FORRETNINGS- REISER 7TIPS

Reisepolicy Skaff deg reiserutiner som kutter kostnader DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Outsourcing Spar tid, la reisebyrået bestille billettene dine Reisekort og -konto Anticimex AS har aldri reist enklere og billigere FORRETNINGS- REISER Nr. 14 / Febr. 10 FOTO: ANDERS AA. HAGEN 7TIPS TIL BEDRE OG MER EFFEKTIV REISEVIRKSOMHET GJØR REISEN TIL EN GULLGRUVE Møt mulighetene: Reiser skaper tillit, og tillit gir nye kontrakter. Lytt til reiseguru Jens A. Riisnæs. Motivasjon Få maks utbytte av bedriftens neste konferanse BY PÅ UNIKE, NORSKE OPPLEVELSER! FOTO: CH/INNOVATION NORWAY Momsrefusjon Slik gjør du harrytur til hurratur for alle dine ansatte REIS TIL STOCKHOLM, FÅ MOMSFRITAK. FOTO: ISTOCK

2 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET UTFORDRINGER Med lavkonjunktur kan det være nødvendig å tilpasse sitt kostnadsbilde, selv om behovet for å møte mennesker forblir det samme. For relasjoner bygges best ansikt til ansikt. Skap suksess i møte med andre VI ANBEFALER SIDE 14 Kai Hollstedt Informasjonssjef, Stiftelsen VEKST Teknologi AS Om bord i en båt får det sosiale aspektet ved en konferanse ekstra betydning. Forretningsreisemarkedet har hevet norsk hotellomsetning gjennom en lang konjunkturoppgang. Når hjulene går fort rundt i næringslivet, er tidene gode også for dem som tilbyr sine tjenester til forretningsfolk på reise. Når kontrakter skal inngås pleies relasjoner på gourmetrestauranter og på kaffebarer. Vi reiser på seminar og kurs for å bli bedre kjent med kolleger og relasjoner, for å tilegne oss ny kunnskap, eller som premiering for utført arbeid og motivasjon til ny dyst. Tilsvarende merkes det umiddelbart på forretningstrafikken når tidene blir tøffere. Den psykologiske effekten er sterk. En del bedrifter innfører full reisestopp, og mange kutter kraftig ned på sin reise- og representasjonsaktivitet. Å kutte er nødvendig Mange iverksetter både innkjøpsstopp, overtidsstopp og 1 reisestopp, og en del nedbemanner. Det kan ta seg dårlig ut å feste mens kolleger må gå fra jobbene sine, så en del kutter også ned på julebord og andre premierings- og relasjonsaktiviteter. Dette er vel og bra, og trolig helt nødvendig for virksomheter som opplever store endringer i sin omsetning i en lavkonjunktur. Skal man tilpasse sitt kostnadsbilde til en ny situasjon, er det greit å sørge for at man kan begrunne sine utgifter. Men det er forskjell på å barbere seg og skjære av seg haken. E-post, telefon og videokonferanse er utmerkede verktøy i en hektisk hverdag og belaster miljø, klima og budsjetter mindre enn reiser. Likevel forblir behovet mennesker har for å møtes, stort sett det samme, enten pilene i økonomien peker opp eller ned. Når konsernledelsen drar i nødbremsen og legger budsjettene på nytt, får vi et oppdemmet reisebehov. Oppgangen kommer Eksportnæringer og turistnæringen vil i 2010 fortsatt 2 leve med effekten av en krise som er mer alvorlig i resten av verden, enn den har vært her hjemme. Ved inngangen til 2010 forteller byhotellene at bookingene fra næringslivet er iferd med å ta seg noe opp. Trolig kommer oppgangen her først, før kurs- og konferanser med lengre planleggingshorisont og reisevei. Mye kan tyde på at aktiviteten er på vei opp i en del bransjer, selv om det er for tidlig å friskmelde hele næringslivet. Som ellers merkes Dra til sjøs, til fjells og gjerne ut i skogen på teambuilding med kolleger, og oppdag nye sider ved deg selv og andre. Hilde Solheim Direktør i HSH Reise aktivitetsnivået i norsk og internasjonalt næringsliv godt i reiselivsbedriftene. Når reisevirksomheten tar seg opp, kommer forretningsfolk tilbake til hotellene. Vi avlyser ikke lenger nyttige og nødvendige møter og reiser av hensyn til signaleffekt, eller i påvente av å finne ut hvor ille nedturen egentlig kommer til å bli. La reisen bli en opptur Vi som jobber med reiseliv, 3 vet også at kompetanse, samhandling og relasjoner bygges i møter mellom mennesker. Vi trenger en god seng å sove i og et hyggelig kveldsmåltid når vi er på jobbreise. Vi ønsker å se et blidt fjes når vi sjekker inn på syv-flyet en grå vintermorgen og har en lang dag foran oss. En raus lunchbuffet eller en sunn frokost kan heve dagen akkurat så mye som du trenger for å hente deg inn igjen. Godt vertskap gir dagen det lille ekstra. Så sørg for at reisen eller konferansen er en opptur, ikke et ork. Spar der du kan, men spar deg ikke til fant. La møtet du må prioritere være hyggelig nok til at du ikke gruer deg til neste gang. Dra til sjøs, til fjells og gjerne ut i skogen på teambuilding med kolleger, og oppdag nye sider ved deg selv og andre. Les ekspertenes svar s. 16 1. Hvordan kan du effektivisere din forretningsreise på best mulig måte? Kolleger i HD-kvalitet s. 18 2. Med nytt videokonferanseutstyr kan du skaffe deg høyoppløselige kolleger over hele verden! Vi hjelper våre lesere til å lykkes! FORRETNINGSREISER, 14. UTGAVE, MARS 2010 Adm.dir.: Thomas A. Berge Redaksjonssjef: Petter T. Stocke-Nicolaisen Redigerer: Erlend Lans Pedersen Prosjektleder: Sophie Maartmann-Moe Telefon: 22 59 30 42 E-post: sophie.maartmann @mediaplanet.com Distribueres med: Dagens Næringsliv Trykk: Dagblad-trykk Kontakt Mediaplanet Telefon: 22 59 30 00 Faks: 22 59 30 01 E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører. Det gjør vi gjennom å motivere leserne til å handle for å løse relevante problemer, eller møte fremtidige utfordringer med suksess. Foto: Synnøve Haga Firmatur til Svalbard? Svalbard er Norges mest eksotiske destinasjon for gruppereiser, kurs og konferanser. Titler og posisjoner blåser bort over breer og fjell, og villmarkens liv gjør at pulsen slår raskere. Et hjerteslag lenger vekk fra kontoret. Vårt mai-tilbud inkluderer to overnattinger på Spitsbergen Hotel, konferanse leie en dag,to stk. 2-retters lunsj og to stk. 3-retters middager. Pris fra kr 2.600,- pr. person i dobbeltrom Gjelder for grupper på min. 10 pers. i perioden 2.-31. mai 2010. Pris inkl. ikke fly. Enkeltromstillegg kr 700,-. For mer informasjon el. bestilling: Tlf 79 02 61 00 / gruppe@spitsbergentravel.no

