Vegdirektoratet 2016 Samhandling VEILEDNING Håndbok V860
SAMHANDLING Håndbøker i Statens vegvesen Dette er en håndbok i Statens vegvesens håndbokserie. Vegdirektoratet har ansvaret for utarbeidelse og ajourføring av håndbøkene. Denne håndboka finnes kun digitalt (PDF) på Statens vegvesens nettsider, www.vegvesen.no. Statens vegvesens håndbøker utgis på to nivåer: Nivå 1: Oransje eller grønn fargekode på omslaget omfatter normal (oransje farge) og retningslinje (grønn farge) godkjent av overordnet myndighet eller av Vegdirektoratet etter fullmakt. Nivå 2: Blå fargekode på omslaget omfatter veiledning godkjent av den avdeling som har fått fullmakt til dette i Vegdirektoratet. Samhandling Nr. V860 i Statens vegvesens håndbokserie Illustrasjon: Jon Opseth Trykk: Vegdirektoratet ISBN NR 978-82-7207-695-4 2
SAMHANDLING Forord Veiledning knyttet til samhandling og tvisteløsning for bygging, drift og vedlikehold iht. håndbok R763 konkurransegrunnlag. Veiledningen er et resultat av et bransjesamarbeid mellom Statens vegvesen, Maskinentreprenørenes forbund, Entreprenørforeningen bygg og anlegg og Rådgivende ingeniørers forening. Arbeidet er forankret i Policygruppa for bransjesamarbeid. Vegdirektoratet 8. juni 2016 3
SAMHANDLING Innhold Samhandling 1 Forord 3 1 Innledning 5 2 Hva er målet med samhandling 6 3 Erfaringer 7 4 Forberedelse til samhandling 8 5 Gjennomføring av samhandling 9 6 Opplegg for tvisteløsning 10 Vedlegg 11 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene 12 2 Mal og innhold for samhandling 31 3 Maler samhandlingsdokument 40 4
INNLEDNING :: SAMHANDLING 1 Innledning Ved revisjon av Statens vegvesens håndbok R763 Retningslinjer for utarbeidelse av konkurransegrunnlag i 2010 ble det lagt inn krav om å gjennomføre samhandling før oppstart av kontraktsarbeidet. Samhandling er en måte å etablere samarbeid på, som skal legge til rette for effektiv gjennomføring av kontraktsarbeidet. Å avsette tid til samhandling før kontraktsarbeidet igangsettes, er særlig viktig for at partene skal bli kjent med hverandre, avklare roller og ansvar, avklare forventninger til hverandre, utarbeide felles mål og prosedyrer for gjennomføring av kontraktsarbeidet, samt etablere rutiner for en god og åpen kommunikasjon basert på tillit. I erkjennelse av at det kan oppstå tvister i forbindelse med gjennomføring av kontraktsarbeidet, er det viktig at kontraktene inneholder tydelige mekanismer for å løse de tvister som oppstår fortløpende, og at dette ses i sammenheng med samhandlingen. Krav til gjennomføring av samhandling er innarbeidet i Håndbok R763 Retningslinjer for utarbeidelse av konkurransegrunnlag kap. C2, pkt. 8 Oppstartsmøte med tilhørende samhandling. Utdyping av bestemmelsene vil fremgå av kap. C3, pkt. 1 Samhandling i kontraktsmalen for bygg og i C3, pkt. 7 Oppstartsmøte, samhandlingsprosess og samarbeidsmøter i kontraktsmalen for drift. 5
SAMHANDLING :: HVA ER MÅLET MED SAMHANDLING 2 Hva er målet med samhandling Målet er å oppnå godt samarbeid basert på åpenhet og tillit, identifisere og omforene mål ut fra felles kontraktsforståelse, samt etablere målrettede prosedyrer og rutiner til nytte for partene i gjennomføringsfasen. Dette krever engasjement og bred deltagelse fra alle involverte parter og at alle tar ansvar for å sikre eierskap til prosessen, både i tidligfase og i gjennomføringsfasen. Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer er en viktig del av samhandlingen, men forutsetter at partene ikke utvikler prosedyrer som er i strid med kontraktens forutsetninger og system. Samhandlingen skal oppsummeres og dokumenteres i et eget omforent dokument som forankres i første byggemøte. Forhold som er omforent og nedfelt i samhandlingsdokumentet skal følges opp på samtlige byggemøter og samarbeidsmøter i gjennomføringsfasen. Det er særlig tre forhold som er sentrale i samhandlingen: e Partene skal bli kjent med hverandre e Partene skal bli kjent med kontrakten e Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for gjennomføringsfasen innenfor kontraktens forutsetninger og system Det er viktig for partene å bli kjent med hverandre og med de personer som skal samarbeide jevnlig, kanskje daglig over flere måneder og år. Kontrakten er plattformen for samarbeidet, og det er derfor viktig at kontrakten gjennomgås, herunder sentrale kontraktsbestemmelser og spesielle og utvalgte forhold knyttet til kontraktsarbeidet. På den annen side er det viktig at partene ikke har urealistiske forventninger til en slik gjennomgang, siden innholdet og forutsetningene i kontrakten allerede er fastlagt i konkurransegrunnlaget som grunnlag for anbudskonkurransen. Det er derfor viktig at både byggherre og entreprenør har satt seg godt inn i kontrakten på forhånd, slik at begge parter er forberedt på en slik gjennomgang. Til denne forberedelsen anbefales det å benytte Vedlegg 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene. 6
ERFARINGER :: SAMHANDLING 3 Erfaringer Det er ved flere anledninger foretatt kartlegging og evaluering av hvordan samhandlingen gjennomføres og fungerer i utvalgte prosjekter. Resultater viser at det er ulik forståelse for hva samhandling er og hva det skal omfatte. Dette har medført at samhandling blir gjennomført svært forskjellig. I mange tilfeller har prosessen vært alt for overfladisk til at den har vært til særlig nytte i selve gjennomføringsfasen. Dette er også trolig en viktig årsak til at enkelte rapporterer at samhandlingen er positivt i tidlig fase fordi prosjektdeltagerne blir godt kjent, men at det har lite effekt over tid. Samhandlingen blir i mange tilfeller en informasjonsarena og ikke en arena for å bygge felles mål og felles plattform til praktisk nytte i gjennomføringsfasen. Eierskap og engasjement for en slik prosess vil bare komme hvis alle gis en reell mulighet til å medvirke og påvirke. For å oppnå dette må den som leder prosessen være bevisst sin rolle og legge opp til og innby til medvirkning og diskusjon. Dette krever kompetanse og kunnskap til å lede slike prosesser. Erfaringer tilsier at dette oppnås best ved at den som skal lede en samhandlingen (prosessleder) er uavhengig av prosjektorganisasjonen. Det er flere forhold som ser ut til å hindre optimal samhandling. Det mest åpenbare er at de sentrale medarbeiderne som skal være med på å gjennomføre kontraktsarbeidet, ikke er på plass i organisasjonen. Det er også