En kort innføring i de viktigste funksjonene UiS-IKT Kompetanse 2010 1
Om dette heftet En kort veiledning Dette heftet er ment som en kort veiledning om de mest brukte funk sjoner i Outlook 2007. Det betyr at ikke alle funksjoner vil være forklart. Heller ikke alle alternative fremgangsmåter. Det er lagt vekt på enkle forklaringer og utstrakt bruk av illustrasjoner. Lykke til med nytt e-postprogram. UiS-IKT kompetanse 2010 UiS-IKT Kompetanse Universitetet i Stavanger Forfatter: Roy Norås 2 UiS-IKT Kompetanse 2010
Innholdsfortegnelse Om bruk av e-post ved UiS...4 Hjelp og e-læring for Outlook 2007...5 Hovedskjermbildet i Outlook 2007...6 Motta, lese og behandle meldinger...7 Behandle vedlegg og utskrift av meldinger...8 Lage nye meldinger...9 Adresser og adresseboka...10 Sortere og gruppere meldinger...11 Organisere meldinger i mapper...12 Søke etter meldinger...13 Sletting og gjenoppretting av meldinger...14 Fraværsassistenten...15 Kalenderen - hovedskjermbildet...16 Personlige avtaler...17 Møter og møteinnkallelser...18 Dele kalenderen med andre...19 Utskrift fra kalenderen...20 Kontakter - hovedskjermbildet...21 Legge til kontakter...22 Lage en distribusjonsliste...23 Utskrift av kontakter...24 Tilgang til Outlook via nettleseren...25 UiS-IKT Kompetanse 2010 3
Om bruk av e-post ved UiS Navnestandard for UiS e-postadresser E-postadressen genereres ut fra offisielt navn registrert i personalsystemet: fornavn.etternavn@uis.no Dersom vedkommende har mellomnavn brukes også initialen til mellomnavnet: fornavn.m.etternavn@uis.no Bruk av bindestrek i navnet er tillatt: for-navn.etter-navn@uis.no Vi bruker maksimum 2 punktum før @ Æ skrives som E Ø skrives som O Å skrives som A (evt. AA) Generelle regler Rydd i postkassen jevnlig. Det kan være lurt å sortere på størrelse for å få fjernet de største e-postene. Slett e-post som er ferdig behandlet Slett sendte e-poster i Sendte elementer-mappen Ha få e-poster i Innboks, da antall meldinger i Innboks påvirker responstiden til serveren. Organiser e-poster i mapper. Det gir deg ikke mer plass, men det bedrer responstiden til serveren og du greier lettere å holde oversikten over e-postene dine. Sletting av e-post Når du sletter e-post havner de i mappen Slettede elementer, og blir der i 7 dager hvis du ikke selv tømmer denne mappen. Etter at de er slettet fra Slettede elementer kan e-post gjenopprettes via menyvalget Verktøy > Gjenopprett slettete elementer i 30 dager fra slettedato. Postkassestørrelse Standard størrelse for postkassen er 2 GB. Hvis du fremdeles sliter med plassen etter at du har ryddet, kan du sende en skriftlig søknad (på e-post) om utvidelse av postkassen, med begrunnelse om hvorfor du trenger mer plass. 4 UiS-IKT Kompetanse 2010
Hjelp og e-læring for Outlook 2007 Intranettet og e-læring På IT-avdelingens hjemmesider finner du informasjon, dokumentasjon og nyttige linker for alle Office-programmene. I hovedtekst-feltet finnes beskrivelser og dokumenter relattert til Office 2007, samt forklaring hvordan du tar i bruk e-læringprogrammet. I høyre spalte finner du nyttige linker til mer informasjon på internett. E-læring UiS har kjøpt inn e-læring fra DataPower for alle Office 2007 programmene inkludert Outlook 2007. Denne lisensen varer foreløpig ut dette året, så det hen stilles til alle å nyttiggjøre seg dette. Det er utrolig enkelt i bruk og er meget instruktivt. Du finner linken til e-læring i høyre spalte på Office 2007 siden. MERK! Kom gjerne med innspill til informasjon du mener bør legges ut. Office 2007 siden vil bli jevnlig oppdatert. E-læringsprogrammet for Outlook 2007. I venstre del av vinduet ser du emnene i læreprogrammet. Programmet startes fra linken i høyre spalte på Office 2007 siden vist ovenfor. UiS-IKT Kompetanse 2010 5
