Dato Referanse 17. mars 2016 Morten Aune Johannessen Markedsundersøkelse Markedsundersøkelse (Heretter kalt ) Porteføljeverktøy for prosjektstyring Proof of Concept (Heretter kalt PoC) For Skatteetaten
Side 2 av 7 1. Om Oppdragsgiver Skatteetaten Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Skatteetaten. Skatteetaten består av Skattedirektoratet og skattekontor organisert i fem skatteregioner. Skattedirektoratet er underlagt Finansdepartementet og ledes av skattedirektøren. Skattedirektoratet består av: Det strategiske direktoratet, som har den sentrale faglige og administrative ledelsen av Skatteetaten, samt Skatteetatens IT- og servicepartner (SITS), som er Skatteetatens leverandør innenfor IT og administrative tjenester. SITS har det gjennomførende ansvaret for nærværende anskaffelsesprosess. Etatens hovedoppgaver er å: forestå folkeregistrering, skrive ut skattekort og beregne skatt, kontrollere grunnlaget for selvangivelser og andre oppgaver fra skatte- og avgiftspliktige og fra tredjepart, kontrollere og fastsette skatt på formue, inntekt og avgifter til folketrygden, fastsette og innkreve merverdiavgift, investeringsavgift, arveavgift og en rekke mindre avgifter, samt ha det faglige ansvaret for de kommunale skatteoppkrevernes innkreving av skatt. Mer informasjon om oppdragsgiver finnes på www.skatteetaten.no 2
Side 3 av 7 Figur 1 Skattedirektoratet Kundens IT- virksomhet IT-staben i Skattedirektoratet har ansvar for etatens overordnede IT-strategi og samarbeider nært med SITS og de øvrige avdelinger i direktoratet. IT-staben fungerer som rådgiver for skattedirektøren i strategiske IT-spørsmål og har tjenesteeierrollen for IT-infrastruktur. Skatteetatens IT- og Servicepartner (SITS) er Skatteetatens leverandør innenfor IT- og servicetjenester og har ansvaret for å iverksette etatens IT-strategi. Det er valgt en bestillerleverandørmodell for å styrke fokuset på tjenester. SKD bestiller, mens SITS skal levere i henhold til tjenesteavtaler og bestillinger. Tjenesteavtalene skal sikre gode leveranser til etaten og skatteyterne. Bestillinger håndteres av porteføljestyret og skal sørge for en helhetlig prioritering av nye utviklingsprosjekter. SITS ledes av en egen direktør, som inngår i Skattedirektoratets ledergruppe samt etatsledelsen. SITS består av stabene Sikkerhet, Styring og Kvalitet, og fem avdelinger som leverer IT- og servicetjenester. Bakgrunn og formål Skatteetaten har de siste årene laget egne løsninger for porteføljestyring og prosjektoppfølging. Løsningene er utviklet i Excel og Word med utstrakt bruk av makroer og mye og delvis kompleks Visual Basic-kode. Utvikling av løsningene i Excel og Word har gitt organisasjonen mulighet til å forbedre og endre løsningene fortløpene for å kunne levere iht ønske om funksjonalitet og informasjonsbehov. 3
Side 4 av 7 Det har vært en forutsetning at dette skulle være midlertidige løsninger som skulle utvikles parallelt med at organisasjonen fikk bedre forståelse for hvilken funksjonalitet den trenger i et evt porteføljeverktøy. Skatteetaten ønsker nå å hente inn informasjon fra markedet, samt teste et utvalg av porteføljeverktøy. Formålet med denne PoC er å innhente informasjon om verktøy for porteføljestyring og prosjektoppfølging som kan benyttes til behovsspesifikasjonsarbeidet for en evt fremtidig anskaffelse. Deltakelse i denne eller gjennomføring av PoC vil ikke være kvalifiserende eller diskvalifiserende for en eventuell fremtidig anskaffelse. En anskaffelse av verktøy for porteføljestyring og prosjektoppfølging for Skatteetaten vil tidligst kunne bli aktuell i 2017. Hovedutfordringer med dagens løsning og praksis Hovedutfordringene med dagens løsning er at den ikke er dimensjonert for en stor og kompleks prosjektportefølje med mange avhengigheter er sårbar for feil ikke er designet for flere samtidige brukere er personavhengig - kunnskapen om løsningene tilhører kun 1-2 personer ikke er godt nok integrert med andre systemer er begrenset når det gjelder støtte på områdene kapasitetsstyring og avhengigheter gir dårlig støtte