Samarbeidsrutiner. mellom de videregående skolene og Oppfølgingstjenesten

Transkript

1 Samarbeidsrutiner mellom de videregående skolene og Oppfølgingstjenesten Sist endret

2 Innhold Samarbeidsrutine 3 Vedlegg 1 Rutiner rundt elever med ungdomsrett som står i fare for å avbryte opplæringen 4 Vedlegg 2 Melding om opplæringsavbrudd 5 Vedlegg 3 Oppfølgingsplan 7 Vedlegg 4 Samtykkeerklæring 9 Vedlegg 5 Brevmal Avklaring av elevforhold 10 Vedlegg 6 Brevmal Opplæringsavbrudd 11 Vedlegg 7 Mal for referat fra avklaringsmøte 12 Vedlegg 8 Erklærlingsskjema for elever som takker nei til skoleplass 13 Veiledere i Oppfølgingstjenesten 14 Folder og skjemaer finner du på 2

3 Samarbeidsrutine Skolen skal avtale avklaringsmøter med Oppfølgingstjenesten (OT) fortløpende etter gjeldende rutiner, ref. «Rutiner rundt elever med ungdomsrett som står i fare for å avbryte opplæringen» (vedlegg 1). Skole og OT skal avtale møte innen rimelig tid, minst 4 dager før møtet. Dette for å sikre at alle parter kan stille i møtet og nødvendig dokumentasjon kan fremskaffes før møtet. Skolen skal før møtet framskaffe relevant dokumentasjon vedr. opplæringen, hvilke tiltak som er prøvd, evt. sakkyndig rapport fra PPT, pedagogisk rapport fra skolen, fraværsoversikt etc. OT-veileder skal før møtet fremskaffe evt. dokumentasjon fra tidligere kontakt med OT. Ved skoleavbrudd skal skolen skrive melding om opplæringsavbrudd for eleven, se vedlegg 2. Arbeidet med oppfølgingsplan skal igangsettes i avklaringsmøtet, se vedlegg 3. Ved skoleavbrudd, skal OT-veileder i etterkant av avklaringsmøtet ferdigstille oppfølgingsplan sammen med ungdommen. avtale oppfølgingssamtale innen ei uke etter avbrudd, hvis ikke annet er avtalt. Oppfølgingssamtale skal angis i oppfølgingsplanen. I «hastesaker» der rutinen ikke kan følges, er det viktig at OT-veileder i den kommunen ungdommen er bosatt varsles om skoleavbruddet og årsaker så raskt som mulig slik at OT kan følge opp ungdommen på en god måte. Skjema for melding om opplæringsavbrudd skal sendes OT sammen med kopi av møtereferat fra avklaringsmøtet. Det er viktig at skolen i slike tilfeller får ungdommen til å skrive under på samtykke til at informasjon gis videre til OT. Mal for samtykkeerklæring i vedlegg 4. Når skolen sender brev om avbrudd til elever de ikke får tak i, skal brev sendes rekommandert, eller med SvarUt. Kopi av brev sendes OT-veileder. Se vedlagte mal for brev, vedlegg 5 og 6. Skolen har ansvaret for veiledning og oppfølging av elever og for ungdom som er på Finn Din Vei (FDV). Ved behov for bistand til oppfølging av ungdom på FDV, kan skolen ta kontakt med OT, NAV eller andre. Når ungdommen ikke er i skole eller på FDV, har OT-veileder veiledningsansvaret. Skolen skal være tilgjengelig for å drøfte muligheten for fortløpende inntak av elever gjennom skoleåret. OT-veileder skal henvende seg til rådgivertjenesten ved aktuell skole for å avtale et møte om mulig inntak i løpet av skoleåret. OT-veileder, skole og ungdom skal sammen drøfte muligheter for inntak, forberede søknad og framskaffe relevant dokumentasjon vedrørende behov og opplæring. Rådgivertjenesten avklarer muligheter for inntak med ledelsen ved skolen. Evt. inntak foretas av rektor i henhold til delegasjonsreglementet. Skolen skal vurdere alle søknadene individuelt og gi OT tilbakemelding om resultatet. Skolen kan vurdere prøvetid ved inntak i løpet av skoleåret. Skolen skal gi tilbakemelding til OT-veileder dersom inntatt elev igjen står i fare for å avbryte opplæringen. Skolen skal invitere Oppfølgingstjenesten til jevnlige samarbeidsmøter, minimum en gang pr halvår. Aktuelle deltakere kan være elevtjenesten, avdelingsleder, rådgivere, helsesøster, NAV, kommunekontakt eller andre. Minimum en gang pr år skal møtet være av evaluerende art, med skolens ledelse tilstede. Møtet kan blant annet ta for seg: Rolleavklaringer/personalendringer (kontaktpersoner) Statistikk, oppfølgingshistorikk ungdom, gjennomføring, fravær Rutiner for samarbeid, avklarings- og avbruddsrutiner Forebyggende tiltak Løpende inntak Samarbeid med andre aktører; NAV, kommune og andre 3

