PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: 10.03.2016 Sted: Spiserommet, Campus Adamstuen Tid: Kl. 09.00 16.00 Tilstede: Siri B. Hatlen, Camilla Kielland, Jørgen Skeide (unntatt sakene 31-33/2016), Ruth Haug, Catherine Caillé (ikke sak 24/2016), Marianne Harg, Siri Bakøy, Jens Oddershede, Morten Sørlie, Alf Bjørseth, Øystein Evensen Delvis forfall: Trond Langseth deltok per telefon på sak 24/2016. Dersom noen av styrets faste medlemmer er forhindret fra å være tilstede under saker som gjelder oppfølgingen av styrevedtak 13/2016 om NMBUs styrings- og ledelsesmodell, ønsker Universitetsstyret å legge til rette for at de kan delta i behandlingen. Styrets drøfting av sak 24/2016 ble live-streamet. Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Jan Olav Aasbø, Birger Kruse, Siri Margrethe Løksa Protokoll: Lise Gorseth Saksnr Sakstittel 17/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste Styreleder foreslo at vedtak i sak 24/2016 utsettes inntil de nye bestemmelsene i UH-loven har trådt i kraft. Styret drøfter sak 24/2016 i dette møtet uten å fatte vedtak. Ved votering ble det avgitt 7 stemmer (Hatlen, Oddershede, Harg, Bjørseth, Skeide, Evensen og Bakøy) for styreleders forslag. 4 stemte (Sørlie, Haug, Kielland og Caillé) for at saken skulle behandles slik det var lagt opp til på innkallingen til styremøtet. Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste, med følgende endring: Vedtak i sak 24/2016 utsettes inntil de nye bestemmelsene i UH-loven har trådt i kraft. Styret drøfter sak 24/2016 i dette møtet uten å fatte vedtak. 18/2016 Godkjenning av protokoll fra 21.01.2016 og 23.02.2016 Universitetsstyret godkjenner protokollene.
2 19/2016 Referat fra IDF-møtet 07.03.2016 Referat fra sentralt IDF-møte 07.03.2016 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 20/2016 Orienteringssaker fra Styreleder Rektor o Ut over den skriftlige redegjørelsen opplyste rektor om at dato for offisiell åpning av Urbygningen og nedlegging av grunnstein for byggeprosjektet blir 9. mai 2016. 21/2016 Faglig presentasjon av professor Tor Einar Horsberg ved Institutt for Mattrygghet og infeksjonsbiologi; «Lakselus kan den bekjempes?» Styret takker professor Tor Einar Horsberg for en meget interessant, lærerik og god presentasjon. 22/2016 Status fra Prosjektstyret Universitetsstyret uttrykker bekymring for de stadig økende prosjekteringskostnadene hos Statsbygg ved Samlokaliseringsprosjektet. Saken tas til orientering. 23/2016 Rektors resultatmål for 2016 Når rektor neste år legger fram sitt evalueringsnotat for 2016, ønsker styret at rektor også redegjør for potensialer for ytterligere videreutvikling der det er mulig. Rektors samlede resultatmål for 2016 vektes 50/50 mellom de fastsatte resultatkrav på styringsparameterne i målstrukturen og rektors resultatmål i punkt 1-5 under: 1. Fremragende forskning og utdanning Etablere og implementere ambisiøs strategisk satsing på fremragende forskning og utdanning. Flere fremragende miljøer, talentsatsing og generell kvalitetsheving i alle ledd. 2. Ledelse og samarbeid med Universitetsstyret Utvikle og implementere ny organisasjonsstruktur i henhold til Styrets
3 vedtak. Videreutvikle tydelig, robust og synlig ledelse. Følge opp anbefalingene i Colbjørnsenutvalget om arbeidsdeling mellom rektor og Styret, og legge til rette for at Styret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå. 3. Byggeprosjekt, campusutvikling og vedlikehold av bygningsmassen Sørge for god ledelse av og fremdrift i byggeprosjektene, planlegging av flytteprosessen, utarbeiding av Strategisk Campusplan og gjennomføring av vedlikeholds- og utviklingsprosjekter i henhold til vedtatte planer. 4. Posisjonering av NMBU Sette NMBU på universitetskartet nasjonalt og internasjonalt og bygge positivt omdømme for universitetet. Strategisk deltakelse på relevante arenaer eksternt og internt. 5. Kulturbygging Bygge felleskap, organisasjonskultur, tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter 24/2016 Styringsmodell for NMBUs øverste ledelse fra 01.08.2017 Saken ble drøftet. Styret ber rektor legge fram saken til behandling så snart det er praktisk mulig etter at endringer i UH-loven har trådt i kraft. 25/2016 Årsrapport (2015-2016) Styret ønsker for framtiden at fastsettingen av mål og ambisjoner for styringsparameterne i «Budsjett og tiltaksplan» er foreløpig. Når siste års resultater er kjent, fastsettes de endelige mål og ambisjoner ved behandling av årsrapporten. I den forbindelse må siste års resultater tydeliggjøres sammen med årets mål og ambisjoner. 1. Rektor utarbeider en revidert del I Styrets beretning, basert på styrets innspill i møtet og eventuelt epost, som sendes styret til godkjenning. 2. Universitetsstyret gir styreleder fullmakt til å godkjenne en samlet årsrapport basert på styrets innspill i møtet og på epost. 3. Godkjent Årsrapport (2015 2016) oversendes Kunnskapsdepartementet. 26/2016 Forberedelse til etatsstyringsmøte Styret ga innspill til utdyping og presisering av saksområdene NMBU ønsker å ta opp på etatsstyringsmøtet.
