1 / 9 Vedlegg statusrapport for sluttfasen/samlet plan SØ 2015 Til styret SØ Gjelder for perioden februar 2015
2 / 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ... 3 3 STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ... 4 3.1 KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER... 4 3.2 OPPLÆRING... 5 3.3 UTSTYR... 6 3.4 FLYTTING... 6 3.5 IKT... 8 4 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER... 9 5 RISIKO... 9
3 / 9 1 INNLEDNING Denne statusrapporten for Samlet plan har to deler, hvor første del (kapittel 2) er felles for SØ (Sykehuset Østfold) og PNØ (Prosjekt nytt østfoldsykehus). Kapittel 3 er SØ sin egen statusrapport som tar for seg viktige områder i SØ Samlet plan. 2 SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ Denne statusrapporten er SØ og PNØ sin felles rapportering mot Samlet plan. Planen er revidert og gjennomgått i Kontaktmøte 23.02.15. Alle opprinnelige milepæler fra Samlet Plan er beholdt uendret, men planen er utvidet i detaljering og supplert med informasjon om nøkkelaktiviteter fra de enkelte aktørers underliggende planverk som er utarbeidet og bearbeidet gjennom 2014. Status i dette sammendraget kan spores til mottatt fremdriftsrapportering mot revidert Samlet Plan og gjennomgang i Kontaktmøtet. Oversikt over de nærmeste milepælene fra Samlet Plan, og ikke oppnådde milepæler fra tidligere perioder er beholdt): Dato Tittel Ansvar Kommentar 05.01.15 Ferdigstilt SAT tekniske installasjoner fra PNØ PNØ Se nedenfor 05.01.15 Oppstart integrerte systemtester PNØ Se nedenfor 05.01.15 Etablere plan og prosedyre for eierskifte PNØ Se nedenfor 02.02.15 Utarbeide beredskapsplaner SØ Levert 02.02.15 Utarbeide interne driftsprosedyrer (medisinske & tekniske) SØ Levert 02.02.15 Etablere drifts- og vedlikeholdsavtaler med entreprenører SØ Se nedenfor 02.02.15 SØ IKT leveranser SØ Levert 02.02.15 Uttesting IKT systemer oppstart SA Startet 02.02.15 Gjennomføring opplæring starter SA Startet 02.03.15 Oppstart risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS1) Alle På plan 23.03.15 Gjennomført integrerte byggtekniske systemtester KIB 1 PNØ Se nedenfor Status for hovedmilepæler i perioden Ferdigstillelse SAT og oppstart integrerte systemtester Ferdigstillelse SAT (site acceptance test) forventes ikke oppnådd for de tekniske installasjoner før i løpet av mars 2015 i henhold til revidert styringsplan. Oppstart Integrerte Systemtester avhenger av ferdigstilte SATer og et operasjonelt datanettverk. SAT-status og ferdigstillelse for nettverket har forskjøvet oppstart integrerte systemtester 3-4 uker. Integrerte systemtester vil i enkelte områder gå i parallelt løp med gjenstående SAT-aktiviteter. SØs virksomhetstester kan starte som planlagt andre uke i mars, men også disse vil berøres av utsatte SAT-aktiviteter. Foreløpig påvirker ikke dette planlagt eierskifte. Testaktivitetene er nå på kritisk linje, og følges tett opp for å sikre fremdriften. Plan og prosedyre for eierskifte Plan og prosedyre for eierskifte er under utarbeidelse og det pågår en prosess mellom SØ og PNØ for å få denne forankret i begge organisasjoner.
