KONKURRANSEGRUNNLAG FOR PASIENTREISER LANDEVEIS I Helgelandssykehuset HF

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Helgelandssykehuset HF Saksnummer: 2010/969 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR PASIENTREISER LANDEVEIS I Helgelandssykehuset HF ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE For oppdragsgiver Bodø, 27. desember 2010 Arve Smedseng Leder pasientreiser Helgelandssykehuset HF Monica Staurbakk Rådgiver innkjøp Helse Nord RHF Side 1

2 2 1 OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS BAKGRUNN OG FORMÅL Lovmessig grunnlag Formål ANSKAFFELSENS OMFANG Omfang Varighet Oppdragsgivers forbehold KONTRAKTSBESTEMMELSER KUNNGJØRING/INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDSKONFERANSE TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPLYSNINGSPLIKT OFFENTLIGHET OPPDRAGSGIVERS TAUSHETSPLIKT HABILITET KRAV TIL LEVERANDØREN GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV FORSKRIFTSMESSIGE OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERINGSSTED FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISING AV LEVERANDØRER AVVISING AV TILBUD Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 2

3 3 5.5 AVKLARINGER RETTING AV ÅPENBARE FEIL AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING VEDLEGG Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 3

4 4 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Helgelandssykehuset HF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med transport av pasienter landeveis. Helse Nord RHF bistår Helgelandssykehuset HF i denne anskaffelsen, og er ansvarlig for gjennomføring av konkurransen. 1.2 Anskaffelsens bakgrunn og formål Lovmessig grunnlag Pasienten og eventuell ledsager har rett til dekning av nødvendige utgifter til reise til og fra undersøkelse/behandling i kommune- og spesialisthelsetjenesten, herunder reise til familievernkontor og helsestasjon. Retten reguleres i syketransportforskriften, FOR nr 788. Pasienter som enten av medisinske årsaker eller pga manglende kollektivt tilbud ikke kan benytte rutegående transport, vil få rekvisisjon på reise. Det er disse reisene oppdragsgiver gjennom denne avtale vil gi tilbud til pasientene om Formål Anskaffelsens formål er å inngå en eller flere rammeavtaler om transport av pasienter landeveis i definerte tilbudsområder, med en eller flere leverandører som innehar løyve for persontransport utenfor rute. Avtalene vil kun regulere forholdet mellom den enkelte leverandør og oppdragsgiver, og omfanget av avtalene vil avhenge av leverandørens tilbudte kapasitet. Avtalenes formål er å sikre et riktig, men økonomisk og ressursbesparende tilbud om transport for pasienter uten spesielle behov, og et tilpasset tilbud til pasienter som i henhold til rekvisisjon må ha spesialtilpasset transport fordi pasienten f. eks. har store inn- og avstigningsvansker, store sittevansker, betydelig redusert orienteringsevne (utover alminnelig alderdomssvekkelse) og/eller fordi pasienten av andre medisinske årsaker ikke kan ta rutegående transport. Oppdragsgiver anslår at i størrelsesorden 10-20% av oppdragene medfører behov for ekstra tilrettelagt transport med spesielt behov for sittekomfort/tilpasning av sittestilling. 1.3 Anskaffelsens omfang Omfang Tilbudsforespørselen gjelder kjøp av rekvisisjonsbetalte pasientreiser i hhv. kategori 1 og 2, i de geografiske områder som fremgår av vedlegg 2. Med rekvisisjonsbetalte pasientreiser menes i denne konkurranse transport av pasienter som av helsemessige årsaker ikke kan benytte rutegående transportmidler, og pasientreiser på strekning Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 4

5 5 hvor det ikke går rutegående transport. Disse pasientene får av lovlig rekvirent utstedt rekvisisjon på pasientreise. Avtalene omfatter også øyeblikkelig hjelp turer som ikke utføres av ambulanse, i det omfang avtalt kapasitet tilsier dette. Anslagsvis statistikk over antall turer og omsetning fremgår også av vedlegg 2. Tjenesten som skal anskaffes og kravene til denne er nærmere beskrevet i vedlagte kravspesifikasjon (vedlegg 1) Varighet Forventet oppstart av tjenesten er etter nærmere avtale og/eller slik det fremgår av vedlegg 2. Avtaleperioden er tre 3 - år fra og med dato for avtalt oppstart av tjenesten, med ett-1-års opsjon, til sammen fire 4 - år. Opsjon innebærer at oppdragsgiver har rett til å forlenge avtalen med dens betingelser og at leverandør har en plikt til å levere til denne avtalens betingelser Oppdragsgivers forbehold Leverandøren må påregne at oppdragsmengden vil variere i avtaleperioden, herunder at antall oppdrag pr år vil kunne bli redusert i løpet av perioden. Avvik fra vedlagt omsetningsstatistikk (vedlegg 2) vil ikke anses som kontraktsbrudd fra oppdragsgivers side. For øvrig vises til kontraktens punkt Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av konkurransegrunnlaget, leverandørens tilbud og kontraktsbestemmelser i vedlagte kontrakt (vedlegg 3; Kontraktsvilkår) 1.5 Kunngjøring/innlevering av tilbudet Denne konkurransen anskaffelsen er kunngjort i nasjonal Database for offentlige innkjøp; DOFFIN og EU sin database for slike kunngjøringer; TED. 1.6 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget med vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos: E-post: postmottak@helse-nord.no Att: Monica Staurbakk Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Pasientreiser landeveis Helse Nord, samt saksnr. 2010/969. Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 5

