PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Godkjent av Universitetsstyret per epost

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Godkjent av Universitetsstyret per epost Dato: Sted: Hillringsbergs herregård, Glava, Sverige Tid: Tilstede: Siri B. Hatlen, Thea Klem, Ole Johan R. Holtet (ikke sakene 51-56, 58, 60, 73a), Ruth Haug, Marianne Harg, Sol Høgset (ikke sakene 51-56, 58, 60, 73a), Morten Sørlie (ikke sakene 67-72, 73b-t, 74), Øystein Evensen, Trond Langseth, Jens Oddershede (ikke sakene 67-72, 73b-t, 74), Alf Bjørseth (ikke sak 72) Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Jan Olav Aasbø Protokoll: Lise Gorseth 51/2017 Godkjenning av innkalling og sakliste Under møtet la rektor fram referatsak 73t/2017 Resultatet av vala av medlemmar til Universitetsstyret ved NMBU, valt for perioden Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 52/2017 Godkjenning av protokoll fra epostmøte Godkjenning av protokoll fra Styret ber om at rektor etablerer en ordning for at styret til hvert møte blir orientert om hvordan og når rektor planlegger å følge opp styrets protokollerte bestillinger. Universitetsstyret godkjenner protokollene. 53/2017 Referat fra IDF-møtet Referat fra sentralt IDF-møte ble sendt ut i forkant av møte og også delt ut. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 54/2017 Orienteringssaker fra Styreleder informerte om at hun har vært i kontakt med Kunnskapsdepartementet ang. status for oppnevning av eksterne styremedlemmer. Utover den skriftlige orienteringen, redegjorde rektor for: o Stortingets oppstartbevilgning på 2,5 mill. kroner til Nasjonalt senter for vann- og avløpsinfrastruktur på NMBU. o Møte med alle fakultetsstyrelederne på NMBU den

2 2 o NMBUs totalrehabilitering av Damgården som var ferdigstilt i begynnelsen av juni, hvor Seksjon for læring og lærerutdanning (SLL) har flyttet inn. Styret viser til sak 40/2017 og ber rektor komme tilbake til styret med en orientering om status for omorganiseringsprosessen i universitetsadministrasjonen. 55/2017 Fullmaktssaker 1. halvår 2017 Universitetsstyret tar styreleders og rektors avgjørelser på fullmakt til etterretning. 56/2017 Status fra prosjektstyret Universitetsstyret ber rektor, til førstkommende styremøte, om å gjøre en vurdering av om det er grunnlag for å justere mandat for Prosjektstyret. Styret ber om å få en oppdatering på status for Samlokaliseringsprosjektet etter Prosjektrådsmøtet 23. juni Saken tas til orientering. 57/2017 NMBUs Campusplan Universitetsstyret minnet om premissene for campusplanen, at den skal understøtte NMBUs langsiktige mål og strategi, samt å legge grunnlag for en bærekraftig drift gjennom arealeffektivisering. Styret viser til vedtak i sak 32/2017 punkt 3 og ber om at den endelige campusplanen må inneholde en prioriteringsplan med konsekvensvurderinger, risikovurdering, oversikt over kostnader og en finansieringsplan. Rektor presiserte at når det foreslås at campusplanen skal ta utgangspunkt i alternativ A, så innebærer det at alternativ A ikke skal være begrensende, men at også innspill fra høringen og elementer fra de øvrige beskrevne alternativene kan inngå i den endelige campusplanen. Rektor vil i det videre campusplanarbeidet legge spesielt vekt på å utvikle løsninger som bedre legger til rette for samling av fagmiljøer. 1. Universitetsstyret tar høringsinnspillene til orientering og ber om at disse tas med i det videre arbeidet med utarbeiding av den endelige campusplanen. 2. Universitetsstyret ber Rektor ta utgangspunkt i alternativ A i høringsforslaget til campusplan og utarbeide et endelig forlag til vedtak i styremøte i oktober. Forslaget skal inneholde konkrete tiltak som kan gjennomføres på kort sikt og som er forankret i en langsiktig ambisjon om hvordan campus kan utvikle seg. Styret ber rektor legge opp en involverende prosess med spesielt hensyn til grupperinger som blir direkte berørt av tiltakene. Ruth Haug fremmet følgende protokolltilførsel:

3 3 Haug ber om at man ikke binder seg til et spesielt alternativ før de innkomne høringsuttalelsene er blitt behandlet/vurdert. Haug mener at alternativet om å samle ILP-miljøet i Tårn-bygningen bør være med i den videre vurderingen. 58/2017 Rapport for 1. tertial 2017 Styret ber om at det innarbeides en rapport om bruken av vedlikeholdsbudsjettet i tertialrapporten. Universitetsstyret tar Rapport for 1. tertial 2017 til etterretning. 59/2017 Budsjett og tiltaksplan 2018 innledende behandling Langtidsprognose Universitetsstyret ber rektor ved utarbeidelsen av Budsjett og tiltaksplan for 2018 om å ta med styrets ulike avveininger i det videre arbeidet: Lån på likviditetsreserven og utvikling av ubrukte midler: Risikobetraktninger knyttet til størrelsen på eventuelle lån og tilbakebetalingstid på lån. Styret viser i denne sammenheng til protokoll i sak 33/2017 Det er viktig å synliggjøre hvordan midlene avsatt til vedlikehold og til gjennomføring av campusplanen sammen kan utnyttes optimalt Pukkelkostnader SLP: En vurdering av realismen i at pukkelkostnadene i sin helhet bortfaller fra Finansiering av og tilbakebetaling av lån til å dekke pukkelkostnader må sees i sammenheng med estimerte fremtidige driftskostnader (inkl IKT). Innfasing av justert budsjettmodell: En vurdering av om, og i hvilken grad, det skal tilføres friske midler for å kompensere fakulteter som taper på justeringen av budsjettmodellen Avsetningen som i saksdokumentet er benevnt «Styrets risikoavsetning» skal hete «Til uforutsette kostnader» Til resultatmålene for 2018, ble det gitt følgende innspill til styringsparameter 2.5. Kommersialisering: Det anbefales at styringsparameteren splittes opp i henholdsvis lisensavtaler/patentrettigheter og selskapsetableringer. Selskapsetableringer er med på å skape et positivt omdømme for NMBU. 1. Universitetsstyret ber rektor arbeider videre med Budsjett og tiltaksplan 2018 med utgangspunkt i de anbefalinger som er gitt i saksdokumentet og hensyntatt universitetsstyrets drøftinger. 2. Styret tar Langtidsprognose til orientering. 60/2017 Riksrevisjonen besøker styret Bernt Nordmark og Anne Grethe Staib fra Riksrevisjonen orienterte om Riksrevisjonens virksomhet, status og utfordringer for UH-sektoren og revisjonens planer for Revisor pekte på følgende aktuelle revisjonsområder for UH-sektoren og NMBU: Bierverv, BOA-reglement, bevertningsreglement og refusjoner, nytt lønnssystem. Riksrevisjonens orientering tas til orientering.

4 4 61/2017 Internrevisjonsrapport om informasjonssikkerhet Styret ber rektor etablere en ordning for hvordan internrevisjonens anmerkninger og påpekninger i internrevisjonsrapportene blir fulgt opp og formelt lukket. Styrets ansvar er å tilse at avvik og svakheter påpekt av internrevisjonen følges opp og lukkes. Redegjørelsen om oppfølging av internrevisjonsrapporten 2. halvår 2016 om Informasjonssikkerhet tas til orientering. 62/2017 Rektors resultatmål 2017 Vedlegg 1: Rektors egenevaluering er unntatt offentlighet (jfr. Offl. 25) Rektors samlede resultatmål for 2017 vektes 50/50 mellom de fastsatte resultatkrav på styringsparameterne i målstrukturen og rektors resultatmål i punkt 1-6 under: 1. Fremragende forskning og utdanning Etablere og implementere ambisiøs strategisk satsing på fremragende forskning og utdanning. Flere fremragende miljøer, talentsatsing og generell kvalitetsheving i alle ledd. 2. Ledelse og effektivisering Utvikle og implementere ny organisasjonsstruktur og realisere faglige og administrative gevinster av arbeidet, inkludert økt innsats for digitalisering, avbyråkratisering- og effektivisering (ABE-reformen). Videreutvikle tydelig, god og synlig ledelse. 3. Samarbeid med Universitetsstyret Bidra aktivt til å realisere tydelig rolle- og ansvarsfordeling mellom styre og rektor i tråd med god praksis og gjeldende styringsreglement. Legge til rette for at Styret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå. Legge til rette for legitimitet til styrets vedtak gjennom gode prosesser og formidling av styrets drøftinger og vedtak. 4. Byggeprosjekt, campusutvikling Sørge for god ledelse av og fremdrift i byggeprosjektene, planlegging av flytteprosessen, tilrettelegge for gode prosesser for gjennomføring av Campusplanen i henhold til vedtatte planer. 5. Posisjonering av NMBU Bidra til å sette NMBU på universitetskartet nasjonalt og internasjonalt og bygge positivt omdømme for universitetet. Strategisk deltakelse på relevante arenaer eksternt og internt i godt samspill med øvrig rektorat og dekaner. Prioritere egen innsats opp mot NMBUs overordnete mål, bidra til å synliggjøre andre ledere og fagpersoner. 6. Kulturbygging Bygge felleskap, organisasjonskultur, tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter. Styrking av medbestemmelse og interndemokrati.