4 / 9 Etablering av drifts og vedlikeholdsavtaler med entreprenører Milepælen er ikke oppnådd i perioden, men vil ikke ha konsekvens for KIB 1 og KIB 2. Følgende arbeid gjenstår: Detaljere og gjøre ferdig kartlegging av behov for service og vedlikeholdsavtaler Utarbeidet detaljert oversikt over hvilke handlinger som skal utføres Gjennomføre møte med PNØ på områder som er uklare Inngå avtaler / innløse opsjoner iht. prioritet og behov SA (Sykehusapoteket)s to milepæler Uttesting av IKT-systemer og Gjennomføring opplæring gjelder oppstart. Aktivitetene er igangsatt som planlagt. SP (Sykehuspartner) linje som skal overta driftsansvar innen IKT området etter nærmere avtale etter 07.04.15, er i ferd med å rigge seg for oppgaven. Noen målepunkter/milepæler frem mot driftsovertakelse vil bli definert i Samlet Plan i løpet av neste periode. Fordeling av drifts- og forvaltningsansvar mellom SØ og SP er ennå ikke avklart. Dette vil i neste periode følges opp i IKT forum og i AD-møte. Gjennomført integrerte byggtekniske systemtester KIB 1 Programmet for integrerte systemtester for bygg (BIS) forventes å være gjennomført til 31.03.15. Det avdekkes mangler som gjør at det er behov for re-testing av et visst omfang i KIB 1-arealer. Dette må forventes gjennomført i april 2015, før KIB 1 04.05.15. 3 STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ De utvalgte områdene i SØ er og KIB 1, opplæring, utstyr, flytting og IKT. Hovedaktiviteter i denne perioden gjelder februar 2015. Hovedaktiviteter i neste perioden gjelder marsapril 2015. 3.1 Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i denne perioden ferdigstillelse av lokale beredskapsprosedyrer Forberedelse til gjennomføring av virksomhetstester og preintrodager Statusmøte med avdelingssjefer og avdelingskoordinatorer (psykisk helsevern og somatikk/poliklinikker) for gjensidig informasjon for å sikre at alle aktivitetene er koordinert og at ikke noe er uteglemt Kartlegging av møteaktivitet med tanke på bruk av møterom Utarbeidet system for registering av pasientflytting (utsjekking/innsjekking etc.) Avklaring mht. flytting av medikamenter (døgnseksjoner + poliklinikker) Oppstart av detaljplanlegging av flyttedagene: ansvar, roller, oppgavefordeling, kommunikasjonslinjer etc.
5 / 9 Hovedaktiviteter i neste periode Gjennomføring av virksomhetstester og preintrodager Statusmøte med avdelingssjefer og avdelingskoordinatorer for gjensidig informasjon for å sikre at alle aktivitetene er koordinert og at ikke noe er uteglemt 3.2 Opplæring Fremdrift i henhold til plan Hovedaktiviteter i perioden Bidratt til revidering av overordnet prosedyre for MTU Datoer for gjennomføring av pre introduksjonsdagene og introduksjonsdagene for KIB 1 og KIB 2 er utarbeidet. Det er utarbeidet håndtering for endringer lagt inn i opplæringsprosjektets database og tilgjengeliggjort for ledere Samarbeider med kommunikasjonsavdelingen om filmer og hurtigguide for KIB 1 Brannfilm er ferdig Konseptfilm er ferdig Bidratt slik at motivasjonsfilmen blir produsert Instruktøropplæringen ble gjennomført i uke 6 Tilpasset sløyfe for introduksjonsdagen for KIB 1 er utarbeidet Detaljplanleggingen og administrering av preintroduksjonsdagene for KIB 1 er utført Nye lokaler på Tuneteknikeren er møblert og delvis utstyrt Bidratt til at flere medarbeidere bruker dataspillene Dato for gjennomføring av tilpasset lederopplæring KIB 1 er på plass (07.04.2015). Dato for testgjennomføring er avklart tilpasset lederopplæring med blant annet OU-prosjektets deltakere, ledere teknisk avdeling og ledere MTA Hovedaktiviteter neste periode Gjennomføre preintroduksjonsdager KIB 1 på Tuneteknikeren for ca. 1200 medarbeidere. Siste dag er 27.03.2015 Detaljplanlegge innholdet og administrering av introduksjonsdagene for KIB 1 med oppstart 07.04.2015 Bidra til at nye ID-kort blir utlevert på Kalnes på introduksjonsdagen Bidra til at lederne registrer godkjent kompetanse i GAT-kompetansemodul (Preintroduksjonsdag KIB 1#, Introduksjonsdag KIB 1# og brannvern Kalnes #) Fortsette samarbeidet med filmselskapet Provinsen slik at motivasjonsfilmen blir levert iht. kontrakt Ferdigstille hurtigguiden sammen med kommunikasjonsavdelingen og fag- og kompetanseavdelingen (viktig informasjon for KIB 1). Trykkes i uke 11 Etablere rutiner for avviksrapportering til foretakssekretariatet Utarbeide rutiner for å håndtere ønskede endringer i opplæringsplan (påvirker kjøreplanen for pre-introdager og introduksjonsdager) i samarbeid med Samlet plan Fortsette møter med avdelingskoordinatorene for detaljering av opplæringsplaner (dvs. ferdigstille dreiebøker, øvelser, innhold, ressursbehov og ansvarsavklaring for preintroduksjonsdager og introduksjonsdager) Reviderer IKT-opplæringen med utarbeidelse av struktur og prosess for IKT-opplæringen
