet i driftsavdelingen enn budsjettert. Lavere leie grunnet reduksjon i avskrivninger for NISSY (ca 3 mill kr). Økte portoutgifter, pris- og lønnsjustering, samt økte pensjonskostnader. Side 3 av 10
4.1. Budsjett 2012 for transaksjonstunge oppgaver (enkeltoppgjør) Volum saksinngang driftsavdelingen Det er estimert en saksinngang på ca 800 000 saker mot budsjettert 830000 saker for 2011, dvs. at veksten i saksinngang i 2011 er lavere enn den budsjetterte økningen på 5 %. 840000 830000 Utvikling saksinngang 830000 820000 816000 810000 800000 790000 780000 770000 760000 790000 800000 750000 Faktisk 2010 Budsjett 2011 Estimat 2011 Budsjett 2012 I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn en saksinngang på 816000 saker, dvs. 2 % økning mot estimat 2011. Det er begrunnet med en forventet økning i antallet pasientbehandlinger basert på føringer i statsbudsjettet og RHF-enes budsjetter for 2012.. Gevinsttiltak Status gevinsttiltak 2011 I hele 2011 er det arbeidet med gevinstrealisering gjennom arbeidet med kontinuerlig forbedring (KF/Lean). Kombinert med en bedring i stabilitet og økning i ytelse i PRO har dette gitt gode resultater, og det kan tydelig sees en økt produktivitet utover det effektiviseringskrav som var budsjettert i 2011. I budsjett for 2011 er det lagt til grunn 20000 saker per årsverk. Sett hele 2011 under ett er det nå estimert 24 000 saker per årsverk, dvs. en økning på 20 % utover det som var opprinnelig budsjett i 2011. Planlagte tiltak 2012 I 2012 er det lagt til grunn en helårseffekt av OCR-implementering (optisk lesning) og fjerning av fysisk arkiv, samt at det generelt arbeides videre med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser. I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn 26 000 saker per årsverk, dvs. en økning i produktivitet på 10 % vs. estimat for 2011. Totalt tilsier dette en produktivitetsøkning på 30 % fra vedtatt budsjett 2011. Produktivitet Budsjett 2011 Estimat 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2012 vs 2011 Saker per årsverk snitt 20 000 24 000 26 000 6 000 Endring produktivitet i % - 20 % 8 % 30 % Side 4 av 10
Reduksjon i budsjett (%) Sammenlignet med budsjett 2011 er det som følge av overnevnte tiltak estimert en effektivisering på 5 millioner kroner i 2012 knyttet til lønnskostnader. I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn 31 årsverk knyttet til transaksjonstunge oppgaver mot 42 årsverk i budsjett 2011. Produktivitet Budsjett 2011 Budsjett 2012 Totalt Aktivitet 830 000 816 000-2 % Årsverk 42 31-26 % = Saker per årsverk 20 000 26 000 30 % 4.2. Beredskap saksbehandlingsbistand Det fremgår av selskapsavtale av 14.06.2010: Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedrørende enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast bemanning på 0,5 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Det legges til grunn en videreføring av beredskapen og finansieringen ved at beredskapen dekkes inn gjennom en fast inntekt av eierne, mens bruk av saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader. Basisberedskapen er budsjettert til ca. 1 millioner kroner for 2012, mot ca 0,8 millioner kroner for 2011. Økningen skyldes hovedsakelig økning husleie etter flytting til nytt bygg. Side 5 av 10
4.3. Systemeierskap NISSY og PRO Budsjettet for NISSY og PRO er i 2012 på hhv 13,8 millioner og 17,4 millioner og omfatter kostnader til leie, drift, support, og vedlikeholdsavtaler, samt prosjektkostnader. Driftsbudsjett (i mill kr) 2011 2012 Endring NISSY-systemforvaltning 16,9 13,8-3,1 PRO-systemforvaltning 17,6 17,4-0,2 Totalt 34,5 31,2-3,3 Investeringer knyttet til systemene foretas av Norsk Helsenett SF, som fakturerer Pasientreiser ANS en leie hvor bl.a. avskrivninger og renter er inkludert. Det er beregnet en reduksjon i leien på ca 3 millioner kroner for NISSY som følge av at større anskaffelser fra 2007 er ferdig avskrevet. Det er lagt inn ca 2 millioner kroner i prosjektkostnader for å sikre stabilitet og ytelse i systemene og nødvendig bistand til gjennomføring av handlingsplanen, herunder videreutvikling av organisasjons- og styringsmodellen. Dette er en reduksjon på 0,6 millioner kroner fra budsjett 2011. 4.4. Nye oppgaver i 2011: Egenandelsinnrapportering Selskapet etablerte fra 1. januar 2011 en nasjonal avviksenhet for egenandeler, med oppgaver innen telefonistøtte og registrering av egenandelskort. Den forventede aktiviteten til denne enheten var svært usikker som følge av manglende historikk, men kostnadene ble for 2011 budsjettert til ca 2 millioner kroner. Erfaringene så langt viser noe lavere aktivitet enn antatt og budsjettet for 2012 er redusert fra 4 til 2 årsverk. Budsjettet er redusert med 0,3 millioner kroner til 1,7 millioner kroner. Saksbehandling av spesialsaker Denne oppgaven ble iverksatt fra 1.mai. I budsjettet for 2011 var det kun gjort et grovestimat da det var lite erfaringsgrunnlag. I 2012 foreligger det noe mer erfaring med aktiviteten. Antall stillinger er budsjettert til 2 årsverk og budsjettet er 1 millioner kroner, det er samme nivå som i 2011. Side 6 av 10