til simulering og analyse av porteføljens utvikling er mer fokusert på rapportering av hva som har skjedd enn prognostisering av utviklingen fremover er begrenset når det gjelder beslutningsgrunnlag til ledelsen og det kreves mye manuelt tilleggsarbeid for å produsere dette Prosjektporteføljen består til enhver tid av 40 60 prosjekter av varierende størrelse. Porteføljen er idag delt inn i underporteføljer som infrastrukturprosjekter, SITS-interne prosjekter og porteføljestyrte prosjekter (som vanligvis inkluderer de største prosjektene). Utviklingskapasiteten i SITS ligger på ca 500.000 timer pr år. I tillegg leies det inn eksterne konsulenter. Prosjektenes varighet kan være fra noen måneder til 3-4 år. Nåværende løsning Løsningene er utviklet i Excel og Word med utstrakt bruk av makroer og mye og delvis kompleks Visual Basic-kode. Det importeres data fra Agresso økonomisystem (periodisert budsjett og påløpte kostnader pr måned) og Tidbank tidregistreringssystem (timer fordelt på prosjektnummer per måned), men integrasjonene er ikke automatisert tilstrekkelig. Løsningene har vært i bruk og kontinuerlig videreutviklet i 3-4 år og har nå nådd en grense for skalerbarhet, robusthet og man mangler en felles database. I tillegg er det behov for ytterligere funksjonalitet, noe som ikke er hensiktsmessig å utvikle i dagens løsning. 4
Side 5 av 7 Mål med porteføljeverktøy i Skatteetaten Prosesser og rutiner Dagens prosesser er utformet over tid og er i noen grad påvirket av de muligheter og begrensninger som finnes i dagens verktøy. Vi forventer at en eventuell innføring av et nytt verktøy vil innebære muligheter for å forbedre og effektivisere interne prosesser, redusere andel manuelt arbeid og dobbeltregistreringsbehov, samt kunne følge et prosjekt fra start til mål innenfor ulike områder (finansiering, endringer, bemanningsbehov etc) Analyser og Risiko Et nytt verktøy forventes å kunne gi bedre analyser av prosjektporteføljen. Gjennom disse analysene forventes det å kunne redusere risko i porteføljen, samt fatte beslutninger om porteføljens sammensetning på korrekt grunnlag. Eksempler på områder er: analyse av porteføljens sammensetning opp mot endrede og gjeldende rammebetingelser (budsjett, kompetanseområder, ressurser, fordeling mellom interne/eksterne timer) analyse av porteføljens utvikling fremover (for eksempel basert på erfaringstall og tentative prosjekter) kapasitetsoversikt og styring av ressursene på en optimal måte for porteføljen som helhet (inkl tentative oppgaver) synliggjøring av avhengigheter mellom prosjekter og programmer (samt bestillinger av oppdrag fra interne enheter) prioritering og balansering av porteføljen ut fra gitte kriterier og strategiske mål. Formålet med Proof of Concept Formålet med en Proof of Concept er å innhente informasjon som kan benyttes til behovsspesifikasjonsarbeidet for en evt fremtidig anskaffelse, spesielt for områdene kapasitetsstyring og avhengigheter skaffe SITS et bedre grunnlag for å estimere omfang og ressursbehov for en evt senere anskaffelse og implementering av porteføljeverktøy gi oss bedre utgangspunkt for å vurdere hvor mange integrasjoner vi vil måtte planlegge for og estimere, for å oppnå ønsket effekt gi oss grunnlag for å vurdere gevinstpotensiale og grad av effektivisering ved å ta i bruk porteføljeverktøy i fremtiden og hva dette vil kunne innebære av endringer (positive/negative) for ulike interessenter teste analysemuligheter for ulike sammensetninger av prosjekter og endringer i porteføljen se hvordan porteføljen utvikler seg over tid (trender etc) og se hvordan dette kan presenteres visuelt sammenstille strategiske føringer og prosjekter slik at man på denne måten kan optimalisere porteføljen for å realisere strategiske mål se verktøyets mulighet til å optimalisere porteføljen, eller deler av den, f eks når kompetanse/ ressurser og/eller økonomi er en flaskehals 5