6 / 9 3.3 Utstyr Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Signerte kontrakter i perioden: - Avfallshåndtering - Fysioterapi Mottak: - Medisinske møbler - Møbler - Trillebord og vogner - Dialyseutstyr - Utstyr til oksygen og sug - Nattbord til psykisk helsevern - Båresenger radiologi Diverse - Detaljering overvåkning i samarbeid med OU/drift - Utprøvning endoskopi artroskopi i Moss - Demonstrasjon urologiutstyr - Evalueringsbesøk operasjonsmikroskop - Laget flytteplan for panoramarøntgen og dentalenhet - Koordinere plan for MTU IKT flytt i samarbeid med MTA/IKT Hovedaktiviteter neste periode - Signere kontrakt arbeids-ekg - Signere kontrakt genteknologi - Signere kontrakt diatermi - Bestille infusjonsutstyr - Bestille anestesiapparater - Innstille endoskopi lunge/gastro/kar/uro - Detaljering tilleggsutstyr operasjonsbord referansebesøk Tyskland - Ferdigstille EKG database - Detaljere utstyrsplassering på lager sengeområde - Detaljere utplassering utstyr pasientovervåkning - Detaljere utplassering utstyr uteanestesi - Utplassere senger psykisk helsevern - Utplassere gassutstyr til sykeromskanaler - Kvalitetssikre leveranser før KIB 1 - to dagers befaring rett før påske - Kvalitetssikre utstyr i rene rom - Designe arbeidsplass og funksjonalitet rundt intensivkuvøse - Utarbeide plan for testmiljø (med integrasjoner) - pasientovervåkning 3.4 Flytting Fremdrift i henhold til plan.
7 / 9 Hovedaktiviteter i perioden Flyttegodsliste KIB 1 (frys 1.2.15) o Flyttegodsliste KIB 1 er oversendt flyttebyrå for prissetting i henhold til avtale o Dokument «Dette skal flyttes til Kalnes» ble godkjent i programeiermøtet 16.2.15 KIB 2 (frys 1.2.15 for versjon 1) o Kartlegging i samarbeid med avdelingskoordinatorene er gjennomført til 20.1.15 o Arbeidet fortsetter i neste periode. Neste leveranse 1.4.15. Frys 1.7.15 Flytteplan Dokumentet «Fra planlegging til gjennomføring flytteplan Kalnes» ble godkjent i programeiermøtet 2.2.15. Dette dokumentet gjelder for både KIB 1 og KIB 2 KIB1 (frys 1.2.15) o Master flytteplan KIB 1 ble godkjent i programeiermøtet 2.2.15 o Datoer er koordinert med opplæringsprosjektet, utstyrsprosjektet, MTA og ibruktakelsesprosjektet KIB2 (versjon 1-1.2.15) o Alle tentative F1, F2 og F3 datoer er gjennomgått i flyttemøter. Arbeidet fortsetter i neste periode o Operasjon/sterilsentral arbeid er påbegynt. Flyttedatoer avhenger av vedtak om prøvedrift (KIB 1 ½) og generell ibruktakelsesplan o LAB - arbeidet inngår i den allerede etablerte gruppen som utarbeider ibruktakelsesplan. Ikke gjennomført eget flyttemøte Generell status Arbeidet med å utarbeide plan for flytting av legemidler i samarbeid med kurve- og legemiddelprosjektet i SØ samt Sykehusapotekene HF (SA) er forsinket i henhold til plan, men en prosess pågår. Operativ arbeidsgruppe for KIB 1 er konstituert. Første møte avholdt 25.2.15. Mandat og sammensetning er publisert i EK. Oppfølging av kontraktseiere/avdelingssjefer for ikke-medisinske avdelinger om ansvar de har for flytteaktiviteter på et overordnet SØ-nivå. o Aksjoner er identifisert og aksjonslister er utarbeidet i samarbeid med den enkelte. Oppfølgingsansvaret er tillagt avdelingskoordinatorene. Arbeidet deres med å svare ut aksjoner er forsinket i henhold til plan vurderes ikke som risiko denne perioden. Dette følges opp i operativ arbeidsgruppe. Det er avhold oppstartsmøte mellom SØ og Totalreform (leverandør av flyttetjenester Kalnes)og samarbeidet er etablert. Alle godkjente dokumenter er publisert på flytteprosjektets intranettside, på fellesområdet Samlet plan og informert om i flyttemøter. Kartlegging av behov for rådgivere og stabspersonell som ressurser i flytteperioden o Kartlegging av oppgaver, antall dager og personer pågår i både kliniske og ikke-kliniske avdelinger. Gjelder kun for KIB 1 og for både ibruktakelse og flytteoppgaver. o Basert på kartleggingen vil videre planer utarbeides.