Foto: Heia Espen LOS&CO

4 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 1TIPS NYHETER SLIK BLIR BYGG GODE RELASJONER KONFERANSEN EN SUKSESS Spørsmål: Hvordan kan du unngå at konferansen blir en kjedelig og lite inspirerende affære for deltagerne? Svar: Velg arrangører som kan tilby unike omgivelser og opplev lokal kultur. At folk får ha interaksjon med hverandre i nye omgivelser, er ikke lenger nok for en konferansetur. Det må kunne gi deltagerne noe på et intellektuelt nivå. Det må være underholdende, noe lekkert å se på, miljømessig riktig og en liten virkelighetsflukt. Pål K. Medhus er utdannet LEOinstruktør fra Rovaniemi, og ble kåret til The Expert of The Year 2008. Han er også gründer av og medeier i Høve Støtt as på Geilo, som på bakgrunn av sin satsning på design, økoturisme og formidling av lokale verdier, ble nominert til Årets Reiselivspris 2009. Still strenge krav Medhus sier at bedrifter på konferanse bør stille strenge krav til arrangørene. Kvaliteten på norske opplevelser er på vei oppover. Det bør de som arrangerer konferanser, merke seg. Det er ikke lenger nødvendig å godta at det kun er tilgjengelig ballongdans, drikkeleker og et pop-orkester på en scene. Den tid er forbi, sier han. Heldigvis er det slik at flere og flere som driver med opplevelsesproduksjon, nå har en felles forståelse av hva som kan gjøres for at opplevelsene blir og oppfattes som minneverdige og meningsfylte. Ifølge Medhus bør planleggingen av konferanseturen overlates til profesjonelle. Selv om aktiviteter for noen er bare lek og moro, er det viktig at dette planlegges. Det er lurt å bruke profesjonelle opplevelsesprodusenter til dette. Å lage et program for en bedrift på tur, er et eget fag på lik linje med mat, drikke, regnskap og elektronikk, mener han. Medhus understreker også viktigheten av å velge en arrangører som tar bedriftens ønsker på alvor. Sett krav til dem som skal produsere opplevelser og aktiviteter. Sett krav til innhold, formidling og forsikring. De beste bedriftene har fokus på alle disse tre hoveddelene, sier han. Pål K. Medhus LEO-instruktør, gründer og reiselivsekspert Velg riktig sted Ifølge Medhus vil standard hotellopplevelser kun føre til lite inspirerte konferansedeltagere. Det er viktig å velge et hotell eller overnattingsprodukt som kan tilpasses gruppen som skal på tur, sier han. Blant de aktivitetene som blir best mottatt av bedrifter på tur, er opplevelser som involverer lokal e kulturuttrykk. Selv har jeg stor respekt for de konferanser der brennevin og øl til frokost, byttes ut med lokal mat, kulturformidling i frisk luft, og at det er lokale opplevelsesprodusenter som får være med å bestemme innholdet, sier Medhus. Sats på unike opplevelser Når det gjelder planlegging av konferanser, anbefaler Medhus å finne arrangører som har økoturisme som grunnfilosofi for sin virksomhet. Dette er bedrifter som skaper møteplasser som gir medarbeidere og gjester innsikt i lokalkultur, -samfunn og -miljø, samt ivaretar kultur-og miljøvern. Å etterleve disse punktene som opplevelsesprodusent, aktivitetsleverandør eller arrangør av konferanser, setter helt nye og skyhøye krav. Vinneren er naturen, miljøet, lokalsamfunnet, og ikke minst: De som opplever dette på helhetlige og gjennomtenkte arrangementer, forklarer Medhus. KATRINE SVILAND redaksjonen@mediaplanet.com Ongajoksetra. B. Raanes og S. Sørensen Røyland Gård. Peder Austrud Klokkergården. Leif Karstensen Walaker Hotell. Walaker Hotell Knutholmen. Knutholmen Harahorn. Espen Grønli Hoel Gård. Esten Borgos Bekkjarvik Gjestgiveri. Bekkjarvik Gjestgiveri Helgaker Gård. Esten Borgos Øvre Vang Gård. Esten Borgos Ramsvig Handelsstad. Lise Bjelland Kringler. Esten Borgos

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET MARS 2010 5 FINN SAMMEN I NORD Det unike med turen til Ongajoksetra var først og fremt setra i seg selv, de vakre naturomgivelsene, samt atmosfæren og mat -og vinopplevelsene du får der, sier Jan Otto Aasen, Lederutviklingsansvarlig i Adecco. FOTO: TRYM IVAR BERGSMO/FINNMARK TOURIST BOARD Inspirer og styrk samholdet med unike inntrykk I forbindelse med sitt lederutviklingsprogram har Adecco i flere år benyttet seg av konferansetilbudet til en liten seter i Nord-Norge. Resultatet er inspirerte ledere og bedre samhold. Jan Otto Aasen Lederutviklingsansvarlig, Adecco EKSEMPELET Adecco begynte først å bruke Ongajoksetra gjennom vår lokale avdeling i Tromsø. Ryktet spredte seg internt om stedet, og flere har etter hvert benyttet seg av det. Det unike med turen til Ongajoksetra er først og fremt setra i seg selv, de vakre naturomgivelsene, samt atmosfæren og mat -og vinopplevelsene du får der, sier Jan Otto Aasen. Aasen er lederutviklingsansvarlig i Adecco, og siden begynnelsen av 2006 benytter han seg av stedet til en av samlingene i deres lederutviklingsprogram. For oss har det vært viktig med lite distraksjon fra andre, og for gjennomførelsen av en av samlingene i dette programmet har Ongajoksetra, med sin flotte og storslagne natur og stillhet, passet perfekt for de temaene vi har under samlingen, sier Aasen. I tillegg har Adecco fått ha stedet for seg selv. Setra tar nemlig bare inn én gjestegruppe om gangen. Man blir nesten som en slags husvenn under oppholdet, sier Aasen. Det jobber bare 3-4 personer der, og det gjør noe spesielt med samholdet i gruppen av å være så tett og nært på hverandre. Det gir et godt felleskap mellom dem som er der; man blir kjent på en annen måte, sier han. Opplev noe nytt Adecco har bevisst stort sett benyttet seg av setra høst-og vintersesongen. Det har vært en opplevelse for våre ledere, som i stor grad kommer fra de sydligere deler av Norge, å få oppleve Finmark, Matisdalen, Ongajoksetra, og ikke minst mørketiden, med sne, kulde og nordlys, sier Aasen. Fordelen med å legge konferansen til en liten seter sammenlignet med tradisjonelle kurssteder er, ifølge Aasen, først og fremst at gruppen kommer tett innpå lokal kultur. Det skaper en positiv atmosfære. Mye av maten er basert på lokale råvarer, og er laget fra grunnen. Mat- og vinopplevelsene er i toppklasse. Samtidig kommer du mye nærmere vertskapet og de ansatte på et slikt sted, sier han. Du prater med vertskapet på kjøkkenet, vi diskuterer maten med dem, vi sitter i sofaen foran peisen med de ansatte. Stort sett alle kommer på fornavn med vertskapet iløpet av oppholdet. Itillegg opplever vi også at ting går i orden for oss når vi har kurs. Problemer som oppstår løses, siste-minutt-ønsker etterkommes, og ønsker vi aktiviteter ute, så organiseres og utføres det fleksibelt og raskt, sier Aasen. KATRINE SVILAND redaksjonen@mediaplanet.com 5 AASENS BESTE TIPS Velg riktig sted Velg riktig sted for konferansen. Som kursansvarlig 1 er det fint å være på et sted der ingenting er et problem og ting bare går i orden. For Adeccos lederutviklingsprogram passet omgivelsene på setra godt med temaene for en av samlingene. Kast ut TV-en! Fravær av ting som kan virke forstyrrende, som for ek- 2 sempel TV kan være lurt. Vakker natur, ro og stillhet gir en bedre avveksling fra hverdagen! Gjør noe nytt Opplev lokal kultur og 3 uvante omgivelser. Små steder med engasjert vertskap skaper minnerike opplevelser. Bruk naturen Bruk naturen og gjør aktiviteter dere vanligvis ikke 4 gjør sammen. Gi ansatte et minne Gi de ansatte noe å glede seg 5 til når de skal på konferanse. Ansatte I Adecco som har vært på Ongajoksetra, snakker gjerne om oppholdet i lang tid etterpå. Stedet er av en slik karakter at nye ledere som skal inn på Lederprogrammet vårt, tidlig begynner å spørre om tidspunkt for en eventuell tur til Ongajokssetra. Finmark har således mange ambassadører i dette selskapet. FOTO: FINNMARK REISELIV Norges håndplukkede kurs- og konferansesteder Per Gynt-gården. Esten Borgos Vi har plukket ut 15 særegne steder som representerer noe av det beste Norge kan by på innen kurs og konferanser. Stedene har sjel og egenart, og er spesielt utvalgt fordi omgivelsene, aktivitetene og det kulinariske representerer noe unikt og annerledes. For mer informasjon, se visitnorway.no/handplukket. Kongsvold Fjeldstue. Kongsvold Ringnes Gård. Ringnes Gård