en utfordring at deltakelsen ikke er bred nok og at de rette deltagerne ikke er involvert. Med dette som utgangspunkt er det utfordrende å få til ønsket engasjement og eierskap til prosessen. Som en følge av disse utfordringene vil samhandlingen i mange tilfeller utvikle seg til å bli en ren informasjonsarena. Det vil da være krevende å videreføre forutsetningene fra samhandlingen til andre og nye medarbeidere/aktører som kommer inn i prosjektet. Erfaringer viser at man i mange tilfeller ikke klarer å følge opp og overføre det positive som ofte kommer ut av samhandlingen, som gjennomføres før oppstart av kontraktsarbeidet over til gjennomføringsfasen. Årsaken til dette kan være at det som avklares i samhandlingen i tidligfase er for lite konkret, at man er presset på tid, eller at det ikke er eierskap til prosessen. Erfaringer viser imidlertid at det framkommer mye positivt, men at det er rom for forbedring. Forbedringspotensialet er særlig knyttet til bevisstgjøring og opplæring på følgende områder: e Hva er samhandling og hvilke gevinster det kan ha. e Hvordan skape og utvikle tillit. e Hva skaper engasjement og vilje til å bidra. e Hvordan lede en samhandlingsprosess. Agenda, verktøy, deltagelse. e Rolleforståelse: prosjektleder, prosessleder, øvrige deltagere. e Hvordan forholde seg til kontrakten i samhandlingen. e Hvordan ta samhandlingen med seg inn i prosjektgjennomføringen. 7
SAMHANDLING :: FORBEREDELSE TIL SAMHANDLING 4 Forberedelse til samhandling All erfaring tilsier at mål og hensikt med samhandling må bevisstgjøres hos alle parter på ulike nivå slik at partene går inn i samhandlingen med et minimum av kunnskap om hva samhandling innebærer. Dette forutsetter at relevante bransjeaktører gir sine medarbeidere som vil være sentrale i samhandlingen nødvendig informasjon, opplæring og forståelse for mål og hensikt med samhandling. Før samhandlingen for den enkelte kontrakt settes i gang skal partene, hver for seg, sørge for at sentrale deltagende medarbeidere i samhandlingen gis nødvendig kunnskap om og innblikk i hva dette innebærer. For å oppnå lik forståelse av hva samhandling er og innebærer, er det utarbeidet et eget informasjonsmateriale (vedlegg 1) som benyttes av alle parter i forberedelsen før samhandling igangsettes. Opplegg for selve samhandlingen avklares og avtales i oppstartsmøtet. Nedenfor er det listet opp noen punkter som eksempel på hva som skal avtales. e Oppstart og varighet samlet sett e Varighet av hver samling 1, 2, 3 dager etc. e Hvor og når skal samlingene/møtene holdes e Hvem har ansvar for å arrangere møtene e Hvem skal delta e Etc. 8
GJENNOMFØRING AV SAMHANDLING :: SAMHANDLING 5 Gjennomføring av samhandling For å sikre et enhetlig og tilpasset opplegg for samhandling, skal en person med nødvendig kompetanse og erfaring involveres for å lede prosessen. Vedkommende skal ikke være tilknyttet partenes stedlige prosjektorganisasjon og skal fungere som prosessleder for samhandlingen. Samhandlingen deles normalt inn i fire hovedtemaer som angitt nedenfor, for å løfte frem både formålet og innholdet i prosessen. 1) Personer, roller, samarbeid Bli kjent Samhandling som grunnlag for samarbeid i gjennomføringsfasen Møtestruktur Roller, ansvar og fullmakter Kommunikasjon 2) Gjennomgang av kontrakten Gjennomgang av prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser Gjennomgang av sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet 3) Helse, miljø og sikkerhet (SHA og YM) Partenes ansvar Kontroll og oppfølging Hvordan unngå ulykker og andre uønskede hendelser? Kan partene hjelpe hverandre? 4) Håndtering av tvister Gjennomgang av kontraktens tvisteløsningsmekanismer kontraktens bestemmelser kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter Hvordan håndtere tvister av mellommenneskelig art Rutiner for varsler og svar håndtering som ikke bidrar til at uenighet eskalerer Målsetting er at kun prinsippsaker skal komme til rettsvesenet Ovennevnte hovedtema er eksemplifisert og konkretisert i innhold og detaljeringsgrad slik det fremgår av Vedlegg 2 Mal og innhold i samhandling. Malen angir hva som kreves gjennomgått og avklart innen hvert hovedtema som skal bidra til at partene gjennom samhandling kan oppnå en målrettet og mer forutsigbar gjennomføring av kontraktsarbeidet. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt og at vedlagte mal er eksempel på gjennomføring og innhold for å fastsette en samhandling på et passende nivå. For enkelte og spesielle arbeidsoperasjoner vil det være mest hensiktsmessig å utsette samhandlingen til nærmere gjennomføringstidspunktet. Hva som er mest hensiktsmessig tidspunkt for gjennomføring av samhandling for utvalgte arbeidsoperasjoner vil være prosjektspesifikt og må identifiseres av partene. I samhandlingsdokumentet skal det fremgå hvilke arbeidsoperasjoner dette gjelder, tidspunkt for når samhandling forventes gjennomført og hvem som skal delta. 9
SAMHANDLING :: OPPLEGG FOR TVISTLØSNING 6 Opplegg for tvisteløsning Det er enighet i bransjen om at konfliktnivået er for høyt, og at det er nødvendig med forutsigbare bestemmelser og tiltak for å bedre situasjonen. I erkjennelse av at det vil oppstå uenighet i forbindelse med kontraktsgjennomføring, er det viktig at kontraktene inneholder mekanismer for å løse tvister som oppstår. Klare og entydige prosedyrer for hvordan konflikter skal håndteres er meget viktig. En av årsakene til det høye konfliktnivået er at uenigheter som oppstår i gjennomføringsfasen ikke blir løst løpende, men akkumuleres til store tvistesaker som utestår til sluttoppgjøret. Dette påvirker samarbeidsklimaet i prosjektene negativt, og sakene blir vanskeligere å løse fordi behandlingen skjer i ettertid og tvistesummene blir større. I samarbeidsmøte skal alltid representant(er) fra byggherrens og entreprenørens ledelse delta, i tillegg til partenes stedlige prosjektledelse. Med byggherrens ledelse menes prosjekteier, og prosjekteier skal enten delta selv eller sørge for at noen med samme fullmakt representerer prosjekteier i møtet. Opplegg for tvisteløsning er innarbeidet i Håndbok R763 Retningslinjer for utarbeidelse av konkurransegrunnlag kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter. 10
