Bruk av internkoder Internkoder benyttes til å samle inn data som det ikke finnes ordinære felter for. Eller til å gruppere ungdommer som ellers ikke har felles data. Forarbeid Fylket må ta stilling til hvilke koder som kan benyttes fritt av saksbehandlerne og hvilke koder som skal styres av fylke. Dette gjøres i 2S003: og 2S006: Registrering på ungdom Hvis internkoden er underlagt kontroll vil det varsles på denne måten om det legges inn en verdi som ikke er gyldig. IST 20.10.2016 Side 1 av 31
Ved masseregistrering må en først gjøre et utvalg av de ungdommer som skal ha internkoden. Plukk en hvilken som helst ungdom i utvalget og velg mappekortet for masseregistrering. Det er mulig å registrere flere internkoder i samme operasjon. Det er også mulig å masseregistrere blank verdi for å tømme et felt for verdi. Utvalg på ungdom Bruk utvalgsdialogen til å finne ungdommer med aktuell internkode. Benyttes % vil man få alle ungdommer med verdi i feltet. IST 20.10.2016 Side 2 av 31
Brevmaler en utfordring Utskrift av brev benytter 2 komponenter som vi til sammen benevner som StdDok (standard dokument). En for spørringen som inneholder flettedata og utvalg, og MS word som flettemotor. Vår utfordring er at word er en komponent som ligger utenfor OTTO og som vi da har liten kontroll på. Fylkene benytte bl.a. i stor utstrekning forskjellige versjoner av office. I tillegg forventer også word tilgang til registeret på maskinen, noe IT avdelingen ofte er lite glade for. VIGO Opplæring har hatt den samme strukturen for brevskriving, men har nå gått bort fra word. Her benyttes nå ReportBuilder som flettemotor. Denne komponenten er innebygd i programmet og vi har da full kontroll over versjonen som benyttes. Vi får ofte meldinger om at malen ikke kjenner igjen flettefelter: I ReportBuilder vil en mal kunne se slik ut: IST 20.10.2016 Side 3 av 31
Opprette og overføre i VIGO Opprett OT linjer for følgende grupper. Gruppe Beskrivelse Forutsetning Definisjon 1 Har ikke ønsker (OSON) Potensiell søker (elev med refnr) som ikke har ønsker Er ikke søker 2 Har venteplass, men ikke plass (OSVE) Søker har ingen ønsker med status 7 + 10-27 og minst ett ønske med status 30-36 eller 90-94 og ingen ønsker med status 54/60/69/75 og ingen ønsker med status 40/41/46/51/57/66/67/72/73/74/76 Er ikke tatt inn Er på venteplass på skole Har ikke svart NEI til venteplass Har ikke svart NEI til plass 3 Har svart nei til plass eller venteplass (OSNP) Søker har ingen ønsker med status 7 + 10-27 og ingen ønsker med status 4 og minst ett ønske med status 54/60/69/75 eller minst ett ønske med status 40/41/46/51/57/66/67/72/73/74/76 Er ikke tatt inn Er ikke til formidling Har svart NEI til venteplass Har svart NEI til plass IST 20.10.2016 Side 4 av 31
4 Har ikke fått tilbud om læreplass (OSVE) Søker må minst ha ett ønske med status 4 og Søker har ingen ønsker med status 7 + 10-27 og ingen ønsker med status 54/60/69/75 og ingen ønsker med status 40/41/46/51/57/66/67/72/73/74/76 Søkt læreplass Er ikke tatt inn Har ikke svart NEI til venteplass Har ikke svart NEI til plass 5 Har aldri hatt plass eller venteplass (OSUT) Søker har minst ett ønske og har ingen ønsker med status 7 + 10-27 og har ingen ønsker med status 4 og ingen ønsker med status 30-36 eller 90-94 og ingen ønsker med status 54/60/69/75 og ingen ønsker med status 40/41/46/51/57/66/67/72/73 Har f.eks. stauts 83 på alle ønsker. Er søker Er ikke tatt inn Har ikke aktivt læreplass ønske Er ikke på venteplass Har ikke svart NEI til venteplass Har ikke svart NEI til plass IST 20.10.2016 Side 5 av 31