6 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 2TIPS NYHETER SØRG FOR GODE REISERUTINER SPØRSMÅL OG SVAR Thomas Johansen Key Account Manager i VIa Travel Innfør reisepolicy, oppnå gode resultater Spørsmål: Hvorfor bør du innføre gode rutiner for hvordan reiser gjennomføres? Svar: Med en god reisepolicy i selskapet, kan du spare store beløp. SLIK LYKTES VI I forbindelse med et innsparingsprosjekt i Posten Norge, ble reiser utpekt som ett av områdene som ville gi store besparelser. Et samarbeidsprosjekt med VIA Travel ble løsningen. Posten utfordret reisebyrået til å utvikle nye løsninger for å støtte konsernets valg av leverandører, rapportere kjøpsadferd og etablere oppfølgingsrutiner. Vi lagde nye rutiner for godkjenning av reiser, behandling av avvik og oppfølging ved brudd på policy, sier Petter Andresen, innkjøpsdirektør i Posten Norge. Oppnå raske resultater Tiltakene og ny reisepolicy ble forankret i konsernledelsen, og distribuert til samtlige ansatte pr. e-post og en stor artikkel i Postens internavis. Resultatene lot ikke vente på seg. Besparelsene kom bare én måned etter implementering. De ansatte ble fort lojale mot den nye policyen. Antall reiser ble redusert, online-andelen økte, snittprisene på fly gikk ned, og de totale reisekostnadene ble redusert betraktelig, fortsetter han. Velg rimeligste alternativ Posten Norge har nå en klar reisepolicy: De konsentrerer seg om planlegging, koordinering og at reiser bestilles og gjennomføres på en mest mulig kostnadseffektiv måte. Andresen forteller at dette inkluderer at bestillingen skal skje så tidlig som mulig, og så snart den FAKTA Reiseinstruks for Posten Norge Vurder behovet for å reise. Innhent godkjenning for reisebehovet fra nærmeste leder. Bestill så tidlig som mulig 50 % bestilles færre enn 7 dager før avreise. For å få de beste hotell- og flyprisene, bør bestilling skje vesentlig tidligere. Bestill alltid fly, hotell og leiebil online eller gjennom reisebyrået - ikke direkte hos leverandøren. Bruk kredittkort. Unngå ombooking, dersom det er mulig. Må du booke om, skal dette skje gjennom reisebyrået, ikke direkte hos flyselska- Vi lagde nye rutiner for godkjenning av reiser, behandling av avvik og oppfølging. Petter Andresen Innkjøpsdirektør i Posten Norge ansatte vet når han skal reise. Unødvendige overnattinger skal unngås, og våre ansatte skal alltid velge det rimeligste reisealternativet så lenge det ikke finnes en god grunn for å velge noe annet. Men først må de vurdere om reisen pet eller hotellet. Reiseregning skal leveres umiddelbart etter reisen, samtidig som du skal gi informasjon om reisen. Hva var reisens formål, reisemål til og fra, samt dato og klokkeslett for ut- og innreise må fremkomme i reiseregningen. Følgeseddel fra reisebyrået skal vedlegges. Dersom det er avvik fra reiseinstruksen, skal godkjenning fra nærmeste leder legges ved. Bestillingsbekreftelse fra reisebyrådet skal legges ved reiseregningen. HA EN KLAR POLICY Unødvendige overnattinger skal unngås, og våre ansatte skal alltid velge det rimeligste reisealternativet så lenge det ikke er en god grunn for å velge noe annet, forklarer Petter Andresen, Innkjøpsdirektør i Posten Norge. FOTO: ISTOCK i det hele tatt er nødvendig. Dersom det er mulig å gjennomføre en telefonkonferanse, skal det prioriteres, sier Andresen. Endre adferd Posten har samarbeidet med ulike leverandører for å lage et fullverdig system for deres reisevirksomhet. De ønsket å ha alt på ett sted, slik at fly, leiebil, kort og hotell kunne bestilles i samme løsning, istedenfor hos ulike leverandører. Posten har en skreddersydd online-portal, der styringen mot de ulike leverandøravtalene blir håndtert. Thomas Johansen, Key Account Manager i VIA Travel Norge, understreker at enkelte områder er viktigere enn andre når du skal lage en god reisepolicy. Først og fremst må bedriften og ansatte tenke igjennom hvilket behov og muligheter de faktisk har. Og så må kunden erkjenne at det må en forandring til, for at reisekostnadene skal reduseres. Tiltakene må så forankres hos selskapets ledelse. Uten riktig forankring vil det være vanskelig å etterleve en ny reisepolicy, sier Johansen. Han understreker at det selvfølgelig vil bli en del utfordringer i starten, siden mange er vant til å gjøre reiseforberedelser på en bestemt måte. Men de fleste vender seg raskt til det nye systemet, forsikrer han. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com Hvordan lager dere en reisepolicy for kunden? En reisepolicy lager vi i! samarbeid med kunden, og vi hjelper dem med å styre etter denne. Alle kundene er nemlig forskjellige, og har ulike behov når det gjelder valg av fly, hotellkjede og leiebil. Når det gjelder tjenestereiser for Posten Norge, skal det alltid være så raskt og rimelig som mulig. Ingen skal reise på 1. klasse eller Business Class. Avvik i forhold til dette skal avklares med en konserndirektør før reisen bestilles. Hvilke fordeler oppnår du ved å bruke online bookingsystem?! Et online bookingsystem er veldig brukervennlig. Du kan enkelt og raskt bestille fly, hotell, leiebil og flytaxi hele døgnet. Det er kostnadsbesparende, ettersom det beviselig gir lavere snittpriser i tillegg til reduserte honorarer. Du får en bedre oversikt når alle aktuelle selskaper og priser er i ett og samme skjermbilde. Systemet er fleksibelt, det vil si at du kan kombinere ulike flyselskaper og pristyper på utog hjemreiser. Det forenkler og automatiserer din reiseadministrasjon. Du har selv mulighet for å endre og avbestille reiser, samtidig som du har god oversikt over alle fremtidige og historiske reiser, også de som er bestilt via reisekonsulent. Du får tilgang til lavprisselskaper, og mottar en bekreftelse av bestilling per e-post og SMS. Er det mulig å ha en optimal reisepolicy som også ivaretar miljøet?! Vår målsetting er å være i førersetet som rådgiver og tilrettelegger når det gjelder miljøvennlig reising. Vi tilbyr klimabilletter og miljøregnskap og hjelper miljøbevisste bedrifter i arbeidet med å bli klimanøytral. Den beste måten å systematisere bedriftens miljøarbeid på, er å implementere det i sin reisepolicy. En god reisepolicy er som oftest det beste verktøyet til å få kontroll og oversikt over ikke bare kostnader, men også forbedringsmuligheter, effektivitet i reiseplanlegging og miljøtiltak.

