veileder OMSORGSPLAN som tematisk kommunedelplan utarbeidet av FYLKESMANNEN I SØR-TRØNDELAG
ARBEIDET MED FRAMTIDIGE OMSORGSUTFORDRINGER VEILEDER OMSORGSPLAN 2015 bygger på prosesskrav til kommuneplanens samfunnsdel hjemlet i plan- og bygningsloven og kommuneloven (økonomiplan/handlingsprogram). Hvorfor planlegge for å møte framtidas omsorgsutfordringer? 1. Planlegging gir oversikt og har som mål å utnytte tilgjengelige ressurser på en optimal måte: mest mulig og best mulig omsorg for innsatsen av penger og personell. 2. At planprosessen gjennomføres som kommuneplanprosess sikrer grunnlaget for at politikere og andre interesserte får eierforhold til saken og at de bidrar til gjennomføring av målene. Planleggingen bør bygge på oppdatert kunnskap om kommunens omsorgsbehov: Hvor mange pleietrengende vil kommunen ha framover og hva slags omsorg skal/kan kommunen gi? Arbeidsmetoden bør diskuteres internt i kommunens ledelse med sikte på lokal tilpassing til kommunens styringsredskaper (kommuneplan med handlingsprogram/økonomiplan). Innhold i planen/fagdelen antas å få sine lokale varianter. Dette vil bli fulgt opp på nettverkssamlinger framover. Trinn 1 oppstart av planarbeidet: hva skal planoppdraget bestå i kunngjøring Plan- og bygningsloven sier at alle kommuner skal ha en kommuneplan som omfatter samfunnsdel med handlingsdel og arealdel. Kommunen har stor frihet mht hvilke tema en ønsker å legge mest vekt på i kommuneplanen, alt etter hvilke utfordringer den enkelte kommunen opplever sterkest. I arbeidet med omsorgsplanen må det derfor først vurderes om det er nødvendig å sette igang en ny planprosess, og evt. hvor omfattende den skal være. Her er det viktig at dere tenker grundig gjennom hva som er mulig og hva som er ønskelig: Dersom kommunen har en oppdatert plan over omsorgsbehov og -tjenester, kan det være tilstrekkelig å konsentrere arbeidet om å implementere denne planen og prioritere tiltak (jf. avsnittet om etterarbeid: fra plan til handling ). Dersom gjeldende plan er mangelfull eller begynner å bli foreldet, bør en vurdere om arbeidet kan begrenses til mindre korreksjoner og oppdateringer. Dersom kommunen ikke tidligere har laget noen plan for omsorgsfeltet, bør en vurdere om det skal utarbeides en egen temaplan for omsorg som skal inngå i kommuneplanens samfunnsdel, evt. som egen kommunedelplan. Det mest ytterliggående alternativet er å ta en full gjennomgang av kommuneplanens samfunnsdel, der omsorgssektoren utgjør én del. Dette er den mest krevende arbeidsprosessen og involverer alle sektorer i kommunen. Gevinsten vil være at en bedre kan ta i bruk hele kommuneorganisasjonen for å få til gode resultater på tvers av tradisjonelle fagområder. Denne diskusjonen skal føre til at rådmannen legger sak fram for politisk behandling (formannskap/kommunestyre) om hvor omfattende planarbeidet skal være. Politisk vedtak
(oppstartvedtak) vil gi rådmannen et arbeidsoppdrag. Dersom vedtaket omfatter at ny plan skal utarbeides eller gjeldende plan skal endres vesentlig, skal oppstart av arbeidet kunngjøres i minst en avis som er alminnelig lest i kommunen og gjennom elektroniske medier (kommunens hjemmeside) og det skal utarbeides planprogram trinn 2. Stikkord: Hvor omfattende planlegging legges det opp til full gjennomgang av samfunnsdelen, utarbeidelse av egen temaplan eller mindre endring av gjeldende plan? Trinn 2 planprogram: hvordan skal arbeidet legges opp kunngjøring Planprogrammet skal beskrive hvordan arbeidet med planen skal gjennomføres: 1. Hva er formålet med planarbeidet? 