8 Elev har sluttet i lære (OESL) Elev som har en sluttdato på siste elevkurslinje innenfor angitt periode (skolenr xx000) Læring som har sluttet 9 Elev har sluttet i skole (OESL) Elev som har en sluttdato på siste elevkurslinje innenfor angitt periode (ikke lære, ikke skolenr xx000) Elev har sluttet på et tilbud i skole Problemstilling: Fylket har automatisk overføring av de som avbryter opplæring i skole hver natt. Eller vedkommende fortsetter på privatskole. Hvordan blir det med de som fortsetter opplæringen? Elever som har læreplass og hever kontrakten. Hvordan blir det med de som overføres til ny kontrakt? IST 20.10.2016 Side 6 av 31
Nr Kode Beskrivelse Type 2 AFORM Formidling er avsluttet L 3 SBEHA Blank. Ønsket deltar i ordinært eller særskilt inntak. S 4 SFORM Skal formidles. L 5 SFORMO Skal formidles. Overført. L 6 MANIO Manuelt inn i ordinært inntak. S 7 TASINN Ønsket skal tas inn foran alle andre, men ikke på bekostning av andre som allerede er tatt inn. S 9 MANIS Manuelt inn i særskilt inntak. S 10 RESER Reservert plass neste år. S 11 TILBSK Tilbys Vg3 i skole. L 12 TILBO Tilbud om ordinær plass. S 13 TATTIN Søker er tatt inn på grunn av statuskode 07 - TASINN S 14 TILBLÆ Formidlet. L 15 TILBS Tilbud om særskilt plass. S 16 FANNET Formidlet i annet fylke. L 17 TILBPR Tilbys fagprøve (spesielt aktuell i avviksfag) L 18 INNTO Inntatt ordinært. Svart ja til tilbud om plass. S 19 INNTLÆ Søkeren har sagt JA til tilbud om læreplass. Fått opprettet kontrakt. L 20 LANNET Søkeren har sagt Ja til tilbud om læreplass. Fått opprettet kontrakt i annet fylke. L 21 INNTOI Inntatt ordinært. Ikke svart på tilbud om plass. S 22 INNTLI Søkeren har sagt JA til Vg3 i skole. L 23 PRØVE Søkeren har sagt JA til fagprøve (kun aktuell i avviksfag). L 24 INNTS Inntatt særskilt. Svart ja til tilbud om plass. S 25 INNTF Inntatt vha framskriving S 27 INNTSI Inntatt særskilt. Ikke svart på tilbud om plass. S 30 VENTO Tilbud om ordinær ventelisteplass. S 33 VENTOJ Svart ja til tilbud om ordinær ventelisteplass. S 36 VENTOI Ikke svart på tilbud om ordinær ventelisteplass. S 39 MANUO Manuelt ut av inntak. Inntak er ikke kjørt. S 40 MANON Brukes på søkere som har sagt fra seg plassen etter at de har sagt ja. S 41 MANOK Brukes på ønsker som har ManON før inntaket. Inntaket endrer ManON til ManOK. S 42 MANUOK Manuelt ut av inntak. Inntak er kjørt. S 45 MANUS Manuelt ut av særskilt inntak. Inntak ikke kjørt. S 46 MANSN Brukes på særskilte søkere som har sagt fra seg plassen etter at de har sagt ja. S 48 MANUSK Manuelt ut av særskilt inntak. Inntak er kjørt. S 51 STROIT Strøket. Ikke svart på tilbud om ordinær plass. S 54 STROIV Strøket. Ikke svart på tilbud om ordinær venteplass. S 57 STRONT Strøket. Svart nei på tilbud om ordinær plass. S 60 STRONV Strøket. Svart nei på tilbud om ordinær venteplass. S 61 STRINN Strøket. Inntatt på annet ønske. SL 62 STRISK Strøket. Inntatt på annet ønske med samme kurskode. S 63 STRGJE Strøket. Ikke gjesteelevsavtale. S 64 STRLPO Strøket. P.g.a. for lav poengsum. S 65 STRSAV Særskilt ønske er AVVIST. SL IST 20.10.2016 Side 7 av 31
66 STRSIT Strøket. Ikke svart på tilbud om særskilt plass. S 67 STRILÆ Ønsket om læreplass er strøket fordi søkeren ikke har svart på tilbudet om plass. L 69 STRSIV Strøket. Ikke svart på tilbud om særskilt venteplass. S 72 STRSNT Strøket. Svart nei til tilbud om særskilt plass. S 73 STRNLÆ Søkeren har sagt NEI til tilbud om kontrakt. L 74 STRNLV Søkeren har sagt NEI til tilbud om Vg3 i skole. L 75 STRSNV Strøket. Svart nei til tilbud om særskilt venteplass. S 76 TNLPR Søkeren har sagt NEI til tilbud om fagprøve. L 77 STOPP Søknaden er stoppet (satt i passiv). SL 78 UAKTU Uaktuelt. Tilbud/inntak på høyere ønske. SL 79 STRTLB Strøket tilbud om plass på grunn av inntak på høyere ønske. SL 80 STRVNT Strøket tilbud om venteplass på grunn av inntak på høyere ønske. S 81 UKVAL Ukvalifisert. S 82 UKVAL2 Ukvalifisert, men koden blir ikke nullstilt av noen rapporter. Manuelt registrert. SL 83 TRUKK Søkeren har trukket sin søknad. SL 84 NEDL Ønsket ugyldig p.g.a. at kurset er nedlagt. S 85 UKVALD Fagskolen - Ukvalifisert pga ikke innsendt dokumentasjon S 86 UKVALP Fagskolen - Ukvalifisert - vurdert av primærskolen S 90 VENTS Tilbud om venteplass særskilt. S 92 VENTSJ Svart ja til tilbud om venteplass særskilt. S 94 VENTSI Ikke svart på tilbud om venteplass særskilt. S IST 20.10.2016 Side 8 av 31
