Forskjell mellom å jobbe i Administrasjon og Planlegging

Forskjell mellom å jobbe i Administrasjon og Planlegging I hypernet Skoleadministrasjon bruker vi begrepene Administrasjon og Planlegging. Å arbeide i Administrasjon innebærer å jobbe med inneværende skoleår. Endringer man gjør når man jobber i Administrasjon medfører at løsningen skaper historikk det vil si at om en elev bytter klasse i løpet av skoleåret skal det registreres historikk på blant annet klassetilhørighet, kontaktlærer og medlemskap i undervisningsgrupper. Om man jobber i Planlegging det vil si at man jobber med å planlegge det neste skoleåret vil mange av de samme prosessene oppleves som mer åpne og mindre låste. Dette er nettopp på grunn av dette med historikk. Planlegging og endringer i ulike oppsett og grupper skaper ikke historikk knyttet til hver elev/ansatt. I det følgende skal vi kort se på hvordan man arbeider i Planlegging. Planlegge neste skoleår Nye elever Under menypunktet Planlegge neste skoleår finner man valgene Nye elever og Organisasjon (noen vil også se Ansatte her, men det vil bli tatt bort). Valget Organisasjon gir deg mulighet til å kopiere inneværende skoleår, og inntil du har gjort det er det ikke noen flere valg tilgjengelige. Mer om kopiering av inneværende skoleår senere Under Nye elever vil du komme til en oversikt over de elevene som er foreslått som nye elever på din skole for kommende skoleår. For barneskoler jobber vi med at det for kommende skoleår finnes en knytning opp mot folkeregister og skolekretser slik at elevenes bosted vil bestemme hvilken skole de vil foreslås som nye elever ved. For ungdomsskoler vil det være det registrerte skoleoppflytningsmønsteret som er definert på kommunenivå som bestemmer hvilke barneskoler som avgir elever til hvilke ungdomsskoler. Om det er elever som ikke skal til skoler de er foreslått til kan disse registreres på andre skoler. Neste års 1.klassinger kan man bruke Omfordele-knappen for å foreslå andre skoler for, mens kommende 8.-klassinger må "hentes" av den skolen de skal til 1

Dersom man skal hente elever som ikke av systemet er foreslått til din skole må dette gjøres i to steg. Først må man finne vedkommende i basen. Velg + (Legg til), og søk opp personen ved hjelp av navn eller personnummer Om personen ikke finnes i kommunens personregister må han/hun først legges til der. Når personen er funnet markeres vedkommende og du klikker på velg Personen vil nå vises på listen over foreslåtte elever for din skole. Men før du registrerer eleven må du foreslå årstrinn slik at han/hun vil bli tilgjengelig for plassering i klasse på det aktuelle trinnet. Dette gjøres ved å merke eleven og så klikke på blyanten (Endre). I vinduet som da åpnes registrerer du aktuelt årstrinn 2

Når dette er gjort er eleven klar for registrering ved din skole. Hak først av for eleven(e) som skal registreres, og klikk deretter på Registrere-knappen Eleven(e) vil da være tilgjengelig for plassering i klasse på det trinnet han/hun er foreslått på Dersom du registrerer en elev som ikke har foreslått årstrinn vil du finne ham under fanen Avslutt ufullstendig. Marker da eleven, klikk på blyanten og foreslå årstrinn. Når du da klikker på Lagre vil eleven bli registrert og gjort tilgjengelig for plassering i klasse (plassering av elever i klasse er kun tilgjengelig etter at du har kopiert inneværende skoleår) Planlegge neste skoleår Organisasjon Når du velger menypunktet Organisasjon under Planlegge neste skoleår vil du i første omgang kun få et alternativ: Kopiere inneværende skoleår. Inntil du gjør dette vil den eneste planleggingen du kan utføre være registrering av nye elver (beskrevet over) 3