Side 6 av 7 Gjennomføring av PoC Vi ønsker at hver PoC skal ha en varighet på maks 6 uker (inkludert konfigurering og klargjøring av demoversjon, maksimalt 2 uker av de 6). Leverandørene må informere om hvor mange timer det forventes deltakelse fra Skatteetaten i perioden og hva de selv regner med å bruke av timer. Skatteetaten må ha fleksibilitet til å velge når PoC-periodene skal starte innenfor 2016, men oppstart avtales nærmere etter kontraktstildeling. På bakgrunn av dette ønsker vi informasjon om hvor lang varslingsfrist leverandøren ønsker, samt om man har ytterligere begrensninger til valg av oppstartsdato for PoC. Pga ferieavvikling vil det være "frysperiode" for gjennomføring av PoC i uke 8 (vinterferie), uke 12 (påske), uke 18, uke 20, ukene 25 33 (ferieperiode), uke 40 (høstferie), samt 51-52 (jul). Hvis disse ukene faller innenfor en PoC-periode telles ikke disse ukene med i varigheten av perioden. Oppdragsgiver vil sette av tilstrekkelig med ressurser og kompetanse til uttestingen basert på hva hver leverandør anbefaler. Vi ønsker hjelp til å konfigurere løsning ihht målene for gjennomføring av PoC, samt rådgivning i hele tidsperioden slik at vi får størst mulig effekt av testen med fokus på områdene kapasitet, ressursstyring og avhengigheter, samt om man kan bygge opp løsningen ut fra en "top-down"- tilnærming. Med "top-down"-tilnærming mener vi at vi ønsker å kunne legge inn informasjon på beskrevne områder på overordnet nivå i første omgang og kunne detaljere informasjonsbehovet etter hvert. For eksempel er det et behov å kunne legge inn ressursbehov fremover i tid på et mer overordnet nivå enn på kort sikt. Tilsvarende angående avhengigheter: Mulighet for å legge inn avhengigheter mellom prosjekter som øverste nivå, deretter kunne knytte avhengigheter til hovedmilepæler i planer, samt til leveranser fra andre deler av organisasjonen osv. Hva Skatteetaten ønsker informasjon om Målet med PoC er å teste ut i hvilken grad porteføljeverktøy i markedet kan gi Skatteetaten økt nytteeffekt. Skatteetaten ønsker at det leveres inn et forslag til verktøy, samt en gjennomføringsplan for PoCperioden og utprøving av de relevante områdene nevnt i dette dokumentet. Planen må si noe om: hva slags kompetanse det vil være behov for fra Skatteetaten hvor mange timer det anbefales at våre ressurser bidrar med (for eksempel per uke) i gjennomføringsperioden overordnet aktivitetsplan for perioden (se skisse i vedlagte Excel-ark bilag 1) tilgjengelighet fra leverandør hvilke testdata Skatteetaten må ha klare til oppstart hvor fleksibel man kan være knyttet til oppstart av PoC-periode hvordan testdataene blir behandlet etter PoC-gjennomføringen 6
Side 7 av 7 Vi vil oppfordre leverandørene til å gi utfyllende opplysninger som anses relevante en PoC for porteføljeverktøyet. Svarmetode En kort presentasjon i fritekstform, ellers ønskes besvarelse i bilag 1 med arkfanene "Spørsmål til leverandør" og "Gjennomføringsplan". Det kan også vedlegges underlagsdokumentasjon for anbefalt(e) løsning(er) og anvende bilag 1 til å referere til underlagsdokumentasjonen dersom denne inneholder svar på spørsmålene. Identifiserte sentrale behov: Se bilag 1 for identifiserte behov. Krav til besvarelse Vi ber om at besvarelsen konkret relateres til våre behov, og ønsker ikke at kunngjøringen besvares ved bruk av generelt reklamemateriell. Se forøvrig krav til svarmetode under punktet: Hva Skatteetaten ønsker informasjon om. Besvarelse bør være på norsk eller engelsk og den skal ikke overskride 15 sider (eksklusive evt. referansedokumentasjon). Besvarelsen sendes sidsel.repstad@skatteetaten.no innen 14.04.2016. Eposten skal være merket «Porteføljeverktøy PoC». Eventuelle spørsmål knyttet til denne kunngjøring kan merkes på samme måte og sendes til samme adresse. Besvarelse vil kun bli sendt direkte til avsender av spørsmålet. Vi gjør oppmerksom på at denne markedsundersøkelsen er uforpliktende både for Skatteetaten og for leverandører som velger å svare. Utvelgelse av leverandører til PoC Skatteetaten vil velge 2-3 leverandører til gjennomføring av PoC basert på en avveining av besvarelsene i forhold til kommuniserte behov. Aktuelle leverandører vil bli kontaktet direkte. 7