«Kravspesifikasjon» digital oppmøteregistrering med strekkode i Fagpersonweb Utformet i møte 16.6.15 Deltakere: Pål Erik Megaard, Michael Schøyen Grude, Kine Veronica Lund, Adelheid Mortensen Huuse Sist endret: 2.7.15, AMH 1
1 Introduksjon En første versjon av digital oppmøteregistrering har blitt satt i produksjon i en første utgave av ny Fagpersonweb. Denne funksjonaliteten har blitt spesifisert ut fra UiOs behov og er foreløpig kun i bruk ved UiO, men testes ved både UiB, HiOA og HBV. Løsningen som er utviklet og satt i produksjon er først og fremst utviklet med tanke på oppmøteregistrering av studenter i mindre grupper. Fagpersonweb henter data fra undervisningsaktiviteter i FS og fra UiOs timeplanleggingssystem (TP), hvor TP-data er viktigst. For at andre læresteder skal kunne ta i bruk løsningen, må det utvikles slik at data i FS er primærkilden for oppmøteregistreringen i Fagpersonweb. Det kan ikke settes opp overføring til alle timeplansystemer som brukes i sektoren på nåværende tidspunkt Oppmøteregistrering på fellesaktiviteter ved bruk av kortleser og strekkode vil ta utgangspunkt i den funksjonaliteten som allerede er satt i produksjon. Men noen endringer vil måtte gjøres med uttrekket fra FS, og kanskje også i FSklienten, for at Fagpersonweb skal kunne fange opp studenter som deltar på fellesaktiviteter. Masseregistrering av oppmøte ved bruk av strekkoder og kortleser er ønsket av flere læresteder enn UiO. I første omgang vil løsningen kun settes i produksjon ved UiO og være laget etter deres spesifikasjoner, men det er viktig at funksjonaliteten ikke låses på en slik måte at det vil være vanskelig å oppskalere. Det er først og fremst endringene som må lages for at oppmøteregistrering med kortleser og strekkode skal fungere som blir spesifisert i dette dokumentet. Eksisterende oppmøteregistrering i Fagpersonweb er dokumentert i egen teknisk dokumentasjon, https://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/teknisk/fsws-dok/oppmoteregistrering.html 2 Fokusområde for løsning I første omgang skal det lages en enkel løsning for masseregistrering av studenter på fellesforelesninger med kortleser og strekkode med utgangspunkt i den kortleserløsningen som UiO har anskaffet. Løsningen skal settes opp fra og brukes fra Fagpersonweb. 3 Brukere Det er tre typer brukere av applikasjonen: Fagpersoner (primærbruker av Fagpersonweb) Administrativt ansatte (kan også ha roller i FS som gjør at de skal kunne logge inn i Fagpersonweb) Studenter (registrere oppmøte selv ved bruk av kort) På gruppeundervisning registrerer fagpersonen selv oppmøtte studenter i Fagpersonweb. Ved store forelesninger vil det i stor grad være administrativt ansatte som setter opp kortleserløsningen og tar seg av oppmøteregistreringen. 2
4 Krav til løsning for at registrering av oppmøte med kortleser skal kunne tas i bruk Krav til første versjon: Må: Fagpersonweb skal automatisk settes opp til fagpersonens målform (språk som personen skal tilskrives på registrert i FS) etter pålogging. Språket skal kunne endres i webapplikasjonen. Må: Løsningen skal fungere for fellesaktiviteter (forelesninger og lignende) Må: Studenter tilknyttet fellesaktiviteter skal hentes opp på bakgrunn av undervisningsopptak (de skal ikke være tilknyttet undervisningsaktiviteten direkte) Må: Løsningen skal fungere både for fellesaktiviteter og undervisningsaktiviteter i mindre grupper Må: Oppmøteregistrering med kortleser må aktivt settes i gang fra fagpersonweb på den aktuelle undervisningsaktiviteten Må: Det må være enkelt å finne fram til korrekt aktivitet og sette opp bruk av kortleser fra Fagpersonweb Må: Samme person skal kunne være pålogget fagpersonweb på flere digitale enheter samtidig. Må: Flere