VISMA OPPVEKST SKOLE VARIABEL LØNN
INNHOLD FORUTSETNINGER ---------------------------------------------------------------------------------------- 3 Dette importers fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt): --------------------------------------------------------------- 3 OPPDATERE IMPORTDATA ---------------------------------------------------------------------------- 3 FRAVÆR ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 Føre fravær på personale --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 Eksportere fravær ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 VARIABEL LØNN ------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Registrere vikartimer/ ekstra timer på personale ---------------------------------------------------------------------------- 6 Eksportere vikartimer/ ekstra timer -------------------------------------------------------------------------------------------- 8 REGISTRERE NYE ANSATTE -------------------------------------------------------------------------- 9 2 Visma Oppvekst Skole Variabel lønn v 1.7
FORUTSETNINGER Før registrering av variabel lønn kan utføres i Visma Oppvekst Skole, må kodeverk for kobling mot Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) være satt opp og testet. Filimport fra ansattprogrammet må være foretatt av Sysadm Kommune Når kobling mot Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) er satt opp, vil Enterprise produsere ei eksportfil en gang i døgnet. Denne fila sendes automatisk til Visma Oppvekst Skole Dette importers fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt): Ansattnummer og selskap på personalet Adresse. Dette er valgfritt og settes i kodeverket av Sysadm Kommune E-postadresse. Telefonnummer. Dette er valgfritt og settes i kodeverket av Sysadm Kommune Når en ansatt blir knyttet til skole i Visma Oppvekst Skole, vil lønn, stillingsprosent og tjenestested være ferdig definert fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) OPPDATERE IMPORTDATA Første gang du har importert fila fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt), må du oppdatere dataende i Visma Oppvekst Skole for at de skal tre i kraft. Dette kan også være nødvendig ved for eksempel lønnsendringer senere. Dette kan da gjøres ute på den enkelte skole. 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg fra Hovedmenyen: PERSONALE 3. Velg knappen OPPDATER FRA IMPORTERTE og LAGRE i hvert vindu du får opp Visma Oppvekst Skole Variabel lønn Side 3 av 9
FRAVÆR Føre fravær på personale Du gjør følgende: 1. Logg på som Sysadm Skole 2. Velg fra Hovedmenyen: PERSONALE 3. Velg fana Fravær på peronalkortet: 4. Velg knappen NY nederst på fana Fravær, og du får opp dette bildet: 4 Visma Oppvekst Skole Variabel lønn v 1.7
5. Velg fraværskategori ved hjelp av nedtrekkslista 6. Sett inn datoen for fraværet 7. Sett inn antall timer dersom du har valgt kategorien timefravær 8. Skriv evt inn årsak og/eller merknad 9. Velg fraværstype ved hjelp av nedtrekkslista 10. Hak evt av for fortsettelsesfravær 11. Dersom du har registrert et dagsfravær, kan du sette inn prosentandel i feltet Fraværsgrad 12. LAGRE Eksportere fravær 1. Velg fra Hovedmenyen i delen Skole : FRAVÆR 2. Du får opp liste over personalfraværet 3. Velg knappen KLARE FOR EKSPORT Visma Oppvekst Skole Variabel lønn Side 5 av 9
4. Velg knappen EKSPORTER 5. Du får opp et lagringsvindu, og lagrer fila på det området/ i mappa du skal ha (angitt av IT) VARIABEL LØNN Registrere vikartimer/ ekstra timer på personale For at du skal kunne registrere vikartimer på personale, må vedkommende være registrert som tilsatt ved din skole slik at du kan hente fram personalkortet til vedkommende. Du gjør følgende: 1. Velg fra Hovedmenyen: PERSONALE 2. Velg knappen OPPDATER FRA IMPORTERTE for å få med siste døgns endringer fra Ansatt 3. Dobbeltklikk aktuell person i lista 4. Velg fana Vikartimer på personalkortet 6 Visma Oppvekst Skole Variabel lønn v 1.7
5. Velg knappen NY nederst på fana Vikartimer 6. Dersom vedkommende har flere stillinger ved din skole, må du nå merke den aktuelle stillingen i et eget bilde som kommer opp, og deretter velge den grønne haka 7. Du får opp registreringsbildet for timeføring. Det er lurt å bruke tabulatortasten fra felt til felt: 8. Velg lønnsart ved hjelp av nedtrekkslista 9. Sett inn dato fra til (Skriver du inn en d i datofeltet, vil dagens dato dukke opp) 10. Sett inn antall timer og trykk tabulatortasten 11. Dersom det er lagt inn vikarpott på vedkommende: Før inn antall timer i feltet Vikartimepott og hak av for Vikarpott i feltet ved siden av. Timene vil da ikke bli med på eksporten Visma Oppvekst Skole Variabel lønn Side 7 av 9
12. Skal timene lønnes som overtid, setter du hake i feltet Overtid50% eller Overtid100% 13. Velg Art/ konto ved hjelp av nedtrekkslista 14. Velg Funksjon ved hjelp av nedtrekkslista 15. Velg evt. Prosjekt 16. Sett evt. merknad i merknadsfeltet 17. LAGRE Tips: Vikarpotten legges på personale ved at du i høyre del av personalkortet dobbelklikker skolen. Du får da opp bildet for funksjoner ved skolen. Her har du en rubrikk for å legge inn vikarpott på vedkommende. (Se bilde under) Eksportere vikartimer/ ekstra timer NB! For at du skal kunne eksportere og anvise variabel lønn, må dette være avhuket på brukerkortet. 1. Velg fra Hovedmenyen: VIKARTIMER 2. Du får opp lista over alle vikartimer som ikke er eksportert 3. Dersom det kreves underskrift på lista, skriv ut lista med knappen SKRIV UT ANVISNING. Dette må gjøres før neste punkt, - ellers vil du ikke ha noen liste å skrive ut. 4. Velg knappen ANVIS OG EKSPORTER 5. Du får opp et lagringsvindu hvor du bestemmer hvor fila skal lagres (oppgitt av IT) 8 Visma Oppvekst Skole Variabel lønn v 1.7
REGISTRERE NYE ANSATTE Når Visma Oppvekst Skole er koblet mot lønn og personalsystemet, må nye som tilsettes I skoleverket først registreres inn i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). Deretter kan personen registreres inn i Visma Oppvekst Skole. Dette kan gjøres av Sysadm Kommune, eller Sysadm Skole på samme måte som før, men nå er dette forenklet: Du gjør følgende: 1. Oppdater importdataene (Se foran i dette heftet) 2. Velg fra Hovedmenyen: PERSONALE 3. Velg NY knappen 4. Du vil se at feltene for fødselsnummer og for ressursnummer (ansattnummer) nå er orange 5. Skriv inn enten ressursnummeret du har fått oppgitt fra personalavdelingen og bruk Tabulator-tasten for å gå ut av feltet 6. Du vil nå få inn personen med de opplysningene som er registrert i personalprogrammet 7. Fyll evt ut manglende opplysninger 8. LAGRE 9. Husk å gi personen funksjoner ved din skole ved å dobbelklikke skolen til høyre på personalkortet 10. LAGRE til slutt Visma Oppvekst Skole Variabel lønn Side 9 av 9