VEDLEGG :: SAMHANDLING Vedlegg Vedlegg 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene e e Powerpointpresentasjonen er utarbeidet til bruk for bevisstgjøring av hvordan samhandling skal gjennomføres før oppstart, jf. kap. 4. Presentasjonen tar for seg grunnleggende forutsetninger for samhandling og opplegg for tvisteløsning, med underpunktene bakgrunn, hvorfor samhandling, målsetting, hva er samhandling, gjennomføring av samhandling, rammebetingelser og opplegg for samhandling og tvisteløsning. Vedlegg 2 Mal og innhold for samhandling e e Malen er ment som hjelp i planleggingen av samhandlingen og tar for seg aktuelt innhold som bør inngå i samhandlingen. Hva som skal benyttes fra malen vil være avhengig av det aktuelle prosjektet og samhandlingens varighet og kompleksitet, og må derfor tilpasses i hvert enkelt tilfelle. Malen er ment å gi eksempler på opplegg for å fastsette en målrettet prosess på et passende nivå for de enkelte tema. Malen gir informasjon om samhandlingsdokumentet, eksempler på kommunikasjons- og møteregler for prosjektet, samt eksempler på partenes forventninger til hverandre. I tillegg lister malen opp forslag til spørsmål som bør diskuteres i forbindelse med konflikthåndtering og hvordan det kan skapes en sunn og positiv HMS-kultur i prosjektet. Vedlegg 3 Maler samhandlingsdokument e e Malene viser eksempler på gode samhandlingsdokumenter. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingsdokumentet må tilpasses innholdet av samhandlingen for den enkelte kontrakt. Malen er ment å gi eksempler på dokumentasjon og hvilke tema som bør inngå i det endelige samhandlingsdokumentet. 11
SAMHANDLING :: VEDLEGG Vedlegg 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene Bransjens eget opplegg for samhandling. Innhold Bakgrunn Hvorfor samhandling Målsetting Hva er samhandling Gjennomføring av samhandling Rammebetingelser og opplegg for samhandling Tvisteløsning 12
VEDLEGG :: SAMHANDLING Bakgrunn - policygruppe bransjekontakt Vegdirektøren har sammen med rådgivere og entreprenører dannet en policygruppe for å bidra til riktig prioritering og utvikling Fokusområder første fase Etikk og ledelse Kapasitet og forutsigbarhet Kontraktstyper og samarbeidsformer Innretning Målbar langsiktig produktivitetsforbedring for sektoren og bransjen Skape tillit og gode relasjoner Identifisere og gjennomføre umiddelbare forbedringstiltak Visjon og mandat for policygruppen Forpliktende samarbeid: Som byggherre, rådgivere og entreprenører forplikter vi oss i et systematisk og langsiktig samarbeid å bidra til et best mulig totalresultat gjennom å skape merverdi ved å utvikle effektive gjennomføringsmodeller med vekt på etikk, kvalitet, miljø, sikkerhet og forutsigbarhet. 13
SAMHANDLING :: VEDLEGG Målsetting for policygruppens arbeid Skape tillit og gode relasjoner mellom aktørene Identifisere forbedringstiltak som gir bedre praksis Ønsker å oppnå: - Effektivitetsforbedring - Respektert samfunnsbygger Tiltak Skape forutsigbarhet og legge til rette for god utnyttelse av markedets kapasitet Øke kompetanse gjennom felles opplæring, FOU, åpenhet og erfaringsoverføring Ta i bruk utvidet systematisk samarbeid i dagens kontraktstyper Utvikle og utprøve nye og effektive gjennomføringsmodeller Følge opp forbedringsarbeidet ved holdningsundersøkelser og produktivitetsberegning. 14
VEDLEGG :: SAMHANDLING Tiltak Vegdirektør Policygruppe for bransjekontakt Arbeidsutvalg ELM Etatsledermøtet Etikk og holdninger Kontraktstyper og samarbeidsformer Forutsigbarhet og kapasitet Omdømmemåling Felles opplæring Opplegg for systematisk samarbeid Nye gjennomføringsmodeller (mulighetsrommet) Prosjekt- og kontraktsportal Kapasitet i bransjen - Repeterende - Felles etterutdanningsopplegg spørreundersøkelse hvert andre år - Samordne basisopplæring - Trendanalyse - Felles rekrutteringssamling - Etablere samhandlingsopplegg plan for gradvis økning og kompetanseoppbygging - Evaluere, prøve ut i pilot nye modeller - Identifisere forbedringer innenfor dagens praksis - Etablere og systematisere en portal for bransjen - Samordne store prosjekter - Leverandør informasjon (bransjemøter) - Utarbeide og samordne halvårlige analyser Bjørn Erik Selnes Trond Bølviken Jan Eirik Henning.. Geir Saxebøl Eirik Øvstedal Prioriterte tiltak policygruppe for bransjekontakt Arbeidsgruppe for samhandling Vegdirektoratet Jernbaneverket Regionene Bransjeorganisasjonene EBA, MEF, RIF 15
SAMHANDLING :: VEDLEGG Hvorfor samhandling? Erkjennelse Det er enighet i bransjen om at konfliktnivået er for høyt, og at det er nødvendig med forutsigbare bestemmelser og tiltak for å bedre situasjonen. I erkjennelse av at det vil oppstå uenighet i forbindelse med kontraktsgjennomføring, er det viktig at kontraktene inneholder mekanismer som gjør at håndteringen av tvister blir forutsigbar og at tvister som oppstår blir løst. 16
VEDLEGG :: SAMHANDLING Erfaringer med samhandling frem til nå Det har vært noe ulik forståelse for hva samhandling er og hva det skal omfatte. Dette har ført til at samhandling blir gjennomført svært forskjellig og i mange tilfeller alt for overfladisk til at den har vært til særlig nytte i gjennomføringsfasen. Enkelte rapporterer at samhandling er positivt i tidlig fase fordi man blir godt kjent, men at det har lite effekt i gjennomføringsfasen. Samhandlingen blir i mange tilfeller en informasjonsarena og ikke en arena hvor det å bygge felles mål og felles plattform til praktisk nytte i gjennomføringsfasen. Ikke alltid de riktige folkene som deltar i samhandlingen Hva er samhandling Det er særlig tre forhold som er sentrale i samhandlingen: Partene skal bli kjent med hverandre Partene skal bli kjent med kontrakten Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for gjennomføringsfasen innenfor konkurransegrunnlagets forutsetninger og system. 17
SAMHANDLING :: VEDLEGG Hva er Samhandling Entreprenør MAL Byggherre Rådgiver Andre Etablere samarbeid som skaper tillit og inspirasjon til utvikling og effektiv gjennomføring. Felles interesser og målsetting Utgangspunktet er at partene har en rekke sammenfallende interesser. Vi har et felles ansvar for å gjøre en god jobb ut fra samfunnets behov, på en effektiv måte. Vise at vi er vårt ansvar bevisst For å få et vellykket produkt er vi avhengig av hverandre Dokumentere faglig dyktighet Levere god og riktig kvalitet Levere til avtalt tid Levere til riktig kostnad Vi ønsker ikke konflikter Tydelige og forutsigbare rammebetingelser Godt omdømme Etc. 18