Når selskaper velger betalingssystem, er prisen og mulighetene til å spare penger det som påvirker beslutningen i størst grad. Vi kan stolt konstatere at First Card er det betalingssystemet som har flest fornøyde kunder på disse punktene. (Kilde: Nordic Business Travel Barometer 2008.) Ifølge statistikken kan man i prinsippet legge på 500 kroner på hver leverandørfaktura som skal betales. At administrasjon koster mye penger, må være en velkjent sannhet, likevel har vi en følelse av at mange ikke vet hvordan de skal redusere kostnadene. færre fakturaer og raskere håndtering Ved bruk av First Card blir fakturaene færre, ettersom det er mulig å samle en mengde ulike innkjøp i samme system. Det gjelder både kortkjøp og betaling av reiser, som gjøres enkelt via First Card reisekonto. Dessuten er det gode sjanser for at et bytte til First Card innebærer at håndteringen av fakturaene går raskere enn tidligere. Betalingssystemet First Card er utformet for å kunne tilpasses og samspille med en mengde ulike økonomisystemer. hva betyr dette for akkurat ditt selskap? Vil du vite mer om hva det kan bety for dine fakturakostnader, kan du gjerne ringe First Card Kundeservice. Velkommen til First Card betalingssystemet som sparer penger for din bedrift. First Card Kundeservice telefon 22 65 83 16, www.firstcard.no First Card utstedes av Nordea Bank Norge ASA

8 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER La ekspertene ta seg av fi rmareisen Spørsmål: Hvorfor er det en god idé også for små og mellomstore bedrifter å benytte seg av et reisebyrå, som ordner alt for de ansatte når de er ute og reiser? Svar: Fordi selskapet får konsentrert seg om sin kjernevirksomhet isteden for å svare på små og store spørsmål. Ikke alle er så vant til å reise, og mange liker uansett å ha det helt trygt og 100 prosent planlagt. De tenker ut alle eventualitetet på forhånd, og vil ha svar på det meste som kan gå galt. Det kan bli svært tidkrevende. På særlig detaljerte spørsmål må vi kanskje selv lete etter svaret. Da er det uvurderlig for oss at vi samarbeider med et selskap som er fleksibelt, kan svare på alt og ordner det meste, sier daglig leder Ulrika Herlofsen i Gateway College. Gateway College organiserer studieopphold i utlandet for norske universiteter og høyskoler. De har lokaler på eksotiske steder som Bali og Salvador i Brasil. LA PROFFENE GJØRE JOBBEN. Spørsmålene kan bli mange fra de som skal ut å reise spar tid ved å la profesjonelle organisere turen. FOTO: ISTOCK Fokuser på det du kan Hvert år sender de ut ca. to tusen studenter og i tillegg skal om lag to hundre lærere og ansatte ut til studiesteder over hele verden. Gateways kjerneoppgave er å finne studentene, slik at tilbudene fylles opp, og å drive studielokalene. De skaffer også studentene et sted å bo. Pensum er derimot lærestedenes ansvar. Og selve reisen til de mange studentene, lærerne og andre ansatte som stadig er på reiefot, har de i flere år satt ut til et reiseselskap som tilbyr totalservice. REISETRENDER Ny amerikansk optimisme Forretningsreisemarkedet vil holde seg på 2009-nivå i 2010 eller vokse, lyder spådommene fra det amerikanske selskapet Travel Leaders, som har gjort en undersøkelse blant amerikanske reisebyråer. Roger. E. Block, president for Travel Leaders Franchise Group, sier at flere forretningsreisende har begynt å reise første klasse og business class igjen, etter å ha valgt billigere alternativer siden finanskrisen tok til. 28 % av de spurte mente det vil bli flere forretningsreiser Slik får du svar Det er mye å tenke på i forbindelse med en reise, særlig hvis den ikke går til kjente steder som f. eks. London. Hvilket selskap skal jeg bruke? Hva er billigst? Hvordan skal jeg få sendt i 2010 enn i fjor, 38 % mente at det vil ligge på samme nivå og 11 % tror det blir nedgang. Også ifølge en prognose fra American Express Travel vil innenlandske forretningsreiser i USA stige, men kun med 1 til 6% sammenlignet med ferske tall fra 2009. Observatører utenfor bransjen er mer forsiktige. Reiseskribenten David Kelly mener at næringslivet vil fortsette å velge økonomiklasse, reise mindre, satse mer på videokonferanser og prioritere miljøvennlige reiser. 3TIPS GJØR DET DU KAN BEST nok bagasje? For ikke snakke om: Må jeg mellomlande, og hvor bør jeg i så fall gjøre det? Er det god nok tid til mellomlandingen? Kan jeg utsette reisen, hvis det skulle bli nødvendig. Eller: Kan jeg bestemme meg i siste liten for å reise via noen andre spennende land på hjemreisen og lage en liten feire av det? Hva med visa? Hva med vaksiner? Er det farlig på bestemmelsesstedet? Slikt får du ikke alltid svar på, dersom du bestiller selv på internett. Mens et reisebyrå med totalpakke, kan trylle frem svar på de mest detaljerte spørmål. Skap trygghet og goodwill Selv om det bare et lite mindretall som ønsker svar på alt, ville det tatt mye av arbeidsdagen, hvis vi ikke hadde hatt en god ordning med et reisebyrå som i motsetning til oss virkelig kan svare på alt, sier Herlofsen. For oss er det en stor fordel å samarbeide med et lite reisebyrå. Vi har en utrolig god dialog. Vi kjenner alle fire som jobber i reisebyrået her Oslo, og de kjenner oss. Vi har stadig revurderinger og møter med reisebyrået for å forbedre tjenesten. At alt går som smurt gir oss goodwill hos kundene våre, som er universitetene og høyskolene. For studentene kan det betyr at de velger å reise overhode. De hadde kanskje ikke turt hvis de ikke hadde følte seg så godt tatt vare på. Det føles trygt, påpeker hun. NINA KRAFT redaksjonen@mediaplanet.com REISELIVSNÆRINGEN Fortsatt nedgang for reiser med jobben Omsetningen for næringer som transporterer passasjerer økte i tredje kvartal 2009 sammenlignet med tredje 2008. Dette skillet er mest markant i sjøfartsnæringen. Her falt omsetningen for godstransport med over 20 prosent fra 3. kvartal i fjor til 3. kvartal i år, mens passasjertransport kunne vise til en økning på nesten 14 prosent i samme periode. Det var også økning i passasjerer, men mindre godstransport på jernbane og vei i samme tidsrom. Mens det både ble færre flyreiser her i landet og mindre godstransport med fly. Færre utlendinger I 2009 totalt var det 17,7 millioner overnattinger ved norske hoteller, en nedgang på tre prosent fra 2008. Tallet på norske og utenlandske overnattinger gikk ned med henholdsvis 1 og 10 prosent. Men Norge er fremdeles populært i land som Italia og Frankrike; omsetningen for overnattinger fra disse landene økte med 13 og 4 prosent fra 2008 til 2009. Samtidig gikk det britiske markedet ned med hele 21 prosent i den samme perioden. Det kom også færre tyskere. Tallet på kurs- og konferanseovernattinger og yrkesovernattinger gikk i 2009 ned med henholdsvis 7 og 5 prosent fra 2008 til 2009. Det var omtrent like mange ferieovernattinger i 2009 som året før. Nordmenn gjennomførte i alt 6,8 millioner overnattingsreiser i 3. kvartal 2009. Dette er 2 prosent færre enn i samme kvartal i fjor. Som forrige kvartal var nedgangen størst for utenlandsreisene. Med vår kompetanse hjelper vi bedrifter å finne enkle og kostnadseffektive løsninger for møter og reiserelaterte tjenester Tøffe tider krever riktig kompetanse og et stort engasjement Vi senker dine reisekostnader fra dag en! Vinner av Grand Travel Award 2010 Ta kontakt med oss for en lønnsom og hyggelig reiseprat, det vil du garantert tjene på 22 47 88 40 oslo@ticket.no www.ticketforretningsreiser.no Ticket Forretningsreiser fikk i januar 2010 tildelt prisen Grand Travel Award som årets nykommer på det Norske markedet. 10