4.5. Satsing på rapportering og analyse Drift Rapportering og analyse er et strategisk satsingsområde for Pasientreiser ANS. I løpet av 2011 er det ansatt seniorrådgiver og en strategisk plan for området er utarbeidet. Interessentene er pasientreisekontor, HF, RHF, HOD og andre og det erfares stor etterspørsel etter styringsinformasjon og beslutningsstøtte i forbindelse med daglig drift og prosjekter. Andre områder for bistand er innen arbeidet med kontinuerlig forbedring, styringsinformasjon og benchmarking. Pasientreiseområdet har utfordringer knyttet til standardisering av arbeidsprosesser og datakvalitet. For å utvikle området er det i budsjettet lagt inn 1 million kroner til forbedring av datakvalitet, utvikling av rapporteringsløsning og oppfølging av bestillinger og leveranser. Dette inkluderer ett årsverk på engasjement for å ivareta driftsoppgaver/leveranser i utviklingsfasen. Investeringsbehov Datakvalitet er et av de viktigste fokusområdene for analyse og rapportering i 2012. Arbeidet med datakvalitet i løsningene PRO og NISSY vil medføre behov for gjennomføring av system- og rutineendringer, og dette anslås til 0,3 millioner kroner for enkeltoppgjør og 0,7 millioner kroner for direkteoppgjør. Dette er tatt inn i investeringsbudsjettet under punkt 6. I tidligere faser er det besluttet utarbeidelse av ny rapporteringsløsning for å stabilisere drift og bedre ytelse. Neste fase i dette arbeidet vil være å vurdere behov for en ny rapporteringsportal som vil erstatte dagens integrerte løsninger for rapportering i PRO og NISSY. Investeringsbehov knyttet til ovennevnte vil først kunne fremlegges etter en større vurdering. Det tas sikte på å fremlegge en innstilling for styret i løpet av 1.tertial 2012. Eventuelle behov for investeringer vil synliggjøres gjennom dette. 4.6. Andre momenter a. Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på nivå med forutsetninger i statsbudsjettet for 2012. b. Det forventes en økning i pensjonskostnaden med ca 20 %. c. Det er lagt inn midler til kjøp av internrevisjonstjenester med 0,5 millioner kroner, det er samme nivå som i 2011. Størrelse avhenger av revisjonsplan for 2012 som legges frem for styret 18.01.12. d. Det er lagt til grunn en økning i portoutgifter på 0,5 millioner kroner som skyldes økte satser for straffeporto. e. LEAN-prosjektmidler er ikke inkludert i budsjettet, og fremmes i egen sak. Side 7 av 10
5. Årsverk 2012 Lønn og personalkostnader I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn 66,5 årsverk en reduksjon på 10 årsverk fra 2011. Samtidig er det lagt til grunn en videreføring av oppgaveporteføljen fra 2011, en økning i aktiviteten gjennom vekst i saksinngang og nye oppgaver. Transaksjonstunge tjenester omfatter arbeidsprosesser direkte knyttet til enkeltoppgjør og består av postmottak, skanning, oppgaveregistrering, utsendelse av vedtaksbrev, utbetaling og avviksbehandling. Antall årsverk reduseres med 11 og reduksjonen er hovedsakelig tatt ut gjennom redusert innleie. Av totalt 31 årsverk i 2012, er 3,75 årsverk budsjettert som innleid personell på driftsavdelingen for å kunne justere bemanning i forhold til arbeidsmengde. Nye oppgaver i 2011 gjelder oppgaver knyttet til egenandelsinnrapportering (3 årsverk), spesialsaker (2 årsverk) og beredskap saksbehandlingsbistand (0,5 årsverk). Samordnings- og koordineringsoppgaver er knyttet til juridisk bistand, opplæring, informasjon og kommunikasjonstjenester, IKT-systemforvaltning, rapportering og analyse. Endring årsverk 2011 2012 76,5 66,5 42 31 6,5 5,5 19 21 9 9 Transaksjonstunge tjenester Nye oppgaver Samordning- og koordineringsoppgaver Administrasjon Total Side 8 av 10