2. Hvordan skal planarbeidet legges opp mht organisering og fremdrift? 3. Hvilke utfordringer har kommunen innenfor omsorgstjenesten? 4. Må det lages egne utredninger på noe område, for å svare på de særskilte utfordringene kommunen har? Organiseringen bør si noe om sammensetningen av arbeids- og styringsgrupper. Arbeidsgruppen vil være rådmannens støttegruppe og kan bestå av fagfolk både fra helse/omsorg og andre sektorer, evt. politikere, representanter for brukere og frivillige organisasjoner mv. Styringsgruppen bør være politisk sammensatt, f.eks. ett av kommunens politiske utvalg. Fremdriftsplanen bør ha med et opplegg for tidsfrister og medvirkning: deltakelse fra spesielle grupper, ev. åpne møter, møter med interessegrupper mv. (Plan- og bygningsloven krever som minimum at planforslag legges ut til offentlig ettersyn/høring i 6 uker) Når planprogrammet er satt opp, bør kommunen ta stilling til om det skal sendes ut på høring/offentlig ettersyn. På samme måte som for selve planforslaget, krever loven at også planprogram skal legges ut til offentlig ettersyn/høring i 6 uker. Dette er avgjørende for gode prosesser for en del av planene under kommuneplanparaplyen, særlig de juridisk bindende planene som f.eks. arealdelen. Samfunnsdelen og en ev. temaplan eller kommunedelplan for omsorgssektoren vil imidlertid ikke bli juridisk bindende, men retningsgivende. Alt etter hvor omfattende planarbeidet er, bør kommunen derfor vurdere om det er effektiv bruk av tid og ressurser å legge dette planprogrammet ut på høring eller om dere skal gå direkte til trinn 4. Fylkesmannen vil om ønskelig kunne være en samtalepartner i en slik vurdering. Stikkord: Vil medvirkning på dette tidspunktet i planprosessen føre til bedre resultater? Forslaget til planprogram legges fram for den politiske styringsgruppen, evt. også kommunestyret, som fastsetter planprogrammet på grunnlag av opprinnelig forslag, evt. innkomne merknader og egne vurderinger. Fastsetting av planprogram kunngjøres i minst en avis som er alminnelig lest i kommunen og gjennom elektroniske medier (kommunens hjemmeside). Trinn 3 selve arbeidet med å finne de gode løsninger utarbeiding av plan
Planprogrammet er en forpliktende oppskrift på hvordan planarbeidet skal gjennomføres, medvirkning og involvering må minimum følge planprogrammet. Dersom dere nå finner det hensiktsmessig å ha større grad av medvirkning/involvering, bør det kunne diskuteres i arbeidsgruppe/styringsgruppe. utredningsarbeid Arbeidsgruppa fordeler utredningsarbeidet til personer/grupper med spesiell kompetanse på feltet. Stikkord Aktuelt utredningsarbeid kan være: Kommunens økonomiske rammebetingelser hvordan vil endringene i befolkningssammensetningen (demografien) påvirke fremtidige overføringer til kommunen gjennom rammetilskudd. Hvilke behov skal dekkes hvem og hvor mange trenger særskilt omsorg Kompetansesituasjon framtidige behov Demensproblematikk (primærbehov i form av boforhold/mat, opplevelser, kontakt med andre, ---). Yngre pleietrengende (primærbehov i form av boforhold/mat, opplevelser, kontakt med andre, ---). Eldre pleietrengende (primærbehov i form av boforhold/mat, opplevelser, kontakt med andre, ---). målformulering f.eks. gjennom arbeid i verksted Når utredningsarbeidet er utført, bør utredningene presenteres og diskuteres samla, f.eks i form av