10 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Spørsmål: Hvordan får du verdens gull med deg hjem fra forretningsreisen? Svar: Du må ta verdens gull med deg ut når du drar. Global konkurranse vinner du med kunnskap LEDER TIL LEDER OSLO Selv de mest nitide bokstudier, kan ikke erstatte reisen. Når du leser deg opp på teori før reisen, bruker du hodet. Men når du møter mennesker, er det viktigst å bruke hjertet. Og sanseapparatene hvem kan vel forstå India uten å bruke luktesansen? Hvem kan forstå Afrika og Karibien uten å bruke hørselen? Jens A. Riisnæs, mannen bak den kjente radiostemmen, gestikulerer nøyaktig så engasjert vi hadde forestilt oss. Kringkastingens reiseguru ledsaget norske lyttere ut i verden fra 1993 til 2009, og radioposten ble regnet som en av P2-lørdagens institusjoner. Bloggen Vox Populi har omtalt Ut i verden som «fettperlene i en tynn radiosuppe». Moderne business er sånn at du må forholde deg til verden. Hele verden. Mer og mer. Alle som driver business i dag er gjennomglobaliserte på én eller annen måte, sier Riisnæs. Han har fått i oppgave å forklare fordelene med å møtes ansikt til ansikt i en tidsalder da teknologien lar oss kommunisere uavhengig av tid og rom. Øk konkurransefortrinnet Du ser av Tandbergs suksess at videokonferanse er effektivt, men man går glipp av noe, sier Riisnæs, og utdyper: Hvis jeg hadde vært bedriftsleder, hadde jeg ikke bare gitt de ansatte lov til å ta noen dager ekstra. De måtte gjøre det! Det er en del av jobben, en viktig del av jobben. Det er hyggelig i seg selv å legge inn mer tid enn til selve forretningene, men det viktigste er at det gir et konkurransefortrinn, sier Riisnæs. Sikre tillit Forberedelsene til reisen skal ikke bare sikre deg mot å gjøre tabber i møte med mennesker fra andre land og andre kulturer. Har du forberedt deg godt, kan du også snakke om ting som gjør at forretningspartnerne synes du er et interessant menneske. Produktene du lager, kan lages nesten tilsvarende fra andre hold. Hvis du kommer til det punkt at alle lager like produkter, hvilket produkt velger du da? Jo, du velger det som er laget av den som oppfattes mest sympatisk. Jo mindre bedriften er, jo viktigere er det å reise for å sikre seg denne tilliten hos forretningspartnerne, fordi du da har færre ben å stå på. Dette karakteriserer han som «en kjempetrøst for den som finner ut at de ikke kan ha videokonferanse». Lær av Håvamål Tillit skapes gjennom en mengde underfaktorer, og en av dem er hvilke PROFIL Jens A. Riisnæs Født: 1948 Stilling: Frilansreporter, foredragsholder, forfatter Utdannelse: Cand.mag. realfag/samfunnsvitenskap, UiO. Post graduatestudier i økologi fra NTNU. Journalistutdannelse fra Høyskolen i Oslo Aktuell: Reist i Europa, Amerika, Asia og Afrika i 40 år. Besøkt Kina 25 ganger siden 1983. Gitt ut syv bøker om reise, blant annet Verdens viktigste steder kunnskaper du har om denne potensielle forretningspartnerens land og kultur. Dette står det en del om allerede i de eldste norrøne skrifter. Håvamål er full av slike tips, som eldgammel, utkrystallisert erfart innsikt: Vett trenger han som vidt ferdes, hjemme er livet lett; til spott blir alle som ingenting vet og kommer blant kloke folk Lær kulturen å kjenne Riisnæs har vært i Kina 25 ganger. Kinesere lager ikke bare verdens beste mat. Moderne kinesere er også veldig rasjonelle. De har drevet med høykultur i 5000 år. Kineserne har også et glimrende ordtak. De sier «hvis du vil ha verdens gull med deg hjem, så ta verdens gull med deg ut». Altså, hvis du vil lykkes med den kontrakten, sørg for at du har kunnskaper om kulturen du besøker, sier han. De viktigste kunnskapene er om landets historiske høydepunkter, alt som gjør innbyggerne stolte. Det positive skal du bare pøse på med. Det motsatte snakker du ikke om med mindre andre tar det opp. Da skal du også vite hvordan du skal respondere. Og så må du spisse deg på landets kultur, fremholder Riisnæs. Musikk, litteratur, bildekunst, film og matkultur er viktige emner i reiseforberedelsene. Man skal også vite at overraskende mange er interessert i idrett. Skaff deg oversikt over landets verdensmestere, gamle som nye. Ikke bare er det viktig i seg selv å vise at du kan slikt, men det gir også en god inngang til smalltalk. Som god leder kan du kultur Riisnæs mener en god leder tar med seg verdens gull tilbake til bedriften i dobbel forstand. En god leder er som de franske næringslivslederne som kan mye om musikk og litteratur. Du trenger ikke være veldig interessert i musikk, men du må tenke at det er en del av din jobb å kunne sånne ting, sier han. Kontrakten må sitte, men lederens kulturelle kapitalvekst må også smitte over på bedriftens organisasjonskultur. En annen ting du lærer veldig godt av å reise ut, er å kjenne ditt eget land. Det er utrolig hvor dårlig du lærer dette ellers. Heimeblinda rår for den som heime blir! ANDERS RASCH redaksjonen@mediaplanet.com Planlegger dere en konferanse eller studiereise for ditt firma eller forening? TEAM BENNS tilbyr gode priser på alle type gruppereiser og vi skreddersyr din reise etter dine ønsker og behov. Er dere 10 personer eller flere kan vi hjelpe med alt fra konferanse reiser for store og små firma, studietur for lærergrupper, julebord, spa-reiser eller storbyferie for vennegjengen, idrettslaget, kor eller forening. Vi tilrettelegger reisen deres slik at dere får både et faglig og kulturelt utbytte av turen. TEAM BENNS er et søsterselskap til KILROY travels og har vært ledende på markedet for gruppereiser i Danmark siden 1963. Vi har et høyt service nivå, mange spennende konsepter og et fornuftig forhold mellom pris og kvalitet. I vår spesial gruppeavdeling er vi spesialister i alle type gruppereiser for firmaer, foreninger, lærere og private. Vi dekker alle type reiser og vi behandler hver henvendelse med utgangspunkt i deres spesielle ønsker og behov. Ta kontakt med oss for mer informasjon. Nedre Slottsgate 23 0157 Oslo Tlf.: 23 10 23 19 grupper@team-benns.no www.team-benns.no

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET MARS 2010 11 FORHOLD DEG TIL VERDEN Moderne business er sånn at du må forholde deg til verden. Hele verden. Mer og mer. Alle som driver business i dag er gjennomglobaliserte på én eller annen måte, sier reiseguru Jens A. Riisnæs. FOTO: ANDERS AA. HAGEN Start i bokhandelen Begynn i bokhandelen, det er 1 det viktigste. Da får du også de neste tipsene indirekte. Start hos No- 5 maden. Dette er ikke bare en bokhandel, det er en kulturinstitusjon. Se de viktigste filmene og lytt Les skjønnlitteratur 4 til den viktigste musikken fra tets svakhet. Se filmer Les de rette bøkene Les både god reiselitteratur og landet du skal til. Bruk Amazon på RIISNÆS BESTE TIPS Velg de beste bøkene; Rough 3 god skjønnlitteratur fra landet nett for å finne filmene. 2 Guide, Footprint, Lonely Planet. I den rekkefølgen. En god reisebok er gjennomredigert, mens internett er uredigert. Nettets styrke er i dette tilfellet også net- du skal besøke. De beste reisebokforfatterne skriver like godt som skjønnlitterære forfattere. Her er det snakk om kunsthåndverk mer enn håndverk. Kjenn egen kultur Kjenn ditt eget land, din 5 egen kultur og deg selv kanskje det aller vanskeligste. KUN 20 MINUTTER OSLO OG DRAMMEN Tanums Gestgifveri är ett av Sveriges äldsta gestgifverier, och är välkänt för sitt fantastiska gourmetkök och bekväma konferensmiljö. Beläget endast 5 mil från norska gränsen, strax söder om Strömstad, gör det till ett populärt resmål för norska företag och golfare. Om Ni uppger kod: Tanum. Gäller t.o.m 31/5-10 Ring 0046 525 290 10 www.hoteltanum.se Kurs og konferanse Hotell Festlokale Besøk: www.semgjestegard.no Eller ring oss på: 66 76 54 00