6. Investeringsbudsjett 2012: Sammendrag av budsjettforslag 2012 ( i tusen kroner): Sammendrag investeringsbudsjett 2012 TOTAL NISSY PRO Interne Ytelse, stabilitet, oppgradering 4 200 2 200 2 000 Funksjonelle endringer 3 800 2 000 1 800 Myndighetskrav, systemendringer 1 400 1 000 400 Div utstyrsanskaffelser 500 500 Total investeringsramme 2012 9 900 5 200 4 200 500 Finansiering NHN SF NHN SF ANS I henhold til strategiplanen for Pasientreiser ANS er målet at alle tiltak som gjennomføres på IKT området skal bidra til at PRO og NISSY tilfredsstiller de krav som stilles i dag, samt at systemene skal rustes til å være sentrale i videreutviklingen av pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS har i henhold til handlingsplanen i 2011 gjennomført en vurdering av kvaliteten av NISSY og PRO. Det er identifisert konkrete tekniske forbedringstiltak i systemene. Finansiering: I henhold til eksisterende forvaltningsmodell er det Norsk Helsenett SF som er juridisk eier av NiSSY og PRO og gjennomfører investeringer iht. innspill fra systemeier. Norsk Helsenett SF har avtale med Pasientreiser ANS (transportert fra RHF ene) som sikrer at kjøpesummen kontraktsmessig er dekket opp gjennom bindende leiebetalinger. 6.1. Investeringstiltak NISSY Ytelse, stabilitet, oppgradering 2,2 mill Tekniske forbedringer I tråd med strategiplanen vil det i 2012 prioriteres tiltak for å ytterligere forbedre ytelse og stabilitet i NISSY. Arbeidet vil i større grad bære preg av å være langsiktige tiltak og forventes å resultere i redusert nedetid i systemet i årene fremover. Arbeidet vil i stor grad være knyttet til mellomvaren, Sonic ESB. Datakvalitet I forbindelse med økt satsing på analyse og rapportering vil det være behov for å gjøre et arbeid med å forbedre datakvaliteten i NISSY, ref punkt 4.5. Funksjonelle endringer 2 mill Det vurderes at behovet for funksjonelle endringer i NISSY er redusert både i antall og omfang. Potten til funksjonelle endringer reduseres med 0,5 millioner kroner sammenlignet med 2011 og midlene omdisponeres til stabiliserende tiltak. Myndighetskrav 1 mill Det vil være behov for å iverksette tiltak rundt tilgangsstyring i NISSY for å imøtekomme lovkrav og svakheter identifisert av internrevisjonen i 2011. Som et ledd i å sikre korrekt innrapportering av egenandeler er det igangsatt et prosjekt for innføring av økonomimelding (SUTI 6500). I den sammenheng er det estimert et investeringsbehov tilknyttet arbeid med kvalitetssikring og sluttføring av allerede igangsatt arbeid. Side 9 av 10
6.2. Investeringstiltak PRO Ytelse, stabilitet, oppgradering 2 mill: Tekniske forbedringer I tråd med strategiplanen vil det i 2012 prioriteres tiltak for å ytterligere forbedre ytelse og stabilitet i PRO. Arbeidet vil i større grad bære preg av å være langsiktige tiltak og forventes å resultere i redusert nedetid i systemet i årene fremover. Arbeidet vil i stor grad være knyttet til mellomvaren, Sonic ESB. I PRO er det identifisert ufordringer som har stor betydning for ytelse og stabilitet. Tiltakene vil samlet ha et stort omfang og Pasientreiser ANS foreslår en trinnvis innføring for å minske risikoen både i forhold til stabilitet men også i forhold til gjennomføringsevne hos leverandøren. I tillegg til ytelse og stabilitet vil nytteverdien av tiltakene gi mulighet for å kunne forenkle infrastrukturen som på sikt vil kunne påvirke den årlige drift- og vedlikeholdskostnaden positivt. Datakvalitet I forbindelse med økt satsing på analyse og rapportering vil det være behov for å gjøre et arbeid med å forbedre datakvaliteten i PRO, ref punkt 4.5. Funksjonelle endringer 1,8 mill Det erfares betydelig utfordringer knyttet til gjennomføring av funksjonelle endringer med dagens leverandør. Samtidig er det behov for å prioritere tiltak som har stor betydning for stabilitet og ytelse slik at systemet er posisjonert for den kommende forventede teknologiske utviklingen. Omfanget av funksjonelle endringer vil derfor prioriteres noe ned i 2012. Det vurderes likevel at beløpet vil sikre implementering av de mest prioriterte brukerbehov. Myndighetskrav 0,4 mill Det vil være behov for å iverksette tiltak for kommende lovkrav og sikkerhetskrav. 7. Konklusjon Administrerende direktør mener det fremlagte budsjett på en nøktern måte svarer opp selskapets utfordringsbilde i 2012. Usikkerhetsmomentene er redusert i forhold til 2011, men det er fviktig å påpeke at det fremdeles er en del usikkerheter samt at eventuelle nye oppgaver kan komme til å endre behovet. Det gjøres også oppmerksom på at Oppdragsdokumentet 2012 kan inneholde bestillinger og målkrav som ikke er innarbeidet i dette budsjettforslaget. Side 10 av 10