Når du er klar til å gå i gang med reell planlegging av neste skoleår må du altså først kopiere inneværende skoleår. Å kopiere vil si at du tar med deg en del strukturer og oppsett fra inneværende skoleår, samt at du iverksetter en del automatiske funksjoner (som klasseoppflytting). Når du velger å sette i gang vil du kopiere din base slik den ser ut det tidspunktet du trykker på knappen Det er derfor lurt å se gjennom hvordan det ser ut under Administrasjon før du kopierer slik at kartet stemmer overens med terrenget. Det er selvfølgelig ikke slik at det er kritisk om det er noe i basen din som ikke helt stemmer når du kopierer, fordi du under Planlegging vil kunne gjøre disse endringene slik at de vil gjelde for neste skoleår Ved å klikke på knappen Kopiere inneværende skoleår åpner du et vindu hvor du får beskjed om at dette ikke kan angres. Klikk ja dersom du er klar for å gå i gang Når selve kopieringen er en gang vil du se et vindu hvor du kan følge med på prosessen. Det er mye data som skal kopieres over. Dette er derfor en operasjon som kan ta litt tid, særlig for store skoler. Det er ikke nødvendig å trykke på Oppdater for at løsningen skal jobbe, men du får anledning til å se hvor langt du er kommet i prosessen dersom du trykker på denne 4

Skulle du få en feilmelding (Status: Mislykket) er det noe i inneværende år som ikke er riktig registrert. Som oftest er dette knyttet opp mot ansatte. Sjekk om du har midlertidig ansatte/vikarer som ikke har sluttdato på sin ansettelse. Vær også klar over at dersom ansatte har sluttdato på sin stilling vil ikke denne stillingen bli kopiert til neste skoleår. Du må da opprette ny stilling på denne læreren for kommende skoleår Etter at kopieringen er ferdig vil du nå ha fem ulike knapper tilgjengelig Skoleårskalender: Her kan du jobbe med kommende års kalender (denne har du tilgang til under Administrasjon også, i og med at Skoleårskalenderen har en bla-funksjon som gjør at du kan bla fra år til år) Klasser: Her kan du jobbe med hvordan klassestrukturen er bygd opp for din skole kommende skoleår. Du vil se at elevene er flyttet opp til neste års klasser i henhold til ditt oppsett for klasseoppflytting. Skal det gjøres endringer i elevers klassetilknytning for kommende år gjøres det her. Du kan også gjøre endringer i forhold til storklasser og delklasser, og administrere kontaktlærere her. Når det gjelder neste års 1.- og 8.trinnselever er det her disse plasseres i klasse. Hak av for en eller flere av de klassene hvor elevene skal plasseres, og velg Plassere elever i klasse. Du vil da få opp et vindu hvor du får opp de 5

elevene som er registrerte med årstrinn for kommende skoleår, men ikke med klassetilhørighet. Plasser disse i riktig klasse. Her kan man selvsagt gjøre endringer etter hvert Fag- og timefordeling: Her vil du finne skolens fag- og timefordeling. Skal det gjøres noen endringer i forhold til årets fordeling gjøres dette her Dersom det skal opprettes egne grupper i spesielundervisning og man ikke ønsker å knytte dette til et ordinært fag, må et eget fag for dette ( f.eks spersialundervisning) opprettes. Dette gjøres på sentralt nivå. Faget kan så hentes inn på den lokale fag og timefordelingen (egen skole). Undervisningsgrupper: Også undervisningsgrupper kan endre seg fra år til år. Bruk Gruppemaler for å legge opp hvordan løsningen skal generere grupper, og klikk på Opprette grupper for å se alle gruppene. Husk at alle grupper som har utgangspunkt i klasser oppretter seg selv her trenger du ikke lage noen mal. Når du har fått alle gruppene riktig kan du aktivere gruppeorganisasjonen Ansatte: Under denne fliken får du tilgang til de ansatte som har et ansettelsesforhold som tilsier at de skal være på din skole kommende skoleår. Etter kopiering er det å anbefale å 6

raskt kontrollere at dette ser riktig ut. Dersom noen har endringer i stillingen sin må dette endres her, eventuelt kan man opprette nye stillinger. Merk at du har to fliker i vinduet: Personaladministrasjon og Stillinger Undervisningsgrupper endringer og fullføring av gruppeorganisasjon Også undervisningsgrupper kan endre seg fra år til år. Start med Gruppemaler. Du skal kun gjøre endringer der hvor undervisningen i faget ikke skal foregå klassevis. Typiske fag på barnetrinnet kan være Mat og helse og Kunst og håndverk. Typiske fag på ungdomstrinnet er Valgfag og Fordypningsfag. Merk aktuelt fag og sjekk at du er på rett trinn. Bruk gjerne trakta til å gjøre utvalg. Merk aktuelt fag, sjekk at du velger faget på rett årstrinn og klikk på blyanten. Hvis ikke du skal slå sammen flere årstrinn i faget (gjelder stort sett fådelte skoler) går du rett til trinn 2. 7

