Referat Hovedstyremøte 03.11.2016 Referent: Jenny Ukesmail og printing: Stian Kake, kaffe og kontorvakt: Stian Info fra leder Snakket med Thor Håkon om gave til jubileum All good med overrekkelse på scenen Henvendelse fra DNV GL Setter dette på dagsorden Partnerskap IDI og Work-Work Fått en mail. Bedt om litt mer informasjon om hvordan det angår oss. Linjeledermøte - Tone tar det etterpå. Kontaktet Wikipendium via Facebook Skulle gi egentlig svar på mandag, men de ville ta en runde på det internt først. Får svar i nær fremtid. Omstrukturering av møteplan Orientering vs diskusjon Tidvis veldig unødvendig med dagsorden og eventuelt på møteplanen til HS-møter På linjeledermøtene har vi orienteringssaker først og så diskusjonssaker. Skal se på mulighetene for å hente inspirasjon der. Kommer antageligvis et forslag fra meg i starten av neste semester. Q: Hvordan gjør vi det når vi vil ta opp en sak som ikke er en første-prioriteringssak? Pleier å putte disse på eventuelt Per nå har egentlig ikke eventuelt-punktet noen funksjon, Gaute putter punkter opp derfra til dagsorden ettersom alle fører ting under eventuelt. Må ha en måte for å kunne ta opp saker som er andre pri. Blir fortsatt rom for å ta opp alle saker. Hvis noe ikke er så viktig kan det tas på mail. Ønsker bare å lufte konseptet nå. Tar imot innspill senere når det er et konkret forslag. Runde rundt bordet Nestleder Linjeledermøte: Første sak var orientering fra Sit-råd: Vi må bruke kurstilbudet deres. De har mange kurs, vil også at vi skal komme med forslag. De kan skreddersy kurs til
oss. Vi burde ta med dette til komiteen. De har også en brosjyre man kan se i. De har f. eks. kurs i møteledelse og momskurs, for å nevne noe, altså ikke-faglige kurs. Snakk om en uke med fokus på studenters psykiske helse: lagt ned en gruppe som skal jobbe med dette videre. Thor Håkon som er leder i Online har ansvar for denne gruppen. Børre fra Erudio har et ønske om at alle linjeledere på Gløs og Dragvoll skal ha møter sammen i blant. Prøvd før uten at det gikk så bra Dragvoll får mye mer ut av det enn det vi får. Kanskje en eller to ganger i semesteret, for f.eks. samkjøring av fadderuker og datoer for store arrangementer. Mari hadde vært i møte med VT, Sit, kommunen og NTNUI. Ønsker innspill fra linjeforeningen angående hva vi vil ha av studentarealer på campus. Eget punkt lenger nede i møteplanen LS-avtalen: De står fast. Skal linjelederne blande seg inn? Har det tatt for lang tid? Konklusjonen ble å la de fortsette, men tar det for lang tid burde man ta inn mekling fra Studenttinget. Veldig positivt å få innspill fra linjelederne, linjeforeningene opererer forskjellig og det kan være lurt med innspill fra linjelederne også De vurderer å gå videre og diskutere andre deler av avtalen først. Det vil bli arrangert styre-immball på nyåret Har fikset litt til diskusjonskveld, f.eks. bestilt pizza Ferdigstilt kontrakten med AbelLan Vært på sosialkveld med LaBamba Koskom Filmkveld på Halloween Handlet inn til Storcash. Ønsker at alle skal bli informert om at vi skal ha middagsmat på kontoret fremover, men ikke hver dag (går fort tomt, vanskelig å fylle på hele tiden når Koskom også har eksamensperiode). TV-mandag starter mandag Workshop 15. november Økonomiansvarlig Har ført mye regnskap Svart på søknadene vi godkjente forrige uke Vært tilgjengelig på mail og slack for å hjelpe kassererne Betalt regninger Slettet brukere fra abakus.no (uhell...) Webkom Jobbet mye med mail: Har fikset masse spam ting, rutiner og diverse Gjort noen todos - prikker og wikirettigheter Jobber med LEGO og jubileum Arrkom Blestet for Åre