6A015 Opprette OT-linjer i VIGO Utvalg: Utvalg Beskrivelse Kommentar Type kjøring Gjør utvalg på type operasjon. Kan både opprette og laste ut i samme kjøring. Velg «Opprett OT-linjer» for å opprette linjer i VIGO Opplæring ihht utvalg. Ved valg på «Skriv ot-linjer til fil» settes ikke eksport dato på linjene. Opprette linjer for følgende grupper Skoleår Se oversikt over Velg hvilket skoleår det skal opprettes Ot-linjer for. Husk å velge riktig skoleår når man laster ut de som har avbrutt opplæring. IST 20.10.2016 Side 9 av 31
Utvalg Fra/til refnr Benyttes i forhold til søkere. Fra/til fødselsår Rettstype Fra/til OTenhet Fra/til avbruddsdato Oppgis med 4 siffer. Det gjøres utvalg på søkerens rettstype eller elevkursets rettstype. Det kan opprettes for alle typer, det lastes bare ut U Utvalg på enheter det opprettes/lastes ut linjer på. Lærlinger som avbryter sjekkes mot elevkurslinjer med fler-årig skoleår. Kvoter til nye elever Fra/til kommunenr Oppgi antall år med rett og frist for elever hvor dette ikke er satt tidligere. Standard verdi = kommuner i eget fylke. Utvalg på inntaksadressen. Ikke ledende null Standard er 3 år rett og 5 år frist. Opprettes hvor kvoter ikke er satt tidligere Tildel OTenhet på bakgrunn av Inntaksadresse Betyr at inntaksadresse til eleven benyttes for å finne OTenheten. Elev Betyr at den OT-enheten som ligger på siste OTlinje eller siste elevkurslinje (skolens OTenhet) benyttes. Finnes ingen slik linje benyttes inntaksadresse på eleven. Avgiver Betyr at avgiverinformasjon benyttes for å finne OTenheten. Finnes ingen slik informasjon benyttes inntaksadresse på eleven. Plassering av fil Oppdatering av elev opplysninger Hvis valg «Skriv otlinje til fil» er valgt, plasseres filene her. Oppgitt OT-status til OT-linjen Oppgitt OT-merknad til OTlinjen Fritekst til OT-linjen Pass på at man har skriverettighet. IST 20.10.2016 Side 10 av 31
Oppdatering Det kan være en stor fordel å velge Testkjøring for å få kontrollert datagrunnlaget. Skulle det være noen poststeder eller kommunenumre som ikke har fått tildelt OT-enhet vil det kunne fanges opp nå. Sjekk loggen for feil og advarsler. Testkjøring angir antall det ville blitt opprettet OT-linje på. OTgrupper OTTO sin kode Udir sin kode 1 Har ikke søkt 3 ikke søkt 2 Har ikke fått tilbud om plass i skole 6 andre grunner 3 Har svart nei til plass/venteplass 4 takket nei til plass 4 Har ikke fått tilbud om læreplass 6 andre grunner 5 Har aldri hatt plass/venteplass 4 takket nei til plass 8 Lærling som har sluttet på læreplass 5 avbrudd 9 Elev som har sluttet i skole 5 avbrudd 10 Frafallforebyggende arbeid 6 andre grunner 12 Flyttet til fylket 6 andre grunner 13 Andre årsaker 6 andre grunner IST 20.10.2016 Side 11 av 31
Laste ut OT-linjer til OTTO Utvalg: Utvalg Beskrivelse Kommentar Skoleår Velg hvilket skoleår det skal lastes ut linjer for. Utvalg Fra/til fødselsår Oppgis med 4 siffer i hver rute. Fra/til OTenhet Fra/til OTstatus Utvalg på enheter det lastes ut linjer på. Normalt enheter i eget fylke Utvalg på status. Store bokstaver IST 20.10.2016 Side 12 av 31
Oppdatering Det kan være en stor fordel å velge Testkjøring for å få kontrollert datagrunnlaget. Sjekk loggen for feil og advarsler. Testkjøring angir antall. Det kan også opprettes OT-linjer manuelt i 4S001 Elev for overføring til OTTO. IST 20.10.2016 Side 13 av 31