12 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Kutt i kostnadene med reisekort og -konto Spørsmål: Hva skal til for at du skal kunne oppnå en både mer effektiv og rasjonell reiseadministrasjon? Svar: Ved å opprette en reisekonto og et bedriftskort sparer du både tid og penger. Aini Aschem, HR Manager i Anticimex As, forteller at deres reisepolicy kommuniseres via intranettet, samt at administrerende direktør jevnlig setter fokus på den. Eksempelvis passer han på at datoer for interne kurs og seminarer settes i god tid, slik at reisene kan planlegges tidlig. Da får bedriften mulighet til å benytte seg av de gunstigste tilbudene og oppnå økt besparing av reisekostnader. Billigste reisealternativ skal alltid velges, så sant det ikke er til stor ulempe for de ansatte. Vi har som de aller fleste, økt oppmerksomhet om kostnader og vurderer nå reiseaktivitet mer kritisk enn før. Samtidig er det viktig for våre ansatte å få mulighet til å treffes, da mange jobber alene i store distrikter og har sjelden mer enn telefon- og e-postkontakt med kolleger, sier hun. Bruk mindre tid Anticimex As har implementert en reisepolicy som inkluderer en kort- og reisekonto for deres ansatte. Alle bestillinger hos reisebyrået registreres på denne kontoen, og gir en detaljert informasjon om reisen, slik som for eksempel flyselskap, flystrekning og pristype på strekningen. Aschem understreker at tydelige retningslinjer gir trygghet for de ansatte. Videre opplever lederne mindre papirarbeid forbundet FÅ BEDRE OVERSIKT. Med reisekort og -konto er det enklere å få kontroll og større fokus på reduserte kostnader, sier Aini Aschem, HR Manager i Anticimex AS. med reiseregninger. De bruker også mindre tid på administrering av utbetalinger. Nå får de bedre oversikt enn ASCHEMS TIPS Godkjenn reiser Reiser bør godkjennes av nærmeste leder på forhånd. 1 Det vil lønne seg å planlegge reiser, seminarer, kurs og lignende i så god tid som mulig. Da oppnår du størst mulig innsparing på reisekostnadene. Ha klare regler Ha tydelige retningslinjer. 2 Det gir trygghet for de ansatte og ledelsen. Bruk samlefaktura Du får en mye bedre oversikt 3 over bedriftens reisekostnader. Ha et online system, da får du ingen store overraskelser ettersom du til enhver tid kan logge deg inn og se dine kortbelastninger siden FOTOMONTASJE, FOTO: ISTOCK tidligere, noe som fører til økt fokus på kostnader og mulige kostnadsbesparelser, sier hun. Videre forteller Aschem at de har forrige faktura. Unngå beløpsgrense Benytt et bedriftskort, da vil 4 du bruke mindre tid til administrering av utbetalinger og reiseregninger. Vi har flere ansatte som reiser opptil to uker hver måned, og dermed har vi behov for et kort med store brukermuligheter, ingen beløpsgrense på kortet slik at de kan være sikre på å alltid kunne gjøre opp for seg. Sørg for god oversikt Et statistikkverktøy gir en detaljert oversikt over bedrif- 5 tens reisekjøp. Bedriften kan selv definere og lage egne statistikker og rapporter som kan overføres til regneark for videre behandling. 4TIPS SKAFF DEG REISEKONTO valgt et kort med bedriftsansvar, ettersom det er bedre for de ansatte. Det kan være at noen ansatte kanskje ville hatt problemer med å få et privat kredittkort. Itillegg sparer de ansatte tid når kvitteringer skal sorteres og leveres. Ansatte som ikke kan fremlegge godkjente kvitteringer på kortbruk, blir trukket direkte av lønn for utgiften. Vi var strenge på dette da vi gikk over til bedriftsansvar på kortene, og det fungerer idag uten problemer, sier hun fornøyd. Samle per avdeling Deres leverandør tilbyr ulike faktureringsmodeller, der antall fakturaer pr. måned og betalingstid varierer. Bedriften velger selv hyppighet og tidspunkt for faktureringen. Anticimex As har valgt månedlig samlefaktura pr. avdeling. De ansatte mottar sin spesifikasjon rett hjem. og leverer denne, sammen med alle tilhørende kvitteringer, til nærmeste leder. Avdelingsleder attesterer for hele beløpet for sin avdeling samlet pr. måned. På den måten har vedkommende full oversikt over kostnader forbundet med reiser. Rutinen sikrer også at alle ansatte leverer sine kvitteringer for kostnadsregistrering i riktig regnskapsperiode. Aschem synes systemet fungerer veldig bra for dem, spesielt med en egen reisekonto som er knyttet til hver avdeling, direkte linket til reisebyrå. Det gjør at de ikke opplever begrensninger i reisebestillinger, samt at alle flyreiser faktureres samlet pr. avdeling månedlig. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com OPPNÅ OVERSIKT Få kontroll over dine reiseregninger Elektroniske reiseregninger og utleggssystem vil gi din bedrift store besparelser. Det er brukervennlig, og mye av jobben gjøres automatisk. Grete Johansen i Basware forteller at de benytter et system der de fører reiseregninger, kjørebok eller utgiftsbilag for refusjon av løpende utgifter. Det er i utgangspunktet ikke laget som et statistikksystem, men du kan ta ut rapporter med informasjon om påløpte kostnader på en reise, og oversikter over hvor mye som er brukt på de forskjellige utgiftstyper som finnes. Det er ikke begrensning på antall utgiftstyper og disse kan legges opp etter ønske fra kunden. God brukervennlighet Systemet fungerer slik at brukeren betaler et utlegg med kort, og etter 2-3 dager kommer transaksjonen inn til reiseregningssystemet. Brukeren oppretter en reiseregning/utgiftsbilag og henter inn aktuelle transaksjoner fra en plukkliste. Om nødvendig legges kontantutlegg inn og eventuelle forklaringer der dette er nødvendig, sier hun. Reiseregning og utgiftsbilag sendes til kontroll hos økonomiavdelingen, som sjekker kontering og sender den videre elektronisk til leder for godkjenning av beløp. Når den er godkjent vil den bli overført til utbetaling gjennom økonomisystem eller lønnssystem hvor alle overføringer kan settes opp med automatikk. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com Current Reise & Utlegg - webbasert reiseregningsløsning for alle type bedrifter. Se mer på www.reiseregning.no Current Software AS, Kjøita 17, 4630 Kristiansand - Tlf: +47 40 00 67 55 - www.current.no