VEDLEGG :: SAMHANDLING Nå er det hensiktsmessig med samhandling Samhandling er en måte å organisere samarbeid på, og kan innarbeides og legges til grunn uavhengig av entrepriseform og type arbeid: - Utførelsesentreprise - Totalentreprise Utbyggingskontrakter Driftskontrakter Elektrokontrakter Etc. Grunnleggende forutsetninger for samhandling Kompetente og motiverte medarbeidere hos alle parter Åpenhet Respekt for hverandre og likeverdighet Forutsigbarhet Prosedyrer for personkonflikter Prosedyrer konfliktløsning kontraktuelt Avklare roller og ansvar Etablere prosedyrer for samhandling som skaper tillit og inspirasjon til utvikling 19
SAMHANDLING :: VEDLEGG Rammer for samhandling Kontrakten er plattformen for samarbeidet, og det er derfor viktig at kontrakten gjennomgås, herunder sentrale kontraktsbestemmelser og spesielle/utvalgte forhold knyttet til kontraktsarbeidet. På den annen side er det viktig at partene ikke har urealistiske forventninger til en slik gjennomgang, siden innholdet og forutsetningene i kontrakten allerede er fastlagt i konkurransegrunnlaget som grunnlag for anbudskonkurransen. Det er derfor viktig at både byggherre og entreprenør har satt seg godt inn i kontrakten på forhånd, slik at begge parter er forberedt på en slik gjennomgang. Opplegg for samhandling Opplegg for selve samhandlingen avklares og avtales i oppstartsmøtet, R763, C2, pkt. 8. Eksempel på hva som skal avtales kan være: Oppstart og varighet samlet sett Varighet av hver samling 1, 2, 3 dager etc. Hvor skal samlingene/møtene holdes Hvem har ansvar for å arrangere møtene Hvem skal delta Etc. 20
VEDLEGG :: SAMHANDLING Gjennomføring av samhandling Samhandling som skal gjennomføres før byggestart, skal ledes av en person med nødvendig kompetanse og erfaring til å lede slike prosesser. Denne personen skal ikke være tilknyttet prosjektorganisasjonen. Gjennomføring av samhandling Samhandlingen deles normalt inn i fire hovedtemaer som angitt nedenfor, for å løfte frem både formålet og innholdet i prosessen. 1) Personer, roller, samarbeid - Bli kjent - Samhandling som grunnlag for samarbeid i gjennomføringsfasen. - Møtestruktur - Roller, ansvar og fullmakter - Kommunikasjon 2) Gjennomgang av kontrakten - Gjennomgang av prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser - Gjennomgang av sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet, kap. D1 21
SAMHANDLING :: VEDLEGG Gjennomføring av samhandling 3) Helse, miljø og sikkerhet - Partenes ansvar - Kontroll og oppfølging - Hvordan unngå ulykker og andre uønskede hendelser? Kan partene hjelpe hverandre? 4) Håndtering av tvister - Gjennomgang av kontraktens tvisteløsningsmekanismer kontraktens bestemmelser kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter. - Hvordan håndtere tvister av mellommenneskelig art - Rutiner for varsler og svar håndtering som ikke bidrar til at uenighet eskalerer - Målsetting er at kun prinsippsaker skal komme til rettsvesenet. Gjennomføring av samhandling Eksemplifisering og konkretisering av innhold og detaljeringsgrad for samhandlingen fremgår av mal og innhold for samhandling, jf. vedlegg 2 til veiledningen. Malen angir hva som kreves gjennomgått og avklart for hvert hovedtema og deltema som skal bidra til at partene gjennom samhandling kan oppnå en målrettet, forutsigbar og mer effektiv gjennomføring av kontraktsarbeidet. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt og at vedlagte mal er eksempel på opplegg for å fastsette en målrettet prosess på et passende nivå. 22
VEDLEGG :: SAMHANDLING Rammebetingelser Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) 23
SAMHANDLING :: VEDLEGG Konkurransegrunnlaget Forutsetninger og rammebetingelser for samhandlingen må klart fremgå av konkurransegrunnlaget Forutsetninger og bestemmelser om samhandling, innarbeides som spesielle kontraktsbestemmelser i R763, C2 pkt. 8 og 9 og C3 pkt. 1. Kontraktsbestemmelser Her benyttes: NS 8405/8406 for utførelsesentrepriser NS 8407 for totalentrepriser 24
VEDLEGG :: SAMHANDLING Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Anbudskonkurransen og valg av tilbyder Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk, i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter, frem til valg av tilbyder og inngåelse av kontrakt. 25
SAMHANDLING :: VEDLEGG Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Samhandling Samhandling består av: Oppstartsmøte Samhandling før igangsetting av kontraktsarbeidet Samhandling i gjennomføringsfasen Samhandling og utarbeidelse av omforent samhandlingsdokument, som grunnlag for gjennomføring, skal gjennomføres og avsluttes før kontraktsarbeidet startes 26
VEDLEGG :: SAMHANDLING Gjennomføring av Samhandling Tilstrekkelig tid ut fra prosjektets omfang kompleksitet etc. Kvalitetssystemet angir minimum 3 møter til samhandling i tidligfase som utgangspunkt. Samhandling som tilrettelegger for gjennomføringsfasen, skal avsluttes før kontraktsarbeidet igangsettes. Samhandling Det er viktig å utvise åpenhet for nye løsninger, men nye løsninger skal ikke velges uten at det er overveiende sannsynlig at det innebærer en gevinst for prosjektet. Samhandlingsfasen avsluttes etter at alle relevante forhold ved kontrakten er gjennomgått og partene har fått en felles forståelse for hva en ønsker å oppnå med denne måten å organisere og gjennomføre kontraktsarbeidet på. Utgifter som rådgivere og entreprenører vil få i samhandlingsfasen, honoreres etter priser gitt i tilbudet, basert på konkurransegrunnlagets forutsetninger. 27
SAMHANDLING :: VEDLEGG Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Samhandling Følge opp og gjennomføre kontraktsarbeidet iht. omforente prosedyrer utarbeidet i samhandlingen før igangsetting av kontraktsarbeidet. Videreutvikle og tilpasse prosedyrene hvis det er nødvendig. Informasjon og involvering av alle deltakere. 28
VEDLEGG :: SAMHANDLING Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Sluttevaluering Sluttevaluering og erfaringsoverføring Partene bør i fellesskap utarbeide en evaluering sluttrapport hvor alle sider ved kontraktarbeidet og samhandlingen blir belyst. 29
SAMHANDLING :: VEDLEGG Tvisteløsning En av årsakene til det høye konfliktnivået er at uenighet som oppstår i gjennomføringsfasen ikke blir løst løpende, men akkumuleres til store tvistesaker som utestår til sluttoppgjøret. Tvisteløsning Ved enighet bringes løsningen tilbake til byggemøtet Behandles i byggemøtet Hvis ikke enighet innen 3 mnd., bringes saken inn for samarbeidsmøtet Hvis ikke enighet, bringes saken inn for en felles «ekspert». «ekspert» «Eksperten» gir et skriftlig begrunnet råd innen 14 dager. Samarbeidsmøtet Samarbeidsmøtet Ved fortsatt uenighet Domstolene 30