Overføre fra OTTO til VIGO Opplæring Overføre enkelt-elev Bruk knappen for «Overfør ungdommen til Vigo» som finnes i 1S001 Ungdom. Ungdommen må ha en OT-statuslinje i aktuelt skoleår uten sluttdato. Hvis ikke, er knappen ikke aktiv. Det er heller ikke mulig å overføre med knappen i 1S001 hvis OTstatusen er OTOV eller OTUK. Den aktuelle otlinjen får til-dato og informasjonen kopieres til VIGO Opplæring. OTTO: VIGO Opplæring (4S001): IST 20.10.2016 Side 14 av 31
Overføre gruppe Rapporten 1O001 Overføre/avslutte ungdommer benyttes for å overføre en gruppe ungdommer med samme OT-status. o Husk å oppgi korrekt skoleår i forhold til de otlinjene som skal plukkes ut. o Det er mulig å angi en eller alle otstatuser. Skal det lastes ut flere spesifikke statuser må rapporten kjøres en gang for hver status. o Velg om det skal overføres til VIGO og / eller avslutte i OTTO Det kan være et tips at denne rapporten kjøres med «Overfør til VIGO» for alle statuser rett før preutfylling av neste års søkere i VIGO Opplæring. IST 20.10.2016 Side 15 av 31
Hvilken VIGO informasjon ser OTTO Det finnes 2 typer informasjon som ligger i VIGO Opplæring som OTTO har tilgang til. Den ene typen kan vi bare se på, den andre typen kan vi i tillegg redigere. Informasjon vi kan redigere. Bostedsadresse Telefon Mobiltelefon E-postadresse Informasjon vi bare kan se på. DSF informasjon Rettsinformasjon Diverse fra VIGO Skolehistorikk med fag og karakterer Ønsker Ønskearkiv (nytt i 2016) IST 20.10.2016 Side 16 av 31
IST 20.10.2016 Side 17 av 31
Rapportering til Utdanningsdirektoratet Rapporten som benyttes for å levere data til Udir heter 1A020 og finnes i mappen Eksporter/Andre rapporter. Rapporten kjøres med utvalg. Alle ungdommer som har en otstatuslinje i aktuelt skoleår blir lastet ut på fila. Det er informasjon om otstatusen som ligger innenfor datoen som blir valgt ut. Finnes ingen slik linje velges siste linje. I praksis betyr nok det at siste otlinje for alle ungdommer velges ut. Rapporten kan kjøres mange ganger da den ikke gjør endringer av data i OTTO. Det kan også være en fordel å åpne fila for å søke etter feil i dataene. Kjør gjerne rapporten med logg på ugyldige otstatuskoder. Den vil da liste ut fnr på de personer som blir skrevet til fil med ugyldig otkode. Når portalen for innlevering er åpen kan det være en fordel å gjøre en levering for kontroll av data. IST 20.10.2016 Side 18 av 31
Aktuelle rapporter i OTTO 1A001 OT-status pr OT-enhet Kjør gjerne statistikken 1A001 i forkant for å kontrollere om det finnes «ugyldige» otstatuser. Rapporten må da kjøres uten datokontroll for å få med alle ungdommer. Denne vil ikke gi informasjon om hvem, bare at det i så fall finnes forekomster. 1A003 OT-status pr OT-gruppe Det samme kan gjøres med rapporten 1A003. Her vil man få en oversikt over om det finnes ungdommer som ikke har tilmeldingsårsak. Siste side i rapporten vil vise om det finner slike forekomster (uten otgruppe). IST 20.10.2016 Side 19 av 31
1A007 OT-status pr OT-enhet og alder Her vil man få en oversikt over aldersfordelingen på angitt tidspunkt. 1R024 Tilmeldingsårsak Denne rapporten vil gi oversikt over alle ungdommer som har en otstatuslinje i aktuelt skoleår og hvilken tilmeldingsårsak (ot-gruppe) som ungdommen har dette skoleåret. Er feltet for tilmeldingsårsak blankt betyr det at ungdommen ikke har noen OT-gruppe dette skoleåret. 1R026 Siste status pr ungdom Denne rapporten vil gi oversikt over alle ungdommer som har en otstatuslinje i aktuelt skoleår. Den gir oversikt over siste otstatuslinje med opplysninger om bl.a. OT-status, fra-dato og til-dato. Sortert på OT-enhet og fødselsnummer. Gjør gjerne utvalg på OT-enhet og/eller OT-status med bakgrunn i tidligere kontroller. IST 20.10.2016 Side 20 av 31
