Vestfold Fotballkrets Postboks 16, 3249 Sandefjord Nygårdsveien 84, 3221 Sandefjord vestfold@fotball.no http://www.fotball.no/vestfold Sandefjord 22.01.15 PROTOKOLL STYREMØTE TIRSDAG 19. JANUAR 2014 Til stede: Thorfinn Haugen, Alexander Hesselberg, Torleiv Sandvik, Anette Vestly, Rune Mikkelsen, Hanne Jaerson Ikke til stede: Line Hettervik, Kjell Rune Pedersen Fra adm: Ole Petter Tufte Sak 01/15 Søknad om opptak Vestfold Fotballkrets Administrasjonen har mottatt søknad fra Brunlanes IL der det søkes om opptak som egen fotball gruppe i Vestfold Fotballkrets. Klubben ønsker i oppstarten å stille i seriesystemet vårt med et herrelag. Vestfold mottar fra tid til annen søknader om opptak i Vestfold Fotballkrets. I all hovedsak er dette vennegjenger som ønsker å starte opp et seniorlag. Slike søknader anbefales ikke av administrasjonen. Når det gjelder denne søknaden så stiller det seg annerledes. Brunlanes IL er et allerede eksisterende idrettslag (og dermed medlem i NIF) med friidrett og ski som undergrener. Styret i fleridrettslaget er også styre for disse undergruppene. Ved et eventuelt opptak av klubben i Vestfold Fotballkrets vil også hovedstyret Brunlanes IL være styret for fotballavdelingen. Med dette som bakgrunn anbefales søknaden. Forslag til vedtak: Brunlanes IL tas opp som medlem i Vestfold Fotballkrets. Enstemmig vedatt
Sak 02/15 Regnskap 2014 Vedlagt følger resultatregnskap for 2014. Daglig leder har valgt å legge dette fram i en exelfil da det da er mulig å få med kommentarer direkte i regnskapsoversikten. Regnskap 2014 legges fram for kretstinget til godkjenning med et overskudd stort kr. 14.404,-. Her er det viktig å merke seg at kretstinget for 2013 vedtok et budsjett for 2014 som forutsatte at det kunne disponeres kr. 412.000,- av 2013`s driftsoverskudd. Disse midlene ble avsatt i balanseregnskapet for disponering i 2014.. Alle tiltak som ble vedtatt gjennomført og som skulle finansieres gjennom avsetninger i balanseregnskapet er gjennomført i 2014 og kostnadsført i driftsbudsjett 2014. Dette betyr at det ikke er nødvendig å finansiere disse tiltakene ved disponeringer fra balanseregnskapet. Kommentarer til enkeltposter i regnskap 2014: Inntekter: Hovedpost 30: Salg/avtaler Hovedpost viser et negativt resultat med ca. kr. 80.000,- I hovedsak skyldes dette kr. 75.000 i reduserte samarbeidsavtaler i forhold til budsjett 2014. Hovedpost 34: Tilskudd Differanse i forhold til budsjett: Kr. 100.000,- mer enn budsjettert i KUD/asyltiltak tiltak Kr. 79.000,- i kvalitetsklubbtilskudd (ikke budsjettert) Kr. 30.000,- etter søknad post 3 midler KUD Kr. 20.000,- mindre i momsrefusjon Disse endringene, sammen med enkelte små endringer på enkeltposter gir et overskudd på hovedpost med ca. kr. 194.000,-. Hovedpost 39: Avgifter/overnatting/bespisning Hovedposten viser et overskudd med ca. kr. 209.000,- I hovedsak skyldes dette: Økte kursinntekter med kr. 45.500,- Økte lagsavgifter med kr. 83.000,- Salg av landskampbilletter med kr. 25.000,- Økte inntekter diversepost med kr. 50.000,- 2
KOSTNADER: Hovedpost 40: Utstyr Hovedpost viser innspart ca. kr. 44.000,- En ekstrakostnad til dommerdresser for videresalg er kompensert med mindre forbruk på øvrige utstyrsposter. Hovedpost 50 Lønn/personalkostnader Hovedposten viser et merforbruk på ca. kr. 66.000,- Lønn ansatte er i balanse i forhold til budsjett. Ut over en del mindre avvik så skyldes avvik på hovedposten lønn prosjektleder jenterekruttering. Hovedpost 60: Andre kostnader. Hovedposten viser besparelse med ca. kr. 87.000,- I hovedsak er dette relatert til mindre kostnader til kjøpte tjenester enn budsjettert. Hovedpost 