IST Skole Hvordan bygge en god timeplan? Brukerseminar Gardermoen 16 oktober 2018 Kl Konsulent Tor Alfred Stav

Transkript

1 IST Skole Hvordan bygge en god timeplan? Brukerseminar Gardermoen 16 oktober 2018 Kl Konsulent Tor Alfred Stav

2 Agenda Kort introduksjon Generelt om timeplanprosessen IST Administrasjon, IST Timeplan, Untis/Novaschem sammenheng mellom disse. (evt. standalone) Ny versjon av IST Timeplan. Grunnlag og forutsetninger IST / Untis IST Skoleadministrasjon / IST Timeplan Untis/Novaschem Importere grunndata fra IST Skoleadministrasjon / IST Timeplan Bearbeide grunndata (legge inn tidsønsker, knytte rom e.l.) Legge inn antall ukesleksjoner

3 Agenda Begynne timeplanbygging (For eksempel i Untis) Planlegge timer manuelt Bruk av hjelpeverktøy for timeplanleggingen (tidsønsker, optimering) Automatisk planlegging Fullføre timeplaner Eksportere Grunndata og Aktiviteter (timeplaner) tilbake til IST Timeplan Publisere timeplaner elever, foresatte, lærere

4 Anbefalt arbeidsgang nytt skoleår 1) I skoleårskalenderen må det nye skoleåret være opprettet og de to halvårsterminene (ferier, fridager etc. kan tas etter hvert ) 2) Gjør ferdig ny klassestruktur 3) Gjør ferdig endringer/tilpasninger for det nye året i fag-timefordeling 4) Få på plass ansatte og koble kontaktlærere 5) Tilpass gruppemal for undervisningsgrupper og opprett gruppene 6) Kontinuerlig jobbing med kobling av lærere til klasser og underv.-grupper, tildeling av valgbare fag, elevplassering i grupper etc. Undervisningsgruppe eksempel: Undervisningsgruppe 8ENG0027 definert som en blandet gruppe, kan ha elever fra både 8A og 8B, består av 74 timer ila året, lærer er «NN» og de skal være på Rom 122 i alle timer.

5 Timeplanprosessen Innen utgangen av april: opprette nytt skoleår i IST Skoleadministrasjon og Untis Forberedelse : Sentraladministrator: Legge inn neste års skolekalender (Skoleruta ) Kontrollere og evt. korrigere fagregisteret Kontrollere og evt. korrigere den sentrale fag- og timefordelingen Lokaladministrator: Kopiere inneværende skoleår Sammenligne den lokale fag- og timefordelingen Kontrollere skolens Klassestruktur (klasse/storklasser) Plassere elevene i klasser Bearbeide Rom-oversikt Bearbeide undervisningsgruppene

6 Skoleorg. - Gruppemaler Vi skal lage en mal for hvilke undervisningsgrupper dere skal ha ved skolen. Malen kopieres over til neste skoleår, så denne kan gjenbrukes fra år til år, og undervisningsgruppene dannes på automatikk. Ønskes endringer så redigeres disse endringene med utgangspunkt i inneværende år, og blir utgangspunkt for året deretter igjen.

7 Skoleorg. - Undervisningsgrupper

8 Timeplan og fraværsmodul: Timeplanløsningen er en egen modul som er en integrert del i IST skoleadministrasjon: Denne brukes som grunnlag for fraværs- og merknadsføring. Har også funksjonalitet for rom- og ressursbooking. Har mulighet for å hente inn timeplaner laget i GP Untis eller Novaschem timeplanlegger, forutsatt at timeplanene er lagt på bakgrunn av grunndata i IST skole.

9 Timeplan grunnlag for fraværsføring

10 Forutsetninger (for full utnyttelse): 1. Undervisningsgruppene må være komplett i IST skoleadministrasjon. - Grupper er opprettet - Organisasjonen er aktivert - Lærere er koblet til undervisningsgruppene - (Elever må gjerne også være lagt til gruppene) 2. Ferier er registrert i Timeplan - Rom (og evt. ressurs) er registrert i Timeplan - Brukerne er opprettet i Timeplan - Evt. brukere som mangler kan opprettes manuelt.

11 1. Fullføre jobben med undervisningsgrupper

12 1. Fullføre jobben med undervisningsgrupper Opprette de undervisningsgruppene som skal timeplanlegges Koble lærer til riktig gruppe Plassere elever i riktige grupper (må ikke være fullført, men elever dukker ikke opp i fraværsløsningen før de blir gruppeplassert)

13 Enkel eller avansert registrering?

14 Untis timeplanleggingsverktøy - markedsledende timeplanleggingsverktøy - finnes på 35 ulike språk, og er i bruk i 80 land. - kan brukes frittstående til å legge alle timeplaner, eller man kan bruke det sammen med IST Adm. og IST Timeplan. Untis tilbyr mange ulike moduler, som f.eks. vikarhåndtering og periodetimeplan. Untis tilbyr automatisk timeplanlegging. - legg inn alle grunndata - kjør automatisk timeplanlegging, og få opp ulike forslag fra programvaren.

15 Prosessen i timeplanleggingsprogrammet Untis (fra installasjon av programmet og frem til en ferdig timeplan)

16 Del 1: Timeplanprosessen April: begynne selve timeplanleggingen (mange velger å vente til juni) Pedagogiske føringer (diskusjonstema): Unntak/tidsønsker legges inn (for klasser, lærere, rom og fag) Fag på spesialrom (gymsal, verksted osv.) legges først «Lås» disse timene slik at de ikke berøres av optimering.

17 Del 2: Grunnlag og forutsetninger Legge inn grunnlag i Untis Registrere skolens lisensdata Legge inn Skoledata start- og sluttdato for skoleår (som i IST: ) Legge inn skolens Ukesoppsett evt. MultiUke-oppsett og Avvikende ringetider (dags-tidsramme) Lagre en MAL-fil med grunnleggende innstillinger i Untis slik at disse ikke må legges inn manuelt hvert år Legge inn ferier og fridager

18 Del 2: Grunnlag og forutsetninger Importere Aktiviteter fra IST Timeplan Slette fag som ikke er i bruk fra Grunndata i Untis Registrere antall ukesleksjoner Lage dobbelttimer / undervisningsblokker Koble aktiviteter og koble rom til aktivitetene

19 Del 3: Timeplanlegging Planlegge timer manuelt Låse aktiviteter Prioriteringer

20 Bruke årets timeplan som grunnlag for neste år Slette aktiviteter Slette/rette lærere i fag- og timefordelingen Legge inn riktig fag- og timefordeling (legge på lærerne) Justere unntak på lærere Opprette aktiviteter Skolerute Blokklegging (også parallellegging)