Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Tysdag 21.10.2014 Tid: Kl. 11:00 Stad: Kystmuseet i Sogn og Fjordane, Florø MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden, Kristian Systad, Laura Kvamme og Olve Grotle. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 27/2014: Godkjenning av innkalling og sakliste 28/2014: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet 28.08.2014 29/2014: Orienteringar 30/2014: Norsk Reiselivsmuseum ut som eiga driftsavdeling 31/2014: Bildende Kunstneres Hjelpefond (BHK) Stipend delegerte tildelingar 32/2014: Ymse SAK 27/2014: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste vert godkjent SAK 28/2014: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET 28.08.2014. Protokoll frå styremøtet 28.08.2014 vert godkjent Protokoll frå styremøtet 28.08.2014 vert godkjent 1
SAK 29/2014: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett /. Vedlegg: Rekneskapsrapportar pr. 31.08.2014. HMS/internkontroll/sjukefråvær /. Vedlegg: Sjukefråvær pr. 30.09.2014 Besøkstal /. Vedlegg: Besøkstala pr. 30.09.2014 IA-verksemd Samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv /. Vedlegg: Intensjonsavtale 2014 2018 (mellom MiSF og NAV Arbeidslivssenter S&Fj) Samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv Statsbudsjettet 2014-2015 Viser til vedlagt utdrag frå Prop.1S Kulturdepartementet kapittel 328 Museum og andre kulturvernformål (s. 96): «Frå 2015 omfatter bevigningen til Musea i Sogn og Fjordane også tilskudd til Nordisk kunstnarsenter Dale. Disse midlene ble i 2014 bevilget under kap. 322, post 78. Musea i Sogn og Fjordane skal i 2015 åpne det nye reiselivsmuseet i Balestrand og har for øvrig utfordringer knyttet til bygningsmessig vedlikehold. På denne bakgrunn foreslås et styrket statlig tilskudd.» Viser vidare til pressemelding 104/14 der det går fram at av samla midlar er kr. 3,3 mill. øyremerka styrking av arbeid med bygningsvern, samlingsforvaltning og drift. Midlane skal og dekke ordinær løns- og prisstigning og midlar i samband med opning av NRM i Balestrand. MiSF får samla ei styrking av driftsmidlar i 2015 med kr. 6,789 mill. (sjå vedlegg) o 3,5 mill. til drift av Nordisk Kunstnarsenter Dalsåsen (NKD) (sjå eiga orienteringssak) o 3,3 mill. skal fordelast på ulike tiltak: Administrasjonen vurderer følgjande fordeling i arbeidsbudsjett for 2015: 1,0 mill. ordinær løns- og prisstigning inkl. NKD (ca. 3%) 1,0 mill. auka ressursar SFKM/ADM - om konsolidering med NKD 1,0 mill. i etableringsmidlar til DHS-SF/NRM i Balestrand i samband med opning i 2015 0,3 mill. til styrking av arbeid med bygningsvern, samlingsforvaltning og drift Nordisk Kunstnarsenter Dale Viser til orientering i styremøte 28.08.2014. Informasjon frå møte med Kulturdepartementet v/avdelingsdirektør Stein Sægrov og SF fylkeskommune v/fylkesdirektør Ingebjørg Erikstad 11.09.2014. Orientering i styremøte v/styreleiar og direktør. Før drøftingar vedtok eit samrøystes styre at styremedlem Arild Hartmann Eriksen er inhabil i saka. Styret inviterte deretter Arild Hartmann Eriksen i funksjon som direktør ved Nordisk Kunstnarsenter Dale til å informere om dei tilsette og styret sine synspunkt på kunstnarsenterert som ein del av MiSF. 2