Hovedskjermbildet i Outlook 2007 Vindusdelene I hovedskjermbildet får du rask oversikt over e-post, avtaler og oppgaver. Til venstre vises alle e-postmappene med favorittmappene øverst og knapper for å gå til de ulike Outlook-modulene nederst. I den midtre delen av skjermbildet er det et søkefelt øverst. Under dette vises en liste over meldingene som ligger i valgt mappe. Meldingene kan sorteres og grupperes etter ulike kriterier, Standard er dato. Du kan klikke på kolonnetitlene og velge sorteringsvalg fra menyen. Til høyre for meldingslisten finnes Leseruten. Den viser meldingen som er valgt i meldingslisten. Helt til høyre vises Gjøremålsfeltet, som inneholder kalender, de nærmeste avtalene og gjøremål som er lagt inn. Lage Favorittmapper Favorittmapper er snarveier til mapper i hovedfeltet for mapper. For å legge til en mappe i Favorittmappe-feltet drar du mappen fra feltet E-postmapper til feltet Favorittmapper, Pekeren vil skifte form og en strek indikere hvor mappen plasseres. (Mappen vil ikke bli fjernet fra sin opprinnelige plass, du lager kun en snarvei.) Ønsker du senere å fjerne en favorittmappe, så høyreklikker du på mappen i dette feltet og velger Fjern fra Favorittmapper i menyen. Slå Leseruten av eller endre plassering Du kan slå av (eller på) leseruten ved menyvalget Vis > Leserute > Av (På). I samme meny finner du plasseringsvalgene Nederst og Høyre. 6 UiS-IKT Kompetanse 2010
Motta, lese og behandle meldinger Åpne og svare på meldinger Fremgangsmåten er på mange måter lik som i Lotus Notes Mail. Uleste meldinger vises i meldingslisten med uthevet skrift. Varsel om nye meldinger Du vil se en informasjonsboks nede til venstre i skjermbildet når du mottar nye meldinger. Du kan klikke på teksten i denne for å åpne meldingen. Du kan også klikke på x-en for å slette og pilen for å få opp flere valg. Varselboksen vil kun vises et kort øyeblikk. Bruk knappene på båndet for å behandle den mottatte meldingen. Svar, Svar til alle og Videresend vil åpne meldingen i et nytt meldingsvindu slik at du kan legge til andre/ flere mottakere og skrive svar og kommentarer. Vedlegg i meldingen du mottok vil kun bli inkludert når du vidersender meldingen, IKKE når du bruker Svar eller Svar til alle. Vanlig fremgangsmåte for å åpne og behandle meldinger: Dobbelklikk på meldingen i meldingslisten Bruk knappene på båndet for å behandle meldingen (svare på, videresende, slette, overføre til en lagringsmappe etc.) Tips om vedlegg ved svar og videresending! Når du videresender en melding vil evt. vedlegg automatisk bli inkludert i den nye meldingen. Ved Svar eller Svar til alle utelates vedleggene som fantes i den opprinnelige meldingen. Denne meldingsboksen vises nede på skjermen når du mottar nye meldinger. Boksen forsvinner etter kort tid. Klikk på boksen for å åpne meldingen. Du kan klikke på pilen til høyre i boksen for å få en meny for videre behandling av meldingen UiS-IKT Kompetanse 2010 7
Behandle vedlegg og utskrift av meldinger Vedlegg og utskrift Meldinger som inneholder vedlegg vises med et binderssymbol bak meldingstittelen i meldingslisten. Åpne et vedlegg: Åpne meldingen Dobbelklikk på vedlegget i meldingen I Outlook ser du vedlegget i et felt over meldingsteksten. Høyreklikk på vedlegget for å få en meny for behandling av dette. Inneholder meldingen mange vedlegg kan du lagre alle samtidig ved å velge Fil > Lagre vedlegg > Alle vedlegg. Lagre et vedlegg: Åpne meldingen Høyreklikk på vedlegget Velg Lagre som... og angi hvor vedlegget skal lagres Skrive ut en melding: Åpne meldingen Klikk på Office-knappen Pek på Skriv ut og velg utskriftstype blant valgene til høyre i menyen Merk! Du kan også skrive ut en eller flere meldinger fra meldingslisten i hovedskjermbildet. Merk melding(ene) og klikk på Utskriftsknappen på verktøylinjen eller velg Skriv ut i Fil-menyen. Diagloboksen for utskrift av meldinger. Velger du utskrift direkte fra meldingslisten vil du også se utskriftsstilen Tabellstil. 8 UiS-IKT Kompetanse 2010
