KRAVSPESIFIKASJON For pasientreiser landeveis INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 2 2 OMFANG 2 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3 4 KRAV TIL MATERIELL 5 5 KRAV TIL SJÅFØR 6 6 KRAV TIL REISEN 6 7 KRAV TIL DOKUMENTASJON FOR GJENNOMFØRT OPPDRAG 7 8 IKT-LØSNING FOR ADMINISTRASJON OG DRIFT AV PASIENTREISER 8 Revidert pr 01.04.2009 1
1 Innledning Nordlandssykehuset HF ønsker å inngå avtale med en eller flere leverandører om rekvisisjonsbetalte pasientreiser i de områder som framgår av vedlegg 2, tabell A. Avtalen omfatter transport av pasienter som av helsemessige årsaker ikke kan benytte rutegående transportmidler og pasientreiser på strekning hvor det ikke går rutegående transport. Disse pasientene får av lovlig rekvirent utstedt rekvisisjon. Kravspesifikasjonen beskriver oppdragsgivers behov, krav og forventninger til tjenesten. Krav og forventninger gjelder for begge transportkategorier, se punkt 2, med mindre annet er særskilt beskrevet. Det gjøres oppmerksom på at leverandører kan inngi deltilbud, herunder tilbud på et avgrenset geografisk område innen et anbudsområde jf også konkurransegrunnlagets punkt 4.8 og 6.2. Definisjoner: Mindre kjøretøy: Kjøretøy registrert for 5 personer inkl sjåfør. Større kjøretøy: Kjøretøy med mer enn 4 seter egnet for pasientreiser. Samordnede turer: Turer over en viss lengde som bestilles og samordnes av kjørekontoret. Pr i dag er grensen for samordning ca 30 km. Også turer inn/ut av anbudsområdet bestilles og samordnes av kjørekontoret, se vedlegg 9. 2 Omfang Tilbudsforespørsel omfatter rekvisisjonsbetalte pasientreiser i to kategorier i de anbudsområder som fremgår av vedlegg 2, tabell A. Anbudsområdene faller i hovedsak sammen med kommunegrensene, men enkelte unntak forekommer. Transportkategori 1 turer innen et anbudsområde mv Turer innen et anbudsområde (korte turer) og lange turer (turer som krysser anbudsområdets grenser) som ikke omfattes av kategori 2. Transportkategorien omfatter transport innen et anbudsområdet, inklusive samordnede turer og øyeblikkelig hjelp 1. Kategori 1 vil i tillegg omfatte de eksterne turer (turer som krysser anbudsområdet) som foregår til andre tider enn mandag fredag mellom klokken 0600 1800 (mindre avvik i klokkeslett kan forekomme, jf beskrivelsen av omfanget i kategori 2). Dersom det oppstår behov for reservekapasitet i kategori 2, vil leverandør(er) i kategori 1 tildeles slike oppdrag i samsvar med den prioritet leverandøren har i denne kategori. Kategori 1 omfatter også tilkjøring til transport i kategori 2, i den utstrekning oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. Leverandøren skal være tilgjengelig for oppdrag 24 timer i døgnet. 1 Øyeblikkelig hjelp turer innen anbudsområdet og ellers i det omfang som ikke faller inn under kategori 2. Revidert pr 01.04.2009 2
Omfanget av transport i kategori 1 er stipulert slik det fremgår i vedlegg 2, tabell A. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kommuneinternt oppdrag til leverandør i kategori 2, dersom dette gjelder en enkeltreise som helt eller delvis sammenfaller med en planlagt eller påbegynt, kommunekryssende tur. Slike koplede turer er av begrenset omfang og antas å omfatte mindre enn 5 % av totalt volum. Oppdragsgiver tar forbehold om, i samråd med leverandør, å organisere deler av transporten som faste ruter. Transportkategori 2 turer inn og ut av et anbudsområde (eksterne turer) Turer inn og ut av anbudsområdet, herunder øyeblikkelig hjelp-turer, som hovedsakelig gjennomføres i tidsrommet mandag fredag 0600 1800, med unntak av bevegelige helg- og høytidsdager. Oppdragsgiver forutsetter at den alt overveiende del av transporten innenfor denne kategori vil gjennomføres med oppstart og avslutning innenfor disse tidsrom. Mindre forskyvning i tidspunktene for oppstart og avslutning på grunn av logistikkmessige og/eller geografiske forhold kan likevel forekomme. Det vises for øvrig til vedlegg 3, kontraktsvilkår, pkt 10, prisbetingelser. Pr i dag vil turer i denne kategori i hovedsak samordnes (bestilles) av kjørekontoret, jf vedlegg 9, Retningslinjer for pasientreiser i Nordlandssykehuset HF. Oppdragsgiver tar forbehold om, i samråd med leverandør, å organisere deler av transporten som faste ruter. Det tas videre forbehold for at leverandør i kategori 2 tildeles kommuneinternt oppdrag dersom dette gjelder en enkeltreise som helt eller delvis sammenfaller med en planlagt eller påbegynt, kommunekryssende tur. Slike koplede turer er av begrenset omfang og antas å omfatte mindre enn 5 % av totalt volum. 