Fordeling av økonomiske ressursar Brev av 07.10.2014 m/synspunkt frå eigarstyret i DHS-SF til styresak 23/2014. Administrasjonen informerer om kvalitetssikring av modell, konsekvensar for dei ulike avdelingane og plan for iverksetjing av endra fordelingsnøklar. /. Vedlegg: Brev av 07.10.2014 frå eigarstyret i DHS-SF Fellesmagasinet Oppfølging av Kløften. Signal frå SF fylkeskommune / Alternative løysingar? Utdelt i møte: Svarbrev av 17.10.2014 frå SF fylkeskommune Brev av 19.08.2014 til SF fylkeskommune Saka vart drøfta i HUK 23.09.14 og seinare i finansutvalet 24.09.14. som i si drøfting rådde til følgjande: «Finansutvalet ser at musea i Sogn og Fjordane har utfordringar i høve magasinkapasitet, og at dette hemmar arbeidet med samlingsforvaltninga. Musea i Sogn og Fjordane vert difor beden om å kartlegge alternative måtar å løyse magasinfordringa på som kan gje ei rimelegare løysing for fylkeskommunen. Herunder skal eventuell desentralisert magasinering vurderast.» På bakgrunn av tilrådinga er det førebels lagt inn att 60,9 mill. kroner til fellesmagasin; fordelt over åra 2016, 2017 og 2018. Etter drøftingar ga styret følgjande oppdrag til administrasjonen i MiSF: 1. Administrasjonen får i oppdrag å utarbeide eit framlegg til fellesmagasin/lokale for fellesadministrasjonen/nye lokale for Sunnfjord Museum. 2. Løysinga må ha ei maksimal kostnadsramme på 100 mill. kroner. 3. Ei førebels skisse på vere klar til desembermøtet. Kystmuseet Betongskaden Administrasjonen informerer om status og framdrift i arbeidet Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande SAK 30/2014: NORSK REISELIVSMUSEUM SKILD UT SOM EIGA DRIFTSAVDELING Saksansvarleg: Anne-Marie Førde Saksgrunnlag: Grunnlaget for saka er styrevedtak i MiSF, sak 18/2014 og 22/2014 styrevedtak i sak 22/2014: Norsk Reiselivsmuseum ut som eiga avdeling: 1. Styret for MiSF vedtar at Norsk Reiselivsmuseum kan skillast ut som eiga driftsavdeling med eigen avdelingsdirektør og budsjett/rekneskapsansvar. 2. Styret ber om at det blir lagt fram ei sak til oktobermøtet, der styret kan ta stilling til oppretting av eiga avdeling eller ikkje. 3
Følgjande vedtekter og avtale er lagt til grunn: Stiftingsvedtektene (14.01.2009) for MiSF. Sist endra 23.03.2011 Driftsavtalen (14.01.2009) mellom stiftinga MiSF og eigarane (De Heibergske Samlinger - Sogn Folkemuseum, Sunnfjord Museum, Nordfjord Museum, Kystmuseet i Sogn og Fjordane, og Sogn og Fjordane Kunstmuseum) Stiftingsvedtektene for DHS-SF som tilpassa vedtektene til MiSF 16.11.2009 Utdrag frå formålsparagrafen ( 2) til stiftinga DHS-SF: Stiftinga sitt formål er å stå som eigar av museet De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum, inkludert avdelinga Norsk Reiselivsmuseum. Drift og vedlikehald av eigedomar og eigneluter er gjennom avtale datert 14.01.2009 overteke av stiftinga Musea i Sogn og Fjordane. Saksutgreiing: Styrevedtak 22/2014 og invitasjon til å komme med synspunkt, vart sendt til følgjande: De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum Sunnfjord Museum Nordfjord Folkemuseum Kystmuseet i Sogn og Fjordane Norsk Kvernsteinsenter Sogn og Fjordane Kunstmuseum Forskerforbundet Museumsansattes Forening (MAF) Vernetenesta i MiSF Stiftinga DHS Sogn Folkemuseum Balestrand kommune /. Vedlegg: Innkomne spørsmål og høyringsuttalar frå: De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum Sunnfjord Museum Nordfjord Folkemuseum Kystmuseet i Sogn og Fjordane Forskerforbundet Stiftinga DHS Sogn Folkemuseum, styrevedtak 7.10.2014 Balestrand kommune v/formannskapet 02.10.2014 Innkomne høyringsuttalar frå avdelingane vart drøfta på leiarmøtet 29.09.2014. Avdelingar som ikkje hadde sendt skriftleg tilbakemelding innan fristen, orienterte om sine synspunkt i sjølve møte. Historisk tilbakeblikk NRM var ei sjølvstendig driftseining f.o.m. etableringa t.o.m. driftsåret 2006 og med offentlege driftstilskot fordelt mellom stat/fylkeskommune/kommune. Konsolideringsprosessen landet over var i godt gjenge og staten øvde sterkt press på musea og fylkeskommunen