Lage nye meldinger Opprette en melding For å sende en melding må du vite adressen til personen. Utforming av selve meldingsteksten gjøres på samme måte som i Word 2007. Vanligste fremgangsmåte: Klikk på Ny-knappen på verktøylinjen i hovedskjermbildet Skriv inn adressen i adressefeltene eller klikk på knappene foran adressefeltene og hent adresser fra Adresseboka (se neste side) Skriv inn tittel i Emne-feltet Skriv meldingsinnholdet i hovedfeltet Klikk på knappen Legg ved fil i gruppen Inkluder i kategorien Melding for å legge til et vedlegg Bruk kommandoer i de ulike kategoriene på båndet til å formatere, sett inn elementer og gjøre innstillinger for meldingen Klikk på Send-knappen for å sende Viktig å huske når du skal sende store vedlegg til mange mottakere! I stedet for å sende store vedlegg til mange mottakere bør du heller lagre dokumentet på et fellesområde på nettverket og referere i e-posten hvor dokumentet finnes. Dette gjelder kun når du sender e-post internt i UiS, ikke til eksterne mottakere. Merk! Dersom ikke Blindkopi-feltet vises velger du kategorien Alternativer og klikker på knappen Vis blindkopi i gruppen Felt. Vedlegg og formatering Knappen for å legge ved vedlegg finnes i kategorien Melding og gruppen Inkluder. Bruk ellers kommandoer fra de ulike kategoriene på båndet til å format ere, sett inn elementer og gjøre innstillinger for meldingen. UiS-IKT Kompetanse 2010 9
Adresser og adresseboka Finne og bruke adresser I adresseboka finner du forskjellige adresselister, både globale og den du lager selv via Kontakter. Når du skriver inn i adressefeltene vil Outlook foreslå navn du allerede ha brukt som passer til bokstavmønsteret du skriver inn. Outlook foreslår adresser du har brukt: Når du skriver inn navn vil Outlook foreslå navn du allerede har brukt og som tilsvarer det du skriver inn Bla med piltaster dersom flere forslag og trykk Tab eller Enter for å velge adressen Legge inn en adresse til en melding: Klikk på knappen foran adressefeltene eller klikk på knappen Adressebok i gruppen Navn Velg hvor navnene skal hentes fra i feltet Adressebok. Standard er Global adresseliste, men du kan hente dine private fra Kontakter Skriv deler av navnet i Søk-feltet eller bla i listen for å finne personen Dobbelklikk på navn i listen for å legge personen til i Til-feltet eller klikk på navn i listen deretter på knappene foran adressefeltene Klikk OK når du er ferdig Bruk søkefeltet for å søke frem mottakere i valgt adresseliste. Bruk feltet Adressebok for å velge adresseboken du vil hente mottakere fra. Standard adressebok heter Global adressebok. Adressegruppene som du er vant med i fra Notes finner du i adresseboken All Contacts. Adresser du oppretter selv finner du i adresseboken Kontakter. 10 UiS-IKT Kompetanse 2010
Sortere og gruppere meldinger Sorteringsfeltene i meldingslisten Meldingene i meldingslisten vil automatisk bli sortert etter dato. Som standard vil også meldingene grupperes. Når gruppering er på, vil det for hver dato (eller annet kriterium) vises en knapp, hvor du kan trekke sammen (-) eller utvide (+) grupperingen. Høyreklikk på kolonnetittelen Ordnet etter og velg sorteringsmåte fra meny. Velg om meldingene skal vises i grupper fra valget nederst i menyen. Sortere meldinger: Klikk på kolonnentittelen Ordnet etter over meldingslisten Velg sorteringmåte fra menyen Klikk på valget Vis i grupper nederst i menyen for å slå av eller på gruppering av meldingene Klikk på kolonnetittelen Nyest øverst for å sortere etter alder på meldingen Tips! Hvis du skal slette store meldinger kan du velge å ordne meldingene etter størrelse evt. vedlegg. Deretter er det enkelt å merke disse og klikke på Slett-knappen på verktøylinjen eller trykk Delete-tasten. UiS-IKT Kompetanse 2010 11