Rapporter og statistikker OTTO har flere forhåndsdefinerte rapporter og statistikker. Statistikkene finnes under 1 Ungdom Eksporter / Andre rapporter <en aktuell statistikk>. Rapportene finnes under 1 Ungdom Rapporter (StdDok) <en aktuell rapport>. Rapportene finnes også under StdDok-modulen i OTTO. Dersom en lager rapporter selv vil en finne disse kun under mappekortet StdDok. IST 20.10.2016 Side 21 av 31
Beskrivelse av rapporter og statistikker i OTTO Statistikker Følgende statistikker teller opp og viser antall ungdommer med bestemte OT-statuskoder fordelt på OT-enhet, kommune, OTgruppe eller grunnskole: 1A001 OT-status pr OT-enhet Utvalg: skoleår, ViaOT, OT-enhet, bostedskommune, kjønn, saksbehandler, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder innen hver OT-enhet. Til slutt i rapporten vises situasjonen for alle OT-enheter samlet. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. 1A002 OT-status pr kommune Utvalg: skoleår, ViaOT, OT-enhet, bostedskommune, kjønn, saksbehandler, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder innen hver kommune. Til slutt i rapporten vises situasjonen for alle kommuner samlet. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. IST 20.10.2016 Side 22 av 31
1A003 OT-status pr OT-gruppe Utvalg: OT-enhet, grunnskole, bostedskommune, skoleår, ViaOT, kjønn, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder innen hver OT-gruppe. OT-gruppen vil ikke nødvendigvis finnes på samme linje som OT-statusen. Systemet plukker siste OT-gruppe og siste OT-status. Til slutt i rapporten vises situasjonen for alle ungdommer samlet, uansett OT-gruppe. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. 1A004 OT-status pr grunnskole Utvalg: OT-enhet, grunnskole, bostedskommune, skoleår, ViaOT, kjønn, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder innen hver grunnskole. Til slutt i rapporten vises situasjonen for alle ungdommer samlet, uansett grunnskole. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. IST 20.10.2016 Side 23 av 31
1A005 OT-status og avklaringsmøte Utvalg: OT-enhet, grunnskole, bostedskommune, skoleår, ViaOT, kjønn, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder fordelt på de som har avholdt avklaringsmøte og de som ikke har det. Avklaringsmøtet vil ikke nødvendigvis finnes på samme linje som OT-statusen.. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. 1A006 OT-status og oppfølgingsplan Utvalg: OT-enhet, grunnskole, bostedskommune, skoleår, ViaOT, kjønn, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder fordelt på de som har oppfølgingsplan og de som ikke har det. Oppfølgingsplanen vil ikke nødvendigvis finnes på samme linje som OT-statusen.. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. IST 20.10.2016 Side 24 av 31
1A007 OT-status, OT-enhet og alder Utvalg: skoleår, ViaOT, OT-enhet, bostedskommune, kjønn, saksbehandler, samt utvalg pr en bestemt dato. Innhold: Statistikken viser antall ungdommer med de enkelte OTstatus koder innen hver OTenhet fordelt på alder. Til slutt i rapporten vises situasjonen for alle enheter samlet. Denne statistikken viser situasjonen slik den var på den dato som ble angitt i utvalgsbildet. 1A010 Kartotekkort Utvalg: OT-status, OT-enhet, Saksbehandler, kommune og internkoder. Innhold: Kartotekkortet gir en side pr ungdom med opplysninger om navn, fødselsnummer, kjønn, telefoner, adresse, poststed, OTenhet, skoleår. 1A011 Lag etiketter Utvalg: OT-status, OT-enhet, Saksbehandler, kommune og internkoder. Innhold: Rapporten lager en semikolonseparert tekstfil som kan benyttes for fletting. Filen inneholder opplysninger om: Navn, Adresse, Postnr, Poststed, OT-status, OT-enhet, SaksbehandlerID, Kommunenr og Internkoder 1A020 Eksport til Utdanningsdirektoratet Se eget dokument, 1A020 Eksport_til_UDIR, for kjøring av rapporten. IST 20.10.2016 Side 25 av 31