som var utpeika til å vere «motor» i prosessen for å få musea som framleis ikkje var ein del av det nasjonale nettverket, på plass i ei konsolidert eining. Heilt sidan NRM kom med på den halvoffentlege tilskotordninga, fekk museet statstilskotet direkte frå ABM-utvikling. I 2005 argumenterte ABM-utvikling sterkt for at NRM skulle konsolidere seg med DHS-SF, i tråd med politiske føringar om eit nasjonalt museumsnettverk. Kulturdepartementet og ABM-utvikling (tidl. Norsk museumsutvikling) hadde tidleg vist stor interesse for ein driftsmodell tufta på ein spleisemodell mellom 4
kultur og næring (museum og reiseliv), men som skulle vise seg å vere ein meir teoretisk enn praktisk tilpassa driftsmodell. 2006 var det siste året NRM mottok direkte overføring av driftstilskot frå ABM-utvikling, og skulle drifta halde fram, var museet heilt avhengig av å slutte seg til eit anna museum for å stette krava for statlege driftsmidlar, og same året innleia NRM og DHS-SF forhandlingar om konsolidering. 01.01.2007 vart NRM ei integrert avdeling i stiftinga DHS-SF. Dersom NRM og DHS-SF ikkje var blitt konsolidert i 2007, og NRM hadde greidd å finansiere drifta t.o.m. 2008, er det mest truleg at NRM i dag hadde vore ei sjølvstendig avdeling i MiSF. Status økonomi DHS-SF får i dag tilført i underkant av 2,0 mill. til å drive NRM. Det skal dekke 2 stillingar og dagleg drift. Som følgje av konsolideringa fekk DHS-SF auka driftstilskotet med 400.000 frå staten og 100.000 frå fylkeskommunen totalt fekk avdelinga 1.4013.000 for å overta driftsansvaret for NRM. Før konsolidering i 2007 hadde NRM 1 stilling. I 2011 vedtok eit samla styre: «Ny, fast stilling ved Norsk Reiselivsmuseum, blir oppretta frå 01.04.2011. Lønsmidlar til stillinga ligg innanfor føreslegen budsjettramme for De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum.» Økonomiske vurderingar Husleige og teknisk kontroll/tenester frå Statsbygg er i heilskap dekka av øyremerka midlar frå Kulturdepartementet. I søknad til Kulturdepartementet var det for 2009 budsjettert med 1,5 mill. kroner i billettinntekter. Departementet har også lagt føringar i forventa driftsinntekter: «Det er forutsatt at utgifter til indre vedlikehold og brukeravhengige driftskostnader må dekkes av museets publikumsinntekter.» (Kulturdepartementet/Brev av 22.11.2010) Under føresetnad av styrets prioriteringar for 2015-budsjettet og uavhengig av driftsmodell, vil det bli sett av friske midlar i samband med etablering av NRM. Usikre prognosar for eit samla regionalt driftstilskot, vil kunne føre til at det økonomiske driftsgrunnlaget for musea i Sogn og Fjordane kan bli svekka i nær framtid. Sogn og Fjordane fylkeskommune har gjort vedtak om å endre fordelings-nøkkelen mellom fylkeskommunen og kommunane til 25/15, og vil redusere drifts-tilskotet til MiSF med 1,1 mill. kroner i tre år framover. Dette vil også influere på drifta ved NRM, både som sjølvstendig driftseining og som integrert avdeling i DHS-SF NRM som integrert del av DHS-SF NRM vil være eit lite spesialmuseum i lang tid framover og vil trenge støtte på mange fagområde. DHS-SF vil difor måtte vurdere faglege prioriteringar innan «eigne rekkjer» for å kunne å gi NRM faglege støttefunksjonar. DHS-SF representerer eit regionalt fellesskap, og dette kan også omfatte og støtte NRM i si utvikling, men det utfordrer igjen DHS-SF på prioriteringar av utvida arbeidsoppgåver. Fordi DHS-SF er eit regionmuseum og har ei dør inn til et regionalt fellesskap, kan det gi ei sterkare forankring i reiselivet/turistdestinasjon, men kan DHS-SF også ivareta strategisk forankring i reiselivsnæringa, og vil ei slik forankring vere tilstrekkeleg for å ivareta NRM sine nasjonale ambisjonar? 5