Organisere meldinger i mapper Opprette lagringsmapper Du bør opprette lagringmapper for meldinger for å lettere holde oversikten. Lage en e-postmappe: Høyreklikk på mappen Innboks Velg Ny mappe fra menyen Skriv inn navn på mappen og klikk OK Lagre en undermappe: Høyreklikk på mappen du vil lage undermappe til Velg Ny mappe fra menyen Skriv inn navn på mappen og klikk OK Flytte meldinger til mapper: Dra mappen fra meldingslisten til den aktuelle mappen Høyreklikk på en mappe og velg Ny mappe i menyen Oppgi navn på den nye mappen Resulatet Merk! Når du har en melding åpen kan du fra gruppen Handlinger klikke på knappen Overfør til mappe, deretter velge Annen mappe. I vinduet som kommer opp velger du hvilken mappe meldingen skal plasseres i og klikker OK. 12 UiS-IKT Kompetanse 2010
Outlook 2007 Søke etter meldinger Finne meldinger Bruk søkefeltet over meldingslisten for å finne meldinger raskt. Søking går lynraskt. Når meldingen(e) er funnet vil de listes opp under søkefeltet og søkekriteriene vil være merket med gul farge. Slik søker du: Skriv inn søkebegrep i søkefeltet Søkingen starter umiddelbart Forekomster som tilsvarer søkebegrepet vises merket med gult Nullstille søket: Klikk på X-en i enden av søkefeltet Utvide søket: Klikk på nedpilen til høyre for søkefeltet og velg i menyen hvor det skal søkes Søke etter flere kriterier: Klikk på dobbelpilen lengst til høyre for søkefeltet for å se feltlisten Fyll ut begreper i feltene Legg til flere vilkår via knappen Legg til vilkår nederst i feltlisten Du kan klikke på pilen i enden av søkefeltet for å velge annen plassering Du kan legge til flere vilkårsfelter ved behov UiS-IKT Kompetanse 2010 13
Sletting og gjenoppretting av meldinger Slette og angre sletting Meldinger forsvinner ikke helt før etter 37 dager fra slettedato og kan hentes tilbake i denne perioden. Når du sletter meldinger legges de først i mappen Slettede elementer. Denne tømmes automatisk etter 7 dager. Meldingene blir deretter lagt i dumpster og fjernes permanent etter 30 dager. Slette en melding Klikk på Slett-knappen i lesevinduet for meldingen, eller Klikk på meldingen i listen i hovedskjermbildet Trykk Delete-tasten Slette flere meldinger på en gang Klikk på én av meldingene i listen i hoved skjermbildet Hold nede Ctrl- eller Skift-tasten og klikk i lsten på de andre du vil slette Trykk Delete-tasten Gjenopprette en melding fra mappen Slettede elementer Åpne mappen Slettede elementer Dra meldingen til en annen mappe Gjenopprette en slettet melding fra Dumpster Velg Verktøy > Gjenopprett slettete elementer fra hovedskjermbildet Klikk i listen på meldingen du vil gjenopprette Klikk på knappen Gjenopprett på verktøylinjen (knapp 2 fra venstre) Slette en melding fra dette vinduet: Klikk i listen på meldingen du vil slette permanent Klikk på knappen Slett på verktøylinjen (knapp 3 fra venstre) Svært viktig! Sletter du meldinger fra dumpster er de permanent fjernet og kan IKKE gjenopprettes. Det finnes ikke sikkerhetskopi av disse meldingene. Når du har åpnet et melding finner du Slettknappen til venstre i gruppen Handlinger For å tømme mappen Slettede elementer høyreklikker du på mappen og velger Tøm mappe i menyen Knappene: Merk alt, Gjenopprett og Slett Liste over meldinger som kan gjenopprettes Dumpster: Her ligger meldingen i 30 dager etter at den den er fjernet fra mappen Slettede elementer. Tømme mappen Slettede elementer Høyreklikk på denne mappen Velg Tøm mappe i menyen 14 UiS-IKT Kompetanse 2010