Mailet litt med PR angående julebordet Har ordnet konferansierer til julebordet Det blir sjakkturnering på søndag Har fått vår siste Internludøl-deltaker, Trond Hønsi readme Har hatt arbeidsdag på søndag Mari var in-charge Sendt ut google form til å nominere til årets komité-medlem Har laget egen channel på Slack for eksterne som vil skrive utgavens algoritme de i readme Bestemt oss for å utsette planlagt fotokurs til våren. Sendt ut doodle til PR for å ha workshop Satt opp date med offline Sett på muligheten for å kjøpe inn flere stativer Bedkom Sosialkveld med Online Hatt sosialdag med escaperoom og GBN på kvelden Datofordelingsmøte med bookingrunden Hatt medarbeidersamtaler Jobbet med intensjonsavtalen til Linjesamarbeidet Diskutert samarbeid mellom ItDAGENE og Abakus Startet planleggingen av BedEx 2017 Backup Turgruppa har vært på surfetur Hadde møte hvor vi bestemte at det ble det siste for semesteret. Kaller ved behov inn til ekstraordinært møte. Kan også diskutere på den ukentlige backup-lunsjen Gleder oss til diskusjonskvelden Ser på budsjettet PR Målfrid har stått ved roret har fått gjort mye Laget design til seiersskjorte i Åre Jobbet med julebord bestilt bordkort. Mangler sanghefte Ferdigstilt Åre-filmen Plakater er sendt Bestilt klistremerker til readme som har gammel logo på stativer Sendt bildene av Bedkom til Bedkom Laget utkast til markedsføringsartikkel LaBamba Planlagt ludøl som vi skal ha på lørdag Funnet datoer for våren Gjort noen endringer i budsjettet Har hatt sosialkveld
Fagkom Har hatt TDC og siste kurset i kursserien til BEKK Fordelt kursene for neste semester Vært på hyttetur Hatt medarbeidersamtaler Skal ha workshop for planleggingen av ikke-faglige kurs og sosialkveld med Fagkom Online etter møtet Ris og ros Ros til AbaCash Sylliaas kom på møtet og fikset Ros til PR og Arrkom for Åre-video Ros til skuespillere i Åre-videoen Ros til Trond Hønsi for å stille til ludøl for Arrkom Ros til Bjørn for å låne bort ovnen til kakebaking Ros til PR for bildene av Bedkom Ros til surfetur Ros til Ole Kristian for redigeringen av videoen Ris til Haga for å trekke seg fra ludøl Ros til Stian for å bake kake selv om han ikke har stekeovn Ris til Hege for å tilbakebetale Karl Ivar to ganger Ros til Sarmilan for arbeidet han gjør i LS Ros til Koskom for middagsmat Ros til alle kassererne som står på med budsjettet Ris til Hege for å slette brukere fra abakus.no Ros til Vegard for algoritmen han lagde for fordelinger av datoer i bookingrunden Ros til AbaGo for livestream Ros til oss for videoukesmail Ros til Morten for redigering av videoen Ros til Webkom for å fikse mailproblemet så kjapt Ris til Gaute for å bruke ordet interaktiv som ikke stemte om ukesmail-videoen Ros til LaBamba for kos sosialkveld Ros til Aleks Gisvold for hyttetur 8.året på rad Dagsorden Mail fra DNV GL Sak Vi har fått en henvendelse fra DNV GL om at de ønsker å gi oss et økonomisk bidrag som skal gå til et faglig arrangement. Det er snakk om en betydelig sum. Denne saken er høyst relevant for det vi skal diskutere på diskusjonskvelden i morgen om integritet versus sponsing. Veldig dumt å takke nei til tilbud som dette, men vi ønsker å ha en grundig gjennomgang av saken slik at vi har vårt på det rene og ikke forplikter oss til noe vi ikke ønsker å forplikte oss til.