4 Vedlegg 1. Rutiner rundt elever med ungdomsrett som står i fare for å avbryte opplæringen Skolen skal kontakte veileder i Oppfølgingstjenesten (OT) i den kommunen eleven er folkeregistret, når eleven står i fare for å avbryte opplæringen. Skolen bør avtale avklaringsmøte med OT-veileder og elev allerede fra 1.9. Fra 1.10 skal skolen avtale avklaringsmøte med elev og OT. Skolen skal varsle OT om alle avbrudd. Skolens ledelse skal innkalle til avklaringsmøte og bidra til at OT kan starte sitt oppfølgingsarbeid før eleven slutter og formelt skrives ut av skolen. Skolen vurderer hvem, foruten OT-veileder, de skal innkalle til avklaringsmøtet. NAV kan være en aktuell deltaker ved siden av andre hjelpeinstanser. Avklaringsmøte Skolen leder møtet. Samtalen skal være motiverende og realitetsorienterende. Det skal avklares årsaker til eventuelt avbrudd. Det skal gis veiledning og informasjon om elevens Ved samtykke skal OT ha kopi av samtykkeerklæring, utkast til oppfølingsplan og referat fra avklaringsmøtet, selv om OT ikke er tilstede på møtet. Dersom samtykke ikke gis, skal OT informeres om det. Hvis eleven avbryter opplæringen, fyller elev og rådgiver ut skjema Melding om opplæringsavbrudd. Se vedlegg 2. Rådgiver sender original til OT-veileder i kommunen der ungdommen bor og sørger for at elev, skole og Enhet for videregående opplæring, avdeling for inntak og tilbud får hver sin kopi. OT-veileder innkaller til oppfølgingssamtale og ferdigstiller oppfølgingsplan sammen med ungdommen. Referat fra avklaringsmøtet samt melding om opplæringsavbrudd danner grunnlag for oppfølgingsplanen. Planen beskriver arbeidet for videre oppfølging fra OT og andre involverte parter. Partene signerer planen. Viktig! muligheter videre. Det skal etableres roller og ansvarsforhold i det videre arbeidet. Skolen skriver referat fra møtet som sendes alle møtedeltakerne. Se mal i vedlegg 7. Skolen søker å innhente samtykke til utveksling Melding om opplæringsavbrudd (vedlegg 2) brukes fra og med 1. oktober. Før 1. oktober skal erklæringsskjema benyttes når elever takker nei til skoleplass, se vedlegg 8. av informasjon. Se mal i vedlegg 4. Arbeidet med oppfølgingsplan skal igangsettes i avklaringsmøtet, se vedlegg 3. 4 Signert erklæring sendes OT-veileder.