Outlook 2007 Fraværsassistenten Sende automatisk melding når du er borte Du kan lage ulike meldinger til interne og eksterne personer. Lage en fraværsmelding: Velg Verktøy > Fraværsassistent Velg Send automatiske svar når jeg er borte fra kontoret Sett kryss i feltet Bare send i dette tidsintervallet og angi dato og tid, dersom du vil begrense tiden meldingen skal gjelde Velg fane Innenfor organisasjonen og skriv inn meldingsteksten i hovedtekstfeltet for interne mottakere Velg fanen Utenfor organisasjonen og skriv inn en melding for eksterne mottakere Klikk OK Du kan angi tidspunktet fraværsmeldingen skal gjelde for. Ved å bruke denne funksjonen vil fraværsmeldingen automatisk opphøre på sluttdato. Du kan lage ulike meldingstekster til interne og eksterne personer. Slå av fraværsmelding: Dette må gjøres dersom du ikke har angitt tidsintervall for meldingen Velg Verktøy > Fraværsassistent Velg Ikke send automatiske svar når jeg er borte fra kontoret UiS-IKT Kompetanse 2010 15
Outlook 2007 Kalenderen - hovedskjermbildet Hold oversikt over dine og andres avtaler Kalender gir deg oversikt over avtaler og møter. Du kan enkelt dele kalenderen med andre. I venstre del ser du øverst en månedskalender. Under denne finner du felter hvor du kan slå av og på visningen av din egen og evt. andres kalender. Under dette finner du bl.a. snarveier for å åpne en delt kalender og for å dele din kalender med andre. Over hoveddelen i skjermbildet finner du knapper for å velge dag-, uke- eller månedsvisning, samt søkefelt for å søke i kalenderen. I hoveddelen vises avtaler og møter som er lagt inn. Under avtaledelen vises oppgavelisten med oppgaver knyttet til datoen. Merk! Hvordan du deler din kalender med andre forklares senere i dette heftet. Eksemplet over viser hvordan skjermbildet kan se ut når du har din egen og andres kalender åpne samtidig og side ve side. Klikker du på pilen til venstre på kalenderfanen vil kalenderne stables bak hverandre slik at du kan ha mange kalendere åpne samtidig uten at det tar stor plass på skjermen. Se eksemplet til høyre. 16 UiS-IKT Kompetanse 2010
Outlook 2007 Personlige avtaler Legge inn avtaler Når du legger inn avtaler kan du gjøre dem private dersom du ikke vil at andre skal se gjøremålet. Legge inn en avtale: Åpne Kalenderen Klikk på pilen bak Ny-knappen på verktøylinjen og velg Avtale i menyen I avtalevinduet du får opp skriver du inn avtaletittel, sted for avtalen og endrer evt. dato og tid I hovedfeltet skriver du inn informasjon om avtalen På båndet finner du knapper hvor du bl.a. kan velge hvordan avtalen skal vises i kalenderen, når du vil ha påminnelse og om avtales skal gjentas flere ganger (Regelmessighet) Klikker du på hengelås-knappen settes avtalen som privat Klikk på Lagre og lukk når du er ferdig Merk! Du kan også klikke og dra over et område og skrive inn avtaletittelen direkte. Du kan også dobbelklikke i avtalefeltet i kalenderen for å få opp avtalevinduet. Fra Ny-menyen velger du om du vil opprette en avtale eller et møte Innstillinger for avtalen finner du på båndet i gruppen Alternativer UiS-IKT Kompetanse 2010 17
Møter og møteinnkallelser Kalle inn til møter Når du inviterer til møter kan du se i Planleggingsassistenten om tidspunktet passer for alle. Legge inn et møte: Åpne Kalenderen Klikk på pilen bak Ny-knappen og velg Møte i menyen Klikk på Til-knappen og legg inn deltakere på samme måte som for en vanlig e-post Klikk på knappen Rom bak Stedfeltet og velg møterom fra listen du får opp Velg dato og tid for start og slutt fra feltene for dette Skriv agenda og info om avtalen i hovedfeltet Klikk på knappen Planleggingsassistent på båndet for å se om tidspunktet passer for deltakerne Dersom noen er opptatt kan du bla med rullefeltet nederst i kalenderen til du finner ledig tid for alle. Klikk så på nytt tidspunkt i kalenderen Klikk på Send for å sende møteinnkallelsen Svare på en møteinnkallelse Du vil motta møteinnkallelsen som en vanlig e-post. På båndet finner du knapper for å behandle innkallelsen. Når du svarer får du en dialogsboks hvor du kan velge å kommentere svaret før det sendes. Ledig og opptatt tid vises automatisk! Du trenger ikke å ha fått tilgang til andres kalender for å se ledig eller opptatt tid hos personer når du lager møteinnkalling. 18 UiS-IKT Kompetanse 2010