Det ble nevnt noen ønsker som kan være problematisk for oss. Men dette virket det som de ønsket å rette seg etter. Tanken på møtet her er å finne ut hvordan vi skal gå frem i saken. Vi må også finne ut hva vi eventuelt ønsker å bruke denne pengestøtten til, ettersom den vil øremerkes faglige arrangementer. Et forslag trioen har snakket om er servering på eksamensforelesninger. Diskusjon Jeg tenkte på eksamensforelesninger. Utgiftene der er vel få og små. Betalingen til de som holder kurset kan vel heves? Eventuelt kan vi spare penger på at vi ikke betaler for det selv. Q: Har vi bedpres med DNV GL? Hadde lunsjpres i mai i fjor. Q: Hvordan ble det løst med det ønsket de hadde i mailen? Vi skrev tydelig at dette var problematisk, men vi kan komme til en løsning som er god for begge. Q: Er dette en enkel løsning for de å komme seg rundt bookingrunden vår? Dette er et tilbud de har kommet med til mange linjeforeninger. Åpner vi opp en sånn mulighet nå kan det hende at mange gjør det samme. Ikke ønskelig å gi dem et eget arrangement for disse pengene, men f.eks. da kunne ha bespisning på et arrangement som eksamensforelesning. +1. Synes det er bedre at vi gjør noe med allerede eksisterende arrangementer. Tenker vi ikke skal gi konkurrerende tilbud om dette som vi gjør med bedpres/kurs. Det er heller ikke mulighet for mingling på sånne type arrangementer så det skiller seg hvertfall fra bedpres på den måten. Forslag: Positiv til eksamensforelesning. Kunne vært en kul mulighet til å hyret inn noen med god fagkompetanse til å komme å holde forelesninger for eldre trinn. Hva blir forskjellen med et sånn type arrangement og kurs? Eksamensforelesning i et fag. De har ikke nødvendigvis samme innsikt i hva som er pensum, blir mer som et vanlig kurs. Q: Hvis dette er en ting vi ønsker, burde ikke det være noe vi sender ut til bedrifter som ikke får plass i bookingrunden og informere om dette. Slik at det blir en kø? Synes dette er et bra poeng, men blir kanskje rart å sende mail å si du fikk ikke plass, men du kan gi oss penger. De har ikke spurt om å sponse noe. De har sagt de vil gi økonomisk bidrag. Vi tenker vi skal få til dette på en måte dette blir et økonomisk bidrag, ikke spons. Det er da snakk om å gi penger for å gi noe til studentene, ikke for å promotere bedriften. Dette er ikke et tilbud for bedrifter å promotere seg selv.