6 6 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra én en leverandør, gis også til alle de øvrige. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, vil tilbudsfristen forlenges forholdsmessig for samtlige. 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Tildelingen av kontrakt vil skje etter åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del III. Den valgte anskaffelsesprosedyren innebærer at oppdragsgiver ikke har adgang til å forhandle om tilbudene. Oppdragsgiver oppfordrer tilbyderne til å gjøre seg kjent med overnevnte regelverk. 2.2 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: - Forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises - Oppdragsgiver beslutter å avvise konkurransen Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for; - hvorfor leverandørens forespørsel om å delta er forkastet - hvorfor tilbudet er avvist eller - hvorfor leverandørens tilbud ikke ble valgt Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. For øvrig vises til FOA som omhandler oppdragsgivers begrunnelsesplikt. 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16, Offentleglova. 2.4 Oppdragsgivers taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 6

7 7 det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.5 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandørene er i stand til å oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Der leverandøren har gyldig grunn for ikke å fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sine kvalifikasjoner med ethvert annet relevant dokument som oppdragsgiveren kan akseptere (gjelder ikke obligatoriske og ufravikelige krav). Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal leverandøren straks ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren i henhold til pkt.1.7 for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.2 Forskriftsmessige obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 1: Leverandør skal ikke uten saklig grunn ha restanser på skatter og avgifter. Krav 2: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal oppfylle lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt 1) Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF- 1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom det er restanser skal årsaken til dette beskrives, og eventuell dokumentasjon vedlegges. 2) Leverandør skal framlegge en HMS-egenerklæring (se vedlegg 6) signert av daglig leder og en representant for de ansatte. HMS-egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Krav 3: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: 3) Kopi av firmaattest skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 7

8 8 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Krav 4: Det kreves at leverandøren har god soliditet, nærmere bestemt positiv egenkapitalandel. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: 4) a) Siste årsregnskap eller årsberetning til Brønnøysundregisteret, og evt. nyere opplysninger som har relevans for leverandørens økonomiske og finansielle situasjon. 4) b) Alternativ dokumentasjon: annen dokumentasjon som kan godtgjøre at foretaket oppfyller forutsetningen om fortsatt drift i samsvar med lover og forskrifter. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Krav 5: Leverandør skal være kvalifisert til å utføre persontransport i Norge. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt 5) a) Løyve for persontransport utenfor rute utstedt av kompetent løyvemyndighet eller erklæring fra løyvemyndigheten om at slikt løyve vil bli utstedt til leverandør ved eventuell avtaleinngåelse med oppdragsgiver, jf. Yrkestransportlovens 4. Dokumentasjon skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Alternativ dokumentasjon: Gyldig løyvefritak fra rette myndighet/dispensasjon fra løyveplikt. 5) b) Leverandør som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet til gjennomføring av kontrakten, må dokumentere at han har eller vil ha nødvendig rådighet over disse ressursene ved fremleggelse av forpliktelseserklæring eller liknende. Dokumentasjon skal foreligge ved innlevering av tilbudet. Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester, HMS-egenerklæring eller annen offentlige tilgjengelig dokumentasjon for at krav til leverandøren er oppfylt innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne retten. Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 8