personer skal kunne være pålogget samme aktivitet i Fagpersonweb samtidig Må: Manuell registrering av studenter på aktiviteten skal kunne foregå samtidig som kortleserregistering pågår Må: Applikasjonen og alle tekster skal finnes på bokmål, nynorsk og engelsk Må: Visningsvindu som studentene ser informasjon om status for registreringen sin når de registrerer kortet sitt på kortleseren Ønskelig: Registreringen med kortleser skal logges i FS med egen id (slik at det er mulig å se forskjell på hva som er manuelt registrert i Fagpersonweb og hva som er registrert med kortleser) Ønskelig: Manuell registrering i Fagpersonweb skal logges Ønskelig: Test ved oppsett av kortleser mot Fagpersonweb, slik at den som setter opp oppmøteregistreringen (fagperson, administrativt ansatt) vet når kortleseren er klar til bruk 5 Roller Fagpersonweb henter personer og personroller på flere forskjellige måter, knyttet til ulike aspekter som sted, emne, undervisning og vurderinger. Rollene kan registreres flere steder i FS. For å kunne registrere oppmøte gjelder følgende: Fagpersonen eller den administrativt ansatte må ha en aktiv rolle tilknyttet ett emne, undervisningsenhet og/eller undervisning i den aktuelle perioden Fagpersonen som ikke er direkte tilknyttet undervisningsaktivitet/timeplan må være tilknyttet en rolle med IMSkode 2,5 eller 7 for å kunne søke opp timeplanalktiviteter i FS Personen og rollen må være tilknyttet enten: 3
o Emnet, med en aktiv rolleinnenfor undervisningsperioden med IMS-kode 2, 5 eller 7. Med en rolle på emnenivå vil alle aktiviteter på emnet kunne søkes opp og vises i Fagpersonweb. o Undervisningsenheten med en aktiv rolle innenfor undervisningsperioden. Med en rolle på emnenivå vil alle aktiviteter på emnet kunne søkes opp og vises i Fagpersonweb. o Direkte på undervisningsaktiviteten/timeplan for å kunne gjøre frammøteregistrering på gruppe- og seminarundervisning (som krever at studentene er direkte påmeldt aktiviteten) Dersom fagperson ikke er tilknyttet et undplanløpenr (lik 0), skal vedkommende kunne se alle timeplanene på aktiviteten vedkommende har en aktiv rolle registrert 6 Tid Fagspersonweb er termininndelt, og dette er hardkodet i applikasjonen. Aktivitetene tolkes inn i terminene satt i applikasjonen. Terminene er satt som følger: Høst: 01.08 til 31.01. Vår: 01.01 til 31.07. 7 Tekster Tekstene lages i selve applikasjonen, på samme måte som de andre webapplikasjonene som er skrevet om til FUN-malen. Alle tekster skal finnes i bokmål, nynorsk og engelsk versjon. Framvisning av språk i applikasjonen avhenger av hvilken målform fagpersonen er registrert med i FS. Språk kan også endres ved innlogging i webapplikasjonen. Forslag til tekster kommer etter hvert som det jobbes med utvikling av applikasjonen. 8 Funksjoner i applikasjonen 8.1 Innlogging Fagpersonen eller den administrativt ansatte logger seg på applikasjonen selv på web. Vedkommende må være registrert i FS med en rolle som gjør at det er mulig å logge seg inn i applikasjonen. 1. Fagperson starter applikasjon / åpner webside 2. Fagpersonen logger inn, enten via Feide (eller ID-porten på sikt) 3. Fagpersonen skal kunne kunne være pålogget fagpersonweb på flere digitale enheter samtidig 4