5 Vedlegg 2 Melding om opplæringsavbrudd Skoleår: 20.../20... Unntatt offentlighet Jf. Offl. 13 og Forvl. 13 Brukes fra 1. oktober. Melding om opplæringsavbrudd fra... skole 1. Personalia Navn: Adresse: Fødselsnr (11 siffer): Mobilnummer: Fasttelefonnr: E-postadresse: Postnr/ sted: Foresatte: Adresse: Kommune: Telefon: Postnr/ sted: 2. Skole Programområde/utdanningsprogram: Avbruddsdato: Fravær dager/timer: Navn på kontaktlærer: Navn på rådgiver: 3. På hvilket grunnlag er eleven tatt inn? Ordinært Etter individuell vurdering 4. Skolens arbeid Beskriv hva skolen har gjort for å hjelpe eleven, bl.a. hvilke alternative tilbud eleven har fått. Tilbud om følgende tiltak er gitt: Andre opplysninger som er relevante for OT: 5. Samarbeid med andre etater JA NEI Kommentar Skolehelsetjenesten PPT/BUP/DPS NAV Barnevernet Andre 5

6 6. Dokumentasjon Hva slags dokumentasjon på opplæring har eleven fått inneværende skoleår? Er det holdt avklaringsmøte med OT- veileder? Hvis nei, begrunn hvorfor: Er arbeid med oppfølgingsplan startet? Hvis nei, begrunn hvorfor: Er det gjort avtale om oppfølgingssamtale med OT- veileder? Hvis nei, begrunn hvorfor: Er foreldre/foresatte informert om avbruddet? Hvis nei, begrunn hvorfor: 7. Eleven fyller ut Sett ett kryss ved årsaken til at du avbryter opplæringen: AF = Annen frafallsårsak AR = Fått arbeid AS = Begynt på annen skole FL = Flyttet FR = Stort fravær FV = Feilvalg LA = Fått lære-/opplæringskontrakt MI = Militærtjeneste PS = Personlige årsaker/sykdom/ svangerskap/fødsel SL = Skolelei /motivasjon UK = Utvekslingselev VA = Fagvansker Hvis annen opplæring, spesifiseres den: Har du søkt og fått innvilget reservasjon av skoleplass? 8. Kommende skoleår Har du fått veiledning om søknad til videregående opplæring? Er søknad sendt? Annen aktivitet/ Annet: 9. Praktiske forhold Har du kontaktet skolen ang. din elev-pc? Har du fått informasjon om videre rettigheter til videregående opplæring? Har du levert inn lærebøker og utstyr som tilhører skolen? Har du meldt fra til Statens Lånekasse at du har sluttet på skolen? Samtykkeerklæring. Har du skrevet under på eget skjema? 10. Underskrifter Sted: Dato: Rektor Elev Rådgiver/ Avdelingsleder Originalskjema sendes til OT-veileder i kommunen der ungdommen bor. Ungdommen, skolen og Enhet for videregående opplæring, avdeling for inntak og tilbud, skal ha kopi av dette skjema. 6

7 Vedlegg 3 Oppfølgingsplan Unntatt offentlighet Jf. Offl. 13 og Forvl Personalia Etternavn: Fornavn: Fødselsnr: Bostedsadresse: Tlf./mobilnr: E-postadresse: Navn og telefonnummer til foresatte: Bostedskommune: 2. Skolehistorikk Ungdomsskole: Videregående skoleår Skolenavn/læreplass Programområde Fullført Bestått Avbrudd 1. År 20 / 2. År 20 / 3. År 20 / 4./5. År 20 / Arbeidserfaring/ ptf: 3. Årsaker og mål Avbrudd/ heving: Positive og negative opplevelser: Framtidige ønsker og mål: 7

8 4. Avtale mellom ungdom og OT-veileder om følgende fremdrift: Annet: Aktuelle samarbeidsparter, ansvar mellom møter, tlf og epost tas med Hvem Hva Når Ungdommen Foresatte OT- veileder Skolen Nav Andre Samtykkeerklæring er underskrevet på eget skjema ja: nei: Signaturer: Sted/dato: Ungdommens underskrift: OT-veileders underskrift: Evt. andres underskrift: 8 Foresattes underskrift hvis ungdommen er under 18 år:

9 Vedlegg 4 Samtykkeerklæring Formål Unntatt off. jf. Off.l. 13 og Forv.l. 13 Videregående skoler, Finn Din Vei (FDV) og Oppfølgingstjenesten (OT) er fylkeskommunale tilbud til ungdom som er i, og/eller har rett til, videregående opplæring i henhold til Opplæringslova. For at skolen, FDV og/eller OT ved behov skal få mulighet til å samarbeide med hverandre og med NAV eller andre instanser, trengs skriftlig samtykke fra ungdommen for å utveksle informasjon jf. Forvaltningsloven 13 a, 1. ledd og Personopplysningslovens 2, 1.ledd (personopplysninger) og 2, 8.ledd (sensitive personopplysninger). Det er mulig å utveksle informasjon mellom ulike instanser på et begrenset nivå uten samtykkeerklæring, dersom dette kan bidra til at ungdommens lettere kan komme i arbeid eller videre opplæring, jf. Forvaltningslovens 13 b, 5.ledd og NAV-loven 7, 3. ledd, første pkt. For å utveksle mer detaljerte opplysninger, og for å samarbeide med andre instanser, trengs det imidlertid et samtykke fra den ungdommen som har behov for videre oppfølging og bistand. Samtykket vil frita de aktuelle instansene fra deres taushetsplikt. Samtykke til å utveksle taushetsbelagte opplysninger Navn... Fødselsnummer (11 siffer)... Jeg gir herved videregående skole, FDV og OT fullmakt til å utveksle alle relevante opplysninger om min situasjon med hverandre, og med: Alle punkter skal krysses av Ja Nei NAV Barnevern Ungdomskontakten i... kommune Foreldre/ foresatte Fastlege og spesialisthelsetjeneste Politi Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (PPT) Skolehelsetjenesten Arbeidsgiver/arbeidspraksis:... Andre:... Den informasjonen som blir gitt/mottatt skal kun brukes til å vurdere mine muligheter for, og legge til rette for opplæring, arbeid eller andre kompetansefremmende tiltak, og for å avklare rettigheter. Dette samtykket gjelder så lenge jeg deltar i videregående opplæring og/eller har rett til videregående opplæring i henhold til 3 i Opplæringslova. Samtykket underskrives i 2 eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt eksemplar. Dato:... / Ungdommens underskrift.... Underskrift fra skolens/fdv/ots representant... Underskrift fra foresatt som var tilstede da ungdom underskrev (dersom under 18 år) 9

10 Vedlegg 5. Brevmal Avklaring av elevforhold Unntatt off. jf. Off.l. 13 og Forv.l. 13 Navn og adresse ungdom Avklaring av elevforhold Du har stort fravær på skolen til nå, og mangler vurderingsgrunnlag i flere fag. Skolen har prøvd å få kontakt med deg flere ganger, men får ikke svar på e-post eller telefon. Det er møteplikt på skolen, og vi ber deg derfor ta kontakt med kontaktlærer, rådgiver eller avdelingsleder snarest dersom du ønsker å beholde skoleplassen i dette skoleåret. Dersom du ønsker å avslutte skoleåret, ber vi om at du returnerer vedlagte sluttskjema i vedlagte frankerte konvolutt. Siden elevforholdet er opphørt før/etter 1. november har du ikke/har du brukt et år av opplæringsretten din dette skoleåret. Dersom vi ikke har hørt fra deg innen vil vi betrakte ditt elevforhold som avsluttet. Dersom du har noen spørsmål til dette, kan du ta kontakt med rådgiver ved skolen. Med vennlig hilsen Rektor Avdelingsleder Kopi til: Oppfølgingstjenesten v/.... Kontaktlærer.... Rådgiver... Brevet skal skrives ut på skolens brevark m/logo 10