VEDLEGG :: SAMHANDLING Vedlegg 2 Vedlegg 2 til veiledning for samhandling Mal og innhold i samhandling 06.06.2016 Innhold 1. Innledning 2. Samhandlingsdokument 3. Kommunikasjonsregler 4. Møtestruktur 5. Forventninger 6. Gjennomgang av kontrakt 7. HMS-kultur 8. Konflikthåndtering 9. Samhandlingsplakat 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 31
SAMHANDLING :: VEDLEGG 1. Innledning Samhandlingen skal gjennomføres uten at fordeling av ansvar og risiko nedfelt i kontrakten endres. Samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt, både med tanke på innhold, varighet og omfang. Samhandlingen i prosjektet er ikke ferdig ved samlingens slutt, men vil fortsette gjennom hele kontraktsperioden. For enkelte arbeidsoperasjoner vil det være mest hensiktsmessig å utsette samhandlingen til nærmere gjennomføringstidspunktet. Dette vil være prosjektspesifikt og må identifiseres av partene i hver enkelt kontrakt. Samhandlingen som gjennomføres før kontraktsarbeidet igangsettes avsluttes med et forpliktende samhandlingsdokument. 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen Innledning (2) Det er viktig at samlingene blir utformet for å sikre største mulig grad av involvering og medvirkning fra alle deltakere. Det bør legges vekt på og settes av tid til at partene og deltakerne blir kjent med hverandre. Det anbefales derfor utstrakt bruk av gruppearbeid, casearbeid, presentasjoner og diskusjoner i grupper og plenum. Grupper bør bestå av deltakere fra begge parter, både entreprenør og byggherre. Det er opp til de ulike partene, og ikke minst hver enkelt deltaker i prosjektet å sikre at de gode intensjonene som legges blir fulgt opp i praksis. Dette kan være en utfordring i en travel hverdag, men relasjonen partene har knyttet i samhandlingen vil lette dette arbeidet. Eksempler listet opp i dette dokumentet er ikke uttømmende, men ment som forslag og inspirasjon til utforming av samhandlingen. 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 32
VEDLEGG :: SAMHANDLING 2. Samhandlingsdokument Samhandlingsdokumentet skal dokumentere den gjennomførte samhandlingen. Dokumentet vil være grunnlaget for hvordan partene skal samhandle videre i gjennomføringsfasen. Dokumentet skal inneholde alle avtalte forhold fra samhandlingen og forankres i første byggemøte. En viktig del av samhandlingsdokumentet vil være sammenstillingen av resultater fra gruppebesvarelser og plenumsdiskusjoner. Forhold som er omforent og nedfelt i samhandlingsdokumentet skal følges opp på samtlige byggemøter og samarbeidsmøter i gjennomføringsfasen. Samhandlingsdokumentet vil være ulikt for ulike kontrakter og prosjekter da samhandlingen vil variere i omfang og varighet ut i fra prosjektets størrelse og kompleksitet. 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 3. Kommunikasjonsregler Kommunikasjon skal være tema i samhandlingen og det bør etableres kjøreregler for hvordan det skal kommuniseres i prosjektet. Eksempel: Vi skal vise respekt og være åpne og ærlige med hverandre Vi skal ha skriftlige bekreftelser på muntlige avtaler Vi velger rett kommunikasjonslinje og nivå Vi skiller mellom sak og person Vi har lav terskel for å ta opp ting og vi er gode lyttere Vi har godt humør og hilser hver gang vi møtes Vi behandler andre slik vi vil at de skal behandle oss Vi spør i stedet for å lure Vi er flinke med konstruktiv kritikk og rause med ros 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 33
SAMHANDLING :: VEDLEGG 4. Møteregler Det er viktig å etablere gode møteregler for prosjektet og disse reglene bør partene enes om i samhandlingen. Eksempel: Møteagenda sendes ut i god tid før møter Vi møter til rett tid og stiller alltid forberedt til møter Vi holder oss til agendaen i møter Vi er bevisste på hvem som er de rette personene for møtet Våre møter har tydelige beslutninger og referatføres med ansvar og frist 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 4. Møteregler (2) I tillegg anbefales det å be gruppene om å gi sine innspill til møtestruktur for prosjektet. Møtestruktur omfatter både type møter, hyppighet og deltakelse. Avklare formell status for ulike møter. Eksempel: Særmøter ved behov, for å unngå mye detaljer i byggemøter Alle møter må ha personer tilstede som kan ta beslutninger (myndighet) Møteserier planlegges langt frem i tid så det er lettere å planlegge og sette av tid Arbeidsmøter før hver nye arbeidsoperasjon Fagmøter/tekniske møter uavhengig av byggemøter/økonomimøter og i god tid før oppstart av aktuelle arbeidsoperasjoner Økonomimøter ved behov Separate YM-kontrollmøter med representanter fra entreprenør og byggherre hver 14. dag 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 34
VEDLEGG :: SAMHANDLING 5. Forventninger En viktig del av samhandlingen er å avdekke hvilke forventninger partene har til hverandre. Det anbefales oppgaver for å beskrive hva som forventes av de ulike partene i prosjektet. Eksempler: Løsningsorienterte Rettferdige, ærlige og spille med åpne kort Tverrfaglig åpenhet Fleksibilitet Erfarne ressurser tilgjengelig Riktig informasjon på rett sted til rett tid Profesjonelle og leverandører av god kvalitet Lagspillere Har fokus på sikkerhet og at alle tar ansvar for dette Beslutningsevne Tidlig varsling Prioritere tekniske avklaringer Forutsigbare Samkjørte/entydige Rom for innspill Rom for innspill til utførelse av løsninger Godt arbeidsmiljø Ingen skader på personell eller materiell 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 6. Gjennomgang av kontrakten Prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser skal gjennomgås Sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet skal gjennomgås Eksempel: Fremdrift, fremdriftsplan og frister Rutiner for varsling Kvalitetssikring, kontroll, dokumentasjon og rapportering Konkurransen og forhold som må være på plass (forsikringsbevis, garantierklæring, kvalitetsplan etc.) Beredskapsplaner og varslingsplaner eroom Fakturering og betaling, oppgjør og regningsarbeider Naboer, grunnerverv og media Trafikkavvikling Utvalgte punkter fra kapittel C2 og C3 Utvalgte punkter og sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet fra kapittel D 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 35