Dumt hvis vi skal måtte finne på en løsning for å tilpasse oss at noen kommer og kaster penger. Kan være mer jobb enn det er godt for. Hvordan stiller vi oss til at noen har lyst til å donere penger til oss? Har vi lyst til å ta imot no strings attached penger? Vi er studenter, rart om vi sier nei. Er det rart å si nei til penger hvis det er no strings attached? Spørsmålet i denne saken er jo også om det er strings attached eller ikke. I kontrakten deres står det ingenting om forpliktelser. *Ser på kontrakten*. Står ingenting om noen forpliktelser, de har bare nevnt noe såvidt i mailen. Bedrifter som har lyst til å gi oss penger finnes flere av dem vil ofte ha eksponering tilbake. Hvis vi ser på kontrakten forplikter vi oss ikke til noe. De vil gi oss penger fordi de ønsker å støtte vårt faglige tilbud. Synes også de skal tjene på å ta initiativ og kontakte oss. Er ikke sånn at vi må ha alt på anbud for at det skal være rettferdig. Ved å ta kontakt kan man skape et tilbud for seg selv. Konklusjon Får ikke konkludert noe helt konkret med hvordan vi tar det videre. Dette følges opp videre etter DK i morgen. Kan hende det hjelper oss med prosessen. Svarer bedriften at vi trenger litt tid så vi kan finne ut hva vi ønsker å bruke pengene på, og om vi ønsker å gjøre noen endringer i den foreslåtte kontrakten. Diskusjonskveld (DK) Sak Veldig bra påmelding med 42 påmeldte. Hadde vært veldig fint om alle kan hjelpe til med formuleringer, legge inn forslag osv på agendaen til diskusjonskvelden. Gaute går gjennom agendaen som er satt for diskusjonskveld. Referent er Hege, Gaute er ordstyrer, kakebakere er Hans Willhelm, Halvor og Thea. Jenny kan mekke kaffe. Vi må møte tidlig og rigge rommet osv. Stian kan være chaser og gå over referatet live og rettskrive. Kanskje greit å si til tidligere HS-medlemmene at de ikke må tenke så mye redd for HSP -osv. Grønn sone, skal bare kunne kaste ut ideer. Vi kan også nevne kaffeavtalen siden det var noen som har sagt de ikke visste om hvem som betalte det. Konklusjon Alle sjekker dokumentet. HS gleder seg til diskusjonskveld! Samarbeid med itdagene - videre plan Orienteringspunkt Tok saken tilbake til Bedkom. Folk var positive til å legge det inn i interesseskjema for bedriftene, men legge det inn som et nytt punkt og dermed ikke underordnet arrangementer som Abakus står for. itdagene har tatt det opp, og alle var positive. Da kan Webkom implementere dette.
Angående utveksling av kontaktinfo: Bedkom er positive til å se på muligheten. Det er bedrifter vi har brukt sykt lang tid på å få kontaktinfo til, og noen som har hemmelig kontaktinfo. Vi må passe på hvordan vi gjør det, må ta det på en profesjonell måte med bedriftene det gjelder. Dette blir delvis løst hvis noen sier de er interessert i interesseskjemaet. I disse tilfellene vil ikke dette være en case. itdagene var positive til hjelp fra Abakus til valg av styret. Konklusjon Følger opp dette videre. Blir viktigere etter jul når ny avtale skal underskrives. HS er positive, itdagene er positive, og Bedkom er positive. Konkretiserer dette i en avtale i januar. Ønske om arealer på campus (Tone) Sak Nevnte i stad fra linjeledermøte. Blir en løpende greie. Mari, som har ledet linjelederforumet, vil ha tilbakemeldinger på hva slags arealer vi ønsker oss til fremtiden. Ta med til komiteene hva slags arealer vi ønsker. F.eks. ønsker vi en scene på campus? Rektor var mer positiv til lokaler som kan brukes hele tiden - mange bruksområder er pluss. Større mulig til at forslaget får gjennomslag dersom arealet har flere bruksområder. Forslag Møterom. Vi er heldige som har rom vi kan bruke på IT-vest via IDI, men ellers burde det være bedre møterom-muligheter. Vi kan pushe på å få lesesaler annet enn P15 som nå blir stengt i eksamensperioden. Noe shooting-room for PR og readme Kommer til å bli fremmet forslag for lokaler til festligheter. 10 år til dette er realitet. Hvis vi ønsker støtte til lokaler nå i sammenheng med kjellersaken vil dette kanskje være et argument mot å få umiddelbar hjelp, ettersom det er planer om å ordne slike lokaler i fremtiden. Rektor virker også negativ til alkohol/fyll på campus. Kan hende han ikke kan si det utad at det er greit Snakket om at en pub også kan være café/kaffebar, noe ala Edgar Oppbevaringssteder kan være viktig for linjeforeninger Dette vil være en prosess videre. Nå er vi i gang med idémyldring. Konklusjon Kommer tilbake til dette etterhvert. I første omgang prøve å få input fra komiteene og Abakus generelt. Eventuelt Budsjettpost for interessegruppene (Hege B) Sak 1 Gjelder interessegruppene. I backup sitt budsjett står det 7 500kr til interessegruppene, men har fått bekreftet at det er 15 000 kr per semester. Men nå har vi lite penger - fikk i dag søknad fra AbaSmash for å kjøpe kontroller på kontoret.
