HEDMARK HÅNDBALLKRETS OPPLAND HÅNDBALLKRETS IDRETTENS HUS AJERHAGAN 94 FAKKELGÅRDEN - STORHOVE 2319 HAMAR 2624 LILLEHAMMER E-post : hedmark.handball@handball.no E-post: oppland.handball@handball.no Referat Fellesmøte nr.1-02/03 Hedmark og Oppland HK STED : Fakkelgården, Lillehammer TID : Mandag 17. juni kl. 18:00 21:00. Tilstede : Einar Sagbakken, Arne J Haugen, Stein Aker, Anne Marie Engelstad, Merete Sævik, Vigdis Volden, Vigdis Fillingsnes, Tone Rudrud, Bent Roterud, Steffen Scirmaz, Bjørn Nybu, Aud Elin Thorstad, Stein Erik Foss, 1-02/03HO Styrearbeid/arbeidsform Styrene i Hedmark og Oppland har blitt enige om felles drift av kretsseriene i sesongen 2002/03 og en felles etablering av administrative oppgaver samt arbeid på styre og komitenivå. Til møtet forelå en innstilling til gjennomføringsmodell. Styrene i Hedmark og Oppland danner et fellesstyre som skal arbeide sammen med å drive kretsene. Det er dette fellesstyret som driver kretsene. Arbeidsutvalget er ansvarlig for møteinnkallinger og møtegjennomføringer. Saker som kommer til avstemning i felles styremøtene må vedtas med flertall. Ved stemmelikhet 5 5 har saken falt. Styremøtene avholdes annenhver gang hhv. på Hamar og Lillehammer eller der Fellesstyret måtte bestemme. Det lages en møteplan for hele sesongen (fra 1. mai 30. april) Sakspapirer skal være styremedlemmene i hende minimum en uke før møtet avholdes. Komitèer : Følgende komiteer skal samarbeide på tvers av gamle kretsgrenser; Komité for informasjon markedsføring og økonomi (IMØ) Komité for utvikling og utdanning (UVK) Komité for arrangement, serie og termin (AST) Dommerkomité (DK) Komiteene drives av de to valgte komitelederne i hhv. Oppland og Hedmark i fellesskap. Alle komiteene skal rapportere skriftlig til Arbeidsutvalget 10 dager før Styremøtet. Denne rapporteringen skal foregå på standard skjema og innholde informasjon om aktiviteter gjennomført siste periode samt planlagte aktiviteter kommende periode. Øvrige saker som adm skal utrede meldes daglig leder 20 dager før behandling Instruks for komiteene. Forslag til Instruks for komiteene lages av hver enkelt komitè og fremlegges Fellesstyret til neste møte. Forslag sendes AU med samme frist som rapporteringen. Adm innhenter eksempler på instrukser fra andre kretser/regioner. Referat HedOpp 17.06.02 Side 1
Hovedarbeidsoppgaver for komiteene: Komité for informasjon markedsføring og økonomi (IMØ) Skaffe eksterne penger Lage informasjonsstrategi Sørge for at informasjonsstrategien blir gjennomført Komité for utvikling og utdanning (UVK) Planlegge utviklingstiltak og aktiviteter mot spillere Planlegge utviklingstiltak og aktiviteter mot trenere Planlegge utviklingstiltak og aktiviteter mot ledere Sørge for at utviklingstiltak og aktiviteter mot spillere, trenere og ledere blir gjennomført Kretslag Håndball i skolen Instruktører Klubbutvikling Komité for arrangement, serie og termin (AST) Seriegjennomføring Arrangementer der kretsene er involvert Terminlister Gjennomføring av sluttspill Skoleturneringer Dommerkomité (DK) Planlegge utviklingstiltak og aktiviteter mot dommere Sørge for at planlagte tiltak og aktiviteter blir gjennomført Følge opp dommerkontakter Dommeroppsett Referat HedOpp 17.06.02 Side 2