SAMHANDLING :: VEDLEGG 6. Gjennomgang av kontrakten (2) I driftskontrakter gjennomgås i tillegg følgende punkter spesielt: Entreprenørens kvalitetssystem kap. C3 punkt 8.1 og sjekklistene i kapittel D2-K Ulike planer som skal leveres kap. C3 punkt 8.2 og 8.3 Sanksjoner kapittel C3 punkt 40 Verktøy for oppfølging av kontrakt: ELRAPP og SOPP Definisjoner Hva er et avvik, hva er en mangel etc. Hovedtrekk i ISO 9001 Definisjoner 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 7. HMS-kultur HMS, SHA og YM skal ha fokus i prosjektet. Risikovurderinger og utvalgte arbeidsoperasjoner gjennomgås i samhandlingen. Gruppene får i oppgave å svare på hvordan man kan skape en sunn og positiv HMS-kultur i prosjektet. 06.06.2016 Eksempel: Ledere fra prosjektets parter må gå foran som gode eksempler. Disse bør være med på vernerunder Ekstra fokus på HMS i oppstarten av prosjektet for å legge lista høyt Alle må tørre si fra dersom man oppdager at noe ikke er på stell. Si fra med et smil Må rapportere alle uønskede hendelser (RUH) og følge opp disse i etterkant med tilbakemeldinger. RUH må sees på som positivt og man må ikke ta det personlig Alltid bruke pålagt verneutstyr for de ulike arbeidsoperasjonene. Dette utstyret må være lett tilgjengelig Alle ute på prosjektet skal ha grønt kort fra dag 1 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 36
VEDLEGG :: SAMHANDLING HMS-kultur (2) Hyppige vernerunder med bred deltakelse Skape felles forståelse av hva definisjonen på et arbeidslag er Alltid utarbeide SJA som krevd Øyekontakt i nærheten av maskiner Fokusere på det som fungerer bra Jevnlige påminnelser ute på anlegget Språkkrav og skilt på aktuelle språk Positiv stikkprøve for bevisstgjøring Orden og ryddighet på anleggsplass Læring og deling av læring Alle hjelper hverandre og påminner hverandre Vi skal alle ta ansvar for å ikke påføre oss, andre eller miljøet skade 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 8. Konflikthåndtering Temaet konflikthåndtering er et viktig element i samhandlingen. Partene får diskutert hvilke potensielle konflikter som kan oppstå og sammen jobbe med hvordan dette kan unngås og eventuelt håndteres. Temaet bør omfatte konflikter av både kontraktuell og mellommenneskelig art. Nedenfor gis noen eksempler på spørsmål som diskuteres og avklares knyttet til konflikthåndtering: 1. Hvilke konflikter kan oppstå knyttet til gjennomføring av kontraktsarbeidet? 2. Hvordan kan vi unngå dette? 3. Hvordan håndterer vi konflikter dersom de har oppstått? 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 37
SAMHANDLING :: VEDLEGG Konflikthåndtering eksempler (2) Konflikt grunnet heft med omgivelsene (arbeidstid, støy, etc.) Tidlig varsling om arbeider til naboer Hvordan unngå? Gjennomgå aktuelle kontraktsbestemmelser på forhånd (hvilken risiko må påregnes? Hvordan håndtere? La andre i organisasjonen vurdere saken/konflikten Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Konflikt grunnet fremdrift/forsinkelser Hvordan unngå? Hvordan håndtere? Ta tak i problemet med en gang Definere utfordringen sammen for en felles definisjon og felles forståelse av utfordring Erkjenne og akseptere Respektere og forstå den andre part Komme frem til felles løsning La andre i organisasjonen vurdere saken/konflikten Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen Konflikthåndtering (3) Konflikt grunnet uenighet om tids- og kostnadskonsekvenser ved endringer i kontrakt Tillit og ærlighet reell vurdering av omfang og konsekvens Hvordan unngå? Endringsanmodninger avklares fortløpende i forkant av utførelse endringsordre Løsningsorientert tilnærming Egen møteserie for å behandle endringer (kan være fast) Hvordan håndtere? Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Nabokonflikter (støy, rystelser, ødeleggelse av tomter, rør, kabler etc., anleggstrafikk) Informere om arbeid i god tid. Berørte må bli hørt og tatt på Hvordan unngå? alvor Gjøre tiltak i forkant (sikring osv.) God planlegging Renhold av maskiner, utstyr og vei Hvordan håndtere? Må avtales og avklares spesielt 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 38
VEDLEGG :: SAMHANDLING Konflikthåndtering (4) Konflikt grunnet uenighet om risikofordeling Avklare risikofordeling Hvordan unngå? Lojalitet mot kontrakten Se kontrakten fra begge parters ståsted La måloppnåelsen være styrende Avklare risikofordeling knyttet til nye eller endrede løsninger Aktiv bruk av samarbeidsmøter Hvordan håndtere? Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Personkonflikter Hvordan unngå? Hvordan håndtere? Være oppmerksom på egen adferd og oppførsel Legge til rette for samhandling og samarbeid Lage kjøreregler innenfor relevante tema, eksempelvis kommunikasjon, møtekultur og samhandling (plakater e.l.) Respektere hverandre Åpenhet Skille sak og person Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter 06.06.2016 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 9. Eksempel samhandlingsplakat Som en del av samhandlingsdokumentet kan det lages en plakat som oppsummerer viktige punkter fra samhandlingen. Denne signeres av begge parter og distribueres på prosjektet. Samhandlingsplakat for prosjekt xxx Felles mål Null skader på personell, materiell og miljø Høy kvalitet på prosjektet Godt arbeidsmiljø og samhold Gjennomføre prosjektet innenfor økonomiske rammer og tidsfrister Være løsningsorienterte Konflikthåndtering Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Konflikter løses eller avklares på lavest mulig nivå og forankres i byggemøte Saken løftes til samarbeidsmøte Ekspert bringes inn og kommer med forslag til løsning Møteregler Saker meldes inn og møteagenda sendes ut i god tid før møter Vi møter til rett tid og stiller alltid forberedt til møter Vi holder oss til agendaen i møter Vi er bevisste på hvem som er de rette personene for møtet Våre møter har tydelige beslutninger og referatføres med ansvar og frist Kommunikasjonsregler Vi skal vise respekt og være åpne og ærlige med hverandre Vi skal ha skriftlige bekreftelser på muntlige avtaler Vi velger rett kommunikasjonslinje og nivå Vi skiller mellom sak og person Vi har godt humør og hilser hver gang vi møtes Vi spør i stedet for å lure.... Prosjektleder Statens vegvesen Sted og Dato Prosjektleder Entreprenør 39
SAMHANDLING :: VEDLEGG Vedlegg 3 Samhandlingsdokument Navn på kontrakt: 40