8.2 Krav til undervisningsaktiviteter Kravene som tidligere spesifisert for frammøteregistrering av gruppeaktiviteter gjelder fortsatt og videreføres for frammøteregistrering med kortleser. For at applikasjonen skal kunne brukes av andre læresteder, som ikke bruker TP, må det være krav til at det er registrert timeplan på undervisningsaktiviteten. Informasjonen som ligger på timeplanen er grunnlagsdata for Fagpersonweb. Dette må enten registreres og oppdateres manuelt i FS, eller overføres fra lærestedets timeplanleggingssystem. Det skilles mellom fellesaktiviteter og gruppeaktiviteter: Fellesaktiviteter som forelesninger og lignende angis med en kode for Undervisningsform hvor det er satt J i feltet Fellesaktivitet. Feltet kan overstyres direkte i bildet Undervisningsaktivitet samlebilde, under Hele. På fellesaktiviteter er ikke studentene direkte påmeldt aktiviteten. Alle som er undervisningsmeldt til emnet i terminen, kan delta på fellesaktiviteten. Gruppeaktiviteter er aktiviteter med Partinr. Studentene må være plassert direkte på partiene. Feltet Fellesaktivitet i Undervisningsform må ha verdi ulik J 8.3 Lete opp undervisningsaktivitet For å registrere oppmøte må «Registrer oppmøte» velges i venstremenyen i applikasjonen. Dagens aktiviteter hvor vedkommende er tilknyttet timeplan vises i bildet. Andre aktiviteter må hentes i kalenderen eller ved å filtrere aktivitetene. Når fagpersonen har funnet aktiviteten velges «Registrer oppmøte» for å komme til oppmøteregistreringen. 8.4 Sette opp registering med kortleser Kortleser 1 må være tilknyttet en digital enhet via USB-porten og den digitale enheten må kunne tolke kortleseren som et tastatur. Ved å trykke på knapp «Registrer med kortleser» 2 på aktiviteten angis det at oppmøteregistrering skal skje via kortleser. 8.5 Registrering med kortleser Når registrering med kortleser er valgt og satt opp, vises et eget view på skjermen til maskinen hvor Fagperson er satt opp med kortleser. Denne visningen er for studentene som skal registrere seg. Språket på teksten i visningen er valgt ut fra fagpersonens valgte målform i Fagpersonweb. Målformen må manuelt endres av innlogget fagperson dersom en annen målform egner seg bedre for studentene som skal registrere seg. Det kan også tenkes at det alltid bør vises en tilsvarende tekst på engelsk under teksten på bokmål/nynorsk. Dette kan vurderes nærmere under utviklingen. 1 Kortleseren som er testet er Zebex Z-3100 Magic C USB Handheld CCD Skanner, kjøpt på Clas Ohlson for ca. 300 kr. 2 Teksten er kun et forslag 5
Tekst som vises på skjermen: Les av studentkortet ditt på kortleseren 3 Kvitteringsmelding ved avlesning av kort: Ved godkjent avlesning: Fornavn er registrert med oppmøte på emnekode, emnenavn, undervisningsaktivitetsnavn 4 Ved avvist registrering: o Du er ikke registrert med undervisningsopptak på dette emnet, ta kontakt med den som administrerer oppmøtet for denne undervisningsaktiviteten (eventuelt navn på emnet og aktivitet) 5 o Kan ikke lese kort, ta kontakt med den som administrerer oppmøtet for denne undervisningsaktiviteten (eventuelt navn på emnet og aktivitet) 6 Kvitteringsteksten skal vises i 3 sekunder, eller til neste student har registrert seg på kortleseren. Alle tekster skal finnes på bokmål, nynorsk og engelsk. Dersom noen registrerer seg flere ganger på samme timeplanaktivitet kommer følgende melding: Fornavn er allerede registrert med oppmøte på denne undervisningsaktiviteten. 7 Hvem kan registrere seg: Ved fellesaktivitet; kun studenter som har undervisningsopptak til emnet gjeldende termin kan registrere oppmøte på aktiviteten. Ved undervisningsaktivitet med partinummer skal studenten i utgangspunktet være registrert på partiet. Kun studenter registrert direkte på partiet kan registrere seg direkte på kortleseren. Oppmøte kan registreres manuelt i fagpersonweb dersom studenten er undervisningsmeldt til emnet, men ikke til den gjeldende aktiviteten. Studenter uten undervisningsopptak får ikke registrert oppmøte i Fagpersonweb. Sjekk av kort mot FS: Kortnummeret på kortet som leses av på kortleseren må være registrert som studentkortnummer i FS. Studentkortnummer må derfor være registrert i FS, for at oppmøteregistrering med kortleser skal kunne fungere. 3 Teksten er kun et forslag 4 Teksten er kun et forslag 5 Teksten er kun et forslag 6 Teksten er kun et forslag 7 Teksten er kun et forslag 6