3 Krav til leverandøren Generelt Kravene under dette punkt, skal sammen med øvrige krav i kravspesifikasjonen sikre oppdragsgivers behov for tilgjengelighet, kapasitet og kvalitet på tjenesten som leveres. Oppdragsgivers stipulerte behov for antall, størrelse og rullestoltilpassede kjøretøy fremgår av vedlegg 2, tabell B. 3.1 Bestillingsmottak Turer som ikke samordnes av kjørekontoret, jf definisjoner under punkt 1, vil bestilles direkte hos valgt(e) leverandør(er) av pasienter som har fått utstedt rekvisisjon. Leverandøren(e) må derfor selv utvise aktivitet for å bidra til å oppfylle oppdragsgivers målsetting om økt samordning av disse reisene. Revidert pr 01.04.2009 3
Leverandøren skal være organisert som en enhet med en ledelse, og ha fullmakt til å opptre på vegne av eventuelle underleverandører. Leverandøren må til enhver tid 2 kunne ta imot og bekrefte bestillinger ved henvendelse. Oppdragsgiver forutsetter at han kan forholde seg til kun ett bestillingsmottak. Oppdragsgiver forventer en viss andel av samordning, der oppdragsgiver selv ikke gjennomfører slik. Leverandøren skal derfor sikre at bestillinger fra flere som kan reise sammen, samordnes dersom dette blir billigere for oppdragsgiver. Reisen skal planlegges og utføres slik at oppdragsgiver ikke påføres unødvendige utgifter. Krav: Leverandøren skal beskrive hvordan han eller eventuelt hans underleverandør(er) vil organisere mottak av bestillinger, og hvordan han vil legge til rette for egen og oppdragsgivers samordning. Dersom leverandøren kjøper bestillingsmottakstjenester av andre foretak/sentraler skal kjøpsavtale/intensjonsavtale om kjøp dokumenteres. Krav: Leverandøren skal beskrive forventet samordningsgrad. 2 Tidsrommet vil være mandag til fredag mellom kl 0600-1800 og i et nærmere avtalt tidsrom lørdag/søndag for leverandør i kategori 2, og hele døgnet for leverandør i kategori 1 3.2 Tilgjengelighet og kapasitet (Leveringsdyktighet) Det er viktig for helseforetakene å ha tilgang på transport der befolkningen bor. Oppdragsgiver forutsetter derfor at leverandør i kategori 1 har sitt materiell stasjonert innen anbudsområdet. Leverandør i kategori 2 må oppgi et eller flere stasjoneringssted i anbudsområde, som vil være utgangspunkt for betaling, men uten at det er et krav om faktisk stasjonering. Tjenesten skal også leveres til riktig tid. Tid fra bestilling av ikke forhåndsbestilte turer frem til pasientens hentested skal som hovedregel ikke overstige 1 time. Leverandøren har uansett ansvar for å tilpasse hentetid i forhold til pasientens behandlingstidspunkt. Oppdragsgiver har som mål å legge til rette for økt samordning. En vanlig 5 seters bil har normalt ikke mer enn 3 hensiktsmessige passasjerplasser for lengre turer, og er f. eks. ikke egnet til lang transport av 2 pasienter med hver sin ledsager. For å ivareta disse behovene, er en god og riktig sammensatt bilpark viktig. Det er derfor hensiktsmessig at det er tilgjengelig større biler med minst 4 gode sitteplasser hvorav minst 2 regulerbare stoler. Krav: Leverandøren skal gi en beskrivelse av antall og type (størrelse) kjøretøy som han har eller vil ha tilgjengelig, i henhold til vedlegg 7, oversiktsskjema for kjøretøy. Krav: Leverandøren skal oppgi hvilket eller hvilke steder i anbudsområde han har eller vil ha sitt materiell stasjonert, herunder stasjoneringssted for spesialtilpasset kjøretøy for rullestol. Dette kan gjøres på vedlegg 8, skjema for registrering av drosje turvogn. Leverandør som gir tilbud i områder hvor oppdragsgiver har behov for rullestol, men som ikke selv eier slike, må dokumentere tilgangen til slikt materiellet ved f. eks. intensjonsavtale om leie/kjøp, underleverandøravtale eller annet. Revidert pr 01.04.2009 4