Outlook 2007 Dele kalenderen med andre La andre se din avtaler Det er du som bestemmer hvem du vil dele kalenderen med. Når du deler ut din kalender sender du en delingsinvitasjon til mottakeren(e) du vil skal ha tilgang. Slik deler du kalenderen: Åpne Kalenderen Klikk på linken Del Min kalender som finner i venstre vindusdel I invitasjonsvinduet klikker du på Til-knappen og velger mottakere på vanlig måte Kryss av om du samtidig vil ha tillatelse til å se mottakers kalender. Skriv evt. kommentar i hovedfeltet Klikk Send I dette feltet finner du linken for å dele din kalender med andre. Etter at du har fått tilgang til andres kalender vil du se avkrysningsfelt som lar deg slå både din egen og andres kalendere av og på. Du sender en delingsinvitasjon til personer som skal kunne se din kalender. Utfyllingen er identisk med en vanlig e-post. Behandle delingsforespørsel: Åpne meldingen Klikk på knappene Tillatt eller Avslå Slik vises en delingsforespørsel. Klikk på Tillat eller Avslå på båndet. Se andres kalender: I kalenderen vil du se et avkrysningsfelt til venstre, hvor du kan slå av og på visning av andres kalender. Du kan enkelt se en annen kalender sammen med din egen. UiS-IKT Kompetanse 2010 19
Utskrift fra kalenderen Skrive ut avtaler Det er viktig at du angir korrekt fra-til dato for utskrift av avtaler Du velger også om du skal ha utskrift for dag-, uke- eller månedsvisning. Bruk forhåndsvisningsknappen i utskriftsboksen for å sjekke hvordan valgene influerer på utskriften. Skrive ut avtaler: Åpne kalenderen. Velg Fil > Skriv ut Velg utseende på utskriften fra feltet Utskriftstil Velg tidsomfang for utskriften fra feltet Utskriftsområde Klikk OK når du har gjort innstillingene Diagloboksen for utskrift av avtaler.. Det er viktig å velge korrekt utskriftstype og utskriftsområde. Klikk på forhåndsvisningsknappen for å se utseendet før du skriver ut. 20 UiS-IKT Kompetanse 2010
Kontakter - hovedskjermbildet Opprette personlig adresseliste E-postadressen til personer i kontaktlisten i Outlook er tilgjengelig via adresselisten Kontakter. Når du har lagt inn personer i kontaktlisten din er det enkelt å benytte e-postadressene til disse ved å velge adresselisten Kontakter i adresseboken. I venstre del kan velge ulike visninger av adresselisten. Du finner også link for å dele adresselisten din med andre I midtre del av skjermbildet vises adresselisten i visningen som er valgt. I høyre kant finnes knapper for rask å bla alfabetisk i listen. Slik åpner du et kontaktkort: Åpne Kontakter Bruk evt. bokstavknappene til høyre for å bla i listen Dobbeklikk på kontaktkortet Eksemplet over viser hvordan kontaktene i visningen Visittkort. Knappen til høyre i hovedfeltet lar deg bla alfabetisk i listen. UiS-IKT Kompetanse 2010 21
Legge til kontakter Legge til en person På kontaktkortet kan du legge inn mange opplysninger om personen og bruke det som et kommunikasjonspunkt. Opprette et kontaktkort: Åpne Kontakter Klikk på Ny-knappen på verktøylinjen i hovedskjermbildet Fyll ut informasjon i feltene Klikk på Lagre og lukk for å lagre kontakten og avslutte Alternativt kan du klikke på Lagre og ny dersom du vil legge inn flere kontakter Merk! Du kan enkelt legge inn personer du mottar e-post fra i kontaktlisten. Høyreklikk på avsendernavnet og velg Legg til i Outlook-kontakter fra menyen. Legge du inn et bilde på kontaktkortet så vil dette bildet vises i adressefeltet når du mottar e-post fra personen. En enkel måte å legge inn personer i Kontaklisten er å høyreklikke på navnet til avsenderen i en e-post og velge Legg til i Outlook-kontakter fra menyen. Du kan bruke kontaktkortet til å kommunisere med personen. 22 UiS-IKT Kompetanse 2010