Rapporter Rapportene er skreddersydd for ulike behov, og er for en stor del navnelister over ungdommene. Hvilke opplysninger som vises på listene vil variere litt fra rapport til rapport. Dette er beskrevet på hver rapport under. Når man setter i gang en rapportkjøring får man opp et utvalgsbilde der man kan velge hvilke ungdomsgrupper man ønsker å ta med på den aktuelle rapporten/listen. Hvilke ungdomsgrupper som blir tatt med på de ulike listene er dermed avhengig av hva man setter opp som parametere i Utvalgsbildet, men også av hva slags rapport man kjører. Her bør man prøve seg fram selv for å bli godt kjent med mulighetene som finnes! 1R001 Ungdomsliste, komprimert Beskrivelse: Liste over ungdommer. De opplysningene som vises er: Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, telefon, mobil, kommune, avgangsår, OT-status, OT-enhet og Saksbehandler. 1R002 Ungdomsliste, med plass til notater Beskrivelse: Samme liste over ungdommer som 1R001, men med plass til notater under hver ungdom. 1R003 Ungdom med alle detaljer Beskrivelse: Rapport som viser alle registrerte opplysninger på en ungdom, inkludert de «sensitive» opplysningene. 1R006 Manuelt registrerte ungdommer Beskrivelse: Liste over de ungdommene som er registrert manuelt i OTTO (det vil si de ungdommene som har en dato i feltet «Registrert i OT»). De opplysningene som vises er: Ungdommens navn, fødselsnummer. og saksbehandler, samt OT-status. 1R007 Aktivitetsliste, ungdom Beskrivelse: Liste over ungdommer som har aktivitetslinje uten aktivitetsdato (utførtdato). Denne rapporten kan kjøres for å lage en «oppgaveliste» å jobbe etter for den enkelte medarbeider. IST 20.10.2016 Side 26 av 31
De opplysningene som vises er: Ungdommens navn, fødselsnummer, telefonnummer og saksbehandler, samt selvfølgelig OT-aktiviteten som mangler utførtdato. 1R008 Ungdommer med åpen OT-status Beskrivelse: Liste over alle ungdommer som har OT-statuslinje uten sluttdato. Denne rapporten kan kjøres for å finne de ungdommene som enda ikke er tilbakeført til VIGO Opplæring. De opplysningene som vises er: OT-enhet, saksbehandler, Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, telefon, mobiltlf., kommune, avgangsår samt OT-status med startdato. 1R010 Ungdommer med tilbud via OT Beskrivelse: Liste over alle ungdommer som en eller annen gang har fått tilbud via OT (dvs der det er krysset av for «via OT» på en eller flere OT-statuslinjer). De opplysningene som vises er: OT-enhet, saksbehandler, Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, telefon, mobiltlf., kommune, avgangsår samt OT-status med startdato. 1R016 Ungdommer med én bestemt OT-status Beskrivelse: Denne rapporten viser alle ungdommer som har hatt én bestemt OT-status kode i (løpet av) et gitt skoleår. De opplysningene som vises er: OT-enhet, Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, telefon, mobiltlf., kommune, avgangsår samt OT-status med startdato. 1R019 Ungdommer overført fra Inntak Beskrivelse: Denne rapporten viser alle ungdommer som er blitt overført fra VIGO Opplæring i løpet av skoleåret. (Ungdommer blir tatt med på denne rapporten dersom de har fått aktiviteten FRA_VIGO. Dette er en aktivitetslinje som automatisk blir satt inn på de ungdommene som kommer fra VIGO Opplæring) De opplysningene som vises er: OT-enhet, Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, kommune, avgangsår, dato fra inntak (datoen som står i personalia-bildet), OT-status og saksbehandler. IST 20.10.2016 Side 27 av 31