8 / 9 Hovedaktiviteter neste periode Detaljplan for flytting KIB 1 sluttføres Kartlegge andel overflyttbare artikler fra drift 100/SØ 21. o Forventer at dette vil øke innholdet i flyttegodslisten vesentlig. Plan for bruk av rådgivere- og stabsstillinger KIB 1 o Versjon 1.0 skal være ferdig til 15.3.15 Plan for flytting av legemidler KIB 1 utarbeides av flytteprosjektet. Rapport og nødvendige avtaler med Sykehusapoteket sluttføres i regi av legemiddel- og kurveprosjektet i SØ i henhold til mandat gitt av felles styringsgruppe SØ-SA-PNØ. Samarbeid, detaljering og ansvarsfordeling mellom flytteprosjekt, Ibruktakelsesprosjektet og drift fortsetter. 3.5 IKT Status er avgrenset til de kliniske IKT-systemene. Hovedaktiviteter i perioden Elektronisk kurve Tilpasset breddingsplan i henhold til utsatt leveranse grunnet tekniske utfordringer. Kursing av superbrukere Elektronisk tavle, meldingsvarsler og selvinnsjekk Kvalitetssikring av selvinnsjekk, tilpasset og utvidet elektroniske tavler og modellering av meldingsvarsling Lab data Tilpasset ibrukstakelse av løsning, og klinisk kjemi ble satt i drift 27.02.2015. Tunge test- og planleggingsaktiviteter, herunder opplæring Mobilitet Uttesting av nettbrett, tilpasning av integrert løsning mellom telefonkatalogsystem (Trio) og Imatis. Uttesting og valg av mobiltelefon Hovedaktiviteter i neste periode Elektronisk kurve Starte bredding i henhold til tilpasset leveranseplan. Test og kvalitetssikring av oppgraderte løsninger. Elektronisk tavle, meldingsvarsler og selvinnsjekk Fokus på testing av meldingsvarsling, montering av tavler, funksjonell testing Lab data Stabilisering av løsning for kjemi og forberede driftssetting av mikrobiologi og patologi Mobilitet Teste ut løsning Forberede ibruktakelse og opplæring Anskaffe utstyr
9 / 9 4 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER Alle avdelingskoordinatorene leverer månedlig statusrapport for sin avdeling. Disse er ikke beskrevet i dette dokumentet. Følgende enheter rapporterer: Intensiv og overvåking Akuttmottak, KTP (korttidspost) og obspost Operasjon, anestesi og sterilsentralen Sengeområde somatikk - medisin Sengeområde somatikk - kirurgiske senger Kirurgiske poliklinikker og leger Ortopedi - poliklinikk, leger, operasjon ØNH - poliklinikker og leger Nevrologisk poliklinikker og leger Barne- og ungdomssenter somatikk Psykisk helsevern Kvinneklinikken Medisinske poliklinikker Indremedisin leger Senter for laboratoriemedisin Radiologi Fysioterapiavdelingen Sykehusservice og eiendomsforvaltning Øyeavdeling Dokumentasjonssenteret Innkjøp og logistikk Teknisk drift Prehospitale tjenester Klinisk ibruktakelse somatikk 5 RISIKO Se egen styresak