Andre viktige argument som kan tale for å halde fram felles drift, spesielt for tilsette ved NRM, er at ei oppsplitting vil kunne føre til eit svekka fagmiljø og personalet i NRM vil heller ikkje vere ein del av eit større personalforum i regionen. NRM som sjølvstendig driftsavdeling NRM er eit bransjemuseum med eit spesialtema som i praksis ikkje utan vidare har støtte i eit «tradisjonelt» kulturhistorisk museum. NRM krev også andre nettverk å støtte seg på, som t.d.: o Reiselivsnæringa sine organisasjonar o Museum som har reiseliv som særleg viktig tema o Utdannings- og forskingsinstitusjonar innan reiselivet sine delnæringar o Arkiv og bedrifter som har relevant dokumentasjon o Bransjemuseum i utlandet. Andre argument som talar for NRM som eiga driftseining, kan vere at museet då vil vere meir synleg for omverda. Ein skal heller ikkje sjå vekk frå at det kan vere enklare å rekruttere kvalifisert leiar dersom NRM er ei sjølvstendig driftsavdeling. Høyringsuttalar Legg ein høyringsuttalar til grunn for vurdering av å trekke drifta av NRM ut av DHS-SF, er konklusjonen klar. Alle som er blitt inviterte til å komme med synspunkt, ønskjer at NRM skal halde fram som integrert driftseining i DHS-SF. Det er berre DHS-SF som på eigne vegner, kan sjå fordelar med å skilje ut NRM som eiga driftseining: «For DHS-SF sine anlegg i Sogndal vil truleg ei utskiljing av NRM isolert sett vere ein fordel. No brukar avdelinga meir ressursar på drifta i Balestrand enn det som er finansiert av den delen av tilskota som vil gå til NRM.» Men også DHS-SF er tydeleg på at det er fleire argument som talar mot enn som talar for å splitte opp drifta av NRM og DHS-SF. Eit anna argument som også har hatt sterkt fokus, spesielt i tilbakemeldingar frå avdelingane, er faren for at eit vedtak om å skilje NRM som eiga driftseining, vil kunne føre til presedens for andre underavdelingar som måtte ønskje ei slik organisering innanfor MiSF. Nokre avdelingar er også uroa over at manglande kapasitet i administrasjonen kan føre til at viktige oppgåver blir forseinka eller sett på vent grunna fleire og nye utfordringar som skal handterast. «Administrasjonen er inne i eit krevjande og svært viktig arbeid for å berge driftstilskot til avdelingane i MiSF, budsjettprosedyren for 2015 er i gang og har korte fristar, det hastar med å få implementert årets nye ordningar og planar (IA-avtale, bedriftshelseordning, livsfaseplan) i organisasjonen. For MiSF samla sett er det viktig at desse sakene har høgste prioritet nett no.» Strategi og utviklingsplaner i MiSF Strategiplan 2011-2014 skal reviderast. I tilknyting til dette arbeidet er det naturleg også å evaluere driftsstruktur og sjå nærare på korleis musea kan få betre uttelling og synergieffekt av det faglege fellesskapet i MiSF. I år er det fem år sidan MiSF formelt vart stifta som ei konsolidert eining og tida kan vere inne for å sjå nærare på utviklingsliner innan fleire felt i organisasjonen. Sett i lys av å skulle evaluere driftsstruktur i MiSF, er ein litt for tidleg ute til å vurdere oppsplitting av drift mellom NRM frå DHS-SF. 6