1R020 Gjengangere over flere år Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer i inneværende skoleår som også har vært i OT i ett eller flere tidligere skoleår (utfra oppgitt skoleår). De opplysningene som vises er: OT-enhet, Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, telefon, kommune og saksbehandler. 1R021 Ungdommer hvor OT-enhet avviker fra OT-linje i Inntak Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer hvor det er registrert en annen OT-enhet i ungdomsbildet (1S001) enn på siste OT-linje på elevkurslinjen i VIGO Opplæring. De opplysningene som vises er: OT-enhet, Ungdommens navn, fødselsnummer, adresse, poststed, kommune, avgangsår, saksbehandler, OT-enhet i OTTO og OT-enhet i VIGO Opplæring. 1R022 Avbrudd pr sted/skole Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer hvor det finnes en elevkurslinje på aktuelt skoleår med en sluttdato. De opplysningene som vises er: Avbrutt programområde, utdanningsprogram, avbruddsdato, avbruddsårsak, ungdommens navn og fødselsnummer. 1R023 Avbrudd pr grunnskole Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer hvor det finnes en elevkurslinje på aktuelt skoleår med en sluttdato. De opplysningene som vises er: Avbrutt programområde, utdanningsprogram, avbruddsdato, avbruddsårsak, ungdommens navn og fødselsnummer. 1R024 Tilmeldingsårsak Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer med den tilmeldingskoden de har aktuelt skoleår. De opplysningene som vises er: Ungdommens navn, fødselsnummer, telefon/mobil, OT-enhet, bostedskommune, OTstatus og tilmeldingskode. IST 20.10.2016 Side 28 av 31
1R025 Søkt spesialundervisning på siste elevkurslinje Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer som har angitt søkertype på elevkurslinje. De opplysningene som vises er: Ungdommens fødselsnummer, alder, navn, skoleår + skolenr + skolenavn + søkertypen + avbruddsdato fra elevkurset. 1R026 Siste status pr ungdom Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer med den siste otstatusen aktuelt skoleår. De opplysningene som vises er: Ungdommens fødselsnummer, navn, OT-enhet, OT-status, fra-dato, til-dato, aktiv, via ot, avklaringsmøte, oppfølgingsplan og saksbehandler. 1R027 Karakterutskrift Beskrivelse: Denne rapporten viser en karakterutskrift for en bestemt ungdom. De opplysningene som vises er: En side pr elevkurslinje med fag og karakterer. 1R028 Avbrudd pr årsak Beskrivelse: Denne rapporten viser en liste over alle ungdommer hvor det finnes en elevkurslinje på aktuelt skoleår med en avbruddsdato. De opplysningene som vises er: Avbrutt programområde, utdanningsprogram, avbruddsdato, avbruddsårsak, ungdommens navn og fødselsnummer. IST 20.10.2016 Side 29 av 31
Konvertering av fødselsnumre VIGO Opplæring har rapport for konvertering av fødselsnumre. Denne vil flytte alle underliggende data over til nytt fødselsnummer både i VIGO Opplæring og OTTO. Rapporten heter 5A304 og finnes under 5 Systemansvar. Forutsetning for vellykket konvertering er at personen tilhører eget fylke og at det ikke er andre brukere pålogget VIGO Opplæring og OTTO under konvertering. Eksempel på logg: Problemstilling: nytt fødselsnummer finnes allerede og er tatt i bruk. Elevopplysninger blir ikke konvertert, må flyttes manuelt Doble forekomster må ryddes manuelt (f.eks. OT-statuslinjer) Fiktivt fødselsnummer har kommunenr 9999 IST 20.10.2016 Side 30 av 31
Sletting av personer OTTO kan slette ungdommer uten å tenke på VIGO Opplæring. Man bruker knappen for «Slett objekt» (søppelbøtta) på knapperaden øverst. Men VIGO Opplæring kan ikke slette elev uten å ta hensyn til OTTO. Hvis en elev i VIGO Opplæring også finnes som ungdom i OTTO må det slettes i OTTO først. Her benyttes knapp for «Fjern elev» og IKKE søppelbøtta i elev-bildet (4S001) i VIGO Opplæring. IST 20.10.2016 Side 31 av 31