Lage en distribusjonsliste Opprette dine egne distribusjonslister Det kan være arbeidsbesparende å opprette grupper av personer du ofte sender til som en distribusjonsgruppe i din personlige kontaktliste. Slike distribusjonsgrupper kan inneholde både interne og eksterne adresser. Personlige distribusjonsgrupper er tilgjengelige via adresseboken Kontakter når du skal velge mottakere. Bruk knappene på båndet for å legge til (evt. fjerne) medlemmer av distribusjonslisten Hoveddelen i vinduet viser navnene til medlemmene du har lagt til i distribusjonslisten Slik oppretter du en distribusjonsliste: Åpne Kontakter Klikk på pilen bak knappen Ny på verktøylinjen og velg Distribusjonsliste fra menyen Oppgi navn på gruppen i feltet Navn Klikk på knappen Velg medlemmer på båndet for å legge til eksisterende fra adressebøker Klikk på knappen Legg til ny for å skrive inn adressen manuelt (brukes ofte ved eksterne adresser) Klikk på Lagre og lukk for å lagre distribusjonslisten Knappen Legg til ny gir deg en dialogboks hvor du må skrive inn visningsnavnet og e-postadressen til personen selv Når du velger distribusjonsgrupper fra adresselisten, vil disse vises i adressefeltene med et plusstegn foran. Klikker du på plusstegnet, utvides listen til å vise navnene på personene i listen i stedet for gruppenavnet. Du får informasjon om dette i en dialogboks og må klikke OK for å fortsette. Når listen er utvidet kan navnene ikke gjøres om til et listenavn igjen UiS-IKT Kompetanse 2010 23
Utskrift av kontakter Skrive ut kontaktlister Velg om du vil skrive ut bare et kontaktkort eller en liste over kontakene. Velg utskriftstil og endre evt. utseendet på utskriften via knappen Utskriftsformat. Knappen Definer stiler lar deg lage egne utskriftsstiler. Bruk forhåndsvisningsknappen i utskriftsboksen for å sjekke hvordan valgene influerer på utskriften. Skrive ut adresseliste: Åpne Kontakter. Velg Fil > Skriv ut Velg utseende på utskriften fra feltet Utskriftstil Klikk OK når du har gjort innstillingene Dialogboksen for utskrift av kontakter. Bruk valgene under knappen Utskriftsformat for å evt. endre utskriftsoppsettet. Klikk på forhåndsvisningsknappen for å se utseendet før du skriver ut. Skrive ut et kontaktkort: Åpne kontaktkortet Klikk på Office-knappen Pek på Skriv ut og velg utskriftstype blant valgene til høyre i menyen 24 UiS-IKT Kompetanse 2010
Outlook 2007 Tilgang til Outlook via nettleseren Outlook Web App Du kan få tilgang til din e-post via nettleseren. Påloggingsboks som kommer opp når du skal logge deg på Outlook gjennom nettleseren. Du kan logge deg på med din bruker og passord og få full tilgang til alt av e-post og avtale etc. Slik deler du kalenderen: Start nettleseren Skriv inn følgende adresse: https://mail.uis.no/owa Hvis du er på studentnettet: https://webmail.uis.no/owa Velg om du er på en privat eller offentlig datamaskin Oppgi ditt vanlige brukernavn og passord Klikk Logg på Merk! Første gang du starter Outlook Web App må du velge språk og tidssone. Når du logger deg på Outlook Web App fra en fremmed maskin, ved eksempelvis en internettkafé o.l. velges alltid Offentlig maskin under valget Sikkerhet. Fra en hjemme-pc o.l. kan Privat maskin velges. Når du er pålogget via nettleseren har du full tilgang til alt i din Outlook, med dog litt enklere grafisk skjermbilde. UiS-IKT Kompetanse 2010 25
UiS-IKT kompetanse 2010 UiS-IKT Kompetanse 2010