2-02/03HO Administrativ organisering Med bakgrunn i at Hedmark og Oppland HK skal ha felles administrasjon kommende sesong er det behov for en endring av stillinger. Stillingen som felles daglig leder i engasjement for ett år har Bjørn Nybu takket ja til. Tilsetting er foretatt av NHF, etter at det er foretatt intervju med Bjørn, med deltakelse fra begge kretser. NHF skal inngå arbeidsavtale. Lønn og stillingsbeskrivelse skal fastsettes av kretsstyrene. Likeså må det fastsettes dato for ikrafttreden. Utkast til instruks gjennomgått på møtet. Videre er det foretatt utlysning av ett-årig engasjement for utdannings- og utviklingsmedarbeider tilknyttet Hedmark Håndballkrets men med begge kretser som virkeområde. Fullstendig utlysning på NHF s og HHK s nettsider samt A-etats nettside. Videre annonseres stillingen i lokalavisene i Hedmark og Oppland med henvisning til fullstendig utlysning på nettsidene. Det er også her NHF som foretar tilsetting etter innstilling fra krets. Stillingen blir formelt knyttet til Hedmark. Med den fellesadministrasjonsmodellen vi har lagt opp til vil det være riktig at begge kretser deltar i tilsettingsprosessen. Med tanke på mulighetene til å få en medarbeider på plass tidligst mulig fra høsten er det viktig at en tilsettingssak om mulig kan avsluttes for eksempel innen 10. juli. Det vil da være aktuelt for kretsstyrene å gi fullmakter. Det er også behov for en gjennomgang av alle stillingsbeskrivelser for perioden 1.6.02 31.5.03. 1. Bjørn Nybu fungerer som daglig leder for Hedmark og Oppland Håndballkretser med virkning fra 1. Juni 2001 tom 31.mai 2003. Administrativt samarbeid for øvrig, med fordeling av personalkostnader inngås fra samme dato. Framlagt utkast til stillingsbeskrivelse for daglig leder vedtas. 2. Felles AU gis myndighet til å fremme innstilling til NHF om tilsetting i ett-årig engasjement for utdannings- og utviklingsmedarbeider, og fremme lønnstilbud. Det er et vilkår at innstillingen i AU er enstemmig. 3. Bestemmelser om arbeids- og åpningstid samt arbeidsbeskrivelser for de øvrige ansatte legges fram til neste KS-møte. 4. Adm utreder felles telefontjeneste. 5. Ansatte velger ansattes representant med tale og forslagsrett i kretsstyret Referat HedOpp 17.06.02 Side 3
3-02/03HO Oppretting av AU Samarbeidet mellom Hedmark og Oppland vil kreve god saksforberedelse og planlegging fram mot fellesmøter. I tillegg vil det være behov for i enkelte saker å delegere myndighet fra kretsstyret. Til møtet forelå innstilling til opprettelse av Arbeidsutvalg ( AU ). Medlemmer i AU: Einar Sagbakken - Vigdis Volden - Bjørn Nybu AU s mandat : Arbeidsutvalgets skal saksforberede alle saker til styremøtene og sørge for at innkalling med tilhørende dokumenter blir sendt til styremedlemmer innen fristen (som er en 1 uke før styremøte). Arbeidsutvalget (AU) er kun beslutningsdyktige i de saker hvor det har fått delegert myndighet fra kretsstyret. 4-02/03HO Seriepåmelding 1. Status lag / dommere. Daglig leder gjennomgikk påmelding for lag og dommere. Økning på 28 lag ift forrige sesong. Mangler 33 dommere i forhold til dommerkvoter, 23 kurselever påmeldt til trinn 1 kurs. 2. Generelle bestemmelser. DL gjennomgikk forslaget til Retningslinjer for kretsserien 2002-03 3. Gebyrer. DL gjennomgikk forslaget til gebyrer. 1. Adm purrer lag som ikke oppfyller dommerkvoter, og kontakter klubber i forbindelse med puljeoppsett av enkelte klasser. AST godkjenner puljeoppsett. 2. Retningslinjene vedtas med de endringer som kom fram på møtet, S Aker fullfører pkt 11. 