4 Styret ønsker at rektor til styremøtet 28.04.2016 legger fram notat med stikkord til de enkelte sakene. Med innspill som framkom i møtet, slutter Universitetsstyret seg til forslaget om innmeldte saker til etatsstyringsmøtet 12.05.2016 med Kunnskapsdepartementet. Fra Universitetsstyret møter: Siri Hatlen, Alf Bjørseth, Morten Sørlie, Øystein Evensen og Jørgen Skeide. I tillegg møter Mari Sundli Tveit og Halvor Hektoen. 27/2016 Årsregnskap 2015 Universitetsstyret godkjenner det avlagte regnskap 2015 for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet med tilhørende ledelseskommentarer, resultatregnskap og balanse. 28/2016 Økonomirapport 3. tertial 2015 Overføring av midler fra 2015 til 2016 1. Universitetsstyret tar rapporten for 2015 til etterretning. 2. Det overføres midler i henhold til tabellene i vedlegg 1a-c (tabellene vedlegges protokollen). 3. Universitetsstyret vedtar å disponere frigjorte midler fra overføringsoppgjøret, til sammen 8,132 mill. kr. på følgende måte: a) 1,090 mill. kr. til frikjøp av årets resultat på oppdragsvirksomheten fra enhetene til sentral virksomhetskapital b) 0,647 mill. kr. til å dekke inn ytterligere effektiviserings- og avbyråkratiseringskutt som ikke er innarbeidet i NMBU sitt budsjett for 2016. c) 0,578 mill. kr. til å dekke inndragning av midler i forbindelse med overføring av professorat til Samisk høgskole. d) 5,815 mill. kr. avsettes til rektors strategiske reserve 4. Universitetsstyret ber om en redegjørelse for de ubrukte midler på 231 mill. kr. til neste styremøte. Det må redegjøres for hvordan midlene er sammensatt, hva de er avsatt til og hvilke planer man har for bruk av midlene. 5. Universitetsstyret anser resultatmarginen for oppdragsforskningen som svak og ber rektor iverksette forbedringstiltak. 29/2016 Innovasjonssenter CAMPUS ÅS AS og nyskapingsfond første drøfting
5 Universitetsstyret tar status for arbeidet med entreprenørskapskultur og kommersialisering til orientering og er positiv til å utvikle et forslag om opprettelse av et innovasjonsaksjeselskap og et nyskapingsfond med formål om å styrke innovasjonsarbeidet ved NMBU og campus Ås. Universitetsstyret ber rektor legge fram forslag til forretningsplan og vedtekter for selskapet Innovasjonssenter CAMPUS ÅS AS. Det forutsettes at en eller flere av samarbeidspartnerne på campus Ås går inn som eier i selskapet. Universitetsstyret ber også rektor om å utrede mandat og forretningsmodell for et nyskapingsfond. 30/2016 Helse, miljø og sikkerhet NMBU. Årsrapport 2015 Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet tas til orientering. 31/2016 Årsrapport likestilling ved NMBU 2015 Universitetsstyret tar årsrapporten til orientering. 32/2016 Årsrapport for Forskerutdanningen ved NMBU for 2015 Universitetsstyret tar årsrapport om forskerutdanningen til orientering. 33/2016 Referatsaker: a) Oppdatert årsplan for 2015/2016 b) Brev fra Riksrevisjonen (RR) datert: 25.01.2016: Regnskapet 2015 - interrimsrevisjon NMBU (uts. off. jfr. rrevl. 18(2) c) Brev fra RR datert: 05.02.2016: Riksrevisjonens undersøkelse om konsulentbruk i staten d) Brev til RR datert 12.02.2016: Spørsmål til regnskapet 2015 interrimsrevisjon NMBU (unt. off. iht. rrevl. 18 (2) e) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert: 11.01.2016: Høring Rapport Kunnskapssektoren sett utenfra f) Brev fra KD datert: 15.01.2016: Høring bedre beslutningsgrunnlag, bedre styring NOU 2015:14 g) Brev fra KD datert: 22.01.2016: Rundskriv om endringer i opptaksskriften 2016
6 h) Brev til KD datert 28.01.2016: Høring forslag til endring i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning i) Brev fra KD datert: 04.02.2016: Vedrørende Riksrevisjonens rapport om bruk og utstedelse av vitnemål i kunnskapssektoren j) Brev fra KD datert: 10.02.2016: Rekruttering til lærerutdanning og tilbud om forkurs i matematikk. k) Brev til KD datert: 19.02.2016: Rapportering av institusjoners samarbeid med eksterne aktører om høyere utdanningsstudier i Norge. l) Referat fra Prosjektstyremøte 20.01.2016 m) Referat fra Prosjektstyremøte 17.20.2016 n) Referat fra møte i Forskningsutvalget 11.02.2016 Universitetsstyret tar sakene til orientering. 34/2016 Evt. Universitetsstyret ber rektor legge fram forslag til Styrets forretningsorden. Styret er ga ros til de framlagte årsrapportene. Når rektor legger fram årsrapporter etc. til orientering, ønsker styret at det skal utarbeides executive summary som sendes styret i den ordinære innkallingen. Selve rapporten legges ut på internett.