8.6 Manuell registrering av oppmøte Det skal være mulig å følge med på oppmøteregistreringen og manuelt legge inn studenter som har glemt studentkortet sitt el. samtidig som oppmøteregistrering med kort foregår. Dette betyr at flere personer må kunne være pålogget og administrere den samme aktiviteten samtidig. Samme person skal også kunne være pålogget fagpersonweb på flere digitale enheter samtidig. Visning over registrerte studenter vises på samme måte som når man manuelt registrerer oppmøte i applikasjonen. En knapp for å oppdatere visningen skal ligge på aktiviteten, slik at det er mulig å få oppdatert oversikten over hvem som er påmeldt kontinuerlig i prosessen (knapp: Oppdater siden). Manuell registrering av oppmøte kan også gjøres i bildet Fremmøte på undervisning i FSklienten. Men det er lagt opp til at registreringen først og fremst skal gjøres direkte i Fagpersonweb, og registreringen i applikasjonen er også mye enklere enn i FSklienten. 8.7 Logging av oppmøte Følgende skal logges på oppmøtet i FS: Om oppmøtet er registrert av: Studenten selv med kortleser Manuelt av fagperson/administrativt ansatt i Fagpersonweb Manuelt direkte i FS Klokkeslett for registrering skal logges. Dette må ikke være på plass for å sette første versjon av oppmøteregistrering med kortleser i produksjon. Logging av disse opplysningene vil kreve endringer i FSklienten/tabeller i basen. Inntil nye loggfelt er på plass, legges en merknad om at oppmøtet er registrert med kortleser i merknadsfeltet i oppmøtebildet (UNDFREMOTESTUDENT, MERKNADTEKST). 8.8 Kvitteringsepost Oppmøteregistrering med kort utløser en kvitteringsepost til studenten. Disse tekstene er allerede utformet, men må tilpasses oppmøteregistrering med kortleser. Til studenten (eksisterende tekst): New attendance registered The following attendance is registered for you: AMH-EXFAC 2-1: Gruppeundervisning, Day of attendance: 22.06.2015. Note: Lagret med strekkode. If there are any questions about this, please contact your teacher or the student office. Manuell sletting av oppmøte i FS utløser også en kvitteringsepost (eksisterende tekst): 7
Oppmøte slettet Du har tidligere hatt følgende oppmøte registrert, men det er nå slettet: AMH-EXFAC 2-1: Gruppeundervisning, Frammøtedato: 22.06.2015. Merknad: Lagret med strekkode. Hvis det er noen spørsmål om dette, ta kontakt med læreren din eller studieadministrasjonen. Når oppmøte vises i StudentWeb (v3.2) bør det komme med i kvitteringsteksten at oversikt over registrert oppmøte finnes i StudentWeb. Fagpersoner får ingen kvittering på epost. Oversikt over hvem som har blitt registrert finnes i Fagpersonweb og i FS. 8.9 Ønsker til FSklienten: Logging av hvem som har registrert oppmøte; fagperson manuelt i Fagpersonweb, student med kortleser, administrativt ansatt i FS-klienten Loggfelt for registrering av tidspunkt, klokkeslett for registrering av oppmøte (manuelt i Fagpersonweb eller med kortleser) Loggbilde for oppmøtreregistrering, slik at endringer kan spores Sletting av eksamensmeldinger via rutine dersom manglende oppmøte. Manglende oppmøte kan innebære flere forskjellige ting; manglende oppmøte første gang, manglende oppmøte i prosent (antall ganger eller antall timer). Dette må spesifiseres nærmere, og det må også tas høyde for at det skal kunne skaleres til andre institusjoners behov. Knytte oppmøteregistrering og obligatoriske aktiviteter (vurderingskombinasjoner/vurderingsenheter) nærmere sammen, slik at det kan lages automatikk i kontrollene mellom krav til oppmøte og faktisk oppmøte. 9 Tilbakemeldinger 8