VEDLEGG :: SAMHANDLING Innholdsfortegnelse Samhandlingsdokument Agenda og tidspunkt for møtene: 1. Organisering, roller og ansvar: 2. Utvikling av felles mål for prosjektet: (kapittel C3-3) 3. Samhandling med krav og forventninger: (kapittel C3-4) 4. Konfliktløsning: 5. Kvalitetssikring 6. Helse miljø og sikkerhet 7. Prosedyre for involvering av alle aktører: 8. Rutine for egen aksept av underentreprenører: 9. Krav til dokumentasjon, rapportering, etc: 10. Åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger: 11. Optimalisering av fremdrift: 12. Utviklingsmuligheter og mål: 13. Felles kontraktsforståelse: Kapittel A Prosjektinformasjon: Kapittel B Konkurranseregler: Kapittel C Spesielle kontraktsbestemmelser: C1 (NS 8406): C2 Spesielle kontraktsbestemmelser: C3 Spesielle kontraktsbestemmelser: Kapittel D2-I Instrukser: Kapittel D2-S Informasjon: Kapittel D2-V Objektliste: Kapittel D2-H SHA-plan: 14. Gjennomgang av prosessbeskrivelse: Hovedprosess 3: D1 Tunneler Hovedprosess 4: D1 Grøfter, kummer og rør, Hovedprosess 6: D1 Vegdekke, Hovedprosess 7: D1 Vegutstyr og miljøtiltak. Hovedprosess 8: D1 Bruer og kaier. Hovedprosess 9: D1 VINTERDRIFT 15 Gjennomgang av planer: Ressurs og organisasjonsplan: Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll: Beredskapsplan: Vinterplan: Plan for håndtering av skred og flom: Plan for drift og vedlikehold av grøntarealer: Plan for renhold av vegbane og vegområde: 41
SAMHANDLING :: VEDLEGG Punkter som samhandlingsprosessen skal omfatte (iht. liste i kapittel C2 pkt. 8) Agenda og tidspunkt for møtene: Møte nr. 1 (felles) dato: kl.: sted: Presentasjon av deltagere Byggherrens organisasjonsplan etc. Entreprenør sin organisering etc. Samhandling: Informasjon fra Byggherren angående samhandlingsdokument Utvikling av felles mål for prosjektet Samhandling med krav og forventninger Konflikthåndtering Felles kontraktsforståelse inkludert planer Avklare agenda og tidspunkt for møtene Møte nr. 2 (felles) dato: kl.: sted: Kvalitetssikring v/xxx Helse, miljø og sikkerhet v/xxx Samhandling: Prosedyre for involvering av alle aktører Rutine for egen aksept av UE Krav til dokumentasjon, rapportering etc. Åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger Optimalisering av framdrift Utviklingsmuligheter og mål Møte nr. 3 (felles) dato: kl.: sted: Felles kontraktsforståelse inkludert planer med fokus på vinter med prosessbeskrivelse og C3 Møte nr. 4 dato: kl: sted: Felles kontraktsforståelse inkludert planer og følgende ble gjennomgått: Kap. D1, struktur og kravspesifikasjon Kap. D1 Prosesskrav og spesielle beskrivelse Kap D2, Instrukser Vinterplan, orientering fra entreprenør Møte nr. 5 dato: kl.: sted: Felles kontraktsforståelse inkludert planer. Kap. D1 prosess 74.8 Grøntarealer og skråninger Kap. D1 prosess 79.3 Renhold Kap. D2 instrukser Kap. D2 S informasjon om vegnettet Kap. C2 spesielle kontraktsbestemmelser Avlevering ved kontraktsoppstart Kap. D2 SHA plan Møte nr. 6 (felles) dato: kl.: sted: Kurs/Opplæring i Elrapp v/xxx Orientering om vinterkurset. Oppfølging/ ansvar Avklart 42
VEDLEGG :: SAMHANDLING Møte nr. 7 dato: kl.: sted: Gjennomgang av Kap. C3 spesielle kontraktsbestemmelser og generelle krav i kontrakten. Gjennomgang av plan for gjennomføring av inspeksjoner og kontroll, generell årsplan og Ressurs og organisasjonsplan. Møte nr. 8 dato: kl.: sted: Entreprenør gjennomførte opplæring med egne ansatte i forhold til generell kontraktsforståelse. BH deltok på opplæringen. Møte nr. 9 dato: kl.: sted: Gjennomgang av innleverte vinterplaner fra entreprenør. Møte nr. 10 (felles) dato: kl.: sted: Kurs/opplæring i Plania. Møte nr. 11 dato: kl.: sted: Felles kontraktsforståelse og gjennomgang av følgende planer: HMS, Skred og flom, Renhold og Beredskap. Møte nr. 12 dato: kl.: sted: Vinterkurs (ansvar: Entreprenør) Entreprenør bestiller møterom. I tillegg er det samhandlingskurs i: xxx dato: xxx og xxx. Dette samhandlingsdokumentet skal dokumentere partenes enighet om gode og tjenlige rutiner for gjennomføring av kontraktsarbeidet. Dokumentet skal forelegges og aksepteres av senere valgte underentreprenører og innleide arbeidstakere som forutsetning for deres engasjement i gjennomføringen av kontraktsarbeidene. 1. Organisering, roller og ansvar: Byggherre: xxx prosjektleder, xxx@vegvesen.no, tlf: xxx byggeleder, xxx@vegvesen.no, tlf: xxx byggelederass., xxx@vegvesen.no, tlf: xxx kontrolling., xxx@vegvesen.no tlf: xxx byggherrestøtte, xxx@vegvesen.no, tlf. Entreprenør: xxx distriktssjef, xxx@x.no, tlf: xxx driftsleder, xxx@x.no, tlf: xxx produksjonsstyring, xxx@x.no, tlf: xxx bistå driftsleder, xxx@x.no, tlf: xxx, KS/ HMS-leder, xxx@x.no, tlf: xxx, veimester, xxx@x.no, tlf: xxx, veimester, xxx@x.no,tlf: Organisasjonsplan må oppdateres når alle data er på plass. 2. Utvikling av felles mål for prosjektet: (kapittel C3-3) Etablere opplegg og rutiner basert på gjensidig tillit Være handlekraftige Være nytenkende og fremtidsretta Ha fokus på det vi gjør Samarbeide mot felles mål 43
SAMHANDLING :: VEDLEGG Være bevisst på riktig kvalitet Levere til riktig tid Yte god service for vegbrukere og naboer Godt arbeidsmiljø Ivareta sikkerheten så en unngår skader 3. Samhandling med krav og forventninger: (kapittel C3-4) Vi skal vise åpenhet i samhandlingen Vi skal opptre profesjonelt, ha respekt for rammebetingelsene og holde avtaler Vi skal bruke hverandres kompetanse for å oppnå gode resultater/ være løsningsorienterte Vi skal ha en åpen dialog gjennom hele driftsfasen med stor tak høyde Vi skal ha samarbeidsmøter iht C2 gjennom kontraktsperioden Vi skal fokusere på sak og ikke person Overholde lover og regler Skriftlighet ift. bestillinger og avklaringer (så langt mulig) Fokus på forbedringer Planlegge tilleggsarbeid mht. tid, ressurser og alternativt arbeid 4. Konfliktløsning: I utgangspunktet ønsker vi deltakere på samme nivå i byggemøter. Byggeleder og driftsleder avklarer saker fortløpende Eventuelle tvister mellom kontraktspartene skal prinsipielt løses eller avklares på lavest mulig nivå (prosjektnivå) og forankres i byggemøte. Hvis man ikke kommer til enighet og løsning av saken på prosjektnivå, innenfor en tidsramme på 3 måneder, etter at saken er fremmet, skal saken løftes til samarbeidsmøte. Byggemøter: Byggherre stiller med byggeleder / byggelederass. / kontrolling og byggherrestøtte. Entreprenør stiller med distriktssjef / driftsleder / veimester. Referat skrives av byggherre og dette sendes ut innen 5 hverdager etter møte. 5. Kvalitetssikring Utdrag fra foredraget til xxx (kvalitetsrevisor i Region xxx): Entreprenøren skal; etablere, innføre, vedlikeholde og når nødvendig ajourføre et kvalitetssystem som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring Krav. Entreprenøren skal ha dokumentasjon av kvalitetssystemet i form av en kvalitetshåndbok som blant annet legger vekt på kontinuerlig forbedring og kundetilfredshet. Standarden i et «nøtteskall»: o Standarden i et «nøtteskall»: o Gjør det som fortalt (utføre) o Bevis at du har gjort det (korrigere) o Lær av dine feil (kontrollere) Det er ledelsens ansvar og forpliktelse at kvalitetssystemet er innarbeidet nedover i systemet. 44