5 5 63/2017 Ansettelseskontrakt rektor (unntatt off. jfr. Offl. 15) Rektor Mari Sundli Tveit innplasseres i lønnstrinn. 101, p.t. kr med virkning fra Kontrakten utformes ihht fremlagt saksunderlag. Styret tilstår i tillegg et kronetillegg på kr ,- for perioden Styret skal hvert år vurdere tilleggets størrelse. 64/2017 Tilsetting av administrasjonsdirektør ved NMBU (unntatt off. jfr. Offl. 25) Lars Atle Holm tilsettes i stillingen som administrasjonsdirektør ved NMBU for en åremålsperiode på fire år. 65/2017 Tilsetting av prorektor for forskning og innovasjon ved NMBU (unntatt off. jfr. Offl. 25) Øystein Johnsen tilsettes i stillingen som prorektor for forskning og innovasjon ved NMBU for en åremålsperiode på fire år. 66/2017 Tilsetting prorektor for utdanning ved NMBU (unntatt off. jfr. Offl. 25) Solve Sæbø tilsettes i stillingen som prorektor for utdanning ved NMBU for en åremålsperiode på fire år. 67/2017 Opptaksrammer 2017/2018 Universitetsstyret vedtar opptaksrammene for 2017/2018 i tråd med vedlegg 1. 68/2017 Revidering av forskrift om adgang til å gå opp til eksamen m.v. som privatist Dersom det ikke er lovmessig hindre for at fastsetting av eksamensavgift kan delegeres til rektor, ønsker styret å gjøre dette og at reglementet rettes opp i henhold til denne delegasjonen. Styret vedtar Forskrift om adgang til å gå opp til eksamen m.v. som privatist ved studier ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU). Reglementet vedlegges protokollen. 69/2017 Etablering av AS for FoU-konsesjon akvakultur (unntatt off. jfr. Offl. 23) Saken ble trukket. 70/2017 Endring av regler for nettoinntekt fra kommersialisering og retningslinjer om arbeidsgivers rett til arbeidsresultater

6 6 Styret ønsker før det fattes endelig vedtak at rektor vurderer om det skal innføres et øvre tak for fordeling av nettoinntekt til ansatte og Innovasjonssenter Campus Ås AS ved kommersialiseringer som blir spesielt suksessfulle. Styret ønsker også at det blir vurdert konsekvensen av at deler av inntekten er forutsatt å gå til Campus Ås AS, som er eiet 50% av NMBU, mens det tidligere var NMBU som mottok dette. Saken utsettes. 71/2017 Oppnevning medlemmer til NMBUs klagenemnd Universitetsstyret oppnevner følgende medlemmer og personlige varamedlemmer til NMBUs klagenemnd for perioden 1. august juli 2021: Leder: Jon Thorvald Johnsen Medlem: Kolbjørn Christoffersen Medlem: Mona Aleksandersen Vara for leder: Synnøve Ugelvik Vara 1: Ingjerd Solfjeld Vara 2: Erik Trømborg Vara 1: Dag Ekeberg Vara 2: Katrine Broch Hauge 72/2017 Alf Bjørseths inspirasjonspris Alf Bjørseth var inhabil og deltok ikke ved behandlingen av saken. Styret er meget takknemlig for denne gaven og vil rette en stor takk til Scatec AS og til Alf Bjørseth. Prisen deles ut første gang 22. september i forbindelse med Doktorgradsseremonien. Styret godkjenner avtalen mellom Scatec AS og NMBU angående Alf Bjørseths inspirasjonspris. Styret ber rektor om å oppnevne komité for prisutdelingen ifølge avtalens retningslinjer. 73/2017 Styringsreglement og personalreglement. Melding om avvik. Rektor la fram et oppdatert saksdokument med utfyllende redegjørelse. Rektor beklaget på det sterkeste at det nye personalreglementet var tatt i bruk før det var formelt godkjent av Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved ansettelser ved NMBU. Rektor vurderer dette som et alvorlig avvik. Styret tar rektors beklagelse til etterretning og deler vurderingen av at det er et alvorlig avvik at nytt personalreglement har blitt tatt i bruk før det formelt har blitt godkjent. 74/2017 Referatsaker: a) Styret besluttet at sak 73a/2017 på styreinnkallingen skulle omgjøres til ordinær vedtakssak. b) Stedfortreder for leder av fakultetsstyret Styret ber om at dette fremmes som egen vedtakssak.