14 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 5TIPS NYHETER SETT SJØBEN SAMMEN Du må treffe målgruppen med innholdet for å lykkes med kurs og konferanser. 3 2 1 Konferanser om bord gir mye tilbake både sosialt og faglig, forteller informasjonssjef Kai Hollstedt i Stiftelsen VEKST Teknologi AS. Stiftelsen arrangerer årlig to store konferanser, og velger bevisst vannveien til Europa for å sikre nye impulser og en sosial møteplass av de sjeldne. Få større utbytte Om bord i en båt får det sosiale aspektet ved en konferanse ekstra betydning, sier Hollstedt. Her går ingen hjem klokken 16, men fortsetter gjerne de faglige diskusjonene utover kvelden. Deltagerne har bedre mulighet til å bli kjent. De har også tid til å drøfte problemstillinger, som det er lite sannsynlig at de ellers ville prioritert. Båtreisen skaper ekstra tid til fag sammenlignet med en landbasert konferanse. Hollstedt forteller at tilbakemeldingene fra konferansedeltakerne, er at det faglige utbyttet blir større. Mulighetene for nettverksbygging med kolleger i andre virksomheter i etterkant av konferansen, øker tilsvarende. Effekten av en konferanse om bord kan derfor være en langvarig investering i kompetanseutvikling. SIKRE NYE IMPULSER 1. Konferanser ombord gir mye tilbake både sosialt og faglig, mener Kai Hollstedt i VEKST Teknologi AS. 2. Benytt fritidsaktivitetene ombord til å være sosiale. 3. Mulighetene for nettverksbygging i etterkant av konferansen er store. ALLE FOTO: ISTOCK Hev kompetansen og bygg nettverk til havs Spørsmål: Hvorfor legge konferansen til sjøs? Svar: Sjøsprøyt og måkeskrik er et utmerket utgangspunkt for en suksessrik konferanseopplevelse. Kai Hollstedt Informasjonssjef i Stiftelsen VEKST Tekonlogi AS Kom hjem med nye ideer De årlige konferansene, innen henholdsvis inneklima og energieffektivisering, skreddersys for bransjens behov. Reisen åpner for interessante muligheter for å dra på ekskursjon til aktuelle demobygg, og oppnå en ekstra bonus i form av kontinentale impulser. Å komme hjem med nye tanker og impulser er svært verdifullt, og en viktig erfaring å ta med seg fra en konferanse. Det bidrar vi til ved å legge konferansene utenom de vanlige konferanselokalene på land. Båtene gir ypperlig service, og har store konferanselokaler som server våre behov, sier Hollstedt. LENE GLOSLIE redaksjonen@mediaplanet.com PLANLEGGING Slik blir kurs og konferanser en suksess Skal du sikre en høyaktuell og vellykket konferanse, er første bud å treffe deltakernes kunnskapsbehov. Om det er egne ansatte som skal kurses, eller konferansen skal tilbys en bredere målgruppe, er skreddersøm essensielt. Ønsker og reelle behov bør bestemme hvilke emner som belyses og hvilke ressurspersoner som inviteres, sier Hanne Gudbjørgsrud, senior prosjektleder i Confex AS. Kvalitetssikre innholdet En konferanse lages ikke i et vakuum. Markedsundersøkelser, alternativt intern kartlegging, er første skritt på veien mot gode kurs og konferanser. Å ha klart for seg hvem målgruppen er, bidrar til spisset og nødvendig informasjon for å utforme innholdet. For å nå målgruppen må kommunikasjonen tilpasses slik at den oppfattes som relevant. En pekepinn er forskjellen mellom nice to know og need to know. Kjenner du målgruppen, kvalitetssikres aktualiteten på konferansen, sier Gudbjørgsrud. LENE GLOSLIE redaksjonen@mediaplanet.com Konferanse! KonferanseCruise - Alt samlet på ett sted Kombinasjonen av den faglige arenaen og det skipet tilbyr i sin helhet er unikt, og skaper gode relasjoner og resultater. Vi er den perfekte arena for kurs, konferanse, kick off, seminar, styremøter, produktlansering, messer og julebord. Skipene byr på: - Konferansesenter med alle fasiliteter - 12 restauranter og barer - Spa og treningssenter - Show og underholdning - Flotte lugarer Se prisene for 2010 på colorline.no/konferanse Kontakt oss på 815 00 860 salg.bedrift@colorline.no eller les mer på colorline.no/konferanse OSL-MT10-06 Daglige avganger mellom Oslo-Kiel. OSL-MT10-06 246x107 KK-mediaplanet.indd 1 27.01.10 12.41

Reiser du ofte, kan du spare mye Fordelsprogrammet Norwegian Reward Tjen CashPoints hver gang du reiser utenlands. Bruk dem når du vil, som hel- eller delbetaling av dine reiser med Norwegian. Les mer og registrer deg gratis på norwegian.no

16 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET John H. Berntsen Markedsansvarlig, Current Rune Feltmann Direktør Via Travel Spørsmål 1: Hvordan kan du effektivisere din forretningsreise på best mulig måte? For å effektivisere reisen bør man tenke godt igjennom alt hva en reise innebærer. Dette gjelder selve bookingen av reisen hos reisebyrå eller en portal, reisen i seg selv, og effektivisering av reiseoppgjøret når man kommer hjem. Effekten av den siste delen blir ofte undervurdert, men her ligger det mye tid og penger å spare for hver enkelt reise. Det å ha gode systemer for føring av reiseregningen er essensielt. Da holder systemet rede på alt hva man tidligere måtte huske på selv. Dette gjelder ting som diettsatser, korttransaksjoner og andre ting. Etterarbeidet blir mindre, og bedriften kan på en enkel måte spare penger. Det viktigste er at man inngår et samarbeide med et forretningsreisebyrå som har kompetanse, erfaring og dette som sitt spesialområde. I samarbeid med reisebyrået er det så viktig at man tar noen valg og etablerer en reisepolicy for virksomheten. Dette omfatter slikt som prioritering av flyselskap og hoteller, når er det behov for fleksibilitet i billetten, innføring av selvbookingsystemer osv. Deretter er det viktig å innføre rutiner sammen med byrået som sikrer at reisepolicyen følges og ha oppfølgnings- og rapporteringssystemer som måler både avvik og besparelser. Vi har nå åpnet hotell til deg på Trondheim Lufthavn, Værnes - kun 142 skritt til terminalen Radisson Blu Hotel Trondheim Airport, Norway info.trondheim.airport@radissonblu.com Spørsmål 2: Hvordan vil markedets krav utvikle seg de kommende årene i forhold til tilbud og destinasjoner? Spørsmål 3: Hvor viktig er innsikten i kulturforskjeller for å oppnå en vellykket bedriftsrelasjon? I et samfunn der det å reise oppfattes som en naturlig del av hverdagen, vil forretningsreiser fortsette å øke. Samtidig tror jeg økt miljøbevisshet vil ha en innvirkning på valg av reise og destinasjoner; alternative møteformer som for eksempel videokonferanser vil også bli mer vanlig. Det som vil bli endret fra tidligere er vektlegging av selve reisen- ikke bare målet for turen. Nå handler reisen om rask transport, god pris og minst mulig for -og etterarbeid, mens det stilles høye krav til målet. Det å være klar over og respektere kulturforskjeller er veldig viktig. Dette gjelder ikke bare på stedet man drar til, men også mellom bedrifter. Dette er rheltes- essensielt for å kunne drive forretning. SLIK BLIR DIN REISE EN SUKSESS En underliggende trend er miljøfokuset, det vil sette sitt ytterligere preg i årene fremover. Blant annet som en konsekvens av dette, men også av effektivitetshensyn, vil mange av de kortere møtene/reisene gjennomføres som videomøter e.l.. Dermed vil destinasjoner og tilbud i større grad ha et større omfang når man først reiser og møtes - for behovet for at mennesker møtes vil definitivt fortsatt være der. Det avhenger naturlig nok av hvilket land man opererer i og type selskap man samarbei- der med, men dette er et område jeg tror vi har undervurdert betydningen av i mange år. I mange tilfeller vil dette være avgjørende for å skape et langvarig og tillitsfult samarbeid - og også på dette området mener jeg det er viktig i mange tilfeller å knytte til seg ekstern kompetanse. Ring oss på 74 84 36 00 radissonblu.com/hotel-trondheimairport Trenger du taxi?