Krav: Leverandøren skal beskrive hvordan han, innenfor sitt tilbud i det enkelte anbudsområdet eller del av dette, vil dekke transportbehovet med utgangspunkt i bilparkens sammensetning og materiellets stasjoneringssted. Herunder skal leverandørens øvrige forpliktelser som kan ha innvirkning på oppdragsgivers bruk av materiell, beskrives. Leverandør som gir tilbud på deler av omfanget innen et anbudsområde, må angi hvilket geografisk område han mener å kunne dekke med utgangspunkt i sitt/sine stasjoneringssteder. Leverandør som inngir tilbud i områder hvor oppdragsgiver har behov for rullestoltilpasset bil, men som ikke tilbyr slike, vil gis trekk for dette punkt under evalueringen. 3.3 Kvalitet Oppdragsgiver forventer at tjenesten leveres med riktig kvalitet. Pasienter som mottar spesialtransport av medisinske årsaker skal gis en transport tilpasset deres helsetilstand og slik at pasienten ikke påføres urimelig belastning eller får sin tilstand forverret. Mange pasienter har behov for regulerbar stol og/eller romslig plass tilsvarende et forsete. Særlig på lange turer er dette viktig. Krav: Leverandøren skal gi en beskrivelse av hvordan og i hvilket omfang materiellet er egnet for passasjerer som har store inn og utstigningsvansker, behov for ekstra plass og/eller store sittevansker. Krav: Leverandøren skal beskrive hvilke rutiner han har for å fordele kjøretøyene på ulike oppdrag, slik at pasienter med særlige behov får en transport som er tilpasset deres helsemessige tilstand. 4 Krav til materiell Kjøretøy som tilbys må være registrert for 5 personer eller flere, og skal som hovedregel ikke være eldre enn 7 år gjennom kontraktsperioden. Alle kjøretøy skal være av alminnelig god standard og ikke mindre enn mellomklassestørrelse. 20 % eller mer av setekapasiteten som tilbys bør ha tilsvarende eller høyere kvalitet enn passasjerforsetet i personbil. Forøvrig stilles følgende krav: Et hvert kjøretøy må til en hver tid oppfylle samferdselslovgivingens krav. Ha godkjent taksameter eller gyldig taksameterfritak gitt av rette myndighet. Ha nødvendig utstyr for elektronisk kommunikasjon med oppdragsgivers IKT-system jf pkt. 8 Ha ett fast mobilnummer. Være merket enten med Taxi, eller Helsetransport/Pasientreiser /Turvogn, Være rene innvendig og utvendig. Holdes røykfrie, være godt utluftet, og ha et inneklima tilpasset pasientreiser. Ha puter og tepper tilgjengelig. Revidert pr 01.04.2009 5
I spesialtilpasset kjøretøy for transport av rullestol, skal egnet forflytningshjelpemiddel være tilgjengelig Krav: Leverandør skal for hvert kjøretøy fylle ut vedlegg 8, registreringsskjema for drosje/turvogn. Kontoret for pasientreiser har rett til å besiktige kjøretøyet for å se om det holder den kvalitetsmessige standard som er nødvendig. Det kan kreves at kjøretøyet oppgraderes eller eventuelt ikke benyttes til pasientreiser. 5 Krav til sjåfør Sjåføren skal ha gyldige sertifikater og være uniformert. Det forventes at han/hun møter pasientene på en vennlig og hyggelig måte, og gjør sitt til at pasientene blir fornøyd med transporten. For øvrig skal han/hun: bruke det beste materiellet til de lengste turene og til kjøring av pasienter med særlig behov, aktivt tilby assistanse fra dør til dør og hjelpe pasienten inn og ut av kjøretøyet. Ved behov skal pasienten, med eventuell bagasje, hjelpes helt fra hentested og fram til bestemmelsesstedet, alltid forsikre seg om at personale fra mottakende enhet har overtatt ansvaret for pasienter som trenger særskilt assistanse før oppdraget kan anses fullført. Sjåføren skal også forsikre seg om at pasienter med særskilte behov kommer seg inn på bestemmelsesstedet, og ved hjemreise, inn i egen bolig, beherske tekniske hjelpemidler (eks. taksameter) som kreves for å utføre oppdraget, og ha dokumentert opplæring på dette, beherske norsk muntlig og skriftlig, ha grunnleggende kjennskap til førstehjelp, forsikre seg om at turen er en rekvisisjonstur før den starter, til enhver tid ha tilgang til oppdatert kart, og velge den rimeligste kjøreruten. Sjåførene har meldeplikt til oppdragsgiver iht retningslinjene vedlegg 9. 6 Krav til reisen Reisen skal planlegges og utføres slik at oppdragsgiver ikke påføres unødige kostnader. Transporten skal utføres slik at pasientene opplever reisen som sikker og trygg. Ingen handlinger som setter trafikksikkerheten og dermed passasjerenes sikkerhet i fare, må utføres. Transport av rullestolbrukere må skje i henhold til løyvebestemmelsene. Passasjerene har rett til ro under transport. Bruk av radiosendere og telefon skal tilpasses dette behovet. Det skal ikke være unødvendige pauser i kjøringen. Veiledende norm for reisetid og ventetid før/etter behandling: Revidert pr 01.04.2009 6