Spørsmål: Hva tenker dere om at AbaSmash skal ha kontrollere, burde ikke dette være Koskom sine som ligger på kontoret? Diskusjon 1 Koskom har tenkt å søke om flere kontroller. Kontrollene som er der nå er Ingrid sine, men de har blitt ødelagte. Prosessen har tatt litt tid, men Koskom har planlagt å kjøpe det. Tenker vi burde søke om det, så kan AbaSmash låne dem. Vi søker til å få kjøpe 8 eller 10 kontroller. Et argument for at AbaSmash skal eie kontrollene er så de kan lånes ut til de som skal spille turneringer på Samfundet for eksepmel. De fleste som spiller turnering på Samfundet har egne kontrollere. Hvis AbaSmash skal ha sine egne tenker jeg de blir låst inne sånn at de ikke blir ødelagte Har kontinuerlig turnering. Hvis Sander må gå og låse de ut hele tiden går det mot sin hensikt. Burde ligge framme hele tiden. De har søkt om 1300 kr til 4 kontrollere. Tenker dette burde ligge i Koskom sitt budsjett Koskom har for neste år lagt inn en egen post i budsjettet som heter spillutstyr og brettspill. Syntes det er dumt hvis vi kjøper nye og låser de bort. Per nå er det nok kontroller for å spille turneringen. Det trengs nye kontroller for er når det er mange som spiller og det er mange på kontoret. Det er større behov generelt for kontroller på kontoret, ikke bare for turneringen. Det er avgjørende at de får kontrollene nå. Jonathan kan sende søknad ila. helgen. Vi vil ha det før eksamensperioden. Konklusjon 1 Abasmashsøknaden blir avslått, videresender de til Koskom så søker de om nye kontroller også settes det på plass. Sak 2 Spørsmål: Skal vi søke om utvidelse av budsjettet nå? Kommer til å be om mer penger på budsjettpost på budsjettkveld.tidligere slet man med å bruke opp hele budsjettposten. Interessegruppene blir mer og mer populært og stadig flere søker om penger noe som er veldig bra! Diskusjon 2 Vi godkjenner det vi synes gir mening. Vi kunne godkjent alt, men det er noen ting vi synes er ufornuftig pengebruk. Dersom det kommer noe som er aktuelt å sponse, burde vi gjøre det. Vanskelig å estimere denne budsjettposten Intensjonen var at denne posten skulle være fleksibel og det var stor enighet rundt det. Tenker bare det er positiv at det brukes mye penger, så lenge de brukes fornuftig og gagner mange abakuler. Konklusjon 2 Mulig backup sender en søknad for å få mer penger for dette semesteret slik at de kan godkjenne søknader. Legger også inn for endring i denne posten for budsjettkveld. Ny kontrakt AbelLan (Tone)
Orientering Gå inn og se på den. Punkt 4.5 er det som er lagt til. Innebærer at vi skal være behjelpelige med transport til deres arrangementer. Bare se over og kommenter eventuelle tilbakemeldinger. Hvis ikke er den good. Q: Har vi noen retningslinjer på om AbelLAn sine arrangementer kræsjer med våre? Pleier å kontakte Arrkom om når de skal ha det osv. Prøver å gjøre at det ikke kolliderer. Uheldig at ludøl og AbelLan kom på samme dag i år. Dette er noe å huske på. Tone tar dette med videre. Få de til å klargjøre dato tidlig så vi får det inn i arrangementskalenderen og kan hindre kollisjon.