7 7 74/2017 Evt. c) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert : Styrking av evne til digital hendelseshåndtering ved statlige universiteter og høyskoler program for hendelseshåndtering i regi av UNINETT CERT d) Brev fra KD datert : Informasjon om hackerangrepet mot norske institusjoner e) Brev fra KD datert : Bytte av lønns- og HR-system ved NMBU f) Brev fra KD datert : Høyring - Forslag om endringar i forskrift om opptak til høgre utdanning g) Brev fra KD datert : Høring om endring i forskrift om rammeplan for praktisk-pedagogisk utdanning h) Brev fra KD datert : Innstramming i adgangen til bruk av midlertidige ansettelser i) Brev fra KD datert : Opphør av tilleggspoeng for menn ved årets opptak til veterinær- og dyrepleierstudiene j) Brev til KD datert : NMBUs innspill til modeller for finansiering av utviklingsavtaler k) Brev fra KD datert : Innspill til revisjon av Langtidsplan for forskning og høyere utdanning l) Brev fra KD datert : Høring - endringer i universitets- og høyskoleloven som følge av lov om statens ansatte og forskriftsfesting av regler om tjenestetidsberegning for stipendiater m) Brev til KD datert : Høring - Forslag til endring av universitets- og høyskoleloven og forslag til endring i egenbetalingsforskriften - uttalelse fra Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) n) E-post fra KD datert : Kunnskapsministeren inviterer til konferanser 12. og 13. juni 2017 o) Evalueringsrapport, mars 2017: Evaluation of Social Science Research in Norway. Institutional self-assessment: Education. Norwegian University of Life Sciences (NMBU) School of Economics and Business (HH) p) Møtebok Studieutvalget q) Møtebok Forskningsutvalget r) Referat fra Studenttinget s) Brev fra Nokut datert : Orientering om ny studietilsynsforskrift t) Resultatet av vala av medlemmar til Universitetsstyret ved NMBU, valt for perioden Universitetsstyret tar sakene til orientering. Styret ber om at møteplan høsten 2017 fastsettes så snart Kunnskapsdepartementet har oppnevnt eksterne styremedlemmer og styreleder. Styret ber om en orientering om lønnsfastsettelse for dekanene. I den forbindelse innhentes sammenliknbare data fra andre UH-institusjoner. Morten Sørlie anmodet om en evaluering av hvordan NMBU ansetter dekaner. Momenter som bør være med i en evaluering er: a. Sammensetningen av arbeidsgiverrepresentanter mht. til kjønn. b. Det er ugunstig at en i ansettelsesutvalget selv søker dekanstilling.

8 8 c. Slik ansettelsesprosessene har foregått i denne omgangen, er det i praksis ingen ved fakultetet der hvor dekanen har sin arbeidsplass, som er deltakende i ansettelsen. Spesielt negativt er det dersom det er forskjell i prioriteringen av kandidater i innstillingsutvalget og ansettelsesutvalget. Dette svekker medbestemmelsesretten til de ansatte ved fakultetene. d. Ved forskjell i prioritering av kandidater i innstillingsutvalg og ansettelsesutvalg er det åpning for ansettelsesutvalget å samtale med innstillingsutvalget mens det er fullstendig vanntette skott mellom innstillingsutvalg og ansettelsesutvalg. Dette svekker også medbestemmelsesretten til de ansatte ved fakultetene. Rektor viste til at den framlagte utfyllende redegjørelsen i US-sak 73/2017 besvarer noen av punktene Sørlie har tatt opp. Rektor takker for innspillet og vil la Sørlies anmodning inngå i erfaringene med praktisering av det nye styringsreglementet.