For reiser som varer 45 min. eller mindre aksepteres at pasienten får en ventetid før og etter behandling på inntil 45 min. For reiser som varer ut over 45 min. aksepteres inntil 2-3 timer ventetid på behandlingsstedet, i for og etterkant av behandling. For samordnede reiser aksepteres som hovedregel at reisetiden kan forlenges med inntil 1 time, men likevel slik at forlengelsen alene ikke skal overstige reisetiden slik den ville vært ved direkte transport. Reisetid beregnes fra det sted første passasjer tas opp og frem til bestemmelsessted. Pasienter med særskilte behov skal ikke ha reise eller ventetid som påfører dem unødig belastning. Transport av pasienter med særlige behov skal gjennomføres slik at hensynet til pasientens verdighet og behov for tilpassede sittestillinger ivaretas, og med en komfort som ikke påfører pasienten urimelige belastninger eller forverrer pasientens helsetilstand. Normene for reisetid og ventetid før og etter behandling kan justeres av helseforetaket dersom konkrete lokale/geografiske behov tilsier det. 7 Krav til dokumentasjon for gjennomført oppdrag Dokumentasjon av krav for utført oppdrag skal bestå av følgende: Dokumentasjonen (a.) skal minst inneholde: a. Taksameterkvittering eller annet som dokumenterer turen b. Regning (IA 05-16.03/NAV 05-16.03) (baksiden av pasientreiser rekvisisjon). Ved overgang til elektronisk rekvisisjon vil kravet reduseres. 1. Bilens løyvenummer 2. Dato/klokkeslett for turens start og stopp 3. Avtalt sonepris 4. Antall kjørte km, spesifisert på kjøring til/fra 5. Avtalt km-pris 6. Avtalt pris transport av pasient i rullestol 7. Når transport foregår i tidsrom ved takstendring, skal det oppgis antall kjørte km og avtalt km-pris, før og etter takstendring 8. Sum, kjørte km etter avtalepris 9. Ventetid i min. 10. Sum, avtalt ventetidsgodtgjørelse 11. Merverdiavgift 12. Sum 13. Passasjerenes egenandel Regningen (b.) skal være fullstendig utfylt, selv om opplysningene også går fram av taksameterkvitteringen. Det kreves at taksameter programmeres slik at priselementene benyttes som avtalt, og at taksameterkvitteringen fremstår slik at den enkelt kan kontrolleres opp mot gjeldende avtale. Revidert pr 01.04.2009 7
Ved mangel på rubrikker på regningen benyttes Merknadsrubrikken ev. vedlegges eget ark med tilleggsopplysninger. Krav: Leverandør skal beskrive hvordan kravet til dokumentasjon vil bli håndtert. Legg ved eksempler på regning og taksameterutskrift. 8 IKT-løsning for administrasjon og drift av pasientreiser Transportkontorene i Helse Nord har innført nasjonal IKT-løsning for pasientreiser. Taksameterleverandørene utvikler sine taksameter til å ivareta de krav som IKT-løsningen medfører. Tilknytningen skjer gjennom standard datagrensesnitt kalt SUTI. Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren minst tilbyr følgende funksjoner: Motta bestilling av transportoppdrag elektronisk Gi elektronisk tilbakemelding til oppdragsgiver/ikt-systemet om: o aksept av oppdraget o start og avslutning av oppdraget Elektronisk rapportering av egenandel pr pasient Alternativ løsning for oppfyllelse av minimumskravene: PDA-løsning utviklet av Locus, som er systemleverandør for den nasjonale IKT-løsningen innen pasientreiser. PDA-løsningen oppfyller oppdragsgivers minimumskrav. Hver PDA koster ved innkjøp anslagsvis kr 14 000,- eks. mva, i tillegg til årlig vedlikeholdskostnad på anslagsvis kr. 1 200,- eks. mva. Nærmere info finnes på nettadresse: www.locus.no, brosjyre om PDA ligger på http://www.locus.no/default.asp?cat=76&mode=delete&article=419 Krav: Leverandøren bes beskrive sin valgte IKT-løsning For utfyllende informasjon vises til vedlegg 3, kontraktsvilkår, punkt 13 og punkt 19. Revidert pr 01.04.2009 8