verkstedarbeid. Hensikten med verkstedsarbeid er å svare på utfordringene i form av forslag til mål for de ulike områdene innen omsorgstjenesten samt se på overlapping med andre sektorer. Målene må begrunnes godt, jfr. utfordringene. Dette arbeidet bør forberedes godt og metoder vil også bli diskutert på nettverkssamlinger framover. Stikkord gjennomføring av verksted: En bevisst utvelgelse av deltakere er avgjørende for et godt resultat. Skal det være mange deltakere eller en mindre gruppe i dette arbeidet. Deltakere kan være kommuneadministrasjonen, representanter fra de som jobber i tjenesten, politisk styringsgruppe, frivillige og brukere. Skal det inviteres ressurspersoner utenfra? Skal verkstedet foregå over flere dager? Hvor skal verkstedet arrangeres? For å kunne svare på utfordringene er det viktig å ha fokus på behov for husrom, personell med den riktige kompetanse, samarbeid med frivillig sektor og pårørende. Det er viktig å se til at målene er realistiske, og at de fører til gode løsninger. Når dere har utarbeidet mål med begrunnelser for de ulike områdene har dere forslag til plan for framtidige omsorgstjenester denne legges fram for politisk styringsgruppe som anbefaler at planutvalg legger planen ut til høring og offentlig ettersyn. Trinn 4 offentlig ettersyn/høring med påfølgende endelig politisk vedtak PBL krever som minimum at planforslag legges ut til offentlig ettersyn/høring i 6 uker, jfr. trinn 2 punkt 2. I denne perioden, eller umiddelbart før, kan det være aktuelt å arrangere
åpne møter/møter med ulike interessegrupper for å oriente om innholdet i planen. Dette vil gi interesserte et godt grunnlag for å komme med merknader til planen. Alle merknader som fremsettes skriftlig innen fristen, skal følge planen til endelig politisk vedtak. Rådmanenn bør i sitt saksfremlegg til politisk styringsgruppe kommentere og ta stilling til om merknadene skal tas til følge slik at planen endres. Endelig planvedtak fattes av kommunestyret som retningsgivende for arbeid med handlingsprogram og langtidsbudsjett. ETTERARBEID: FRA PLAN TIL HANDLING Arbeid med handlingsdel/økonomiplan (kommuneloven): Her skal målene (om nødvendig) brytes ned til handlingsmål eller tiltak. Her vil arbeidet følge kommunens ordinære syklus med budsjettarbeid. Dersom målene fra kommune(del)planen ikke er handlingsorienterte, må målene brytes ned til gjennomførbare tiltak med angivelse av ressursbehov. Tiltakene legges til grunn for prioritering i handlingsdel og økonomiplan. Jo mer realistisk dere har vært i arbeid med målene i trinn 3, jo enklere blir prioriteringen. Stikkord: Vurder hvilke tiltak/oppgaver som tas ut og hvilke som fortsetter som før Vurder hvilke tiltak som kan gjøres innenfor eksisterende budsjetter ev. ved omprioritering. Vurder nye tiltak som trenger ekstra bevilgning Til hjelp i arbeidet dersom dere har behov for statistikk og prognosetall KILDER http://www.ssb.no/kommuner/ http://www.kompas.no http://www.norgit.no/projects/kompas/ http://www.norgit.no/projects/kompas/ http://www.ssb.no/03/hjulet/ http://www.pandagruppen.no http://www.sintef.no/units/indman/aecon/panda/ Lovhenvisninger til Plan- og bygningsloven - PBL: 1-1 og 3-3, formålsparagraf 11-12 om oppstart av planarbeid 4-1 og 11-13 om planprogram 4-2 og 11-2 om krav til planbeskrivelse 5-1 og 5-2 og 11-14 om medvirkning og høring 11-15 om endelig vedtak av planen 11-1 og 11-3 om kobling til økonomiplan, jfr også kommuneloven