11 Vedlegg 6. Brevmal Opplæringsavbrudd Unntatt off. jf. Off.l. 13 og Forv.l. 13 Navn og adresse ungdom Melding om opplæringsavbrudd Det vises til vårt tidligere brev til deg, hvor vi ber om avklaring av ditt elevforhold på grunn av stort fravær fra skolen, se vedlegg 1 (se forrige side). Vi har ikke mottatt svar på dette brevet. I og med at du heller ikke har møtt på skolen siden...., og skolen ikke har klart å komme i kontakt med deg, betrakter vi ditt elevforhold som avsluttet. Siden elevforholdet er opphørt før/etter 1. november har du ikke/har du brukt et år av opplæringsretten din dette skoleåret. Melding om opplæringsavbrudd vil bli sendt Hedmark fylkeskommune ved Oppfølgingstjenesten og Avdeling for inntak og tilbud, se vedlegg 2. Dersom du har noen spørsmål til dette, kan du ta kontakt med rådgiver ved skolen. Dette er et enkeltvedtak etter forvaltingsloven 2, og du har rett til å klage i henhold til 28. Slik klage må i henhold til lovens 29 sendes skolen v/rektor innen tre uker fra det tidspunktet resultatet ble kjent, eller burde vært kjent. Nye opplysninger i saken vil være viktige og kopi av ny dokumentasjon må legges ved. Med vennlig hilsen Rektor Avdelingsleder Kopi til: Hedmark fylkeskommune, avdeling for inntak og tilbud Oppfølgingstjenesten v/.... Kontaktlærer Rådgiver... Brevet skal skrives ut på skolens brevark m/logo 11

12 Vedlegg 7 Mal for referat fra avklaringsmøte Elev... Klasse... Møteleder... Deltakere... Samtalen skal være motiverende og realitetsorienterende Det skal avklares årsak til eventuelt avbrudd Det skal gis veiledning og informasjon om elevens muligheter videre Det skal etableres roller og ansvarsforhold i det videre arbeidet... videregående skole Sted... Dato Rådgiver Elev Foresatte Skal skrives ut på skolens brevark m/logo 12

13 Vedlegg 8 Erklæringsskjema for elever som takker nei til skoleplass Unntatt off. jf. Off.l. 13 og Forv.l. 13 Erklæring. Melding til oppfølgingstjenesten fra ungdom med ungdomsrett som har takket nei til videregående opplæring i Hedmark. Brukes fram til 1. oktober. Skoleåret 20.../20... Personopplysninger Etternavn, fornavn Fødsels- og personnummer Bostedsadresse Bostedskommune Postnr. Poststed Telefon Mobil E-postadresse Evt. hybeladresse Jeg har takket nei til videregående opplæring i Hedmark fylkeskommune fordi jeg: Jeg går på skole i utlandet. Jeg går på folkehøgskole. Jeg går på privatskole. Jeg går på videregående skole i annet fylke. Navn på skolen:... Jeg har flyttet til annet fylke. Ny adresse:... Jeg har fått arbeid. Jeg har fått læreplass. Navn på arbeidsgiver/firma:... Navn på kontaktperson i bedriften:... Jeg har andre planer (spesifiser):... Eventuell beskjed til Oppfølgingstjenesten:... Jeg ønsker at Oppfølgingstjenesten kontakter meg. Jeg ønsker ikke/trenger ikke at Oppfølgingstjenesten kontakter meg. Sted/dato: Underskrift... Foresattes underskrift (for ungdom under 18 år) MELDINGEN SENDES: Fylkessjefen for videregående opplæring, Oppfølgingstjenesten, Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 HAMAR (Tlf ) 13

14 Veiledere i Oppfølgingstjenesten En oversikt over veilederne i Oppfølgingstjenesten finner du på 14

15 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Postboks 4404 Bedriftssenteret 2325 HAMAR Sentralbord