1 av 12 US 15/2016 Plan for endring av styrings- og ledelsesmodell Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 16/00948 Vedlegg: 1. Overordnet fremdriftsplan 2. Underskrevet omstillingsavtale Forslag til vedtak: Universitetsstyret gir sin tilslutning til fremlagt overordnet fremdriftsplan og organisering for endring av NMBUs styrings- og ledelsesmodell. Det legges til grunn at styret får til behandling: 10. mars: Organisering av øverste ledelse herunder sak om valgt/ansatt rektor (med forbehold om at NMBU har mottatt juridisk vurdering fra Kunnskapsdepartementet) 28. april: Modell for faglig organisering; modell for administrativ organisering; prinsippskisse for organisering av tilsettingsmyndighet 16. juni: Revidert styring og ledelsesmodell Universitetsstyret bevilger kr 2.000.000 fra styrets reserve til prosessen for endring av styrings- og ledelsesmodell. 16.02.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 23.02.2016
2 av 12 2 Innledning I denne saken legger rektor fram overordnet fremdriftsplan, organisering, prosess og budsjett for arbeidet med endring av styrings- og ledelsesmodell. Fremdriftsplanen er avgrenset til 1. halvår 2016. Rektor viser til styrets behandling av Colbjørnsenutvalgets evaluering av nåværende styrings- og ledelsesmodell og styrets vedtak i saken (US-sak 13/2016). I denne saken vedtok styret følgende: For å styrke NMBUs mulighet til å oppfylle sin visjon, mål og samfunnsoppdrag vil styret endre styrings- og ledelsesmodellen med følgende hovedgrep: - Gjennom delegering vil styret styrke rektors rolle, ansvar og fullmakter i saker som angår den faglige og administrative virksomhet - Redusere antall styringsnivåer fra tre til to - Forenkle og effektivisere det administrative apparatet for å understøtte den faglige virksomheten på en best mulig måte - Antallet faglige enheter på nivå to skal utgjøre maksimalt 6 Innenfor denne ramme ber universitetsstyret rektor om å utarbeide forslag til prosess, tidsplan, budsjett, organisering av prosessen innen medio februar som legges fram for universitetsstyret til godkjenning. Rektor har lagt til grunn at arbeidet med endring av styrings- og ledelsesmodellen er en prosess som skal forankres i hele organisasjonen og at nødvendige vedtak om framtidig styrings- og ledelsesmodell skal være gjort i løpet av første halvår 2016. God informasjon og medvirkning skal vektlegges, og de hovedtillitsvalgte og hovedverneombud er trukket inn i planleggingen og gjennomføring av prosessen. Rektor har vurdert det nødvendig å innhente ekstern prosessbistand ved Deloitte som, sammen med interne ressurser, skal bistå rektor i prosessgjennomføringen. Deloitte har fungert som sekretariat til Colbjørnsenutvalget og har gjennom dette fått god kjennskap til NMBUs styrings- og ledelsesmodell slik den fungerer idag. Formål med prosessen Formålet med prosessen er å utvikle en styrings- og ledelsesstruktur, innenfor rammene av US vedtak i sak 13/16, som er hensiktsmessig for å nå NMBUs strategiske mål og som kan realisere de høye ambisjonene NMBU har for årene fremover. Prosessen tar utgangspunkt i den innsikt som fremkommer i Colbjørnsens- utvalgets vurdering av NMBUs styrings- og ledelsesmodell og overordnede føringer fra universitetsstyret. Fremdriftsplan Overordnet fremdriftsplan legger opp til følgende behandling av saker i styret: NMBU Universitetsstyret Møtedato 23.02.2016
3 av 12 3 10. mars: Organisering av øverste ledelse herunder sak om valgt/ansatt rektor (med forbehold om at NMBU har mottatt juridisk vurdering fra Kunnskapsdepartementet) 1 28. april: Modell for faglig organisering; modell for administrativ organisering; prinsippskisse for organisering av tilsettingsmyndighet 16. juni: Revidert styring og ledelsesmodell Detaljerte fremdriftsplaner vil bli utarbeidet i uke 7. Se for øvrig vedlegg «Overordnet fremdriftsplan». Arbeidsprosesser og faser i arbeidet Det er utarbeidet en overordnet fremdriftsplan for tre arbeidsprosesser. Rektors ledergrupper, tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombud har bidratt i utarbeidelsen av disse: 1) styrings- og ledelsesmodell valgt/ansatt rektor, organisering av øverste ledelse; revisjon av styringsreglement og organisering av tilsettingsmyndighet 2) faglig organisering på nivå 2 ulike modeller for organisering av inntil 6 faglige enheter på nivå 2 3) administrativ organisering ulike modeller for administrativ organisering på nivå 1 og 2 Etablerte ledergrupper sammen med de hovedtillitsvalgte og hovedverneombud vil være fora for de tre arbeidsprosessene, og slik sikre god medvirkning. Disse vil delta i ulike workshops der metode og struktur skal sikre utarbeidelse av ulike modeller. Ledere på alle nivå skal