Konklusjon Uavhengig av argument for eller i mot å lausrive drifta av NRM frå DHS-SF, er val av tidspunkt for endring av driftsmodell, særdeles uheldig. Ein står no framføre sluttføring av og innflytting i det nye bygget til NRM med alt det fører med seg av praktiske oppgåver. I lang tid har tilsette i MiSF og eksterne ressursar arbeidd med utstillingskonseptet som skal kvalitetssikrast, monterast, tilpassast og utprøvast før opninga i 2015. I tillegg er ein også i gong med planleggingsarbeidet for å sette i stand dampekspedisjonen og området mellom kaia og museumsbygget med arbeidskraft frå DHS-SF. Arbeidet er forventa å vere sluttført til opninga og er berre eitt eksempel på synergieffekten av å vere ei driftseining. Å skilje DHS-SF og NRM f.o.m. driftsåret 2015, vil også kunne føre til mykje ulempe og meirarbeid, ikkje berre for NRM, men også for administrasjonen i MiSF i ein overgangsperiode. NRM som sjølvstendig driftseining, vil forvente å få ekstra god oppbakking av administrasjonen fram til opninga av museet og vidare over tid, i ein innkøyringsperiode, noko direktøren også vurderer som sjølvsagt. I statsbudsjettet for 2015 er det lagt føringar på at MiSF skal overta drifta av Nordisk Kunstnarsenter Dale (NKD) f.o.m. 01.01.2015. Å implementere tilvekst av nye einingar er ressurskrevjande og vil medføre nye og fleire oppgåver for administrasjonen som frå før er hardt pressa på drift og utviklings-/oppfølgings-oppgåver i heile organisasjonen, ikkje minst på personalsida. Avslutningsvis er det viktig å understreke at vurderingar og konklusjonar i tilbakemeldingane er tufta på styrevedtaka i MiSF, stiftingsvedtekter og konsolideringsavtale. På bakgrunn av presserande arbeidsoppgåver og tidspress i administrasjonen denne hausten, har direktør ikkje hatt kapasitet til å kartlegge og konsekvensutgreie alle sider i denne saka, slik det hadde vore ønskjeleg, men ut frå ei samla vurdering, vil direktør gjere følgjande 1. Norsk Reiselivsmuseum held fram som integrert avdeling i De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum i driftsåret 2015. 2. Ved revisjon av strategiplan og gjennomgang av driftsstruktur, vil ein på nytt vurdere framtidig organisering i MiSF. 1. Norsk Reiselivsmuseum held fram som integrert avdeling i De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum i driftsåret 2015. 2. Ved revisjon av strategiplan og gjennomgang av driftsstruktur, vil ein på nytt vurdere framtidig organisering i MiSF. SAK 31/2014: BILDENDE KUNSTNERES HJELPEFOND (BHK) STIPEND DELEGERTE TILDELINGAR Sakshandsamar: Morten Johan Svendsen/avd.dir. SFKM Saksgrunnlag: Sogn og Fjordane Kunstmuseum sitt BKH-stipend for 2014 er etablert i samarbeid med Bildende Kunstneres Hjelpefond (BKH) og har til formål å stimulere kunstnarleg verksemd 7
i Sogn og Fjordane. Kunstnarar knytt til Sogn og Fjordane kan søke. Søknaden er vurdert på grunnlag av CV, prosjektomtale, digitalt visuelt materiale og andre verkreferansar. Kunstfagleg råd har handsama innkomne søknader i møte 10. oktober 2014. Ytterlegare informasjon og innstilling sjå vedlegg. /. Vedlegg: BKH Stipend 2014 Innstilling BKH Stipend 2014 Søknad Styret for MiSF vedtar å sluttar seg til framlagt tilråding frå Kunstnarleg råd på tildeling av BKH stipend for 2014. Styret for MiSF vedtar å sluttar seg til framlagt tilråding frå Kunstnarleg råd på tildeling av BKH stipend for 2014. SAK 32/2014: YMSE Direktør informerte om: Måløyraidsenteret Svarbrev frå KUD til Stiftinga Måløyraidsenteret i samband med søknad om midlar. (kopi delt ut i møte) Styret viser til fylkeskommunal handsaming og forheld seg til fatta vedtak. Personalsituasjonen ved SFKM Avdelingsdirektør ved Sogn og Fjordane Kunstmuseum har sagt opp stillinga med verknad frå 01.02.2015 Marknadsressurs status Aktuell kandidat ynskjer eit 3 års engasjement for å vurdere stillinga. Styret ber administrasjonen sjå på finansiering av stillinga i samband med føreståande budsjettprosess. Harry Mowatt Styreleiar Anne-Marie Førde Direktør Laura Kvamme Olve Grotle Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen Olin Johanne Henden 8