71: Reiseutgifter Hovedposten viser et merforbruk på ca. kr. 308.000,- Dette er kostnader relatert til vedtak i tiltaksplanen som var forutsatt finansiert via avsetninger i balanseregnskapet. Hovedpost 73: Gaver/premiering Ingen vesentlige avvik Hovedpost 74: Tilskudd Merkostnad på ca. kr. 23.000,- skyldes overføringer i forbindelse med omsøkte midler asylsøkere. Hovedpost 76 og 80:Leieutgifter/bank Merkostnad på ca. kr. 47.000,- skyldes i hovedsak innkjøp av billetter. Dette er bruttoutgifter. Inntekter på dette er ført under hovedpost 39 Forslag til vedtak: Framlagte driftsregnskap for 2014 med et regnskapsmessig overskudd stort kr. 14.404,- tas til etterretning av styret. Overskudd stort kr. 14.404,- foreslås vedtatt avsatt til styrets disposisjon i balanseregnskapet for 2015. 3
Endelig behandling av regnskap 2014 skjer i styremøtet den 10. februar 2015. Sak 03/15 Budsjettforslag 2015 Vedlagt følger budsjettforslag 2015. I vedlagt budsjettforslag er alle bundne kostnader lagt inn. I tillegg er alle tiltak som foreslått i tiltaksplanen lagt inn bortsett fra: Avsetning asyltiltak - kr. 70.000 omsøkte midler Utveksling dommere Sverige - kr. 5.000 Utviklingsgruppe dommere - kr. 24.000 Talentgruppe dommere - kr. 8.000 Kompetansehelg dommere - kr. 56.000 Honorar bylag/kretslag - kr. 80.000 Int.ref spillere - kr. 70.000 Int. ref trenere - kr. 20.000 Nettverkssamling klubb/leder - kr. 88.000 Nettverkssamling klubber FP - kr.107.000 Støtte FL IV - kr. 21.000 Forbundstinget - kr. 39.000 Samlet kostnad tiltak som ikke er lagt inn i budsjettforslag. - kr. 588 000 Mulig finansiering: Avsatt disponeringer kretstinget 2014 - kr. 412.230 2014`s regnskapsmessige overskudd - kr. 14.404 Styrets disp. jenterekruttering - kr. 60.300 Ikke disp. i forslag til budsjett 2015 - kr. 230.000 Sum mulig finansiering: - kr. 716.934 Daglig leder viser til vedlagt budsjettforslag 2015 og vedlagt tiltaksplan 2015. Styret må i styremøtet ta stilling til de foreslåtte tiltak som vist over som ikke er lagt inn i budsjettforslag 2015 slik at daglig leder kan få lagt inn de ønskede tiltakene i budsjett 2015 og eventuelt gjøre disponeringer i balanseregnskapet for 2015. 4
Det forutsettes at styret jobber seg fram til et endelig forslag i styremøtet slik at daglig leder kan overføre dette til regnskapsavdelingen i NFF for ferdigstilling av budsjettforslag 2015. Sak 04/15 Valg av nye komiteer prinsipper I styremøtet 10. februar 2015 skal det velges nye komiteer. Styret har tidligere diskutert prinsipper vedr. valg av kretsens komiteer. Dersom styret ønsker å protokollføre enkelte prinsipper ved valg av komiteene så må dette drøftes og eventuelt vedtas i dette styremøtet. Behandling i styremøtet: Følgende prinsipper ble lagt til grunn: 1 Styret ønsket ikke et prinsipp der det skulle være krav til at komiteene ledes av styremedlemmer 2 Fortrinnsvis bør det velges inn styremedlemmer i de ulike komiteene 3 Faglig kompetanse skal vektlegges ved valg til komiteer 4 Klubbtilhørighet til komitemedlemmer bør vektlegges i den forstand at det bør gjenspeile klubbstrukturen i kretsen. Pr. 1. februar skal styremedlemmer, komitemedlemmer og ansatte spille inn forslag til nye komitemedlemmer. Orientering om dette sendes disse sammen med oversikt over hvem som er på valg i de ulike komiteene. Sak 05/15 Innstilling til VFK`s valgkomite På kretsting for 2014 skal styret i Vestfold Fotballkrets legge fram forslag til innstilling til valgkomite. I dette styremøte må kretsstyret vedta kjøreplan for dette. 5
Behandling i styremøtet: Kretsleder håndterer dette og legger fram instilling til styremøtet den 10. februar. 6