ha ansvar for bred involvering av ansatte og studenter. Det er inngått omstillingsavtale med tjenestemannsorganisasjonene (se vedlegg), som regulerer medbestemmelse i omstillingsprosessene. Modellforslagene vil sendes på høring før de behandles i styret. Det er utarbeidet en kommunikasjonsplan som tar sikte på å informere bredt rundt både prosess og beslutninger, og at alle ansatte får mulighet til både innsyn, deltakelse og medvirkning. Etter at vedtak om endelig styrings- og ledelsesmodell er fattet, starter arbeidet med innplassering/rekruttering av ledere og innplassering av medarbeiderne i ny organisasjon. I implementeringsfasen skal endringene forankres, innarbeides og gjennomføres i ny organisasjon. Organisering av prosessen Prosessen foreslås organisert som følger: 1 Det er tatt kontakt med Kunnskapsdepartementet for å innhente juridiske vurderinger knyttet til rektorfunksjonen ved NMBU som er relevant i denne forbindelse. NMBU Universitetsstyret Møtedato 23.02.2016
4 av 12 4 Styret Godkjenner mandat og leveranser fra prosessen Godkjenner arbeidets omfang, finansiering, målsetninger, strategi etc. Vedtar endringer i organiseringen av NMBU og NMBUs styringsreglement Rektor, leder av prosessen Er ansvarlig for og leder prosessen og iverksetter styrets vedtak Involverer NMBUs organisasjon og sikrer forankring av beslutninger Rapporterer og legger frem forslag til vedtak til styret Oppretter et sekretariat til bistand i gjennomføring av prosessen, som er sammensatt av interne og eksterne ressurser. Sekretariatet vil støtte og bistå rektor i de ulike delprosessene, samt i ivaretakelse av kommunikasjonsbehov, omstilling og medvirkning. Rektors vurdering Rektor vurderer at fremlagte plan er i tråd med styrets bestilling. Rektor legger vekt på at prosessen med endring av NMBUs styring og ledelsesmodell skal skje i NMBUs linjeorganisasjon sammen med de tillitsvalgte og hovedverneombud. Videre skal transparente prosesser sikre god medvirkning og tilstrekkelig involvering av berørte parter og medarbeidere og utvikle gode beslutningsgrunnlag for universitetsstyret og rektor. Gjennom deltakende arbeidsformer ønsker rektor å skape legitimitet for prosessen. Prosessen er lagt opp med en stram tidslinje. Rektor mener likevel at foreslått fremdriftsplan er mulig å gjennomføre og at nødvendige vedtak kan fattes i løpet av første halvår 2016 slik styret har lagt til grunn. Gjennom bred involvering av linjeledere, tillits- og verneapparat både i oppstartsfasen og i selve gjennomføringen vil rektor på denne måten legge grunnlag for at prosessen skal gjennomføres innenfor de gitte tidsrammer. Tempo i prosessen skal også bidra til produksjonen og forvaltningen ved universitetet blir minst mulig påvirket. NMBU Universitetsstyret Møtedato 23.02.2016
5 av 12 5 Grunnet kompleksitet, omfang og behovet for å tenke nytt og løfte universitetet ut av gamle spor har rektor besluttet å la seg bistå med ekstern prosessbistand. Ettersom alle ledere ved NMBU vil bli berørt, anser rektor det er nødvendig å knytte til seg ekstern prosessbistand. Rektor vil benytte Deloitte som allerede har vært involvert i evalueringen og gjennom dette har fått innsikt i NMBUs organisasjon. Deloitte har også bred erfaring fra tilsvarende prosesser ved andre institusjoner i sektoren. Sammen med Deloitte skal betydelige interne ressurser med intern kompetanse og inngående kjennskap til NMBU utgjøre bemanningen i sekretariatet. Kostnader i denne fasen er stipulert til kr 2.000.000. Rektor vil komme tilbake med oversikt over eventuelle ytterligere implementeringskostnader ved senere faser i prosessen. Rektor ber styret om å gi sin tilslutning til fremlagt plan for endring av styrings- og ledelsesmodellen. Rektor ber styret å bruke inntil kr 2.000.000 av styrets reserve i denne fasen. NMBU Universitetsstyret Møtedato 23.02.2016
6 av 12 Overordnet fremdriftsplan* Jan Feb Mar Apr Mai Jun 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Milepæler vedtak i US Vedtak: gjennomføre OU prosess Vedtak: prosess for OU 21/01/2016 Vedtak: ansatt/valgt rektor 23/02/2016 Vedtak: ny organisasjonsmodell 10/03/2016 Vedtak: org. av tilsettingsmyndighet 28/04/2016 Vedtak: revidert styringsreglement Planlegging og oppstart Delprosess 1: Styring & ledelse Delprosess 2: Faglig organisering Workshop #1-4 Høring av valgt modell Innplassering/omplassering av ansatte, studenter Delprosess 3: Administrativ organisering Workshop #1-3 Høring av valgt modell Grensesnitt sentral/lokal administrasjon Innplassering/omplassering av ansatte 16/06/2016 *Medbestemmelse skal følge prinsippene i Hovedavtalen og skal synliggjøres i detaljerte prosessplaner. 1
7 av 12
8 av 12
9 av 12
10 av 12
11 av 12
12 av 12