Skift Gruppetype til Blandet, hak av for aktuelle klasser som elevene i gruppene skal komme fra, og angi hvor mange grupper du ønsker. Trinn 3 benyttes kun av ungdomsskolene til fordypningsfag for å angi faget på neste årstrinn. Lagre. Du får nå en oversikt over antall grupper du har angitt i faget og hvilke klasser elevene skal komme fra. Benytt trakta til å bytte til neste fag du vil dele i grupper. Når du er ferdig med all gruppedeling så går du på trakta (filteret) og velger Tilbakestille, så får du fram alle fagene igjen. Hvis du da klikker på overskriften får du sortert lista etter gruppetype, og får lett oversikt om du har fått med deg alle delingene. Klikk 2 ganger hvis du ikke får Blandet øverst ved første forsøk. 8

Når du har alle Blandet gruppene på plass er du klar til å gå videre til neste steg, Opprette grupper. Det gjør du ved å klikke på Opprette grupper På store skoler med mange paralleller kan dette ta litt tid. Når denne prosessen er ferdig kan du klikke på neste fane Undervisningsgrupper. Den gruppeorganisasjonen du har laget har nå fått bokstaven A. Dette er din første versjon av gruppeorganisasjonen. Hvis du husket å få med deg alle delingene før du klikket på opprette grupper vil dette være din eneste versjon, men har du glemt noen gruppedelinger og nå etterpå går tilbake til Gruppemalen for å opprette delingsgrupper i flere fag, må du på nytt klikke på Opprette grupper for å få med de nye gruppene dine. Denne nye versjonen av gruppeorganisasjonen vil da få bokstaven B. Du kan lage så mange versjoner du ønsker, men det anbefales å vente med å klikke på Opprette grupper til du er rimelig klar med gruppemalen. Neste steg er å Aktivere gruppeorganisasjonen. Det gjør du ved å klikke på Administrere gruppeorganisasjonen. Merk den versjonen som du ønsker å gå videre ved å klikk på Aktivere Du vil da få spørsmål om du ønsker å la kontaktlæreren være lærer i fagene i klassen. Dette vil lønne seg der kontaktlæreren underviser i de fleste fagene i klassen, hvis ikke haker du ikke av og legger i stedet lærer på fagene i etterkant. Avslutt med å klikke på Aktivere. 9

Registrere lærer på fag Jobb gjerne med en og en klasse av gangen, og bruk trakta for å velge aktuelle klasse. På ungdomstrinnet kan det være aktuelt å jobbe med et fag av gangen. Merk de fagene som skal ha samme lærer(e), og klikk deretter på Kople lærer 10

Da får du opp et vindu med navn på lærerne i venstre bildet, og gruppene du har valgt på høyreside. Merk lærer. Klikk deretter på Kople. Du får da en visning av gruppene og kan merke av alle på en gang og på den måten legge lærer på flere grupper samtidig. Klikk på Koble en gang til når du har merket undervisningsgruppene i det lille vinduet. Avslutt med lagre før du lukker hele registreringsbildet. Legge elever i grupper Merk et av fagene hvor du skal dele elevene inn i grupper og klikk på Plassere elever. 11

Du får opp et vindu med elevene til venstre og gruppene til høyre. Her kan du merke aktuelle elever og dra de over i rett gruppe, på samme måte som du tidligere har fordelt elever i klasser og elever på kontaktlærere. Legg merke til at du på nedtrekksmenyen øverst i bilde kan bytte til nytt fag som du skal fordele elever i grupper i uten å gå ut av vinduet. Avslutt med Lagre Fag som leses både i hel klasse og i gruppe. Dersom et fag skal deles opp slik at det i timeplanen kan legges både som klassefag, men også deles fordi deler av faget leses i gruppe, så gjør du følgende: Merk aktuelt fag i aktiv gruppeorganisasjon og klikk på Delgruppe. Velg Opprette standard 12

2 nye «undergrupper» i samme faget opprettes For å plassere elever i de aktuelle gruppene klikker du på Endre elevplassering. 13