VEDLEGG :: SAMHANDLING Det er entreprenørens ansvar å levere all dokumentasjon som kontrakten beskriver. Det skal ikke være nødvendig for byggherren å etterspørre dette. Alle involverte skal være innforstått med kontraktens bestemmelser. Beredskapsøvelse bør gjennomføres så tidlig som mulig i kontraktsperioden for å sjekke at alt fungerer. Byggherren har satt krav i kontrakten, og entreprenøren skal komme med løsninger på hvordan arbeidet skal gjennomføres. Dette vil si at det er entreprenør som har bevisbyrden for at kontraktens krav er oppfylt. Byggherren foretar en kvalitetssystemrevisjon innen 6 mnd. etter kontraktsoppstart. Leverandørrevisjoner har vist flere funn/avvik. Dette har vært framvisning av fjorårets vinterplan, øverste ledelse bidrar ikke slik ISO foreskriver, dårlig kjennskap til kontrakten, at ledelsen ikke er ansatt hos hovedentreprenør, underentreprenør er lite/ikke involvert etc. Byggherren kan foreta sanksjoner. I denne forbindelse er det viktig med åpen og ærlig diskusjon i de tilfeller entreprenør ser at de ikke greier å overholde krav som er satt. 6. Helse miljø og sikkerhet Utdrag fra foredraget til xxx (HMS-koordinator i Region xxx): Byggherren har et påse ansvar iht. byggherreforskriften, det vil si at byggherren skal kontrollere at entreprenøren følger de lover og regler som gjelder. For å forhindre ulykker er det viktig at alles ansvar i HMS-arbeidet er klarlagt. Ved utarbeidelse av HMS-rutiner, risikovurderinger og SJA skal berørte underentreprenører delta. Dette er viktig for å unngå ulykker. Nesten alle alvorlige ulykker har skjedd med personell ansatt hos UE. Entreprenøren skal beskrive gode og varige tiltak på uønska hendelser for å unngå at ting skjer igjen. Underentreprenør uten eget HMS-system følger hovedentreprenøren sitt system. Oversiktslister skal føres fortløpende i Elrapp og timer skal leveres hver måned til byggherren. Arbeidsmiljøloven er den viktigeste loven for utførelse av arbeid og gjelder for utenlandske arbeidstakere i Norge på lik linje med norske arbeidstakere. Alle som arbeider i kontraktsområdet skal ha ID-kort. Lag og foreninger i forbindelse med søppelplukking har vært fritatt for ID-kort. Det vises for øvrig til kapittel D2-ID7930b og presisering av at entreprenør som ønsker å benytte seg av innleie for å fjerne søppel langs vegene, må sørge for at foreninger, idrettslag eller lignende har en ulykkesforsikring som er dekkende for den perio den arbeidet skal foregå og for de medlemmene som skal delta i søppelplukkingen. Det er den entreprenøren som leier inn, som har HMS-ansvaret for de som skal utføre søppelplukkingen. Etter arbeidsmiljøloven blir de som skal utføre arbeidet definert som arbeidstakere. En på hvert arbeidslag skal kunne kommunisere på norsk. Dette gjelder også de som kjører brøytebil. Det er hovedentreprenøren som har ansvaret for at lønns- og arbeidstidsbestemmelser blir ivaretatt i alle ledd. 45
SAMHANDLING :: VEDLEGG Leverandørrevisjon har vist en del funn/avvik. Dette kan være mangelfull opplæring, ansvar ikke godt nok dokumentert, mangelfulle beredskapsplaner, dårlig informasjonsflyt, få registreringer av uønska hendelser hos UE etc. I samhandlingsmøte, dato: gikk xxx som er KS/HMS leder hos entreprenør gjennom alle HMS planene. Hun presiserte blant annet at entreprenøren har et stort fokus på RUH uønskede hendeler. Vernerunder skal minimum gjennomføres 1 gang pr. måned og BH opplyser at de ønsker å delta på vernerundene. Entreprenøren opplyser også at de vil benytte xxx avfallsanlegg i xxx. 7. Prosedyre for involvering av alle aktører: Entreprenør har egen prosedyre som håndterer dette i sitt kvalitetssystem. Dette gjelder også nyansatte som kommer i perioden. De har gjennomgang av risikovurderinger, arbeidstidsordninger, innmelding av uønska hendelser, avvik, spesifikke krav i kontrakten, etc. 8. Rutine for egen aksept av underentreprenører: Iht. C2 pkt. 15 plikter entreprenøren å gi byggherren informasjon om underentreprenørens økonomi, finansielle stilling, kapasitet, teknisk kompetanse, inklusiv dokumentasjon på registreringer som er nødvendig for at byggherren skal kunne vurdere spørsmål om godkjennelse. Skjema for «Erklæring ved bruk av underentreprenør» skal overleveres byggherren for å dokumentere at kontraktens krav er videreført. Entreprenøren kan bruke sitt eget skjema for UE hvis det ivaretar punktene i byggherrens skjema. Kopi av skatteattester legges ved for arbeider utover kr 100 000 i kontraktsperioden. 9. Krav til dokumentasjon, rapportering, etc: I utgangspunktet skal all dokumentasjon og rapportering leveres i Elrapp, utenom tunnelrapportering som legges i Plania. Det gis opplæring i bruk av Elrapp og Plania Kurs i Elrapp: dato: sted: Det vil også bli gitt en orientering om vinterkurset og innholdet i dette. Kurs i Plania vil bli avholdt på Vegkontoret i xxx, dato: Møteinnkalling vil bli ettersendt. Entreprenør gis tilgang når byggherren har lagt inn frister og struktur under dokumentarkiv/hms for innlegging av planer etc. R4 erstattes av nytt tilpasset skjema (excel lister) Det er utarbeidet egen mal for agenda i byggemøter som også legges i Elrapp. 10. Åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger: Se under punkt 2: Utvikling av felles mål for prosjektet og punkt 3: Samhandling med krav og forventninger 11. Optimalisering av fremdrift: Forholde seg til kontraktens krav Entreprenør får lesetilgang til NVDB 123. Byggherre foretar nødvendig opplæring. Se også under punkt 2: Utvikling av felles mål for prosjektet og punkt 3: Samhandling med krav og forventninger 46