9 9 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og innholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud pasientreiser landeveis for Helgelandssykehuset HF og med saksnr. 2010/ Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering 4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse merket iht. pkt Tilbudet skal leveres på norsk hvis ikke noe annet er anført. Dette gjelder også dokumentasjon som kreves vedlagt. 6. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer 8. Tilbudet bør også leveres på CD, DVD eller USB-minnepinne 9. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel som faks eller e-post 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4.4, før utløpet av tilbudsfristen. NB! For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristens er utløpt. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til Innleveringssted Tilbudet bes sendt eller levert til: Postadresse: Gateadresse: Helse Nord RHF 8038 Sjøgata 10, 8038 Bodø 4.5 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold mot kontraktsvilkårene. Eventuelle forebehold skal for å være gyldige fremkomme i leverandørens tilbudsbrev, og være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbeholdet skal videre henvise til sidetall/vedlegg og punkt det tas forbehold mot. Leverandøren skal beskrive hvilke konsekvenser eventuelle forbehold får, og prissette konsekvensene av disse. Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 9

10 10 Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert, jf FOA Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på hele eller deler av omfanget innen hvert anbudsområde. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å anta hele tilbud eller deler av tilbud. Oppdragsgiver vil kunne inngå avtaler med en eller flere leverandører så langt det er behov for ytterligere leverandører for å dekke oppdragsgivers behov. 4.8 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud skal bestå av Komplett tilbud skal leveres med følgende inndeling med skilleark: Skilleark 0 Undertegnet tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet Skilleark 1 Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner, jf kap.3 Krav til leverandøren Skilleark 2 Tilbudsskjema komplett utfylt (vedlegg 4) Skilleark 3 Komplett utfylt prisskjema (vedlegg 5 A/5B) Skilleark 4 Bilskjema (vedlegg 7) 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted på Helse Nord RHF, Bodø. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Kopi av protokollen vil ikke bli sendt leverandørene etter åpning. 5.3 Avvising av leverandører Ved avvisning på grunn av forhold ved leverandøren vil oppdragsgiver opptre i samsvar med FOA Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 10

11 Avvising av tilbud Ved avvisning på grunn av forhold ved tilbudet vil oppdragsgiver opptre i samsvar med FOA og Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a. klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram 5.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.7 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil få sine tilbud evaluert i tråd med bestemmelsene i dette punkt. Oppdragsgiver vil anta det/de tilbud eller deltilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene angitt under. Prioritering: Dersom oppdragsgiver velger mer enn 1 leverandør vil leverandør med det mest økonomisk fordelaktige tilbud gis 1. prioritet, og neste 2. prioritet. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å gi flere leverandører i et anbudsområde samme prioritet, dersom flere leverandører er nødvendig for å dekke oppdragsgivers behov for nærhet til pasientgrunnlaget og forventet omfang, og leverandørenes primærdekning omfatter ulike geografiske steder/ ulike stasjoneringssteder innen anbudsområdet. Dersom valgte leverandør(er) ikke tilbyr materiell som oppfyller oppdragsgivers behov for å gi et tilpasset tilbud til de som har behov for ekstra sittekomfort/tilpasning, vil oppdragsgiver i tillegg inngå avtale med leverandør som dekker dette behovet. Valg av leverandør(er) vil skje på grunnlag av følgende kriterier og med angivelse av hvilken vekt hvert av disse gis i vurderingen: Tildelingskriterier og vekt: Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 11

12 12 Priser som er oppgitt i prisskjema, vedlegg 5 A/5 B - 70 % Kvalitet/Funksjonelle krav 30 % o Dekningsgrad (antall kjøretøy i forhold til tilbudt geografisk område/ stasjoneringssteder)* o Bilparkens alder og fordeling på ulike størrelser* (reg for 5 inkl sjåfør og mer enn 5) o Tilgang til spesialtilpasset kjøretøy for rullestol. o Andel seter med forsetekvalitet, jfr. Kravspesifikasjonen. o Aircondtion o Andel 3-punkts setebelter *I kategori 1 vil høyere antall biler veie tyngre enn lavere antall, i kategori 2 vil høyere andel større kjøretøy i samsvar med skissert behov vektlegges. 6.2 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen og forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig til alle deltakerne i konkurransen samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås, iht. FOA 22-3 jf , første ledd. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Før dette tidspunkt kan oppdragsgiver iht. FOA 22-3 (3) annullere beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt dersom det er grunnlag for det. 7 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Oversikt over anbudsområder og stipulert omfang for Helgelandssykehuset HF Vedlegg 3: Kontraktsvilkår Vedlegg 4: Tilbudsskjema Vedlegg 5 A/5 B: Prisskjema med forutsetninger, kategori 1 og 2 Vedlegg 6: HMS-egenerklæring Vedlegg 7: Bilskjema Vedlegg 8: Retningslinjer for pasientreiser i Helgelandssykehuset HF Vedlegg 9: Reisepolicy Konkurransegrunnlag for pasientreiser landeveis Side 12