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET MARS 2010 17 INSPIRASJON TIPS 1 2 3 TEAMBUILDING Øk samholdet med unike opplevelser Island byr på uttallige aktiviteter i unike omgivelser du ikke finner noe annet sted, og kan være den perfekte rammen for å kombinere kurs og konferanser med spennende aktiviteter som kan styrke samholdet på arbeidsplassen. Og det finnes flere gode grunner for en arbeidsgiver å bruke litt tid og penger på teambuilding. Det gir et godt grunnlag for kreativitet og samhold, og ofte kan det medvirke til økt motivasjon og trivsel blant de ansatte. Den blå lagune er én av mange varme kilder, som man rense kropp og sjel i etter en aktiv dag ute i det fri. TILBAKE TIL NATUREN 1. Opplev geysirer og varme kilder. 2. Turer til fots, på hesteryggen, eller i store firehjulinger lar deg komme ekstra nær elementene. 3. Dra på hvalsafari eller turer med organisert havfiske. FOTO 2 & 3: VISIT ICELAND ANDRE: ISTOCK EVENTYR FOR ALLE Island Firmatur konferanse kickoff Kort fl yreise, første klasses fasiliteter, nærhet til fl ott og kontrastrik natur og stort tilbud av spennende opplevelser. Ta kontakt for tilbud og programforslag! Tlf 22 33 84 40 info@islandia.no www.islandia.no

18 MARS 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 6TIPS SPAR PENGER OG MILJØET 4 ANDERSENS BESTE TIPS Erik Andersen, informasjonssjef/fagredaktør i Elektronikkbransjen, tipser deg om fordelene ved å bruke videokonferanser: De overordnede argumentene for at vi benytter videokonferanser, er effektivitet og fleksibilitet, sier Jeanne Tjomsland, informasjonsdirektør i Fjordkraft. Som strømleverandør i en marginbransje, der rimeligst mulig strøm er målet, og en organisasjon spredt mellom tre byer, er effektiv drift og kostnader viktig. Videokonferansene har opphevet tradisjonelle begrensninger for organisasjonen. De ansatte trenger ikke lenger møtes fysisk for å opprettholde et effektivt samarbeid. Spar reisetid og miljø Reduksjon i reisetiden er kanskje den største effektivitetsgevinsten, itillegg til at det også sparer oss for kostnader og er miljøvennlig. Vi får bedre tid til å gjøre jobben vår. Møtene gjennomføres også strukturert. Fjordkraft har avlagt Klimaløftet, et handlingsprogram som skal hjelpe bedriftene med å komme igang med klimavennlige tiltak, forteller Tjomsland. Itillegg er de med på 10:10-kampanjen. Denne innebærer å kutte CO 2 -utslippene med 10 prosent iløpet av 2010. Flere kjente norske virksomheter har meldt seg på kampanjen, som har vært en stor FÅ BEDRE TID Reduksjon i reisetiden er kanskje den største effektivitetsgevinsten, sier Jeanne Tjomsland, Informasjonsdirektør i Fjordkraft. FOTO: ISTOCK Grønn og fl eksibel med videokonferanser Spørsmål: Hvilke muligheter åpner videokonferanser opp for i praksis? Svar: Nytenkning i forhold til organisasjon og samarbeid på tvers, reduserte reisekostnader og store miljøbesparelser. Jeanne Tjomsland Informasjonsdirektør, Fjordkraft suksess i Storbritannia. Øk fleksibiliteten Videokonferansene gir ansatte på ulike steder mulighet for å blir kjent, og dermed samarbeide bedre. Webkamera på bærbare pc-er og i møterom i virksomheten, gjør tilgangen til de ulike ansatte enkel. De som har hjemmekontor, gis på denne måten også mulighet for å delta på møtene. Og de som er på reise, er heller ikke forhindret. De bare kobler seg opp med sin bærbare. LENE S. GLOSLIE redaksjonen@mediaplanet.com Møt uten å reise Videokonferanse innebærer at det avholdes to eller 1 flere møter samtidig og at deltakerne kan se og høre hverandre der de er. Utstyret består av datamaskiner, rutere, videokameraer og mikrofoner. De enkelte firmaers databaser kan supplere møtene med informasjon. Se i HD-kvalitet Moderne videokameraer 2 produserer bilder i farger med såkalt HD-kvalitet, som gir samme oppløsning som det nyeste innen fjernsynsteknologi. Detaljer fra produkter eller skriftlig materiale gjengis med god kvalitet. Ha en god datalinje Bredbånd med høy datakapasitet gjør det mulig å hol- 3 de videokonferanser med høy teknisk kvalitet. Det tillater også bruk av flere videokameraer samtidig, slik at et kamera kan være knyttet til hver deltaker. Spar miljøet og penger I forhold til flyturer, er det 4 store miljøgevinster å hente for videokonferanser. Itillegg kommer ressursbesparelser for eventuelle overnattinger og reisevirksomhet utenom flyreisen. HØY KVALITET 100 ÅRS ERFARING Vi produserer transportkasser! Aluminium, finér eller plastsandwich Spesialmål er ingen hindring Innredet med støtdempende skum Bygget for å tåle hard bruk Markant besparelse Polycom videokonferanseutstyr gir en markant besparelse i reiseutgifter og tid forbundet med reiser. Resultatet av dette medfører en vesentlig økning av kommunikasjonens kvalitet. Polycom videokonferanse Økonomisk besparelse av reiseutgifter Redusert reisetid Forbedret møtekvalitet Hos oss får du en smart kasseløsning. Kontakt oss for et forslag! A/S Unica Ensjøveien 8, 0655 OsloTlf: 22 08 77 77 postmaster@unica.no www.unica.no Styrk kommunikasjonen med videokonferanse Ring på tlf. 66 77 58 80 hvis du vil vite mere om våre profesjonelle kommunikasjonsløsninger eller besøk solutors.no Solutors A/S Norge T 66 77 58 80 solutors.com

Hvorfor reiser du så mye? Er du lei av: mange timer bak rattet trøttende togreiser lange innsjekkingskøer Fordi du må rekke et møte? Det finnes bedre måter å møtes på Meetcon webbasert videokonferanse: Videokonferanse på din egen PC fra alle steder det fi nnes bredbånd. Ha videomøte fra din egen kontorpult, hjemme, på reise eller hytta. Ingen installasjon eller dyr hardware kreves. Alle kan se og høre hverandre og jobbe sammen på de samme dokumentene under møtet. Meetcon fjerner behovet for reiser og lar dere jobbe effektivt sammen. www.meetcon.no Quality Hotel & Resort Sarpsborg har en konferansesal med plass til over 1000 konferansegjester. Hotellet ligger strategisk plassert langs E6, kun 1 time fra Oslo og 15 minutter med bil fra Rygge flyplass. - noe å glede seg til! TA KONFERANSEN TIL NYE HØYDER I vårt aktivitetssenter Superland har du mange muligheter: innendørs skøytebane, minigolf, golfsimulator, en klatrevegg på 13 meter, lazer maze challenge, spa og velvære senter, samt et stort badeland. ı Bjørnstadveien 20 ı NO-1713 Sarpsborg ı +47 69 10 15 00 ı qr.sarpsborg@choice.no ı

NOREFJELL RESORTkonferanse RESORTkonferansene forsterker det faglige budskapet og skaper en helhetsopplevelse hvor hver minste detalj skreddersys etter behov. Vi tilbyr konferansefasiliteter kombinert med naturopplevelser og aktiviteter som bidrar til økt konsentrasjon, motivasjon og sosialt samhold. Design: www.wera.no Vi har har 11 møterom på samme plan. Alle møtelokaler har store vinduer med en inspirerende utsikt. Norefjellsalen har plass til 400 personer i kinooppsett. Konferansepakke i mai, juni og juli Konferanse til kr 1.475,- pr. person enkeltrom, og kr 1.275,- pr. person i dobbeltrom Konferansepakken inkluderer:» Overnatting» Frokost» Leie plenumsal» Kaffe/te-pauser» Lunsj» Dagens 3-retter middag» Inngang aktivitet spa» Parkering Quality Spa & Resort Norefjell +47 815 30 080 booking@estatia.no www.norefjellsparesort.no