3. DK utreder muligheten for å belønne/godskrive klubber med flere dommere enn kvoten tilsier 4. Følgende gebyrer gjøres gjeldende sesongen 2002 / 03. A. Lag kan trekkes gebyrfritt frem til 24/8-02 (25% av deltakeravgiften betales IKKE tilbake B. Lag som trekkes/utelukkes fra seriene etter 24/8-02 og gjennom sesongen, ilegges et gebyr på kr. 750-. Påløpt deltakeravgift refunderes ikke. C. Arrangør som ikke møter 2000,- Utilfedsstillende arrangement 1000,- Arrangør som ikke rapporterer resultat/sender kampkort for sent 300,- D. Omberammelsesgebyr 500,- E. Bruk av ulovlig klister 1000,- F. Lag som ikke møter/spiller oppsatt kamp Aldersbestemt 1.gang, 750,- Aldersbestemt 2.gang, 1500,- og laget strykes, hefter for full deltageravgift. Senior 1.gang 1500 Senior 2.gang 3000,- Og laget strykes, hefter for full deltageravgift G. Dommere, observatører og veiledere 1.gang ikke møtt 500,- 2.gang ikke møtt 1000,- 3.gang ikke møtt 2000,- og dommeren strykes fra klubbens dommerkvote. Gebyr belastes dommerens klubb. Referat HedOpp 17.06.02 Side 4
5-02/03HO Arbeidsplan høst 2002 For høsten 2002 legges det fram følgende arbeidsplan : DATO STED ANNET Fredag 16. - Lørdag 17.august Trysil / Hafjell Oppstartmøte med komiteer Mandag 2. September Hamar Fellesmøte Mandag 30. September Lillehammer Fellesmøte Mandag 21. Oktober Hamar Fellesmøte Mandag 18. November Lillehammer Fellesmøte Mandag 9. Desember Hamar Fellesmøte Det utarbeides en Terminplan for HedOpp som innbefatter alle aktiviteter som møter, sonemøter, møter med Idrettskrets, forbund, regional plankonferanse osv. Daglig leder er ansvarlig for utarbeidelsen av denne og at denne er oppdatert til enhver tid. 6-02/03HO Regional Håndballskole Norges Håndballforbund ønsker å endre gjennomføringsmodellen for Norsk Håndballskole. Skolen som tidligere har vært gjennomført i Hedmarkshallen på Hamar skal nå ha en regional profil med minimum 1 skole pr. region. Hedmark og Oppland HK har søkt og fått tildelt dette i region 1 slik som Østfold HK. Disse skolene vil bli gjennomført på ulike datoer. DL gjennomgikk arbeidsnotat som gjelder Norsk Håndballskole Hedmark og Oppland. Det opprettes ei prosjektgruppe underlagt UVK i Hedmark og Oppland bestående av : Arne Joar Haugen HHK/UDK Bent Roterud OHK/UVK Repr fra instruktørgrp forespørres Repr fra lokal arrangør Bjørn Nybu dagl leder Stein E Foss ansatt OHK Øvrig informasjonen tas til etterretning. Referat HedOpp 17.06.02 Side 5
7-02/03HO Innføring av begrepet sone. NHF har nedsatt et utvalg som skal analysere organisasjonens struktur. Utvalget har navnet HELIOS. Utvalget har oversendt til regioner og kretser et forslag til hvordan et slikt begrep kan defineres og en skisse over de arbeidsoppgaver en sone kan arbeide med. Det vises for øvrig til innstillingen fra HELIOS. ( se vedlegg ) Daglig Leder får i oppdrag til neste fellesmøte å : - komme med forslag til soneinndeling for Hedmark og Oppland. - Komme med forslag til oppgaver / aktiviteter som kan forankres i en sone - Komme med forslag til gjennomføringsplan for etablering og drifting av soner i sesongen 2002 / 03. 8-02/03HO Økonomisk driftsmodell DL og kretslederne orienterte om arbeidet med felles økonomi. 1.juni 02 er oppstart for ny adm driftsmodell. 1.juni er oppstartsdato for ny økonomisk driftsmodell, hvor det skal opprettes ny felles brukskonto. AU forbereder sak til neste KS-møte hvor denne modellen og økonomisk reglement presenteres. Vigdis Volden Bent Roterud Tone Rudrud Vigdis Fillingsnes Steffens Scirmaz Einar Sagbakken Arne J Haugen Stein Aker Anne Marie Engelstad Merete Sævik Kretsstyrets protokoller er offisielle og bindende for organisasjonen når de tilstedeværende medlemmer av kretsstyret har signert protokollen. Referat HedOpp 17.06.02 Side 6